劉玲
摘要:制造業(yè)是一個(gè)國(guó)家的重要產(chǎn)業(yè),從2010年起,我國(guó)就已經(jīng)成為全球制造業(yè)第一大國(guó),但制造大國(guó)并不等于制造強(qiáng)國(guó)。要想成為制造強(qiáng)國(guó),必須提升制造企業(yè)的管理水平。庫存是制造企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分,包含為支持生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、設(shè)備維護(hù)等目的而存儲(chǔ)的各種物料,如原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、辦公用品、低值易耗品等,如何管理好這些庫存是擺在所有制造企業(yè)面前的一個(gè)重要課題,庫存管理水平也是衡量制造企業(yè)管理水平的一個(gè)重要方面。庫存管理不到位,會(huì)引發(fā)占用企業(yè)資金、占用企業(yè)的倉儲(chǔ)資源,增加倉儲(chǔ)成本、加大存貨報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)等問題,會(huì)降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,甚至?xí)蔀橹萍s企業(yè)發(fā)展的一個(gè)障礙?;诖?,本文以制造企業(yè)庫存管理中存在的庫存管理意識(shí)淡薄、未建立庫存管理內(nèi)部控制制度、庫存管理制度流于形式以及信息化水平偏低等突出問題為切入點(diǎn),簡(jiǎn)述了制造企業(yè)庫存管理的重要性,并有針對(duì)性的提出相應(yīng)的對(duì)策和建議,引導(dǎo)制造企業(yè)建立起規(guī)范、科學(xué)、高效的庫存管理體系,既能滿足市場(chǎng)供應(yīng)又能讓庫存管理的成本降低,希望對(duì)制造企業(yè)庫存管理有所幫助,推動(dòng)制造企業(yè)更快更好的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:制造業(yè)企業(yè);庫存管理;內(nèi)部控制
庫存管理是制造企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分,庫存管理水平的高低在某種程度上體現(xiàn)了制造企業(yè)管理水平的高低。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理的庫存量、采用科學(xué)高效的方法進(jìn)行庫存管理,以保證采購、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售等環(huán)節(jié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提升企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率,提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
一、制造企業(yè)庫存管理的重要性
對(duì)于制造企業(yè)而言,流動(dòng)資產(chǎn)的重要構(gòu)成之一就是存貨,因此管理好庫存對(duì)制造企業(yè)至關(guān)重要。庫存管理不到位會(huì)給企業(yè)帶來諸多的問題和風(fēng)險(xiǎn),而好的庫存管理則可以助力企業(yè)更快更好的發(fā)展。
第一,好的庫存管理,會(huì)節(jié)約企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。有效的庫存管理可以減少庫存積壓和存貨報(bào)廢的可能性,也可以減少資金的占?jí)?,倉儲(chǔ)資源的占用,大大的節(jié)約企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。
第二,好的庫存管理,會(huì)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。有效的庫存管理,能夠確保庫存信息在公司內(nèi)部及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞和共享,不僅減少了溝通成本,而且各部門可以依據(jù)庫存信息快速?zèng)Q策,采取有效行動(dòng),比如采購部看到某個(gè)原材料庫存低于安全值就會(huì)馬上組織采購,生產(chǎn)部會(huì)關(guān)注庫存信息并適時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃等等,進(jìn)而可以提升企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。
