［摘 要］隨著時(shí)代的進(jìn)步與科技的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下的主流科技之一，并且逐步滲透到各領(lǐng)域，給人們的工作、生活與學(xué)習(xí)帶來了極大的便利。企業(yè)作為國家市場經(jīng)濟(jì)體系的基礎(chǔ)組成部分，檔案信息對(duì)其內(nèi)部組織建設(shè)、業(yè)務(wù)發(fā)展及綜合發(fā)展等均有重要的作用，在信息技術(shù)得以普遍應(yīng)用的環(huán)境下，企業(yè)需要提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，并利用信息技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化。文章首先闡述企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，其次分析信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的具體影響，最后針對(duì)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的對(duì)策展開一系列研究，希望能夠借助檔案管理信息化推進(jìn)我國企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.056

［中圖分類號(hào)］TP391；G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）20-0177-03

0? ? ?引 言

隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展中不可或缺的技術(shù)支撐，越來越多的企業(yè)開始調(diào)整自身發(fā)展理念，積極引進(jìn)信息技術(shù)來打造自身現(xiàn)代化、智能化的新型管理模式，借此調(diào)整自身發(fā)展步伐，跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，通過信息化轉(zhuǎn)型強(qiáng)化綜合發(fā)展實(shí)力，避免在激烈的市場競爭中被淘汰。檔案管理是企業(yè)整體管理體系的基礎(chǔ)內(nèi)容，對(duì)檔案信息與企業(yè)業(yè)務(wù)的拓展、人員管理及決策的制定均起到強(qiáng)大的信息支持作用。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)亟待完成的重要任務(wù)。我國多數(shù)企業(yè)雖然已經(jīng)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但是對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用尚處于初期實(shí)踐階段，企業(yè)在實(shí)踐中還需結(jié)合自身現(xiàn)狀逐步摸索，并采取科學(xué)的對(duì)策保證信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的充分發(fā)揮，更好地助力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。

1? ? ?企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用及必要性

1.1? ?信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

目前，我國企業(yè)檔案管理對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下兩方面。一是檔案信息的收集與整理。企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營與發(fā)展過程中所形成的檔案信息多而復(fù)雜，需要通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的快速收集，以特定的標(biāo)準(zhǔn)展開整合、分類及歸檔保存等處理，同時(shí)利用信息技術(shù)做好重要檔案信息的安全防護(hù)處理，避免企業(yè)機(jī)密的泄露。二是檔案信息的查閱及提取。企業(yè)可利用信息化技術(shù)搭建專項(xiàng)檔案信息管理平臺(tái)，并在平臺(tái)中開通檔案信息查閱與提取通道，為企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展、內(nèi)部管理、各項(xiàng)決策的制定等提供信息支持，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價(jià)值。

1.2? ? 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)自身檔案管理工作信息化建設(shè)具有很大的必要性，主要體現(xiàn)在以下兩方面：其一，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢。隨著國家經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展，在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)經(jīng)營與管理的信息化、智能化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，企業(yè)只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，盡快利用先進(jìn)的技術(shù)手段完成自身的升級(jí)與轉(zhuǎn)型，才能具備更強(qiáng)的能力適應(yīng)當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境。而檔案管理作為企業(yè)整體管理體系中的重要部分，自然也在信息化建設(shè)的行列之中［1］。其二，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足。企業(yè)在發(fā)展的每一天都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，而傳統(tǒng)人工管理模式下需要工作人員投入大量的時(shí)間與精力在檔案信息的獲取、歸檔與保存、調(diào)取與查閱等操作環(huán)節(jié)，這種人工管理模式的工序煩瑣、工作量大，且檔案管理工作質(zhì)量容易受到工作人員個(gè)人因素的影響，不可避免會(huì)出現(xiàn)檔案信息記錄疏漏、檔案丟失等多種問題，而這也會(huì)在一定程度上間接造成企業(yè)其他資源流失。因此，企業(yè)需要應(yīng)用信息技術(shù)來代替人工，以流程化、智能化、實(shí)時(shí)化的管理完成傳統(tǒng)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，這樣不但能夠有效降低檔案管理工作差錯(cuò)率，同時(shí)還可以提高檔案信息的管理效率，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的各種不足，滿足企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部管理系統(tǒng)建設(shè)要求。

