王　雪，陳大勝

(南京林業(yè)大學(xué) 人事處，江蘇 南京　210037)

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新形勢(shì)下高校人事檔案的信用功能構(gòu)建初探

王雪，陳大勝

(南京林業(yè)大學(xué) 人事處，江蘇 南京210037)

摘要：新形勢(shì)下高校教師的流動(dòng)頻度與速度不斷加快。規(guī)范、系統(tǒng)的人事檔案在教師流動(dòng)中的作用日益明顯。擴(kuò)展高校人事檔案的內(nèi)容，改善結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高服務(wù)質(zhì)量，加快人事檔案的共享化進(jìn)程，促進(jìn)高校人事檔案的信用功能構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；信用檔案；困境；構(gòu)建

2014年5月15日國(guó)務(wù)院公布《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》，自2014年7月1日起施行，打破了事業(yè)單位人員的“鐵飯碗”，勢(shì)必加速高校教師的流動(dòng)，加快高校教師流動(dòng)的市場(chǎng)化進(jìn)程。交易費(fèi)用理論認(rèn)為，現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)生活中的“人”具有有限理性、機(jī)會(huì)主義、不確定性、小數(shù)條件等特征，使得組織用于尋找交易對(duì)象、訂立合同、執(zhí)行交易、洽談交易、監(jiān)督交易等方面的費(fèi)用增加。由于人才具有稀缺性特點(diǎn)，高校招聘途徑單一、招聘成本有限，高校教師的流動(dòng)呈現(xiàn)典型的“小數(shù)條件”和信息的不對(duì)稱性特征。在交易過程中，受人性驅(qū)使，應(yīng)聘人員在提供信息時(shí)傾向于揚(yáng)長(zhǎng)避短，強(qiáng)調(diào)或夸大成績(jī)和優(yōu)點(diǎn)，回避或淡化缺陷與弱點(diǎn)，甚至出現(xiàn)造假行為，即使通過契約化管理，也不一定對(duì)高校有利，有時(shí)甚至是有害的[1]，比如引進(jìn)的人才與學(xué)校簽訂協(xié)議后，若發(fā)生毀約行為或虛假信息敗露，高校即便通過法律途徑挽回了經(jīng)濟(jì)損失，卻也耗費(fèi)了大量的時(shí)間。目前社會(huì)信用檔案尚不健全，規(guī)范、系統(tǒng)的人事檔案在教師流動(dòng)中的作用日益明顯。如何讓現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)一步發(fā)揮信用功能，需要高校人事檔案管理工作者認(rèn)真思考。

1面臨的困境

1.1檔案多級(jí)分散保管模式

高校教師在工作期間逐漸形成人事、教學(xué)、科研、在職培訓(xùn)等綜合性檔案信息。反映其個(gè)人成長(zhǎng)過程及社會(huì)評(píng)價(jià)狀況的人事檔案包括個(gè)人履歷、自傳、考核、黨員資料、合同、工資、職務(wù)晉升、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷、健康狀況等內(nèi)容；反映個(gè)人教學(xué)情況的教學(xué)檔案包括課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、指導(dǎo)課程設(shè)計(jì)與畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)生選課、學(xué)生評(píng)教、教學(xué)督導(dǎo)、學(xué)生考試、教學(xué)成果與獎(jiǎng)勵(lì)等信息；反映個(gè)人科研情況的科研檔案包括完成或在研的科研項(xiàng)目、科研論文、專利、專著、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)評(píng)價(jià)等信息；在職培訓(xùn)檔案包括在職期間國(guó)內(nèi)外的學(xué)位或非學(xué)位的進(jìn)修等信息。

高校的人事檔案，相較于流動(dòng)人員和企業(yè)職工檔案，具有分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊等特點(diǎn)，為組織提供了很多有價(jià)值的信息和服務(wù)。高校教師具有人力資本積累速度快、情況復(fù)雜、知識(shí)密集性等特點(diǎn)，其人事檔案呈現(xiàn)專業(yè)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。教學(xué)檔案和科研檔案一般由學(xué)校的教務(wù)部門、科技(科研)部門、學(xué)院(或系)的教學(xué)中心負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定和保管。在職培訓(xùn)檔案由學(xué)校人事部門或外事部門負(fù)責(zé)審批、整理和保管。人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、在職培訓(xùn)檔案呈現(xiàn)多級(jí)分散的保管模式[2]。

