[摘 要] 本文對(duì)目前我國(guó)高校的學(xué)籍檔案管理方案進(jìn)行研究，了解新生學(xué)籍檔案的形成和管理，并深入研究了如何將新生檔案整理、歸納、總結(jié)、立卷，最終確立權(quán)威的學(xué)籍檔案系統(tǒng)，也為建立高校學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，將新生學(xué)籍檔案妥善處理并歸納整理，屬于高校對(duì)人才培養(yǎng)的有效方案之一，此外，用人單位也能根據(jù)此類信息選擇優(yōu)秀人才。本文就對(duì)上述要點(diǎn)進(jìn)行研究，探索高校新生學(xué)籍檔案管理的重要性和完善方案。

[關(guān)鍵詞] 高校新生；學(xué)籍檔案管理；優(yōu)化完善

我國(guó)高校逐年不斷擴(kuò)招，同時(shí)還伴隨著畢業(yè)生就業(yè)制度變化、教學(xué)改革推廣等現(xiàn)狀，我國(guó)高校學(xué)籍檔案在管理方面的缺陷和不足逐漸體現(xiàn)，也涌現(xiàn)了部分新難題。針對(duì)該現(xiàn)狀，也為了應(yīng)對(duì)近年來(lái)假學(xué)歷現(xiàn)象增多問(wèn)題，企事業(yè)單位只有通過(guò)高校相關(guān)部門的學(xué)生檔案直接了解其詳細(xì)情況，這對(duì)學(xué)校檔案管理也提出了更高的要求。那么如何應(yīng)對(duì)目前的社會(huì)現(xiàn)狀，確保高校的檔案管理與社會(huì)形勢(shì)接軌，不斷完善、優(yōu)化管理機(jī)制，是本文嘗試研究的主要問(wèn)題。

一、我國(guó)高校新生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀特點(diǎn)

高校學(xué)籍檔案的積累和發(fā)展需要一定時(shí)間，對(duì)學(xué)籍檔案的管理也屬于長(zhǎng)時(shí)間的特殊工作，尤其是對(duì)高校新生而言，檔案管理屬于一個(gè)開端，也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，有了完備的新生學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)生的信息就能夠被安全、有效、可靠收錄、保存，利于后期的查閱、調(diào)用，其特點(diǎn)有以下幾種。

1、高校新生學(xué)籍檔案具備原始性

高校新生學(xué)籍檔案屬于和學(xué)校相關(guān)聯(lián)的管理機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)時(shí)間的教育、管理過(guò)程中總結(jié)出的具有歷史性、原始性的材料，例如新生入校時(shí)的錄取名冊(cè)，在校期間所留下的考核成績(jī)，學(xué)籍變更等，上述資料都應(yīng)該確保其原始性，且應(yīng)該為最初的原件。

2、新生學(xué)籍檔案具有明顯的交互性

學(xué)籍檔案中存有對(duì)應(yīng)學(xué)生的考核成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄，但與此同時(shí)，上述內(nèi)容又會(huì)被歸納至學(xué)校的教學(xué)檔案中，那么類似于上述情況的雙重歸檔，就很容易造成檔案的重疊和交互。因此，高校相關(guān)部門可以針對(duì)新生的檔案情況，制作多分材料并分別保存，這樣能夠確保檔案交互性不會(huì)帶來(lái)負(fù)面作用，使得每一個(gè)收納檔案的部門都能拿到正確的、第一手材料。

二、完善我國(guó)高校新生學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

通過(guò)了解目前我國(guó)高校新生學(xué)籍檔案的現(xiàn)狀和缺陷可知，高校相關(guān)部門應(yīng)該逐步提升高校檔案管理效率，將阻礙檔案學(xué)籍管理的不良因素及時(shí)廢除，做到與時(shí)俱進(jìn)，管理與新生發(fā)展同步。完善檔案管理制度有如下建議性措施。

1、加強(qiáng)學(xué)籍檔案部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)籍檔案部門的工作人員是為學(xué)生的檔案、學(xué)籍進(jìn)行全面服務(wù)的，同時(shí)還伴隨著較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。在目前高校的檔案管理過(guò)程中主要運(yùn)用的是現(xiàn)代化辦公設(shè)備，傳統(tǒng)的管理方案逐漸被淘汰，那么就要求相關(guān)人員學(xué)習(xí)并應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，順應(yīng)無(wú)紙化辦公的新要求；此外，要定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，補(bǔ)充自身的不足，學(xué)習(xí)更多的管理知識(shí)，在管理上坐到完善和創(chuàng)新。

2、擴(kuò)大宣傳范圍

作為高校的學(xué)籍檔案管理部門，要定時(shí)定期系統(tǒng)學(xué)習(xí)我國(guó)《檔案法》的相關(guān)要求和規(guī)定，確保高校新生檔案被高度重視，相關(guān)人員的工作覺悟也應(yīng)有所提升。例如檔案管理部門應(yīng)該積極與其他部門交流、互通有無(wú)，將新生入學(xué)后的檔案切實(shí)、妥善管理，以免最終影響到學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)，做好了上述幾點(diǎn)，學(xué)校在社會(huì)中的威望會(huì)有所提升，同時(shí)也確保了教育的公平、合理。

3、促進(jìn)新生學(xué)籍檔案管理的合理化

新生入學(xué)后，在學(xué)籍檔案處理方法上需要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。新生的學(xué)籍檔案在高校中應(yīng)該有對(duì)應(yīng)的部門專門管理，例如學(xué)校學(xué)籍檔案辦公室，辦公室的工作就是在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一總結(jié)并下達(dá)學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案戶籍的規(guī)定，收集可靠的原始資料備檔上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，將管理的職責(zé)嚴(yán)格落實(shí)到每一個(gè)人，歸檔也需要走規(guī)定的程序，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交付完畢，最后送至領(lǐng)導(dǎo)處簽字、蓋章。

4、分類管理學(xué)籍檔案，提升其利用效率

將新生入學(xué)后的學(xué)籍檔案分類管理，就是將其檔案進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、上傳，最終合并到數(shù)據(jù)庫(kù)中，依據(jù)類別的不同進(jìn)行不同權(quán)限的管理。一般高校都會(huì)要求學(xué)生檔案具備正確的姓名、性別、專業(yè)、學(xué)號(hào)等重要項(xiàng)目。將這些項(xiàng)目輸入電腦制作成檢索依據(jù)，就能在第一時(shí)間查閱到準(zhǔn)確的檔案分類信息，提高工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校新生學(xué)籍檔案系統(tǒng)的管理處在不斷進(jìn)步和完善過(guò)程中，但與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，也為檔案管理帶來(lái)了一定困難和挑戰(zhàn)。作為高校檔案管理部門，可以通過(guò)信息技術(shù)的普及為管理帶來(lái)便利，向社會(huì)提供正確、真實(shí)的檔案信息，確保學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生的有效作用；相關(guān)管理人員需要從根本上轉(zhuǎn)變工作思路，完善自身，提高工作能力，從根本上促進(jìn)高等教育向著更加合理、更加完善的方向發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：陳霞，吉林省長(zhǎng)春市，長(zhǎng)春工程學(xué)院教師，研究方向：檔案管理。