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高校學(xué)生收費(fèi)管理存在的問題及對(duì)策

2024-01-12 07:13:55梁馨蕊
中國(guó)管理信息化 2023年20期
關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)工作高校信息化

[摘 要]高校學(xué)生收費(fèi)管理是高校財(cái)務(wù)工作中的重要內(nèi)容,也是高校收入來源的關(guān)鍵組成部分。目前,高校學(xué)生收費(fèi)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)信息化管理,各高校也相應(yīng)開發(fā)了學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng),但部分高校學(xué)生收費(fèi)管理仍然存在諸多問題,導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和流程不完善,對(duì)高校財(cái)務(wù)工作造成不便,給高校職能部門帶來困擾,同時(shí)影響在校大學(xué)生繳費(fèi)自主性。文章從財(cái)務(wù)工作出發(fā),圍繞高校學(xué)生收費(fèi)管理探討其中存在的問題,并提出相應(yīng)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]高校;學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng);財(cái)務(wù)工作;信息化

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.015

[中圖分類號(hào)]G647[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2023)20-0046-03

0? ? ?引 言

近年來,隨著高等教育制度的改革,高校收費(fèi)政策也在逐漸完善,財(cái)務(wù)工作從原始的手工收費(fèi)、手工開收據(jù)等方式逐漸轉(zhuǎn)為依托信息系統(tǒng)收費(fèi),高校學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。目前,學(xué)生收費(fèi)管理依托信息化手段將學(xué)生收費(fèi)工作部分轉(zhuǎn)移到了學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)中,相比之前著實(shí)提高了辦事效率,但存在的問題依然很多。隨著高校收費(fèi)工作的開展,諸多問題逐漸被暴露出來。高校學(xué)費(fèi)收入是事業(yè)收入的重要組成部分,然而收費(fèi)管理過程中存在諸多不盡如人意的地方,如在校生和畢業(yè)生欠費(fèi)問題,按時(shí)收費(fèi)得不到有效的落實(shí),部門之間缺乏有效協(xié)同,內(nèi)部控制薄弱,缺乏有效管理和重視。針對(duì)這些問題采取什么樣的措施,以及如何才能有效解決問題,是高校需要深入探討和重視的關(guān)鍵任務(wù)。

1? ? ?高校學(xué)生收費(fèi)管理存在的問題

1.1? ?收費(fèi)渠道單一,存在大量欠費(fèi)情況

高校學(xué)生收費(fèi)形式目前主要是銀行托收,學(xué)生在學(xué)期初先將應(yīng)扣繳的各項(xiàng)費(fèi)用存入學(xué)校統(tǒng)一辦理的銀行卡中,學(xué)校財(cái)務(wù)處通過收費(fèi)管理系統(tǒng)與銀行對(duì)接,實(shí)現(xiàn)銀行批量扣費(fèi)。這種批量托收形式較為單一,學(xué)生只能通過將學(xué)費(fèi)存入卡里等待扣款這一種形式繳納學(xué)費(fèi),如果學(xué)生還未到校,就無法通過其他渠道繳納。通常情況下,學(xué)校財(cái)務(wù)部門為每批新生開立的銀行卡都存在個(gè)別學(xué)生開卡失敗的情況,那么這些學(xué)生將無法及時(shí)把學(xué)費(fèi)存入卡里,導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門不能按時(shí)收繳學(xué)費(fèi)。由于學(xué)校收費(fèi)渠道單一,學(xué)生繳納學(xué)費(fèi)存在不便利、不快捷的問題,將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生各項(xiàng)費(fèi)用不能及時(shí)繳納,使學(xué)校收費(fèi)工作緩慢、冗長(zhǎng),屢次托收之后,收費(fèi)系統(tǒng)中仍會(huì)產(chǎn)生很多學(xué)生欠費(fèi)的情況。收費(fèi)渠道單一降低了學(xué)校收費(fèi)管理工作的效率,制約著學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。

1.2? ?各職能部門之間缺乏聯(lián)動(dòng)性,信息共享存在偏差

目前,高校日常收費(fèi)工作的流程是各職能部門將學(xué)生變動(dòng)信息反映到紙質(zhì)文件上,然后通過學(xué)生或者部門人員遞交給財(cái)務(wù)處收費(fèi)人員,財(cái)務(wù)處收費(fèi)人員依據(jù)文件作出相應(yīng)調(diào)整,再導(dǎo)入收費(fèi)管理系統(tǒng)。比如,學(xué)生因休學(xué)產(chǎn)生了學(xué)籍異動(dòng),教務(wù)處開具該生的學(xué)籍異動(dòng)證明,然后由學(xué)生交到財(cái)務(wù)處,財(cái)務(wù)處根據(jù)休學(xué)時(shí)間段人工計(jì)算出該生需要調(diào)整的學(xué)費(fèi)應(yīng)收款,再在學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)調(diào)整,并在紙質(zhì)文件上簽字蓋章。