1.2兼容的數(shù)字檔案系統(tǒng)缺失

高校在管理數(shù)字化發(fā)展過程中，教學(xué)管理、科研管理基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，如教務(wù)管理系統(tǒng)、調(diào)停課平臺(tái)、畢業(yè)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、學(xué)科競(jìng)賽管理系統(tǒng)、數(shù)字化教學(xué)中心等，極大地方便了教師與學(xué)生。沿海發(fā)達(dá)地區(qū)的高校運(yùn)行人事檔案管理系統(tǒng)多年，人事檔案信息錄入與掃描入庫工作也在緊鑼密鼓地展開。高校的人事、教學(xué)、科研等部門的信息管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，各自為政，加之各個(gè)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)類型與開發(fā)技術(shù)存在差異，部門之間信息不能有效溝通，難以整合，信息交換形成壁壘。各部門業(yè)務(wù)高效化、信息化與學(xué)校信息開發(fā)的高成本現(xiàn)象并存[3]。在職稱評(píng)審、課題申報(bào)、考核考評(píng)時(shí)，上至學(xué)校職能部門，下至學(xué)院(或系)，甚至教師個(gè)人，疲于重復(fù)收集相關(guān)資料，造成人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)。

1.3檔案信息資源相對(duì)封閉，不能共享，利用率低

美國(guó)的個(gè)人信用檔案信息共享程度很高，不僅相關(guān)機(jī)構(gòu)可以查詢，個(gè)人也可以查閱并補(bǔ)錄。在我國(guó)，高校人事檔案一直是封閉式管理?！陡刹繖n案工作條例》第7章第31條第5點(diǎn)規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，檔案是保密并且不公開的，查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，只有組織或少數(shù)人可以查看。人事檔案信息服務(wù)依然是“你查我找，你需要我提供”的單一方式[4]。現(xiàn)有的人事檔案信息管理系統(tǒng)要求不與公共網(wǎng)絡(luò)鏈接，也沒有與其他職能單位的數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)接，其他單位、部門及個(gè)人均無法訪問和登錄。同時(shí)，二級(jí)單位保管的教學(xué)、科研等檔案信息只為本單位管理服務(wù)，基本不提供對(duì)外借閱服務(wù)。人事檔案的機(jī)密性和獨(dú)立性影響了其信息的流動(dòng)與共享，降低了檔案的利用率。

2高校人事檔案信用功能的構(gòu)建

2.1擴(kuò)展內(nèi)容，改善結(jié)構(gòu)，增加信用檔案

高校人事檔案由全面反映歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料構(gòu)成，構(gòu)建人事檔案的信用功能，需要構(gòu)建一個(gè)多層次、多維度的綜合檔案。目前，高校人事檔案的管理分為3類，即專業(yè)技術(shù)人員檔案、管理人員檔案、工勤人員檔案。專業(yè)技術(shù)人員檔案除了現(xiàn)有檔案要求的內(nèi)容外，應(yīng)增設(shè)教學(xué)檔案、科研檔案和在職培訓(xùn)檔案。教學(xué)檔案中除了按年羅列課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、指導(dǎo)課程設(shè)計(jì)與畢業(yè)設(shè)計(jì)等基本信息外，重點(diǎn)更新學(xué)生選課、學(xué)生評(píng)教、教學(xué)督導(dǎo)、學(xué)生考試、教學(xué)成果與獎(jiǎng)勵(lì)等信用信息?？蒲袡n案中除了按年羅列科研項(xiàng)目、科研論文、科研成果獎(jiǎng)勵(lì)、專利、專著等信息外，重點(diǎn)收集社會(huì)評(píng)價(jià)信息，科研項(xiàng)目按時(shí)完成率、優(yōu)秀率等信用信息。在職培訓(xùn)檔案除了在職期間的國(guó)內(nèi)外學(xué)歷、學(xué)位或非學(xué)位的進(jìn)修等信息外，還要重點(diǎn)搜集進(jìn)修期間的表現(xiàn)鑒定等信用信息。管理人員的管理水平、行政能力、服務(wù)水平等信息，工勤人員的崗位表現(xiàn)等，均應(yīng)作為信用檔案定期歸檔。