第三,好的庫存管理,會(huì)提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。一個(gè)庫存管理規(guī)范、有序、高效的企業(yè),相較于庫存管理不到位的企業(yè),其優(yōu)勢(shì)不言而喻,不僅能提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,而且能促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)地發(fā)展。
二、制造企業(yè)庫存管理現(xiàn)狀和存在的問題
(一)企業(yè)庫存管理的意識(shí)淡薄
一直以來,大多數(shù)制造業(yè)企業(yè)都會(huì)重點(diǎn)關(guān)注市場(chǎng)、關(guān)注產(chǎn)品、關(guān)注技術(shù),會(huì)考核銷售部門是否完成銷量指標(biāo),是否提升市場(chǎng)占有率;會(huì)考核生產(chǎn)部門是否按期生產(chǎn)出質(zhì)量?jī)?yōu)秀、成本低的產(chǎn)品;會(huì)考核技術(shù)部是否開發(fā)出迎合消費(fèi)者需求的新產(chǎn)品。但很多企業(yè)管理層恰恰忽略了庫存管理,他們認(rèn)為庫存就是報(bào)表上的一個(gè)數(shù)字而已,不建立規(guī)范的庫存管理流程,不重視庫存盤點(diǎn)工作,不關(guān)心庫存商品的庫齡、狀態(tài)以及結(jié)構(gòu)是否合理。企業(yè)庫存管理意識(shí)淡薄,很有可能導(dǎo)致庫存變成了企業(yè)的一個(gè)避風(fēng)港,掩蓋企業(yè)管理中存在的諸多問題。比如,采購部門只管采購,生產(chǎn)部門只管生產(chǎn),銷售部門只管銷售,卻沒有部門綜合考量采購生產(chǎn)銷售是否進(jìn)行有效銜接、公司是否保持合理庫存的狀態(tài)。部門間一旦銜接不暢,會(huì)產(chǎn)生庫存積壓、報(bào)廢等問題,影響生產(chǎn)銷售。
(二)企業(yè)未建立庫存管理的內(nèi)部控制制度
有的企業(yè)認(rèn)為庫存管理很簡(jiǎn)單,擬定一個(gè)簡(jiǎn)單的流程,派幾個(gè)員工收貨、發(fā)貨、清點(diǎn)庫存就行了,沒有必要過于復(fù)雜化,一定要建立內(nèi)部控制制度。殊不知,如果沒有制度和流程,員工就沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),或者無所適從或者按自己的理解去操作,執(zhí)行下來的結(jié)果可想而知;再者,如果沒有內(nèi)部控制制度,沒有建立起監(jiān)督和約束機(jī)制,那么公司的庫存很有可能變成自家的倉庫,出現(xiàn)失效報(bào)廢毀損等問題,從而給公司造成重大損失。常見的存貨管理中應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有:庫存管理人員素質(zhì)偏低,不具備基本的職業(yè)素養(yǎng),或者存貨業(yè)務(wù)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批,可能因重大差錯(cuò)、舞弊而導(dǎo)致資產(chǎn)損失;存貨請(qǐng)購依據(jù)不充分,采購批量、采購時(shí)點(diǎn)不合理、相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確,可能導(dǎo)致企業(yè)庫存積壓、資源浪費(fèi);存貨入庫驗(yàn)收程序不規(guī)范,可能導(dǎo)致資產(chǎn)賬實(shí)不符或者資產(chǎn)損失;存貨管理不善,可能導(dǎo)致存貨損壞、變質(zhì)、被盜或流失等;存貨盤點(diǎn)不規(guī)范,可能導(dǎo)致未能及時(shí)查清資產(chǎn)狀況,財(cái)務(wù)信息失真。
(三)企業(yè)的庫存管理工作未落到實(shí)處,存在盲點(diǎn)、漏點(diǎn)
大多數(shù)企業(yè)都有自己的庫存管理制度,但有制度并不代表庫存管理到位。一方面,考量各級(jí)人員是否嚴(yán)格按照制度將各項(xiàng)庫存管理工作落到實(shí)處,另一方面,還要考量庫存管理制度是否全面合理,是否符合企業(yè)實(shí)際,是否存在盲點(diǎn)、漏點(diǎn)。在很多制造業(yè)企業(yè)中存在以下問題。
1.盤點(diǎn)工作不扎實(shí),走過場(chǎng)
比如,有些物料比較特殊,大塊的金屬板可能無法進(jìn)行稱重計(jì)量,盤點(diǎn)人員覺得操作上有難度默認(rèn)賬實(shí)相符了;比如,盤點(diǎn)時(shí)倉庫保管員說物料被臨時(shí)借走了,盤點(diǎn)人員不去核實(shí)就加以確認(rèn);再比如,有的存貨單位價(jià)值低、數(shù)量多,就不盤點(diǎn)了。長(zhǎng)此以往,盤點(diǎn)工作就形同虛設(shè),無法發(fā)現(xiàn)問題與漏洞。
2.不關(guān)注存貨的狀態(tài)