其實(shí),各職能部門之間看似有信息傳遞,實(shí)則流于形式,將信息局限于紙上,沒有做到真正的信息共享,信息在傳達(dá)過程中缺乏有效性和實(shí)效性。學(xué)生工作處、住宿管理科、后勤處、教務(wù)處等職能部門各自為政,每個(gè)部門都是一座“信息孤島”[1],財(cái)務(wù)收費(fèi)部門與這些部門之間缺乏有效的信息對(duì)接。部門相互之間依靠紙質(zhì)文件傳達(dá)信息,容易出現(xiàn)單據(jù)遺漏、信息延誤、數(shù)據(jù)差錯(cuò),導(dǎo)致信息不能準(zhǔn)確、及時(shí)反饋,造成收費(fèi)錯(cuò)收、漏收,不能全面履行高校學(xué)費(fèi)應(yīng)收盡收這一準(zhǔn)則。同時(shí)也給學(xué)生帶來了困擾和不便,一方面學(xué)生需要攜帶相關(guān)部門為其開具的紙質(zhì)證明去各部門辦理,占用了其學(xué)習(xí)和娛樂的時(shí)間;另一方面,信息誤差導(dǎo)致學(xué)費(fèi)錯(cuò)收,會(huì)引發(fā)學(xué)生對(duì)學(xué)校收費(fèi)的不滿。

1.3? ?收入管理工作內(nèi)部控制薄弱,差錯(cuò)率較高

高校的學(xué)生收費(fèi)管理工作內(nèi)容包括根據(jù)收費(fèi)政策和學(xué)院各類學(xué)生性質(zhì)、繳費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置收費(fèi)代碼和項(xiàng)目;核對(duì)并導(dǎo)入本科生、研究生新生信息,生成各類費(fèi)用的應(yīng)收款;應(yīng)收款日常調(diào)整與管理,包括學(xué)籍異動(dòng)、住宿變動(dòng)、醫(yī)保費(fèi)等;定期核對(duì)和統(tǒng)計(jì)分析學(xué)生繳費(fèi)情況和欠費(fèi)信息,協(xié)助學(xué)院做好學(xué)費(fèi)催繳工作;按時(shí)發(fā)放各類獎(jiǎng)助學(xué)金、生源地貸款、醫(yī)保費(fèi)、勤工助學(xué)金等款項(xiàng);負(fù)責(zé)學(xué)生繳費(fèi)、欠費(fèi)的咨詢工作,以及收費(fèi)政策的宣傳解釋;及時(shí)進(jìn)行退費(fèi)處理,包括教材費(fèi)、住宿費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)、公寓用品費(fèi)等;開立本科生、研究生銀行卡,及時(shí)核對(duì)學(xué)生卡號(hào)變更;開具收據(jù)以及票據(jù)的領(lǐng)用和保管。

由此可見,學(xué)生收費(fèi)工作業(yè)務(wù)量龐大、日常業(yè)務(wù)煩瑣,尤其是在當(dāng)前“信息孤島”情況下,面向整個(gè)高校的收費(fèi)工作就更顯得責(zé)任重大,個(gè)人所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也尤為突出,使得高校收費(fèi)工作存在巨大的隱患。如成批的宿舍調(diào)整,其中就可能涉及對(duì)上百個(gè)人住宿應(yīng)收款的逐條計(jì)算和核對(duì)。通常這些大量的數(shù)據(jù)在原始統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)就容易出現(xiàn)差錯(cuò),上報(bào)到財(cái)務(wù)處以后,財(cái)務(wù)人員對(duì)這些龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和計(jì)算也會(huì)出現(xiàn)計(jì)算差錯(cuò)的情況,每一個(gè)錯(cuò)誤行為都可能造成學(xué)校的經(jīng)濟(jì)損失。學(xué)生收費(fèi)管理是高校學(xué)生管理的重要環(huán)節(jié)之一,在當(dāng)前高校現(xiàn)有的收費(fèi)模式、收費(fèi)形勢(shì)下,收費(fèi)管理中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)控監(jiān)督不到位,就無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和漏洞,長(zhǎng)此以往,會(huì)引發(fā)內(nèi)部控制混亂的局面。高校收費(fèi)管理工作離不開人員的監(jiān)督和制約,人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能也同樣影響收費(fèi)工作的管理水平。部分高校沒有針對(duì)本校收費(fèi)情況制定專門的收費(fèi)管理內(nèi)部控制制度,沒有細(xì)化職責(zé)內(nèi)容,分工不明,職責(zé)權(quán)限交叉,人員缺乏,崗位設(shè)置不合理,存在很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患,使得內(nèi)部控制非常薄弱。

