孫馨

摘要：委婉表達廣泛應用于商務信函中，以提高商務信函質(zhì)量、建立雙方融洽關(guān)系、達成彼此愿望。本文將闡述委婉表達在商務信函中的功能，并從詞匯、語句、時態(tài)、語態(tài)方面探究其在商務信函中的具體使用策略，為未來有關(guān)商務信函寫作及委婉表達的相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：委婉表達；商務信函；使用策略

我國自改革開放以來國際貿(mào)易迅猛發(fā)展，不斷建立、加強與外商的經(jīng)濟往來。作為溝通的主要方式之一，商務信函在商務交際中起著重要的作用。21世紀科技的發(fā)展引領(lǐng)著工作方式的轉(zhuǎn)變，商務信函使用范圍逐漸擴大、使用方式更為豐富，如何高標準、高質(zhì)量、高效率地寫好商務信函受到越來越多商務人士、相關(guān)領(lǐng)域研究者的重視。

在商務信函中，準確、規(guī)范、禮貌的語言特點往往可以達到事半功倍的效果。因此，要求信函書寫者要正確、適當?shù)厥褂脗鬟f禮貌語氣的委婉表達來陳述事實、提出要求、表明目的。本文將以商務信函中委婉表達方式作為研究對象，分析探究其在商務信函中的具體使用策略。

一、委婉表達在商務信函中的功能

委婉語（euphemism）來源于希臘語，最初意為“說好聽、帶來好運的話”，現(xiàn)代漢語將其定義為語氣婉轉(zhuǎn)、含蓄的用語。委婉語本身是一種修辭手段，指用客氣、含蓄的說法代替粗野、刺耳的說法，以避免一些冒犯、無禮的語言表達。基于委婉語使用的初衷和基本原則，人們生活中也多采用委婉的表達方式溝通交流，并已廣泛應用于社會的各個方面。委婉表達的使用目的是為了避免損害對方利益或引起不滿，具有較強的禮貌性，這也與商務信函的寫作要求相吻合。因而，商務信函中多使用委婉表達來規(guī)避易于引起不滿的言辭話語，以便于建立良好形象、營造友好氛圍、達成既定愿望。

二、委婉表達在商務信函中的使用策略

（一）詞匯使用策略

1.使用情態(tài)動詞

情態(tài)動詞用以表示說話方的態(tài)度或心情。could， should， might， would等情態(tài)動詞有其特殊的功能，即能表達出委婉、禮貌的語氣。

例：I should like to call on you to discuss the new product.

2.使用程度副詞

當陳述一方觀點或態(tài)度時，無論肯定或否定，大多使用perfectly，highly，enough，almost，slightly，fairly，truly等程度副詞突出或弱化情感。當程度副詞使用在肯定語氣中，可以幫助一方明確觀點，給予對方信心與支持。

例：Your early reply will be highly appreciated.

在否定句中，適當?shù)厥褂贸潭雀痹~可以減弱否定語氣，同時向?qū)Ψ絺鬟f出理解、友好的信號。

例：We are truly sorry that， under the regulation of our company， the sample you provided is not qualified enough.

3.使用表達情感的詞語

在進行商務信函寫作時需想對方之所想，充分考慮對方感受。在處理積極正面的內(nèi)容時，多使用appreciate，recommend，grateful，pleased等詞語強化肯定語氣。

例：We are pleased to hear that you are interested in our new products.

相反，在否定句中，要使用regret，afraid，sorry等情感詞匯減弱否定語氣。

例：Im afraid that you didnt send the file needed.

（二）語句使用策略

1.使用條件句

在信函中，常使用if引導的條件句表示特定情況下的假設，來傳遞禮貌、客氣的語氣，讓對方感知到寫信一方周全的考慮。例如，當向?qū)Ψ秸髟円庖娀蛱岢鲆髸r，信函中常見“if your time permits...”，“if you agree with our proposal...”等類似說法，既能引出關(guān)鍵內(nèi)容，同時也能讓對方感到舒適。

例：If the time is not convenient， could you please suggest another？

2.使用疑問句

當向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、表明態(tài)度時，可使用疑問句弱化命令性語氣，顯示對收件方的尊重，使意見想法的提出更委婉、便于對方接受。此外，疑問句本身含有征詢性語氣，易使對方有較強的參與感，有助于引起對某一問題的重視或加快決策的落實。

例：Could you please reply to us as soon as possible？

3.使用虛擬語氣

說話人的語氣能夠表明一方的立場和態(tài)度，直接影響對方感受。虛擬語氣用以表示主觀愿望或假設，并能表達某種強烈情感。在一方需告知可能引起對方不滿的事情時，如無法履行某一承諾，常使用虛擬語氣告知對方事實。

例：We wish we could agree on the contract， but some items are unacceptable.

（三）時態(tài)、語態(tài)使用策略

1.使用過去時

商務信函中，常使用can，shall，may等情態(tài)動詞的過去時表示委婉的語氣。另外，當要指出對方不足之處時，常使用過去時來陳述客觀事實，將關(guān)注點推至現(xiàn)在或未來，以便雙方進一步溝通協(xié)商。

例：We found that the product you sent to us is not the one we ordered.

2.使用被動語態(tài)

在合同部分或向?qū)Ψ礁嬷欢◤娭菩浴⒘x務性要求時，常使用被動語態(tài)以避免提及要求的制定者或發(fā)起人，從而起到客觀、公正的效果。

例：Please ensure that the goods are well packed and the instructions are strictly observed.

三、結(jié)論

隨著時代的發(fā)展，商務信函的形式、內(nèi)容日益豐富多樣，但禮貌原則是商務信函寫作不變的基本要求。本文通過對商務信函中的委婉表達進行分析，分類探究其具體使用策略。綜上可見，委婉表達有多種表現(xiàn)形式，從遣詞到造句都可以向?qū)Ψ絺鬟f出友好、禮貌的信號，恰當有效地使用委婉表達可以提升商務溝通效率，為進一步合作搭建交流橋梁。

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