陳海燕

摘 要：隨著時代的發(fā)展，科技的進步，對企業(yè)管理工作有了新的要求和標準，作為一個企業(yè)，怎樣能充分運用好檔案管理，并通過完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的幫助，這是每一個企業(yè)所面臨的問題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見的問題及應(yīng)對措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對策和見解。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；存在問題；解決對策

企業(yè)檔案管理是在企業(yè)的日常工作中最基礎(chǔ)性的工作，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的完善和企業(yè)檔案管理標準的不斷提高，企業(yè)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的作用和價值逐漸的在變大在提升。企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心資源庫。隨著時代的發(fā)展，科技的進步，對企業(yè)管理工作有了新的要求和標準，作為一個企業(yè)，怎樣能充分運用好檔案管理，并通過完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的幫助，這是每一個企業(yè)所面臨的問題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見的問題及應(yīng)對措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對策和見解。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的主要問題

1.企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)不僅需要有一支專業(yè)的檔案干部隊伍，并且這支隊伍整體文化程度和專業(yè)素質(zhì)要隨著時代和企業(yè)的發(fā)展不斷的學習和進步，并以足夠的能力適應(yīng)新形勢檔案管理的要求。當前，能夠充分發(fā)揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內(nèi)在價值，在檔案基礎(chǔ)上深入開發(fā)研究的人才十分緊缺，這需要我們企業(yè)在日常工作中要注意加強檔案管理工作人員的培訓學校和素質(zhì)提高。

2.當前的檔案管理手段方法相對落后。有部分企業(yè)的檔案管理依然運用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統(tǒng)落后的手工整理，占用了管理員開發(fā)和編研的時間，管理工作不僅機械、費時、費工，而且效率特別低。同時受檔案管理室條件限制，不能滿足多面開發(fā)查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準確率和全面率。有配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備的企業(yè)檔案管理部門，表面上實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，但實際上機構(gòu)的文件整理辦法，統(tǒng)計范圍、運用價值、作用等諸多方面都沒有起到實質(zhì)性的作用。甚至有部分企業(yè)的檔案管理目標和運行機制系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計單一，無法滿足現(xiàn)代綜合應(yīng)用處理能力。需要歸檔的文件數(shù)量隨著企業(yè)的發(fā)展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當前局面，急需改進落后的檔

3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計算機檢索。在目前，有很大一部分企業(yè)仍然運用傳統(tǒng)的手工檢索。很多企業(yè)檢索管理部門在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對編制檢索工作有一個錯誤的認識，造成既浪費了人力、又降低了效率的問題。

4.歸檔的檔案不完整。很多企業(yè)存在這種情況，因為人員更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責任心不強、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導致大批沒有來及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒有統(tǒng)一的分類標準等問題。剛接手的檔案管理員因為對檔案的認識不全面，業(yè)務(wù)不熟練，等因素，這些問題嚴重管理工作的開展。

二、加強企業(yè)檔案管理工作的對策

1.提高企業(yè)檔案管理的認識。要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導義不容辭的責任和義務(wù)。領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

2.規(guī)范企業(yè)檔案管理機制，強化工作責任。建立科學的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（1）強化培訓，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。二要強化檔案業(yè)務(wù)培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導能力。

（2）提高檔案工作人員的社會服務(wù)意識。現(xiàn)在，企業(yè)還普遍存在檔案意識淡薄的現(xiàn)象。要加強對檔案工作人員的社會服務(wù)意識教育，增強提高檔案資源利用的自覺性。在此基礎(chǔ)上，加強檔案資源的開發(fā)，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門別類地匯編社會、經(jīng)濟、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律及走向的資料，對各項活動中產(chǎn)生的檔案信息進行分析整理，總結(jié)出經(jīng)驗性材料等等，供不同的需求者選用，從而實現(xiàn)檔案資源利用方面的主動服務(wù)。

（3）大力開發(fā)檔案信息資源，積極主動為企業(yè)各項工作提供服務(wù)。要跟蹤企業(yè)重點工作，及時了解需求，挖掘檔案資源，及時編輯檔案匯編資料，為企業(yè)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營管理、產(chǎn)品研發(fā)提供參考。有條件的企業(yè)要充分利用檔案信息舉辦專題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業(yè)爭創(chuàng)品牌效益、建設(shè)企業(yè)文化、開展員工教育、塑造企業(yè)形象服務(wù)。要加強檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計報表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

三、結(jié)束語

總之，通過對企業(yè)檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認識到在處理它們之間的關(guān)系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。

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