1.4? ?收費(fèi)意識(shí)不足,缺乏重視

長(zhǎng)期以來,高校學(xué)生收費(fèi)工作被看作是財(cái)務(wù)部門的獨(dú)立職責(zé),二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)生工作處等部門之間缺乏有效的溝通和配合,對(duì)收費(fèi)管理的認(rèn)知存在偏差,對(duì)高校學(xué)生收費(fèi)工作缺乏重視,常常認(rèn)為錢在哪里,責(zé)任就在哪里。高校各職能部門對(duì)收費(fèi)管理缺乏意識(shí)能動(dòng)性,不能充分發(fā)揮個(gè)人業(yè)務(wù)技能,缺乏創(chuàng)新意識(shí),導(dǎo)致收費(fèi)管理工作局限于傳統(tǒng)模式,制約了收費(fèi)管理模式的發(fā)展,影響高校學(xué)生各項(xiàng)費(fèi)用的收繳。對(duì)部分高校來說,財(cái)務(wù)工作側(cè)重點(diǎn)是資金的預(yù)決算、會(huì)計(jì)核算和資金管理等方面,其中會(huì)計(jì)核算日常工作主要表現(xiàn)在教職工費(fèi)用報(bào)銷方面。然而,對(duì)于學(xué)生的收費(fèi)管理工作,高校給予的重視力度還有待加大。同時(shí),個(gè)別學(xué)生自主繳費(fèi)意識(shí)不強(qiáng)、誠(chéng)信意識(shí)淡薄,不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)上繳全部費(fèi)用,通常在托收多次后還是有個(gè)別學(xué)生存在欠費(fèi)的情況,影響了收費(fèi)管理工作的進(jìn)度,導(dǎo)致畢業(yè)生欠費(fèi)問題頻出。

2? ? ?完善高校學(xué)生收費(fèi)管理的對(duì)策

2.1? ?建立繳費(fèi)平臺(tái),開通多渠道繳費(fèi)

2.1.1? ?由自主繳費(fèi)平臺(tái)取代窗口繳費(fèi)

傳統(tǒng)繳費(fèi)模式下學(xué)生繳費(fèi)方式單一,過于被動(dòng),同時(shí)也不利于學(xué)校及時(shí)收繳學(xué)費(fèi)。對(duì)此,高校應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì),在現(xiàn)有的銀行代扣、現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)等傳統(tǒng)繳費(fèi)方式基礎(chǔ)上建立校園繳費(fèi)平臺(tái)。平臺(tái)可以按費(fèi)用項(xiàng)查詢學(xué)生所需繳納的費(fèi)用,同時(shí)提供支付寶、微信、銀聯(lián)卡、國(guó)際卡等多種線上繳費(fèi)方式[2],真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生繳費(fèi)方式和繳費(fèi)場(chǎng)地自由,變被動(dòng)繳費(fèi)為主動(dòng)繳費(fèi)[3]。

2.1.2? ?完善校園繳費(fèi)平臺(tái)可擴(kuò)展性

建立學(xué)費(fèi)查詢、學(xué)費(fèi)應(yīng)收和實(shí)收查詢、欠費(fèi)查詢、電子票據(jù)查詢與打印等模塊,學(xué)生通過輸入學(xué)號(hào)和密碼就可以隨時(shí)隨地查詢自己的費(fèi)用情況,明確知道自己的繳費(fèi)情況,有學(xué)費(fèi)報(bào)銷需求的學(xué)生可以直接在繳費(fèi)平臺(tái)上獲取自己的學(xué)費(fèi)電子收據(jù)。繳費(fèi)平臺(tái)的建立不僅方便了學(xué)生繳費(fèi),而且提高了收費(fèi)管理工作的效率,促進(jìn)了學(xué)費(fèi)按時(shí)收繳到位,進(jìn)一步確保了高校的事業(yè)收入,也保障了學(xué)校和受教育者的合法權(quán)益。