有的企業(yè)認(rèn)為賬實(shí)相符,就萬事大吉,從來不關(guān)注存貨在庫時(shí)間是否過長(zhǎng),是否超過有效期;不關(guān)注存貨是否完好無損;不關(guān)注存貨的儲(chǔ)存環(huán)境如溫度、濕度等是否符合要求等等。這樣,一方面會(huì)導(dǎo)致有庫存實(shí)物但庫存實(shí)際處于不可用的狀況,進(jìn)而對(duì)公司的生產(chǎn)、銷售造成重大影響;另一方面,還會(huì)導(dǎo)致已經(jīng)失效的物料未能及時(shí)處理,不能如實(shí)反映公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況,導(dǎo)致資產(chǎn)和利潤(rùn)虛增。
3.不關(guān)注發(fā)出商品、委外加工商品、代儲(chǔ)商品
因?yàn)榘l(fā)出商品、委外加工商品、代儲(chǔ)商品的實(shí)物不在公司,故常常被忽略掉;有的企業(yè)從來不派人去現(xiàn)場(chǎng)查看,或者從來不發(fā)放詢證函進(jìn)行核實(shí),很容易形成庫存管理上的真空。2021年2月,廣州浪奇發(fā)布2020年業(yè)績(jī)預(yù)告,凈利潤(rùn)預(yù)虧24.60億至35.6億元。其中,擬計(jì)提資產(chǎn)減值準(zhǔn)備11.6億元,其原因是該公司存放于江蘇輝豐石化有限公司、江蘇鴻燊物流有限公司共計(jì)5.72億的存貨離奇消失了。真正的原因我們不得而知,但至少表明其對(duì)代儲(chǔ)商品缺乏管理,進(jìn)而給公司帶來了巨大損失。
(四)企業(yè)的庫存管理信息化水平偏低,管理效率低下
部分中小型制造業(yè)企業(yè)的庫存管理仍處于手工作業(yè)時(shí)代,也就是說大量的時(shí)間都耗費(fèi)在日常繁雜瑣碎的入庫、出庫、記賬等工作中;有的企業(yè)雖然使用了庫存管理軟件,但功能非常有限,僅能記錄出入庫的情況,無法自動(dòng)獲取存貨狀態(tài)、在庫時(shí)間等信息,無法在公司內(nèi)部及時(shí)準(zhǔn)確傳遞庫存信息,低水平的管理手段必然會(huì)導(dǎo)致管理效率的低下。
三、完善制造企業(yè)庫存管理的對(duì)策建議
(一)強(qiáng)化績(jī)效管理,提升各級(jí)人員的庫存管理意識(shí)
首先,要結(jié)合企業(yè)實(shí)際,設(shè)定庫存管理的考核指標(biāo),明確企業(yè)庫存管理的目標(biāo)。我們可以設(shè)置存貨周轉(zhuǎn)率指標(biāo)考核存貨的周轉(zhuǎn)速度、設(shè)置賬實(shí)不符率指標(biāo)考核賬實(shí)差異、設(shè)置存銷比指標(biāo)考核如何保持合理的經(jīng)濟(jì)的庫存量以滿足銷售的需要、設(shè)置在庫時(shí)間、庫存報(bào)廢損失率等指標(biāo)來考核是否充分關(guān)注存貨的狀況等。
其次,根據(jù)不同的崗位匹配不同的考核指標(biāo),使考核更具針對(duì)性。存貨周轉(zhuǎn)速度、存銷比、庫存報(bào)廢損失率等重要的關(guān)鍵性指標(biāo),適合納入分管庫存的高管以及部門負(fù)責(zé)人的考核;而賬實(shí)不符率、在庫時(shí)間等這些基礎(chǔ)性指標(biāo)更適合納入基層倉庫管理員的考核。
再者,可以根據(jù)考核指標(biāo)設(shè)置不同的考核頻率。對(duì)于銷售不均衡的企業(yè),存貨周轉(zhuǎn)率、存銷比指標(biāo)更適于年度考核;而賬實(shí)不符率、在庫時(shí)間則可以按月度或者按季度考核。
最后,我們需要將考核結(jié)果與工資掛鉤。這樣,才能讓各級(jí)人員重視庫存管理工作,真正提升各級(jí)人員的庫存管理的意識(shí)。
(二)規(guī)范庫存管理流程,建立健全內(nèi)部控制制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù),一方面,定期進(jìn)行政策法規(guī)及業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德;另一方面,可以辦理存貨業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換,避免舞弊的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限,并確保不相容崗位相分離,比如存貨的請(qǐng)購、審批與執(zhí)行相分離,存貨的采購、驗(yàn)收與付款相分離,存貨的發(fā)出申請(qǐng)、審批與記錄相分離等;企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度,明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任,并在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨采購管理制度,比如,要依據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、庫存狀況合理安排采購計(jì)劃,避免造成生產(chǎn)停滯或者資源浪費(fèi)等問題;比如建立招投標(biāo)機(jī)制或詢價(jià)比價(jià)機(jī)制以及供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制來確定合適的采購價(jià)格和供應(yīng)商,對(duì)重要或者技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)可以組織專家認(rèn)證,以保證采購的物資質(zhì)優(yōu)價(jià)廉;比如,采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中,避免多頭采購或分散采購,從而提高采購效率等。