王小娟

[摘 要]任何一個(gè)單位的檔案管理部門(mén)的檔案，都有它所面向的主流服務(wù)人群。高職院校的檔案室主要服務(wù)于教育教學(xué)所涉及的各個(gè)部門(mén)及具體人，這些人包括走向工作崗位的學(xué)生人群。文章結(jié)合鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室的基本情況和日常工作，闡述職業(yè)院校檔案利用的主流方向及檔案服務(wù)工作的基本理念。

[關(guān)鍵詞]檔案利用；主流方向；檔案服務(wù)理念

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.216

“轉(zhuǎn)變檔案工作重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用，輕個(gè)人利用的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，像重視機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”。[1]這段話已經(jīng)很好地說(shuō)明了檔案的價(jià)值和意義所在，同時(shí)也為我們職業(yè)院校檔案服務(wù)工作指明了方向，即服務(wù)師生（包括走向社會(huì)的）注定是職業(yè)院校檔案服務(wù)工作的必然方向。本文主要結(jié)合鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“我院”）檔案室的一些基本情況，查詢檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，淺談一下職業(yè)院校檔案建設(shè)的服務(wù)理念，以期在日后形成更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為我院的改革發(fā)展保留歷史，提供決策依據(jù)，為需要的個(gè)人提供更有效、更便捷的服務(wù)。

1 鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室的基本情況

鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院是2007年在鄂爾多斯教育學(xué)院、鄂爾多斯廣播電視大學(xué)和伊盟師范的基礎(chǔ)上合并組建的。所以我院檔案室的檔案性質(zhì)可以追溯到三校合并之前的三校檔案。這些檔案經(jīng)歷了時(shí)代變遷、三校合并、人員調(diào)動(dòng)、校址搬遷，雖然有個(gè)別遺失，但三校檔案的主體基本保留了下來(lái)。經(jīng)過(guò)整理、分類(lèi)、掃描，很快我院檔案室就可以提供日常的檔案查詢和利用服務(wù)了。如今，在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在檔案室工作人員幾年的辛苦努力下，我院檔案室在極短的時(shí)間內(nèi)就被評(píng)定為自治區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作一級(jí)單位；還被自治區(qū)檔案局遴選為國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)試點(diǎn)單位，該項(xiàng)目的承擔(dān)將有利于提高學(xué)院檔案工作水平，對(duì)維護(hù)檔案信息的真實(shí)完整，提升工作效率和公共服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)資源共享具有重要意義。

2 鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院檔案室檔案服務(wù)的主流方向

檔案館是查詢相關(guān)信息的最正規(guī)的主渠道，但由于單位性質(zhì)的不同，隸屬于單位的檔案管理部門(mén)的檔案往往都帶有一定的性質(zhì)，也即任何一個(gè)單位的檔案管理都有它所面向的主流服務(wù)對(duì)象，我院檔案室也如此。經(jīng)過(guò)梳理分析，筆者發(fā)現(xiàn)，我院檔案室檔案主要有如下幾個(gè)服務(wù)方向或功能。

2.1 為我院留住歷史

為一個(gè)單位或部門(mén)保留歷史，這是檔案工作最基本的功能，也是為日后的工作提供更多的依據(jù)。我院檔案室工作人員憑借多年的工作經(jīng)驗(yàn)和工作的基本原則，在這些方面的工作可以說(shuō)做到了嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，大到我院涉及的相關(guān)文件、會(huì)議記錄、各種通知、榮譽(yù)，小到教學(xué)部門(mén)的教學(xué)計(jì)劃、教材、光盤(pán)，再到各類(lèi)基建圖紙、校園照片、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)等，可以說(shuō)學(xué)院發(fā)展歷程中的每一個(gè)腳印都留在了檔案室中。

2.2 為在校師生提供相關(guān)的查詢復(fù)印服務(wù)

為在校的老師和學(xué)生提供具體的查詢和復(fù)印工作，在檔案室的所有工作中是比較具體的。如教師在評(píng)定職稱(chēng)的時(shí)候需要的相關(guān)獲獎(jiǎng)證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)、課題申報(bào)和結(jié)項(xiàng)材料等，為學(xué)生查詢自己的錄取花名冊(cè)等，我院僅2015年查閱人達(dá)到152人次，查閱檔案290卷。

2.3 為校外人員提供在校期間的相關(guān)材料

這是我院檔案室近年來(lái)最日常的工作，我院三校合并之前畢業(yè)的學(xué)生早已走向社會(huì)的各個(gè)工作崗位，現(xiàn)在正處于職業(yè)中的上升期，面臨著加薪、升職、補(bǔ)崗競(jìng)聘，都需要畢業(yè)學(xué)校的相關(guān)證明，包括錄取名單、學(xué)籍情況、成績(jī)單、在校證明等，這些都需要在我院檔案室查詢并復(fù)印蓋章。平均每日都會(huì)有4～5名校外人員來(lái)查詢檔案，經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)，僅2015年一年我院檔案室接待校外查閱、復(fù)印檔案人員400多人次（部分人員會(huì)查詢多次），查閱檔案1000余卷。