2.2? ?實(shí)現(xiàn)資源共享,打破“信息孤島”

2.2.1? ?建立網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一平臺(tái)

將學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)與教務(wù)部門、學(xué)生工作部門等職能部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效對(duì)接,建立網(wǎng)絡(luò)中心統(tǒng)一平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)交互。當(dāng)學(xué)生發(fā)生學(xué)籍異動(dòng)、住宿調(diào)整等情況時(shí),相關(guān)職能部門通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的操作,然后由部門領(lǐng)導(dǎo)線上審批,審批之后,相應(yīng)的數(shù)據(jù)會(huì)及時(shí)同步到收費(fèi)管理系統(tǒng)中,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成調(diào)整之后的學(xué)生的應(yīng)收款待繳或待退費(fèi)信息,財(cái)務(wù)人員會(huì)第一時(shí)間迅速獲取學(xué)生調(diào)整信息,根據(jù)學(xué)生變動(dòng)信息可以保證準(zhǔn)確無誤地辦理收繳或退費(fèi)結(jié)算。信息資源共享可以避免紙質(zhì)憑據(jù)傳遞丟失、信息遺漏、時(shí)間延誤等情況出現(xiàn),既能確保學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)、住宿情況和繳費(fèi)信息相符,又能保證學(xué)費(fèi)應(yīng)收盡收[4]。

2.2.2? ?建立信息反饋機(jī)制

財(cái)務(wù)處定期將收費(fèi)情況整合成數(shù)據(jù),通過網(wǎng)絡(luò)中心平臺(tái)反饋給教務(wù)處、學(xué)工處、研究生院、國(guó)際教育學(xué)院等相關(guān)部門,以便各部門知曉和查閱學(xué)生的繳費(fèi)情況與電子收據(jù),學(xué)工部和各個(gè)學(xué)院可以有針對(duì)性地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并分析學(xué)生繳費(fèi)情況,從而順利開展學(xué)生的欠費(fèi)催繳工作。信息的共享和交互將收費(fèi)工作更好地流程化,將流程細(xì)化到每個(gè)部門,各職能部門職責(zé)明確,合理分散了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提高了收費(fèi)管理工作效率。

2.3? ?完善收費(fèi)崗位設(shè)置,加強(qiáng)內(nèi)部控制

長(zhǎng)期以來,高校管理者大都關(guān)注學(xué)費(fèi)能否收繳上來,或者往往只注重收費(fèi)的結(jié)果,而忽略了收費(fèi)的管理。筆者認(rèn)為,高校管理者應(yīng)結(jié)合高校的事業(yè)發(fā)展和內(nèi)部控制體系對(duì)收費(fèi)管理工作進(jìn)行完善和監(jiān)督。一是應(yīng)當(dāng)規(guī)范應(yīng)收賬款管理崗位職責(zé)和內(nèi)容,將收費(fèi)崗位這一宏觀的概念細(xì)分,使不相容崗位相互分離,應(yīng)收賬款管理崗負(fù)責(zé)收費(fèi)項(xiàng)目和代碼設(shè)置、應(yīng)收款數(shù)據(jù)的日常調(diào)整和變更、學(xué)費(fèi)托收、繳費(fèi)平臺(tái)的管理和維護(hù)、學(xué)生繳費(fèi)情況和欠費(fèi)信息的統(tǒng)計(jì)分析、畢業(yè)生欠費(fèi)與審核、學(xué)生收費(fèi)咨詢工作等。除此之外,發(fā)放和退費(fèi)、卡號(hào)變更、收據(jù)的開具應(yīng)另設(shè)崗位,否則,應(yīng)收款管理人員既負(fù)責(zé)應(yīng)收款管理,又負(fù)責(zé)發(fā)放和退費(fèi),崗位權(quán)限幅度過大,職責(zé)混亂,收費(fèi)內(nèi)控存在漏洞。二是設(shè)立收費(fèi)復(fù)核崗位,事前審批和事后審批都要落實(shí),事前審批是財(cái)務(wù)流程的審批,學(xué)院首先發(fā)起學(xué)籍異動(dòng)或住宿變更的審批流程,流程到達(dá)財(cái)務(wù)處以后,收費(fèi)復(fù)核人員應(yīng)知悉變動(dòng)情況,進(jìn)行線上審批。事后審批包括復(fù)核應(yīng)收款的調(diào)整、收費(fèi)票據(jù)的保管和分配、退費(fèi)的審批、監(jiān)督收費(fèi)系統(tǒng)和賬務(wù)系統(tǒng)的收費(fèi)是否相符,以及對(duì)收費(fèi)管理業(yè)務(wù)的總體把控和全方位監(jiān)督。此外,高校學(xué)費(fèi)相關(guān)部門之間應(yīng)各自定期開展收費(fèi)自查工作,填補(bǔ)工作漏洞,完善內(nèi)控制度。審計(jì)部門應(yīng)結(jié)合內(nèi)控管理辦法,定期開展高校學(xué)生收費(fèi)管理專項(xiàng)檢查。