將現(xiàn)有人力資源管理系統(tǒng)中基本信息對(duì)本人適度公開，并設(shè)定個(gè)人登錄系統(tǒng)的權(quán)限，讓個(gè)人根據(jù)要求按時(shí)將已有的教學(xué)成果、科研成果、在職進(jìn)修等信息錄入系統(tǒng)。由人事處牽頭，協(xié)調(diào)教務(wù)處、科技(科研)處、組織部、學(xué)院(或系)等，設(shè)置各學(xué)院(或系)、各部處的二級(jí)管理系統(tǒng)權(quán)限，分解審核任務(wù)。學(xué)院(或系)負(fù)責(zé)審核個(gè)人提交的教學(xué)、科研基本信息和支撐材料，科技(科研)處負(fù)責(zé)審核科研材料，教務(wù)處負(fù)責(zé)審核教學(xué)材料，組織部負(fù)責(zé)審核職務(wù)、職級(jí)、政治面貌等材料，人事處負(fù)責(zé)審核職稱、在職培訓(xùn)等材料，最后由本人核對(duì)和確認(rèn)[4]。教職員工參與其中，可以提高認(rèn)識(shí)，定期查詢，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。設(shè)定相關(guān)部門及個(gè)人的日常信息維護(hù)權(quán)限，保證綜合檔案能夠全面、真實(shí)、動(dòng)態(tài)、客觀地反映教職員工的德、能、勤、績(jī)、廉等信息。

2.2借鑒國(guó)外管理方式實(shí)現(xiàn)共享

美國(guó)個(gè)人信用檔案管理已完全市場(chǎng)化，全聯(lián)公司(Trans Union)、艾貴發(fā)公司(Equifax)和益百利公司(Experian)三大信用公司通過網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供方便、快捷、準(zhǔn)確的個(gè)人信用檔案利用服務(wù)。在美國(guó)，個(gè)人信用檔案的宗旨是服務(wù)大眾，本人可以查閱，社會(huì)上的一些信息需求單位也可以查閱部分信息。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤或者影響個(gè)人信用的記錄，個(gè)人可以向信用公司提出申訴，要求修改。公開、公正、規(guī)范的信用信息與個(gè)人的求學(xué)、就業(yè)、納稅、貸款等密切相關(guān)[5]，沒有信用記錄寸步難行。高校可以借鑒這種管理模式，在職稱評(píng)審、職務(wù)晉升、科研項(xiàng)目申報(bào)、人才流動(dòng)時(shí)，通過調(diào)閱綜合檔案核對(duì)相關(guān)信息。作為個(gè)人，不會(huì)對(duì)如此重要的綜合檔案置之不理，一定會(huì)定期查詢和更新，提高個(gè)人檔案的含金量和信譽(yù)度。隨著我國(guó)信用檔案建設(shè)逐漸市場(chǎng)化，高校應(yīng)加快資源共享建設(shè)，逐步形成專業(yè)、高效、便捷、實(shí)用的綜合人事檔案系統(tǒng)。

2.3轉(zhuǎn)變理念，加強(qiáng)監(jiān)管，提高服務(wù)質(zhì)量

高校的人事制度改革已經(jīng)實(shí)現(xiàn)由身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案控制理念已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)下高校人事檔案管理的要求[6]。一方面，高校人事檔案管理部門要轉(zhuǎn)變工作理念，強(qiáng)化“以人為本，立檔為民”“權(quán)利即服務(wù)”的意識(shí)，采用開放式動(dòng)態(tài)管理模式，適度公開檔案信息，并簡(jiǎn)化辦事流程與手續(xù)，為個(gè)人及組織提供及時(shí)、周到、細(xì)致的服務(wù)，讓“神秘的”檔案信息流動(dòng)起來；另一方面，依托現(xiàn)有的人事檔案信息管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)相關(guān)單位和部門建立三維立體管理信息系統(tǒng)，將個(gè)人的德、能、勤、績(jī)、廉等信息統(tǒng)一納入檔案管理體系。設(shè)定不同層級(jí)的管理權(quán)限，允許個(gè)人查閱檔案中的相關(guān)信息，并提供檔案內(nèi)容糾錯(cuò)申訴渠道。同時(shí)，針對(duì)檔案中的負(fù)面信息，可以適當(dāng)設(shè)置保存年限，給個(gè)人改過自新的機(jī)會(huì)，建立以人為本的良性循環(huán)體系。