2? ? ?信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生的影響

2.1? ?沖擊企業(yè)檔案管理工作理念

信息技術(shù)作為一種先進(jìn)的技術(shù)手段，企業(yè)通過其應(yīng)用可以對(duì)自身的各項(xiàng)生產(chǎn)資源展開科學(xué)調(diào)整，以提高自身的資源利用率，同時(shí)還可以促進(jìn)企業(yè)管理能力大幅提升。在各行業(yè)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)的環(huán)境下，企業(yè)也意識(shí)到了以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)新的緊迫性，而在檔案管理工作調(diào)整與創(chuàng)新的過程中，信息技術(shù)的出現(xiàn)使企業(yè)對(duì)自身長期以來采用的傳統(tǒng)管理理念產(chǎn)生了質(zhì)疑，隨即通過大量實(shí)踐研究形成了以技術(shù)為核心的新型檔案管理工作理念，并以理念的更新帶動(dòng)了檔案管理工作的創(chuàng)新。

2.2? ?充分暴露人員工作素養(yǎng)不足的問題

隨著企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，企業(yè)檔案管理的信息化處理方式對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)提出了新的要求。而多年以來企業(yè)采用傳統(tǒng)的人工管理方式，管理人員的工作習(xí)慣早已固化，包括檔案信息的積累、檔案的人工查找與調(diào)取等。在信息化檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下，工作人員的工作內(nèi)容與操作方法發(fā)生了很大的變化［2］。同時(shí)，很多企業(yè)此前并未對(duì)管理人員應(yīng)用信息技術(shù)展開系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使得信息技術(shù)素養(yǎng)成為管理人員綜合素養(yǎng)的薄弱環(huán)節(jié)。在新型檔案管理模式下，管理人員不懂得怎樣操作信息化管理系統(tǒng)，更不知道各種軟件的使用方式，很難發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值。

2.3? ?面臨階段性的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)利用信息技術(shù)打造信息化檔案管理工作系統(tǒng)的初期，需要投入大量的資金在信息化設(shè)備及軟件系統(tǒng)的購置、技術(shù)人員的培養(yǎng)等方面，但是這些資金的投入很難在短時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)出相應(yīng)的效果，還需要經(jīng)過一段時(shí)間的技術(shù)應(yīng)用與摸索，而在這一階段，企業(yè)的檔案信息處于較大的風(fēng)險(xiǎn)之中。例如，在將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化系統(tǒng)的過程中可能出現(xiàn)原始檔案受損及丟失問題、信息錄入遺漏問題。同時(shí)，在信息化管理系統(tǒng)投入應(yīng)用的初期，由于工作人員對(duì)于信息化系統(tǒng)的操作不夠熟練，容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤，繼而影響檔案信息的調(diào)取與應(yīng)用，容易對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)造成一定干擾?；诖?，企業(yè)需要做好充分的準(zhǔn)備，并制定完善的應(yīng)對(duì)策略，避免階段性的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)對(duì)自身發(fā)展造成嚴(yán)重的影響。

3? ? ?企業(yè)展開檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1? ?創(chuàng)新檔案管理工作理念

企業(yè)檔案管理與信息技術(shù)融合是為了打造高效而便捷的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的啟用不但需要人員掌握相應(yīng)技術(shù)方法，還需要管理人員及時(shí)改變自身的傳統(tǒng)檔案管理工作理念，以信息技術(shù)的應(yīng)用視角重新厘清自身工作思路，并對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)形成高度認(rèn)同感，形成全新的檔案管理工作理念，以理念的轉(zhuǎn)變帶動(dòng)工作行為方式的創(chuàng)新，這樣才能更好地適應(yīng)信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用［3］。另外，企業(yè)也可以通過組織宣傳教育活動(dòng)的方式在檔案管理部門營造良好的信息化管理工作氛圍，引導(dǎo)工作人員轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，促進(jìn)其信息化管理理念的形成。

