閆莉書

摘 要：檔案利用工作是檔案工作的生命線，提高檔案利用率離不開一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，同時(shí)，本文還提出了高校檔案利用存在的不足，以便今后更好地服務(wù)于高校。

關(guān)鍵詞：高校；檔案利用；不足

隨著高校辦學(xué)水平的不斷提高，學(xué)校教學(xué)、科研和師生對檔案館服務(wù)提出了更高的要求。檔案部門承擔(dān)著國家檔案資源建設(shè)和提供檔案資源利用服務(wù)的職能，因此，要分析研究不同層次服務(wù)對象的需求，提高優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，堅(jiān)持以人為本，和諧發(fā)展，才能有效地加強(qiáng)高校的檔案管理工作。

一、創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，做好現(xiàn)行文件的利用

將已公開的現(xiàn)行文件直接提供給全校師生及全社會(huì)使用，是對檔案工作的一大創(chuàng)新，它直接發(fā)揮著為社會(huì)服務(wù)的功能。開辟檔案利用工作的新天地，也成為政務(wù)信息公開和體現(xiàn)的重要平臺。首先，我們檔案館開辟了現(xiàn)行文件閱覽中心，使現(xiàn)行文件查閱覆蓋了全校及社會(huì)各部門，使利用者能查到自己需要的內(nèi)容。其次，提供電話咨詢、電話預(yù)約查檔、代抄代復(fù)印等服務(wù)，方便群眾利用，通過印制目錄、媒體宣傳，報(bào)道已公開的現(xiàn)行內(nèi)容、查詢手續(xù)和用途。再次，我們將加大已公開現(xiàn)行文件中心的宣傳力度，宣傳文件中心地點(diǎn)、接待時(shí)間、利用手續(xù)、文件內(nèi)容，檔案利用效果等，擴(kuò)大服務(wù)范圍，滿足群眾解決實(shí)際問題的需要，使檔案更好地為社會(huì)各界服務(wù)。

二、加強(qiáng)高校檔案編研工作是利用效果的最佳手段

檔案利用服務(wù)的方式多種多樣，編研工作是檔案館積極提供利用服務(wù)的一種有效方式，同時(shí)也是檔案工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求我們檔案工作者具備深厚學(xué)養(yǎng)。也就是說，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案編研工作更優(yōu)質(zhì)、更高效，才能向社會(huì)提供更好的利用服務(wù)。從檔案利用服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作來看，編研工作是提高服務(wù)效率的最好服務(wù)形式。利用館藏優(yōu)勢，將相關(guān)檔案材料系統(tǒng)化，為學(xué)校中心工作提供系統(tǒng)詳盡的檔案史料，如《年鑒》《專題檔案目錄匯編》《干部任免信息匯編》《歷年學(xué)科帶頭人匯編》《千百萬工程人員名單》《教職工獲獎(jiǎng)匯編》《歷年學(xué)生名冊匯編》《歷年畢業(yè)證學(xué)位證匯編》《教職工評定職稱匯編》等，將極大地提高檔案利用效率。

在我們學(xué)校的編史修志工作中，利用檔案人次多、利用檔案資料的數(shù)量大，特別是近幾年，個(gè)人編史、個(gè)人文集和續(xù)寫家譜、家人傳記不斷增加，檔案的進(jìn)一步開放更加推進(jìn)了平民化的檔案利用。

檔案的各項(xiàng)工作最終就是為了利用，不論單位還是個(gè)人，在遇到要解決的問題時(shí)，如果有檔案做依據(jù)便可與事實(shí)相符，也可使當(dāng)事人信服，反之，則會(huì)造成不安定的因素，與和諧社會(huì)相違背。因此，檔案利用聯(lián)系著社會(huì)，聯(lián)系著千家萬戶。對檔案利用的分析，可以找到我們工作中的不足，進(jìn)一步完善我們的檔案工作，促進(jìn)檔案工作和社會(huì)的和諧發(fā)展。

三、高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，是檔案利用工作的保障

信息化時(shí)代的到來，不斷更新著人們的觀念，深刻改變?nèi)藗兊乃季S方式。數(shù)字化的社會(huì)發(fā)展模式，給檔案利用工作提出了全新的挑戰(zhàn)。文件和檔案管理的對象和環(huán)境發(fā)生了巨大變化，檔案館無疑要改變傳統(tǒng)管理方式，向高科技、高技術(shù)、高自動(dòng)化的方向發(fā)展。在這場技術(shù)變革中，檔案人員起著至關(guān)重要的作用，他們必須加快檔案利用服務(wù)工作的步伐，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高現(xiàn)代化服務(wù)水平，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，加強(qiáng)與高校同行們的業(yè)務(wù)交流，提高工作效率，將檔案館中的“死”檔案轉(zhuǎn)化為可開發(fā)利用的“活”資源，全面推進(jìn)檔案工作新局面的到來。

因此，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)是當(dāng)前工作中的重要任務(wù)，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，是確保檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎(chǔ)，是促進(jìn)我國檔案事業(yè)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)保障。要注意培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作作風(fēng)和創(chuàng)新意識。要適應(yīng)黨和國家的大局需要，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，以解決新時(shí)期檔案工作發(fā)展中面臨的新問題。增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足社會(huì)各方面對檔案信息日益增長的需求，提高自身工作能力，不斷推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，更好的為社會(huì)服務(wù)。

四、現(xiàn)階段高校檔案利用存在的不足

1.檔案利用服務(wù)觀念滯后。受某些陳舊思想觀念影響，檔案利用工作只重視為內(nèi)部機(jī)構(gòu)和政府機(jī)關(guān)提供檔案利用服務(wù)，而不重視其他外部用戶的需求；檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，而不重視主動(dòng)服務(wù)。

2.檔案利用內(nèi)容單調(diào)。表現(xiàn)有兩方面：一是檔案內(nèi)容單一，檔案館藏門類不全，以黨政、教學(xué)、財(cái)務(wù)類居多，而其它檔案門類不全，數(shù)量有限。在信息開發(fā)創(chuàng)新方面比較滯后，館藏檔案內(nèi)容單調(diào)，特色檔案更是寥寥無幾。二是工作內(nèi)容上，服務(wù)缺乏特色，無法滿足檔案用戶不斷增長的需求。

3.檔案提供方式落后，檔案利用率低。目前，高校檔案利用基本上實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的“雙軌制”。電子檔案的建立和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為服務(wù)方式的創(chuàng)新提供了條件，但由于種種原因，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，嚴(yán)重影響了檔案的利用率。

綜上，高等教育的發(fā)展變革對高校檔案利用提出了更高、更新的要求，相信通過高校檔案人員的不斷努力，進(jìn)一步更新觀念，創(chuàng)新思維，提升檔案利用的服務(wù)內(nèi)涵，高校檔案必將實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，對高校的改革發(fā)展產(chǎn)生巨大作用。

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