陳蕓

摘 要：在信息化環(huán)境下，被審計(jì)單位的記賬憑證中的摘要說(shuō)明不完整、不清晰、不具體，直接影響到了在線(xiàn)審計(jì)監(jiān)督的質(zhì)量。為此，國(guó)網(wǎng)晉城供電在信息系統(tǒng)中改變了“模糊業(yè)務(wù)摘要”的狀況，切實(shí)發(fā)揮了信息系統(tǒng)的功能和提升審計(jì)監(jiān)督的力度和效率。

關(guān)鍵詞：審計(jì)監(jiān)督；記賬憑證；業(yè)務(wù)摘要

“實(shí)時(shí)反映、實(shí)時(shí)分析、實(shí)時(shí)監(jiān)控”是ERP系統(tǒng)最顯著的特點(diǎn)。ERP系統(tǒng)中，信息都是從最原始的業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的，數(shù)據(jù)來(lái)源實(shí)現(xiàn)了唯一性、及時(shí)性，為實(shí)現(xiàn)事中審計(jì)，乃至實(shí)時(shí)審計(jì)提供了極大的便利。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何從海量的數(shù)據(jù)中快速查找審計(jì)線(xiàn)索，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整是前提。但審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中部分憑證摘要說(shuō)明不完整、不清晰、不具體，直接影響到了審計(jì)監(jiān)督的質(zhì)量。本文就此方面進(jìn)行闡述。

一、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要概述

所謂“摘要”，就是摘錄要點(diǎn)。“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要”，就是在記賬憑證中的“業(yè)務(wù)摘要”一欄中，用簡(jiǎn)潔明了的詞語(yǔ)，概括出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容，眾所周知，在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，記賬憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類(lèi)，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。它是登記賬簿的直接依據(jù)。原始憑證作為會(huì)計(jì)核算工作的原始資料和重要依據(jù)，作為附件粘貼在記賬憑證之后。記賬憑證填制時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)的基本內(nèi)容包括：填制憑證的日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目；金額；所附原始憑證張數(shù)；填制憑證人員、稽核人員、記帳人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章?？梢?jiàn)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要是記賬憑證中的基本要素之一。其主要作用，在于使人們不用翻看記賬憑證背面的原始憑證，就能大致了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容。

二、傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要填寫(xiě)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的影響

長(zhǎng)期以來(lái)，大多企業(yè)對(duì)于記賬憑證的填制質(zhì)量要求，主要集中在以下方面：會(huì)計(jì)科目使用正確，即會(huì)計(jì)分錄正確；日期準(zhǔn)確；金額正確；憑證連續(xù)編號(hào)；后面所附的原始憑證真實(shí)無(wú)誤；簽字蓋章完整等。但多數(shù)企業(yè)往往都未注重（或忽視）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要的填寫(xiě)質(zhì)量。究其原因，主要在于多數(shù)財(cái)務(wù)部門(mén)（及人員）都持有一種普遍的認(rèn)識(shí)，即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要的作用不大（甚至認(rèn)為是可有可無(wú)的）；如果有人需要了解業(yè)務(wù)的內(nèi)容，完全可以查閱所附的原始憑證，那樣會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)了解得更為清楚。再加上大多財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要如何填寫(xiě)進(jìn)行要求或規(guī)定，由此導(dǎo)致在實(shí)踐中，財(cái)務(wù)人員普遍不重視“摘要”的填寫(xiě)，填寫(xiě)時(shí)或隨心所欲，或語(yǔ)焉不詳，或惜墨如金，多用過(guò)于簡(jiǎn)單或含糊的文字來(lái)描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，形成了“模糊業(yè)務(wù)摘要”，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要并未做到“摘錄要點(diǎn)”，反而是“省略要點(diǎn)”，導(dǎo)致人們無(wú)法通過(guò)摘要了解到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容。

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要填寫(xiě)不詳，對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的影響此處并不探討，但對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作是有較大影響的。在傳統(tǒng)的手工審計(jì)下，給公司審計(jì)的不利影響，就是增加了審計(jì)人員查閱資料的工作量，當(dāng)審計(jì)人員無(wú)法從摘要中了解到具體業(yè)務(wù)內(nèi)容時(shí)，開(kāi)始大量查閱記賬憑證所附原始憑證來(lái)進(jìn)行了解，尚可基本解決業(yè)務(wù)摘要不詳所產(chǎn)生的困難。但在信息化審計(jì)下，這種困難則非常難以解決，從而給審計(jì)人員帶來(lái)了新的困擾。

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展，國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化建設(shè)取得了長(zhǎng)足發(fā)展，也給內(nèi)部審計(jì)產(chǎn)生了較大的沖擊。以國(guó)家電網(wǎng)公司為例，隨著公司ERP等管理信息系統(tǒng)的上線(xiàn)運(yùn)行，傳統(tǒng)的、以手工編制為基礎(chǔ)的審計(jì)資料查閱審計(jì)方式，在現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)了不適應(yīng)的現(xiàn)象，傳統(tǒng)審計(jì)方式不能夠與現(xiàn)代信息管理模式的相融合，制約了審計(jì)效率的提升，增大了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。為此對(duì)傳統(tǒng)審計(jì)方式進(jìn)行變革，提升審計(jì)工作效率也就提到了日程上來(lái)。目前，國(guó)家電網(wǎng)公司大力推進(jìn)審計(jì)工作創(chuàng)新，審計(jì)手段信息化是創(chuàng)新工作的重要組成部分。公司將全面開(kāi)展審計(jì)綜合管理、作業(yè)實(shí)施、監(jiān)控預(yù)警“三位一體”的審計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)，搭建一體化審計(jì)工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享、全程控制、在線(xiàn)監(jiān)督和輔助分析“四項(xiàng)功能”。開(kāi)展信息化審計(jì)的主要的前提和基礎(chǔ)，就是信息系統(tǒng)中的資料要求真實(shí)和完整。而公司財(cái)務(wù)人員所形成了“模糊業(yè)務(wù)摘要”并反映在ERP系統(tǒng)及財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中，給審計(jì)人員在信息系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)審計(jì)線(xiàn)索帶來(lái)了較大的困難。

