史海燕

[摘要] 醫(yī)院如何在醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成一套環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的財(cái)務(wù)控制機(jī)制,是保證醫(yī)院會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、及時(shí)、完整和醫(yī)院財(cái)產(chǎn)物資安全的前提。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院信息化管理; 完善; 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

[中圖分類號(hào)] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673-9701(2009)33-104-02

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展和改革的不斷深入,醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)也在逐步更新,醫(yī)院財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確性得到了提高,財(cái)務(wù)管理水平也得到了一定提升,為了能更好地確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、及時(shí)與完整,保證醫(yī)院財(cái)產(chǎn)物資的安全,真實(shí)地反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營狀況,為院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行財(cái)務(wù)決策提供更真實(shí)、有效的會(huì)計(jì)信息資料,筆者認(rèn)為,在醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中如何形成一套環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的財(cái)務(wù)控制機(jī)制勢(shì)在必行[1]。

1 會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的不足

在現(xiàn)行醫(yī)院信息化管理下,會(huì)計(jì)內(nèi)部控制其實(shí)還達(dá)不到應(yīng)有的效果,主要存在以下不足。

①單位領(lǐng)導(dǎo)過分偏重對(duì)醫(yī)院信息系統(tǒng)的資金投入,而輕視了對(duì)系統(tǒng)本身的完善。譬如,對(duì)提出的會(huì)計(jì)內(nèi)控要求,因涉及多科室協(xié)作和多個(gè)程序的調(diào)整,在得不到有效協(xié)調(diào)下而未能較好地實(shí)施。

②在醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)下,還存在著財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)相脫節(jié)的現(xiàn)象,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)來源的及時(shí)性、正確性、連續(xù)性得不到保障,使財(cái)務(wù)內(nèi)控措施難以落實(shí)。

③對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容認(rèn)識(shí)不準(zhǔn)確:一是對(duì)會(huì)計(jì)的職能作用沒有充分認(rèn)識(shí),以為內(nèi)部控制是稽核、審計(jì),與會(huì)計(jì)無關(guān)或關(guān)系不大;二是對(duì)內(nèi)部控制的方式、方法與手段沒有整體認(rèn)識(shí),認(rèn)為內(nèi)部控制就只是相互牽制;三是以為會(huì)計(jì)內(nèi)部控制就是制定各種規(guī)章制度,忽視了它是一種在業(yè)務(wù)活動(dòng)中環(huán)環(huán)相扣、監(jiān)督制約的動(dòng)態(tài)機(jī)制[2]。

④由于具體參與信息系統(tǒng)的編程人員和會(huì)計(jì)內(nèi)控制定人員之間的協(xié)作不到位、操作人員的素質(zhì)差、編程人員不熟悉會(huì)計(jì)內(nèi)控要求等原因,致使在信息化管理下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制不能充分發(fā)揮作用。

2 對(duì)策

在醫(yī)院信息化管理下充分發(fā)揮會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的作用,筆者認(rèn)為主要有以下對(duì)策。

2.1 建立一個(gè)全方位的信息化管理網(wǎng)絡(luò)組織

醫(yī)院信息系統(tǒng)是一個(gè)龐大的管理系統(tǒng),集行政管理、醫(yī)療服務(wù)、后勤保障于一體,所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展,必須經(jīng)多科協(xié)作才能完成,而財(cái)務(wù)收費(fèi)、核算系統(tǒng)始終貫穿于這些系統(tǒng)中,各支點(diǎn)的緊密連結(jié)是整個(gè)系統(tǒng)完善的關(guān)鍵。因此,醫(yī)院在加大對(duì)信息化投入的同時(shí),需建立一個(gè)信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系,由院領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,成員主要由各科室的業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任。這樣,各科室可根據(jù)本科室信息管理要求,提出改進(jìn)建議,經(jīng)院信息管理網(wǎng)絡(luò)小組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后就能實(shí)施。

2.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)安全、完整地連接

通過財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)的連接,所需的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就能從各個(gè)報(bào)表提供點(diǎn)(收費(fèi)窗口、物資庫房等)導(dǎo)入到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng),直接形成所需的會(huì)計(jì)憑證,保證了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)取得的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性。為保證所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全,對(duì)使用醫(yī)院信息系統(tǒng)的人員,根據(jù)不同情況醫(yī)院應(yīng)明確規(guī)定其授權(quán)操作范圍、權(quán)限等,譬如,醫(yī)院系統(tǒng)管理員只授予對(duì)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)支待模塊的操作權(quán),系統(tǒng)管理員不能直接參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),如發(fā)生差錯(cuò)或業(yè)務(wù)的需要需修改程序,要由相關(guān)人員提供申請(qǐng)并批準(zhǔn)后方可更改;科室及其他操作人員根據(jù)自己的用戶名和密碼登陸操作系統(tǒng),如科室操作人員只授予病人費(fèi)用的輸入、遞交物資領(lǐng)用命令、病人費(fèi)用查詢的權(quán)限,收費(fèi)、退費(fèi)只能由掛號(hào)及住院收費(fèi)人員負(fù)責(zé),財(cái)務(wù)科及院領(lǐng)導(dǎo)只有查詢、打印的功能。對(duì)于財(cái)務(wù)科有關(guān)醫(yī)院機(jī)密數(shù)據(jù),從外導(dǎo)入的數(shù)據(jù)只能是單向性的(從外到內(nèi)數(shù)據(jù)單向流向),財(cái)務(wù)報(bào)表只能由財(cái)務(wù)科的相關(guān)人員負(fù)責(zé),其他任何人都無權(quán)訪問財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。

