周華

【摘要】公文處理工作政治性強(qiáng)，是企事業(yè)單位一項(xiàng)重要而又不可或缺的管理工作。提高公文處理能力，工作人員必須以遵守法紀(jì)、嚴(yán)格規(guī)范、高效務(wù)實(shí)、細(xì)致有序?yàn)闇?zhǔn)則，在文件的安全保密、歸檔、保管、催辦、傳閱、制發(fā)、承辦以及簽收、登記等諸多方面做到準(zhǔn)確規(guī)范、快速有效、銜接有序，不斷提升處理水平，才能發(fā)揮公文的最大效用。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；公文處理；有效策略；安全保密

企事業(yè)單位要想提高公文處理水平，充分發(fā)揮公文在企事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)中的效用，必須系統(tǒng)性做好公文管理各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)工作。從公文起草到取得實(shí)際效用，直至立卷歸檔，整個(gè)公文管理流程需做到嚴(yán)格規(guī)范、環(huán)環(huán)相扣、先后有序、首尾相接，確保公文處理的規(guī)范性、科學(xué)性、有效性、保密性。

一、嚴(yán)格處理程序，確保公文處理的規(guī)范性

（一）確保處理及時(shí)，有效傳遞方針政策。公文進(jìn)行處理時(shí)一定要嚴(yán)格掌控時(shí)效標(biāo)準(zhǔn)，公文一般存在處理時(shí)限，甚至有些存在最佳公文處理時(shí)機(jī)。在進(jìn)行公文處理時(shí)要巧妙借助時(shí)機(jī)，既不可以延誤，也不能盲目超前。要通過(guò)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作機(jī)制不斷完善，充分利用信息化手段辦理公文，塑造一套高效、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的公文處理規(guī)范流程，保證信息能夠及時(shí)、精準(zhǔn)、有效地傳遞。

（二）撰寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤，充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。公文質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)之一就是公文辦理的準(zhǔn)確度，準(zhǔn)確無(wú)誤是公文辦理的生命線(xiàn)。例如審核和草擬公文，從遣詞造句、篇章結(jié)構(gòu)、思想內(nèi)容、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要杜絕差錯(cuò)，必須嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、慎之又慎。尤其在工作環(huán)節(jié)中，工作人員起草校核相關(guān)公文時(shí)，要領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)、把握行文主旨，撰文要對(duì)實(shí)際意圖進(jìn)行充分體現(xiàn)，只有如此才可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策部署進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)。

（三）遵守公文處理規(guī)定，確保公文處理的規(guī)范性。企事業(yè)單位文書(shū)人員在公文管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格執(zhí)行《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）的規(guī)定要求，特別注意在文種選用、公文格式要素規(guī)范、正文不規(guī)范用語(yǔ)等容易出現(xiàn)差錯(cuò)的問(wèn)題，加大公文內(nèi)部培訓(xùn)，規(guī)范本單位公文制發(fā)和閱辦處理，展示本單位良好形象。

二、強(qiáng)化審核把關(guān)，確保公文制發(fā)的科學(xué)性

（一）認(rèn)真把關(guān)，確保行文的必要性和內(nèi)容的簡(jiǎn)練性。公文精簡(jiǎn)，最直接有效的方法是進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)之前，對(duì)相關(guān)部門(mén)擬制的初稿，在前置關(guān)口做好把控，表述要依據(jù)充分、目的明確、通俗易懂、簡(jiǎn)明扼要，并能保證制發(fā)的文件能夠解決實(shí)際問(wèn)題，杜絕表面工作。單位必須明確規(guī)定，行文沒(méi)有必要性和可行性的，不行文；沒(méi)有具體的新的措施，僅僅照抄、表態(tài)性的，不行文；對(duì)于已經(jīng)討論決定的工作部署，可當(dāng)面或電話(huà)議定的工作，不行文。單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件時(shí)要認(rèn)真審核行文的必要性、可行性，要讓基層擺脫文山會(huì)海，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭執(zhí)行中央關(guān)于精簡(jiǎn)會(huì)議文件的要求，減少公文的濫發(fā)、多發(fā)，使基層單位和部門(mén)能將更多精力用在重點(diǎn)工作的具體落實(shí)上。