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立存貨驗(yàn)收和保管制度。對(duì)入庫存貨的質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)規(guī)格等方面進(jìn)行檢查與驗(yàn)收,確保存貨符合采購要求;對(duì)入庫存貨建立存貨明細(xì)賬,詳細(xì)記錄存貨類別、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額等內(nèi)容;對(duì)存貨開展定期檢查,并與財(cái)務(wù)部門就存貨的品種、數(shù)量、金額進(jìn)行核對(duì);根據(jù)存貨的特性匹配相應(yīng)的儲(chǔ)存條件,采取防火、防潮、防變質(zhì)、防盜等措施,同時(shí)限制無關(guān)人員接觸存貨。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的存貨領(lǐng)用、發(fā)出和盤點(diǎn)制度,存貨的領(lǐng)用、發(fā)出必須經(jīng)過恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn),出庫時(shí)要仔細(xì)核對(duì)品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量,出庫后要查驗(yàn)是否核查存貨明細(xì)賬;定期開展存貨盤點(diǎn),事前有盤點(diǎn)計(jì)劃,事中有盤點(diǎn)記錄,事后有盤點(diǎn)報(bào)告,分析盤盈盤虧的原因,并提出處理意見。
總之,我們建立起存貨業(yè)務(wù)從入庫前、在庫中、出庫后的全方位、全過程的內(nèi)部控制制度,以保證存貨業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性。
(三)關(guān)注細(xì)節(jié),強(qiáng)化執(zhí)行,將庫存管理工作落到實(shí)處
有了制度和流程卻不去執(zhí)行,一切都是空談,為此我們需要在以下幾個(gè)方面重點(diǎn)關(guān)注,并強(qiáng)化執(zhí)行。
1.盤點(diǎn)工作不可松懈
首先,將盤點(diǎn)工作列入倉庫管理人員的日常工作職責(zé),對(duì)盤點(diǎn)的頻率、計(jì)量的方式、盤點(diǎn)計(jì)劃、盤點(diǎn)記錄、盤點(diǎn)報(bào)告、差異處理等做出相關(guān)的規(guī)定,明確盤點(diǎn)工作的具體操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn),并納入績(jī)效考核,要求倉庫管理人員定期開展存貨盤點(diǎn)工作。其次,財(cái)務(wù)部門可以定期或不定期對(duì)庫存進(jìn)行抽盤,建立盤點(diǎn)監(jiān)督機(jī)制。抽盤時(shí)可以實(shí)地盤存制,即見物盤物,記錄實(shí)物數(shù)量后再來核對(duì)是否與存貨賬相符;抽盤也可以采取永續(xù)盤存制,即直接事先準(zhǔn)備好賬面結(jié)存的存貨數(shù)量,到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)物核對(duì);不同的盤點(diǎn)方式可以從不同角度發(fā)現(xiàn)問題。再者,每年財(cái)務(wù)部可以會(huì)同存貨管理部門開展一次存貨全面盤點(diǎn),盤點(diǎn)時(shí)要求一個(gè)財(cái)務(wù)人員匹配一個(gè)倉庫管理人員共同對(duì)存貨數(shù)量、金額等進(jìn)行確認(rèn)。
2.存貨狀況要時(shí)刻關(guān)注
倉庫管理人員不僅要對(duì)存貨的數(shù)量負(fù)責(zé),也要對(duì)存貨的狀況負(fù)責(zé)。倉庫管理人員需要重點(diǎn)關(guān)注到存貨的以下狀況:倉庫的溫濕度等儲(chǔ)存條件是否滿足存貨儲(chǔ)存的需要,從外觀上判斷存貨是否已經(jīng)變質(zhì)或損壞,存貨在庫時(shí)間是否超過一年,存貨是否在有效期內(nèi)或臨近有效期。倉庫管理人員要定期對(duì)存貨的狀況進(jìn)行檢查,形成書面檢查報(bào)告,如實(shí)反映存貨的狀況并提出意見和建議。
3.發(fā)出商品、委外加工商品、代儲(chǔ)商品要重點(diǎn)跟蹤