從審計(jì)監(jiān)督角度看，這種看似無(wú)關(guān)緊要的“模糊業(yè)務(wù)摘要”，給公司內(nèi)部審計(jì)開(kāi)展工作帶來(lái)了極大的不便。目前公司審計(jì)人員開(kāi)展工作時(shí)，為了提高效率，開(kāi)始逐漸減少現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的次數(shù)，逐漸增加在線(xiàn)審計(jì)。在線(xiàn)審計(jì)時(shí)，主要利用審計(jì)業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)和ERP審計(jì)系統(tǒng)，在公司龐大的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)審計(jì)線(xiàn)索，進(jìn)而揭示問(wèn)題。但目前國(guó)網(wǎng)公司的ERP系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中，原始憑證并未上線(xiàn)，審計(jì)人員僅僅能夠在信息系統(tǒng)中看到原始憑證的編號(hào)，而無(wú)法直接穿透到原始憑證。在這種情況下，更需要審計(jì)人員通過(guò)記賬憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要，來(lái)分析和推斷業(yè)務(wù)發(fā)生的是否真實(shí)及合理。而目前大量存在的“模糊業(yè)務(wù)摘要”給審計(jì)人員的分析判斷造成了很大的困難和障礙，審計(jì)人員難以通過(guò)業(yè)務(wù)摘要，歸納、匯總同類(lèi)的業(yè)務(wù)內(nèi)容并分析，無(wú)法知曉經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人、具體事項(xiàng)等，這無(wú)疑增加了審計(jì)人員在線(xiàn)審計(jì)的難度。因此改進(jìn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要的填寫(xiě)，對(duì)審計(jì)人員開(kāi)展在線(xiàn)審計(jì)，提高審計(jì)監(jiān)督力度會(huì)有積極的作用。

三、改進(jìn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要填寫(xiě)的具體策略

國(guó)網(wǎng)晉城供電公司從強(qiáng)化審計(jì)監(jiān)督角度出發(fā)，改進(jìn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要填寫(xiě)所存在的缺陷，主要從以下幾方面入手：

第一，完善經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要的要素填寫(xiě)。一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)包含了以下必要的要素：業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員；發(fā)生時(shí)間；發(fā)生地點(diǎn)；具體事項(xiàng)。例如，公司某采購(gòu)員備品備件，財(cái)務(wù)人員在摘要一欄中，需要填寫(xiě)：采購(gòu)人員；采購(gòu)時(shí)間；采購(gòu)地點(diǎn)；采購(gòu)物品的類(lèi)型及數(shù)量。即：張三某月某日辦理購(gòu)進(jìn)某廠某工程某材料。內(nèi)容翔實(shí)的摘要顯示在信息系統(tǒng)中，對(duì)審計(jì)人員了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)很有裨益。

第二，在信息系統(tǒng)中，將業(yè)務(wù)摘要的要素形成獨(dú)立的字段，這樣有利于方便對(duì)業(yè)務(wù)的查詢(xún)、分類(lèi)及匯總。比如，利用業(yè)務(wù)摘要就能夠統(tǒng)計(jì)出某項(xiàng)基建工程中購(gòu)進(jìn)了某類(lèi)辦公用品的數(shù)量及金額，審計(jì)人員就可以運(yùn)用職業(yè)判斷，來(lái)判斷此項(xiàng)支出的真實(shí)與否。再比如，利用摘要也能夠統(tǒng)計(jì)出某個(gè)采購(gòu)員在某個(gè)公司購(gòu)進(jìn)的原材料的數(shù)量及金額，這也有利于強(qiáng)化對(duì)監(jiān)督業(yè)務(wù)人員舞弊的監(jiān)督，做到責(zé)任追究到人，強(qiáng)化對(duì)人員權(quán)力的監(jiān)督制約。

第三，對(duì)ERP系統(tǒng)改進(jìn)的建議：根據(jù)國(guó)網(wǎng)公司統(tǒng)一合同模板，按照不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制出憑證摘要的模板，如：工程施工費(fèi)業(yè)務(wù)摘要為“某部門(mén)某某辦理某廠某工程施工費(fèi)”；差旅費(fèi)業(yè)務(wù)摘要為“某部門(mén)某某報(bào)銷(xiāo)去某處差旅費(fèi)”；更正錯(cuò)賬摘要為“注銷(xiāo)某年某月某日某號(hào)憑證”、“訂正某年某月某日某號(hào)憑證”、“調(diào)整某年某月某日某號(hào)憑證”等等，通過(guò)下拉菜單的形式進(jìn)行查找、選擇。不僅促進(jìn)公司會(huì)計(jì)工作向著更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程前進(jìn)，同時(shí)，也為審計(jì)人員開(kāi)展在線(xiàn)審計(jì)工作提供了便利。