（二）嚴(yán)格審查，保障公文的合法性。單位制發(fā)公文在內(nèi)容和思想上一定要符合上級(jí)機(jī)關(guān)的方針、政策，必須與國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)相符合，要充分體現(xiàn)相關(guān)工作的決策思想。單位的規(guī)章制度和重大決策性公文應(yīng)采取將文件列入所在單位法制部門(mén)審查的工作方式，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會(huì)簽之前，一并將公文送法制部門(mén)進(jìn)行合法合規(guī)性審查，單位法規(guī)部門(mén)在公文制發(fā)實(shí)施后應(yīng)開(kāi)展規(guī)范性文件的備案工作，從而杜絕制發(fā)文件與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)以及方針政策上產(chǎn)生沖突。

（三）加強(qiáng)考核，確保公文切實(shí)可行。在進(jìn)行文件內(nèi)容的校核過(guò)程中，除了文件語(yǔ)言要通俗易懂、簡(jiǎn)明扼要外，文件制定的相關(guān)措施和政策也要尊重民意，充分體現(xiàn)和反映實(shí)際情況。日常工作過(guò)程中，對(duì)涉及單位發(fā)展的重要決策以及與職工群眾切身利益相關(guān)的文件，要深入調(diào)查研究，充分了解現(xiàn)實(shí)狀況，加強(qiáng)考核，做到合理科學(xué)、切實(shí)可行。

三、加強(qiáng)跟蹤督辦，確保公文落實(shí)的有效性

（一）細(xì)化文件流程，加大催辦力度。在進(jìn)行公文處理中，相關(guān)文書(shū)人員要對(duì)文件進(jìn)行有序保管，對(duì)涉密的、重要的文件進(jìn)行單獨(dú)存放或者是歸類(lèi)存儲(chǔ)，以便隨時(shí)查找和使用。在進(jìn)行文件歸檔工作中，應(yīng)該充分利用檔案管理平臺(tái)以及OA辦公系統(tǒng)，及時(shí)完成文件的歸檔和整理工作。首先對(duì)收到的相關(guān)文檔進(jìn)行歸類(lèi)，例如涉及更換單位名稱(chēng)、單位改制的，涉及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)更換或者任免的，要對(duì)個(gè)人及單位進(jìn)行決定、表彰等的都需要進(jìn)行紙質(zhì)文件的歸檔，以便日后查閱。再者就是對(duì)于制發(fā)的相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，必須打印發(fā)文審批稿紙，電子文件、紙質(zhì)文件等進(jìn)行分類(lèi)歸檔。其次要對(duì)檔案管理系統(tǒng)做到熟練運(yùn)用，認(rèn)真填寫(xiě)發(fā)文頁(yè)碼、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、保管期限、責(zé)任者、標(biāo)題、附件等條目。最后要對(duì)歸檔文件進(jìn)行保留，需要打印相關(guān)檔案的交接文據(jù)以及檔案憑據(jù)一式兩份，與電子文件和紙質(zhì)的資料依照限定時(shí)間移交檔案部門(mén)。此外，對(duì)于催辦、承辦的相關(guān)工作要做出明確、嚴(yán)格的規(guī)定，保證公文操作和處理的流程能夠有章可循、有據(jù)可查。