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立發(fā)出商品和委外加工商品臺(tái)賬,詳細(xì)記錄發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨運(yùn)單、發(fā)出商品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額以及接收對(duì)象、發(fā)貨憑據(jù)等信息,商品發(fā)出后的合理時(shí)間內(nèi)要求接收對(duì)象在驗(yàn)收合格后向企業(yè)出具收貨憑證。企業(yè)應(yīng)指派專人跟進(jìn)發(fā)出商品是否及時(shí)確認(rèn)收入,跟進(jìn)委外加工商品是否已經(jīng)按要求完成加工事項(xiàng)并及時(shí)辦理入庫手續(xù),未能在合理時(shí)間內(nèi)確認(rèn)收入或者完成加工事項(xiàng)重新入庫的要查明原因。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)代儲(chǔ)協(xié)議建立代儲(chǔ)商品臺(tái)賬,詳細(xì)記錄代儲(chǔ)商品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、代儲(chǔ)地點(diǎn)等信息,并定期前往代儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn),確保代儲(chǔ)商品的安全、完整。
(四)利用信息化手段,提升庫存管理的水平
庫存管理信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),是提升庫存管理水平、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然手段。庫存管理信息化應(yīng)當(dāng)包含三個(gè)方面:一個(gè)方面是庫房自身的信息化建設(shè),由手工作業(yè)向數(shù)字化、智能化作業(yè)轉(zhuǎn)變;一個(gè)方面是庫存信息在公司內(nèi)部的流轉(zhuǎn),促進(jìn)采購、生產(chǎn)、銷售之間的聯(lián)動(dòng);三是與外部的信息共享,暢通與上游供應(yīng)商、下游客戶的對(duì)接,最終形成一整套完整的供應(yīng)鏈管理體系。
庫存管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程,不僅僅是庫存管理部門的事,更需要采購、生產(chǎn)、市場(chǎng)、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門的通力協(xié)作,打通從供應(yīng)商、原材料采購、檢驗(yàn)入庫到領(lǐng)用出庫到生產(chǎn)流轉(zhuǎn)再到銷售、客戶的全流程。
庫存管理信息化建設(shè)也不是一朝一夕,企業(yè)可以結(jié)合自身的實(shí)際,先從簡(jiǎn)單的庫房信息化建設(shè)著手,用電腦賬替代手工賬,讓庫管人員從原來的繁雜瑣碎的記賬工作中解脫出來,將更多的時(shí)間和精力投入到庫存管理。待時(shí)機(jī)成熟、條件具備后,再向供應(yīng)鏈管理的方向邁進(jìn)。
四、結(jié)束語
作為一個(gè)制造業(yè)大國(guó),在全球經(jīng)濟(jì)持續(xù)走低的時(shí)代背景下,我國(guó)制造業(yè)企業(yè)面臨著原材料價(jià)格大幅上漲、勞動(dòng)力成本逐步攀升的多重壓力,有的企業(yè)已經(jīng)破產(chǎn)、倒閉,有的企業(yè)正在面臨著生存和發(fā)展的雙重考驗(yàn)。制造業(yè)企業(yè)要想提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,就必須向內(nèi)部挖潛、練好內(nèi)功,拓寬企業(yè)的利潤(rùn)空間。而如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范高效有序的庫存管理,提升庫存管理水平,提升企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率,則是當(dāng)前制造企業(yè)必須面對(duì)并解決的問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)配備合格的庫存管理人員,并不斷提高職業(yè)技能和素養(yǎng),應(yīng)當(dāng)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際建立庫存管理的內(nèi)部控制制度,應(yīng)當(dāng)通過績(jī)效考核強(qiáng)化各級(jí)人員的庫存管理意識(shí)和執(zhí)行力,應(yīng)當(dāng)依托庫存管理信息化建設(shè),推進(jìn)庫存精細(xì)化管理,全面提升庫存管理水平,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)向好的發(fā)展。
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