3.2? ?增加資金支持，保證設(shè)備及技術(shù)的引進(jìn)

信息化檔案管理體系的建設(shè)需要投入足夠的資金用來引進(jìn)信息化設(shè)備、專項(xiàng)軟件與硬件系統(tǒng)等，同時(shí)還需要結(jié)合企業(yè)檔案管理工作實(shí)際需要采用合適的信息化技術(shù)手段，為信息化檔案管理體系建設(shè)提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障。為確保信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量，企業(yè)可以與第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，向其闡明自身檔案管理工作實(shí)際需求，細(xì)化檔案管理工作中各部分工作的細(xì)節(jié)性要求，委托第三方機(jī)構(gòu)幫助企業(yè)結(jié)合精準(zhǔn)需求打造信息化檔案管理系統(tǒng)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、自動(dòng)化保存、精準(zhǔn)調(diào)取等信息化管理，同時(shí)還可以通過對(duì)信息化處理系統(tǒng)的應(yīng)用而進(jìn)行各種檔案材料的復(fù)印、翻拍工作，提高企業(yè)檔案管理工作時(shí)效性［4］。另外，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)針對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化制定完善策略，如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)以及流媒體技術(shù)等，隨著這些新型信息技術(shù)手段的出現(xiàn)與應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)做好信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)化與升級(jí)，始終保證自身檔案管理系統(tǒng)信息化技術(shù)的先進(jìn)性，并打造能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)各部門檔案信息高效互通的渠道。例如，在信息化檔案管理系統(tǒng)中融合云計(jì)算技術(shù)，將企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)信息的信息化管理，以此提升企業(yè)內(nèi)部各部門之間工作的銜接速度，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。再如，通過現(xiàn)代信息技術(shù)中流媒體技術(shù)的運(yùn)用，以先進(jìn)的B/S和C/S的方法，利用先進(jìn)的流媒體技術(shù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案和音頻、視頻文檔等信息的多客戶端遠(yuǎn)程應(yīng)用，如紫光檔案管理軟件BS版及OCR軟件等專業(yè)軟件系統(tǒng)，可以在檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱以及借閱過程中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作的時(shí)效性。

3.3? ?建立完善的信息化檔案管理工作機(jī)制

企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)并非一蹴而就，而是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，即便在前期完成了信息化體系的初步建設(shè)，但是隨著檔案管理工作需求及環(huán)境的變化、專項(xiàng)科技的革新等，還需要做好檔案管理信息化系統(tǒng)持續(xù)性完善工作。為保證信息化檔案管理全生命周期的實(shí)際質(zhì)量，企業(yè)還需建立完善的管理機(jī)制，將檔案信息管理常態(tài)化，明確信息化體系下各部分檔案管理工作的具體內(nèi)容、各管理流程的工作標(biāo)準(zhǔn)，充分明確檔案管理各工作崗位的責(zé)任，規(guī)范信息化檔案管理工作行為，同時(shí)對(duì)檔案管理行為展開有效監(jiān)督。另外，隨著信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)升級(jí)，企業(yè)還需做好技術(shù)應(yīng)用管理機(jī)制的同步更新，避免管理機(jī)制漏洞的形成而使部分管理工作失去標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，從而全面保證信息化技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下的檔案信息管理工作質(zhì)量。