（二）注重監(jiān)管，強(qiáng)化督辦作用。公文在進(jìn)行處理和傳遞時(shí)，要保證公文的時(shí)效性。文件在傳閱的過(guò)程中，要做到及時(shí)處理，不誤事、不拖拉、不積壓，這也是對(duì)公文處理工作的基本要求。從某些方面來(lái)說(shuō)，公文時(shí)效性將直接決定和影響著整個(gè)企事業(yè)單位的實(shí)際工作效率和成果。文書(shū)人員要有很強(qiáng)的時(shí)間把控觀念，在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中要盡量化繁為簡(jiǎn)，使文件管理科學(xué)，流程簡(jiǎn)便，操作相關(guān)手續(xù)盡量簡(jiǎn)化，以此保證文件管理實(shí)現(xiàn)高效利用。在進(jìn)行文件送閱時(shí)，若領(lǐng)導(dǎo)不在，文書(shū)人員應(yīng)依照文件處理的重要和急緩程度，一是要將文件主旨思想通過(guò)其他通信手段及時(shí)告之分管的領(lǐng)導(dǎo)。二是要將相關(guān)文件及時(shí)傳遞給有關(guān)承辦部門(mén)，做到提前承辦，不耽誤相關(guān)工作；若領(lǐng)導(dǎo)在其他事情上過(guò)忙導(dǎo)致忘記批閱，文書(shū)人員要委婉適時(shí)地給予提醒。對(duì)于需要催辦的文件，文書(shū)人員在轉(zhuǎn)辦之后，要密切關(guān)注跟蹤文件的實(shí)際落實(shí)情況，可以以多種靈活的方式，與對(duì)方主動(dòng)聯(lián)系，不可將文件送達(dá)相關(guān)承辦部門(mén)后就不管不問(wèn)，而要對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行定時(shí)的跟蹤監(jiān)督，核查實(shí)際情況，以避免文件漏辦或誤壓，保證承辦部門(mén)在限定時(shí)間內(nèi)辦理事項(xiàng)。在催辦過(guò)程中，可以采取打電話(huà)咨詢(xún)、發(fā)催辦單等多種方式，對(duì)于重要緊急的文件，可以專(zhuān)人進(jìn)行跟蹤和催辦，要切實(shí)實(shí)現(xiàn)重要工作的及時(shí)、有效辦理。在文件處理完成之后，要注明落實(shí)時(shí)間、相關(guān)結(jié)果以及落實(shí)單位，并將處理的實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范整理，報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及分管領(lǐng)導(dǎo)。重要的相關(guān)文件，可以根據(jù)實(shí)際情況，隨時(shí)進(jìn)行反饋和告知。還可以在本單位OA中增加文件督辦的功能模塊，提高文件督辦的透明度和及時(shí)性。

（三）跟蹤回訪，提升落實(shí)效率。對(duì)于涉及上級(jí)單位重要工作部署，以及重要決策事項(xiàng)等方面的重要文件，要積極展開(kāi)跟蹤督辦。及時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)單位的有關(guān)人員回訪，針對(duì)重要文件的實(shí)際落實(shí)效果，進(jìn)行實(shí)地調(diào)查研究，全面掌握一線(xiàn)的執(zhí)行情況，及時(shí)作出評(píng)判和處理。通過(guò)執(zhí)行重要文件跟蹤督辦，公開(kāi)通報(bào)有關(guān)重要文件的辦理落實(shí)情況，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供切實(shí)有效的參考，從而確保單位重要工作及時(shí)有效得到貫徹落實(shí)。

四、遵紀(jì)守法，確保公文的保密性

在公文處理過(guò)程中，時(shí)常會(huì)涉及到涉密工作，文書(shū)人員必須依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及有關(guān)保密規(guī)定要求，對(duì)涉密文件的相關(guān)工作環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控。例如嚴(yán)格執(zhí)行中央文件一律不得在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上辦理、必須紙質(zhì)傳閱辦理，確保文件內(nèi)容不泄露。嚴(yán)格按照文件的閱知范圍和保密要求執(zhí)行，在處理和運(yùn)行中要妥善保存和管理。文書(shū)人員是相關(guān)涉密文件的最直接的接觸者，一定要樹(shù)立牢固的保密觀念，時(shí)刻檢查和注意自己的言行，保護(hù)好、處理好每個(gè)涉密文件，確保文件安全保密。

五、結(jié)語(yǔ)

要提高企事業(yè)單位公文處理工作水平，需要文書(shū)人員在實(shí)際的工作過(guò)程中不斷累積經(jīng)驗(yàn)，多提煉、多總結(jié)，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，做到敬畏規(guī)定、敬畏規(guī)矩，努力提升自身業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)。同時(shí)，企事業(yè)單位要完善本單位公文處理體制，保持文書(shū)人員的工作穩(wěn)定性、連續(xù)性，確保本單位公文處理及時(shí)高效。

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