2.4? ?增強(qiáng)收費(fèi)綜合意識(shí)

一是要提高高校各部門對(duì)繳費(fèi)的重視程度,增強(qiáng)各部門的協(xié)同意識(shí),對(duì)學(xué)費(fèi)收繳工作予以通力配合,不要各自為政。部門之間的緊密配合是收費(fèi)管理工作的重要環(huán)節(jié),也是收費(fèi)管理工作穩(wěn)步進(jìn)行的重要保障。二是提高財(cái)務(wù)部門對(duì)收費(fèi)管理工作的重視程度,重視學(xué)生費(fèi)用收繳。高校應(yīng)加強(qiáng)與其他高校的聯(lián)系和交流,安排財(cái)務(wù)人員去其他高校學(xué)習(xí),借鑒其他高校的收費(fèi)管理工作流程和信息化管理手段,取長(zhǎng)補(bǔ)短,將先進(jìn)的理念和技術(shù)引入本校,提高收費(fèi)管理工作的效率和質(zhì)量。三是定期舉辦收費(fèi)工作的外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提高財(cái)務(wù)人員對(duì)收費(fèi)管理系統(tǒng)的運(yùn)用能力,增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能,使其及時(shí)掌握先進(jìn)的收費(fèi)理念,從而更好地服務(wù)學(xué)生,為學(xué)校事業(yè)收入謀發(fā)展。四是要加強(qiáng)繳費(fèi)政策宣傳,在高校范圍內(nèi)通過多種形式對(duì)學(xué)生收費(fèi)進(jìn)行政策講解和宣傳。例如,在校園財(cái)務(wù)公眾號(hào)上定期發(fā)布繳費(fèi)小貼士,利用迎新手冊(cè)、學(xué)校官網(wǎng)等積極宣傳收費(fèi)政策,組織學(xué)生干部召開繳費(fèi)咨詢會(huì)議,集中答復(fù)學(xué)生在學(xué)費(fèi)收費(fèi)方面存在的問題和疑點(diǎn)。通過線上與線下相結(jié)合的方式逐步增強(qiáng)學(xué)生的繳費(fèi)意識(shí),提高學(xué)生繳費(fèi)的積極性。同時(shí),輔導(dǎo)員應(yīng)注重對(duì)學(xué)生的誠(chéng)信教育,引導(dǎo)學(xué)生建立正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀。告知學(xué)生按時(shí)繳納學(xué)費(fèi)是每一位大學(xué)生應(yīng)該主動(dòng)承擔(dān)的義務(wù),若遇到故意拖欠學(xué)費(fèi)的情況,相關(guān)院系負(fù)責(zé)人要耐心地對(duì)其進(jìn)行心理疏導(dǎo),不斷提高學(xué)生對(duì)繳費(fèi)工作的重視程度[5]。

3? ? ?結(jié)束語

收費(fèi)管理是高校工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是高校事業(yè)收入的重要來源,為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供了重要保障。加強(qiáng)和完善收費(fèi)管理工作任重而道遠(yuǎn),需要采用先進(jìn)的信息化手段來優(yōu)化收費(fèi)流程,需要各部門積極配合,需要高校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,需要不斷完善并嚴(yán)格執(zhí)行收費(fèi)內(nèi)控制度。只有多管齊下,通力配合,才能使收費(fèi)工作良好開展,才能最大限度規(guī)避收費(fèi)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn),才能使高校的學(xué)費(fèi)應(yīng)收盡收,提高高校事業(yè)收入管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

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[收稿日期]2023-04-20

[作者簡(jiǎn)介]梁馨蕊(1992— ),女,江蘇徐州人,碩士,會(huì)計(jì)師,主要研究方向:高校財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)。

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