3 高職院校檔案服務(wù)的基本理念

上述檔案室服務(wù)的主流方向雖然是以我院檔案室為例，但是經(jīng)過(guò)筆者調(diào)研走訪，有一大部分高職院校都經(jīng)歷過(guò)校校合并或轉(zhuǎn)型，所以各高職院校檔案室的工作流程基本上是大同小異，鑒于這些服務(wù)方向，筆者認(rèn)為，要發(fā)揮好檔案室的功能，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值和作用，檔案室服務(wù)工作必須堅(jiān)持以下三個(gè)基本理念。

3.1 認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦砟?/p>

職業(yè)院校檔案室作為檔案資料收集、整理和管理部門(mén)，擔(dān)負(fù)著保存學(xué)院檔案的重要任務(wù)。所以，在傳統(tǒng)的檔案收集、整理、利用模式的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該強(qiáng)調(diào)檔案的歸檔數(shù)量和實(shí)效性、檔案的完整性以及歸檔的準(zhǔn)確率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案室工作必須要有一種認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)睦砟钤诶锩?。試想，如果把不該歸檔的材料錯(cuò)誤歸檔，或者把檔案歸錯(cuò)門(mén)類(lèi)，都是對(duì)檔案工作的不負(fù)責(zé)任，是對(duì)檔案使用者的不負(fù)責(zé)任。所以我院檔案室在收集檔案方面雖然發(fā)展了一部分兼職檔案員，鑒于他們的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，對(duì)他們交回的檔案，檔案室要做認(rèn)真的甄別鑒定。同時(shí)，檔案室工作人員還要定期到各部門(mén)收集檔案，避免因上交不及時(shí)而造成檔案遺失等不必要的情況發(fā)生。

3.2 嚴(yán)肅保密的理念

檔案的最基本屬性就是它的保密性。職業(yè)院校的檔案同上級(jí)檔案部門(mén)或人事檔案部門(mén)的檔案性質(zhì)和利用價(jià)值相比，有著它自身的特點(diǎn)，更多的是帶有學(xué)校的因素，它的主體、核心、重點(diǎn)是教學(xué)檔案。但是保密性是相同的，職業(yè)院校也有人事任命文件，工作調(diào)動(dòng)文件、重大決策文件。職業(yè)院校檔案的保密環(huán)節(jié)是國(guó)家檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分，是從事檔案工作的基本準(zhǔn)則，這項(xiàng)準(zhǔn)則應(yīng)該貫穿于職業(yè)院校檔案工作的整個(gè)過(guò)程和所有環(huán)節(jié)及涉及的每一個(gè)人，并以制度加以完善。所以嚴(yán)肅保密的理念也是每一位檔案室工作人員所必須具備的最基本的素質(zhì)。

3.3 甘于平靜、熱心服務(wù)的理念

在我們的生活中，好多部門(mén)的日常工作都是以為別人提供“服務(wù)”為主體的，所以我們現(xiàn)在每每強(qiáng)調(diào)各種服務(wù)理念。筆者要講的是檔案室的服務(wù)，檔案室的工作紛繁復(fù)雜，面對(duì)的人性格迥異，往往為找一份檔案需要在陰暗的檔案庫(kù)翻閱幾大柜、無(wú)數(shù)卷。找到則好，找不到則還需要向查詢?nèi)俗瞿托牡脑蚪忉?。在沒(méi)有查詢?nèi)藛T的時(shí)候，檔案室就是一個(gè)安靜的角落，檔案人就在那里默默地整理、鑒定、分類(lèi)檔案，進(jìn)行檔案理論學(xué)習(xí)、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案室的維護(hù)等；有查詢?nèi)藙t忙得不可開(kāi)交。筆者認(rèn)為，作為檔案人既要耐得住這份寂寞，甘于平靜，又要堅(jiān)守?zé)嵝闹艿降姆?wù)理念。

4 結(jié) 論

職業(yè)院校檔案管理從大的方面講，檔案工作是一項(xiàng)關(guān)系著學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，它是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，它在學(xué)校體制改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革、職稱(chēng)評(píng)定、政策依據(jù)和編撰校史等方面，發(fā)揮了極大的作用。從小的方面講，職業(yè)院校檔案工作為每一位從學(xué)校走出去的學(xué)生保存他最完整的在校檔案，任何時(shí)候在任何需要的情況下，他都可以回到自己的母校，找到自己的相關(guān)檔案。而檔案工作人員則為他們提供最高效、最便捷的查詢服務(wù)。這其實(shí)就是職業(yè)院校檔案工作的最大價(jià)值所在，也是檔案工作人員的最大堅(jiān)守，為了這份堅(jiān)守，他們將上述三份理念時(shí)刻牢記于心，貫穿于日常工作的始終。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳藝娟.職業(yè)院校檔案利用體系建設(shè)的探討[J].科技信息，2011（33）.

[2]李君.淺談職業(yè)院校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J].職業(yè)，2007（33）.