2.3 完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度

醫(yī)院制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理規(guī)定、規(guī)章制度基本能滿足日常的工作需要,但有關(guān)醫(yī)院信息化管理下會(huì)計(jì)內(nèi)控方面的規(guī)定還沒有成形的文件,完善和落實(shí)醫(yī)院信息化下各項(xiàng)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ),是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的基本保證。一是合理確定工作崗位。結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn),對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)、收費(fèi)崗位進(jìn)行梳理,使每個(gè)人員和每項(xiàng)業(yè)務(wù)都納入有效合理的內(nèi)控制度控制之下;二是建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的業(yè)務(wù)操作流程,加強(qiáng)崗位和部門之間的相互協(xié)作、制約;三是加大崗位輪崗制度,特別是財(cái)務(wù)重點(diǎn)要害崗位,通過輪崗達(dá)到自我控制的目的;四是不斷完善現(xiàn)有的財(cái)務(wù)規(guī)章制度,根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展和需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善[3]。

2.4 對(duì)醫(yī)院資金的控制

2.4.1 對(duì)收入的控制 一是嚴(yán)格執(zhí)行國家規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)物價(jià)數(shù)據(jù)庫及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證收入的合理、合法性;二是對(duì)醫(yī)院的收入都納入統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理中,使用統(tǒng)一的電腦收費(fèi)發(fā)票,對(duì)退、減費(fèi)嚴(yán)格按照醫(yī)院的規(guī)定辦理;三是由財(cái)務(wù)專業(yè)人員與醫(yī)院信息編程人員一起編制醫(yī)院收入報(bào)表,對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)收入日?qǐng)?bào)表實(shí)現(xiàn)報(bào)表時(shí)段的無縫銜接,統(tǒng)一報(bào)表結(jié)報(bào)時(shí)間,嚴(yán)格每日解款制度。

2.4.2 對(duì)支出的控制 一是對(duì)支出經(jīng)費(fèi)的控制:嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)支出審批制度,出納人員應(yīng)嚴(yán)格審核原始憑證的合法性、正確性,是否按醫(yī)院規(guī)定執(zhí)行簽字制度;二是對(duì)報(bào)支人員的控制:嚴(yán)格不相容職責(zé)相分離原則,如現(xiàn)金出納人員的電腦記賬、現(xiàn)金保管、現(xiàn)金復(fù)核相分離;銀行出納人員的印鑒和支票、電腦記賬和銀行對(duì)賬相分離;電腦票據(jù)的保管、使用者、核銷人員相分離。

2.5 對(duì)醫(yī)院實(shí)物資產(chǎn)的控制

一是建立一套完整的實(shí)物資產(chǎn)崗位責(zé)任制,對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的入庫、發(fā)出、保管、處置各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制:實(shí)物資產(chǎn)入庫時(shí)應(yīng)以核對(duì)過的實(shí)際發(fā)票數(shù)及時(shí)入賬,財(cái)務(wù)科可根據(jù)醫(yī)院信息系統(tǒng)導(dǎo)入的入庫數(shù)據(jù)生成應(yīng)付款往來賬及庫存數(shù),物資出庫數(shù)可根據(jù)科室遞交的領(lǐng)用申請(qǐng)數(shù)(在核定病區(qū)物資庫存數(shù)的基礎(chǔ)上,病區(qū)每月領(lǐng)用數(shù)等于本月該病區(qū)病人實(shí)際耗用數(shù))發(fā)出,財(cái)務(wù)科根據(jù)從醫(yī)院信息系統(tǒng)導(dǎo)入的物資發(fā)出數(shù)核算各科成本;根據(jù)庫存數(shù)嚴(yán)格控制物資采購量,醫(yī)院的藥品、衛(wèi)生材料等是一種特殊的商品,過期、變質(zhì)等因素都會(huì)造成一定的危害性,過多的積壓也會(huì)造成醫(yī)院資產(chǎn)的浪費(fèi);固定資產(chǎn)的報(bào)廢要經(jīng)主管部門、財(cái)政局國資部門批準(zhǔn)后方可報(bào)廢。二是做好物資的賬實(shí)核對(duì)工作:采用定期和不定期的形式對(duì)實(shí)物庫存數(shù)與財(cái)務(wù)賬面數(shù)相核對(duì),固定資產(chǎn)明細(xì)賬結(jié)存數(shù)與各科室固定資產(chǎn)實(shí)物相核對(duì)。做好賬實(shí)核對(duì)工作是保證醫(yī)院會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整和醫(yī)院資產(chǎn)保值增值的有效途徑。

2.6 對(duì)財(cái)務(wù)人員素質(zhì)的控制

提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)是有效實(shí)行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的保障:一是對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行政治思想教育,樹立良好的職業(yè)道德觀念;二是對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí),充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行真實(shí)反映、監(jiān)督職能,增強(qiáng)他們的電腦應(yīng)用水平;三是加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的繼續(xù)教育培訓(xùn),讓他們不斷掌握財(cái)會(huì)新知識(shí),更新服務(wù)觀念,適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的需要。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 張英. 試論醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制中的問題及對(duì)策[J]. 經(jīng)濟(jì)師,2007, 24(8):178.

[2] 鄧菊項(xiàng),呂琦. 試議醫(yī)院財(cái)務(wù)控制機(jī)制[J]. 中醫(yī)藥導(dǎo)報(bào),2007,13(11):93.

[3] 張謙. 淺談醫(yī)院內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策[J]. 衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究,2006, 26(8):48.

(收稿日期:2009-06-07)