3.4? ?強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的安全保障

任何企業(yè)都會(huì)保留機(jī)密性的檔案信息，而這些機(jī)密信息一旦泄露，輕則影響業(yè)務(wù)經(jīng)營效果而縮小企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益空間，重則使企業(yè)陷入巨大風(fēng)險(xiǎn)而面臨“死亡”。因此，在信息化檔案管理體系的建設(shè)工作中，一定要重點(diǎn)做好重要檔案信息的安全保障。在初期的信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，企業(yè)必須要求第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)為其篩選出安全防護(hù)等級(jí)較高的專項(xiàng)安全防護(hù)軟件及應(yīng)用系統(tǒng)，同時(shí)增設(shè)信息安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)等，實(shí)施信息化檔案管理系統(tǒng)的多層安全防護(hù)；企業(yè)還可以在內(nèi)部電子檔案網(wǎng)站瀏覽方面設(shè)置一些權(quán)限或者設(shè)置數(shù)字密碼，從源頭加強(qiáng)安全管理；也可以建立電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別系統(tǒng)，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化監(jiān)督整個(gè)檔案信息管理，識(shí)別基本的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)預(yù)測網(wǎng)絡(luò)病毒，并自動(dòng)處理病毒侵襲，避免電子信息泄漏［5］。另外，企業(yè)還可以通過雙層加密的方法對(duì)重點(diǎn)檔案信息進(jìn)行防護(hù)處理，尤其是在存儲(chǔ)和使用上，如企業(yè)一些項(xiàng)目方案、企業(yè)研發(fā)的技術(shù)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等這些關(guān)鍵性信息。除此之外，企業(yè)還可以設(shè)置專項(xiàng)技術(shù)崗位，專門負(fù)責(zé)信息化檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)與故障處理等問題，同時(shí)還可以發(fā)揮專業(yè)人員的信息化技術(shù)優(yōu)勢強(qiáng)化檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)抵御能力，避免重要信息的流失而威脅企業(yè)發(fā)展與生存。

3.5? ?加強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)建設(shè)

工作人員作為企業(yè)檔案管理工作的主體，隨著檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合，企業(yè)也應(yīng)做好管理人員綜合素養(yǎng)的建設(shè)，在鞏固人員檔案管理工作基礎(chǔ)素養(yǎng)的同時(shí)，重點(diǎn)提高人員的信息化技術(shù)素養(yǎng)，為信息化檔案管理體系的應(yīng)用提供高質(zhì)量的人員支持［6］。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理人員展開專項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，在活動(dòng)中向其滲透信息化檔案管理工作理念，使其意識(shí)到掌握信息化管理技術(shù)對(duì)自身崗位工作及企業(yè)發(fā)展的重要性。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)操作要求，逐一向管理人員展開各種信息化管理技術(shù)、應(yīng)用軟件以及系統(tǒng)的應(yīng)用原理與應(yīng)用方法培訓(xùn)，并以定期、多次培訓(xùn)的方式幫助管理人員逐步鞏固信息化技能。管理人員自身也需要通過自主學(xué)習(xí)來實(shí)現(xiàn)自我提升，攻克自身在工作中的技術(shù)操作難點(diǎn)，逐步強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用能力，更好地勝任現(xiàn)代化檔案管理崗位工作，始終保證自身檔案管理工作思想的先進(jìn)性，能夠靈活應(yīng)用各種信息化檔案處理技術(shù)，避免操作失誤等問題發(fā)生，保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，提高企業(yè)檔案信息資源的利用率，從而為企業(yè)的經(jīng)營管理及未來發(fā)展提供強(qiáng)大的支持。

4? ? ?結(jié)束語

檔案管理作為企業(yè)管理體系中的基礎(chǔ)部分，其質(zhì)量直接影響著企業(yè)的發(fā)展情況。隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)應(yīng)及時(shí)調(diào)整自身發(fā)展方向，積極引進(jìn)新型信息化技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，并在技術(shù)應(yīng)用實(shí)踐中結(jié)合具體問題做好技術(shù)的調(diào)整與優(yōu)化，打造高效、便捷的信息化檔案管理體系，提高管理人員信息化技術(shù)素養(yǎng)，進(jìn)一步提高檔案信息管理工作質(zhì)量，為企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)大的信息支持與保障。

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［收稿日期］2023-04-25

[作者簡介]韓娜（1980— ），女，山東濟(jì)南人，館員，主要研究方向：檔案管理。