3高校人事檔案信用功能構(gòu)建的保障

3.1法律保障

目前，高校人事檔案工作的法律法規(guī)依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《干部檔案工作條例》等，遇到法律糾紛時(shí)的可操作性不強(qiáng)。在歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家，信用檔案的法律法規(guī)相對(duì)比較健全，如美國(guó)的《公平信用報(bào)告法》、歐盟的《個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)綱領(lǐng)》、日本的《行政改革委員會(huì)行政信息公開法綱要》等。一些發(fā)達(dá)國(guó)家還出臺(tái)了《布萊姆—里奇—布利萊法案》《數(shù)據(jù)保護(hù)指令》《公平信用報(bào)告法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《信用信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的個(gè)人信用信息保護(hù)方針》等。這些法律法規(guī)保護(hù)個(gè)人信息權(quán)利的同時(shí)也促進(jìn)了信用信息的有序、暢通的流動(dòng)，為信用檔案的發(fā)展保駕護(hù)航[7]。我們可以借鑒這些做法，在部分省市高校試點(diǎn)，探索高校人事檔案信用功能構(gòu)建的方法和途徑。

3.2資金保障

建立涵蓋教學(xué)、科研、信用等內(nèi)容的高校人事檔案信息系統(tǒng)，除了納賢招才之外，還需要購置大量的儀器設(shè)備、開發(fā)適合高校特點(diǎn)的系統(tǒng)軟件、維護(hù)設(shè)備及系統(tǒng)的日常運(yùn)行。高校經(jīng)費(fèi)有限，政府部門應(yīng)該加大財(cái)政支持力度，協(xié)助高校解決資金問題。

3.3人才保障

高校的人事檔案信用功能構(gòu)建離不開檔案、信息管理、計(jì)算機(jī)等專業(yè)人才。健全的人事檔案管理體系要求檔案管理從業(yè)人員具有先進(jìn)的管理理念和管理手段，能夠科學(xué)分析人事檔案信息，并能從專業(yè)角度科學(xué)地分析、預(yù)測(cè)高校人才發(fā)展趨勢(shì)，為學(xué)校發(fā)展和決策提供依據(jù)。高校也要提高檔案管理人員的福利和政治待遇，穩(wěn)定人才隊(duì)伍，提高他們參政議政的積極性和工作熱情。

3.4制度保障

高校的人事檔案工作對(duì)信息的真實(shí)性、可靠性要求極高，構(gòu)建信用功能需要制度保障。組織、教學(xué)、科研等部門審核錄入的檔案信息，并對(duì)部分可公開信息進(jìn)行公示，以保障檔案信息收集和評(píng)價(jià)結(jié)果的準(zhǔn)確性、客觀性、合理性、公正性。高校應(yīng)建立追責(zé)和問責(zé)機(jī)制，堅(jiān)持“守信者褒，失信者懲”的原則，規(guī)范并公開綜合檔案的錄入、更新程序，針對(duì)造假、隱瞞等行為實(shí)行“一票否決”制，對(duì)相關(guān)職能部門在檔案建設(shè)過程中的瀆職、失職行為進(jìn)行追究和問責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

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〔責(zé)任編輯： 盧蕊〕

Primary exploration of personnel archives credit function construction in colleges and universities under the new condition

WANG Xue, CHEN Dasheng

(Personnel Resources Department, Nanjin Forestry University, Nanjing 210037, China)

Abstract:Under the new situation, as the flow frequency and flow speed of the teachers in colleges and universities are getting faster and faster，the effect of standard system of personnel archives has become obvious. By extending the content of the personnel archives of colleges and universities，improving the structure，changing the concept of management, increasing the quality of service，promoting personnel archives sharing process，we can strengthen the credit function of college personnel archives construction.

Key words:colleges and universities； personnel archives； credit archives； difficulties； construction.

收稿日期：2016-01-07

基金項(xiàng)目：江蘇省高校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)研究基金項(xiàng)目(2013SJB880042)；南京林業(yè)大學(xué)高等教育研究課題(2014B16)

作者簡(jiǎn)介：王雪(1979—)，女，山東臨清人，助理研究員，博士生，主要從事教育管理、林業(yè)經(jīng)濟(jì)管理研究；陳大勝(1964—)，男，安徽六安人，副教授，主要從事教育管理、林業(yè)經(jīng)濟(jì)與政策研究。

中圖分類號(hào)：G271.3

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：C

文章編號(hào)：1008-8148(2016)02-0039-03