王春秋　史庭宇　覃海波

摘要：本文結(jié)合具體職業(yè)學(xué)校兩級管理中存在的問題和不足，以優(yōu)化現(xiàn)有管理制度、完善兩級管理模式為目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上引出一種名為“兩級三面”的管理形式，希冀探索出實施校系兩級管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；管理模式；兩級三面

近年來，隨著我國職業(yè)教育的興起，職業(yè)學(xué)校招生人數(shù)日益增多，導(dǎo)致了學(xué)校的總體規(guī)模不斷擴(kuò)大。原有的單極管理模式在應(yīng)對這種“擴(kuò)張”時已是捉襟見肘，因此。規(guī)模較大的職業(yè)學(xué)校采用兩級管理模式乃是大勢所趨。兩級管理是指在學(xué)校的管理體系中劃分學(xué)?！合祪蓚€層級，校級管理單位的任務(wù)主要集中在協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌各個院系的管理工作，而院系級管理單位則主要負(fù)責(zé)第一線的教學(xué)管理。在具體的實踐中，兩級管理又會具有不同的體現(xiàn)形式，不管踐行什么形式，兩級管理所要實現(xiàn)的提高管理效率的目標(biāo)都是一致的。

一、兩級管理模式實行中的現(xiàn)實問題

職業(yè)學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使建立兩級管理體制成為職業(yè)學(xué)校改革發(fā)展的必然，不過，大多數(shù)學(xué)校對這種管理模式應(yīng)該具有什么樣的形式并不是很清楚。首先，這是一個在實踐過程中內(nèi)涵不斷豐富和發(fā)展的概念，人們對于兩級管理概念本身缺乏清楚準(zhǔn)確的把握；其次，每個學(xué)校的具體情況不同，所遇到的管理方面的問題也有所差異。這就對兩級管理模式的實行造成了一定的阻礙：系部級管理部門應(yīng)該在哪些方面擁有多大的自主權(quán)?系部與其他職能部門應(yīng)該保持什么關(guān)系?職能部門的責(zé)權(quán)應(yīng)該如何定位?

一般來說，職業(yè)學(xué)校現(xiàn)行的兩級管理制度主要存在這樣一些問題：校系責(zé)權(quán)利的關(guān)系不明晰、相關(guān)的規(guī)章制度不完善、資源配置不合理等等。我們以柳州市一職校為例，學(xué)校在規(guī)模日益擴(kuò)大的同時轉(zhuǎn)變管理思路，采用了?！祪杉壒芾砟Ｊ?。結(jié)合以下圖表，我們來分析兩級管理模式在一職校的踐行效果，并從中發(fā)現(xiàn)其原因所在。

單純地從組織結(jié)構(gòu)上看，此職校實行的的確是兩級管理的模式，不過就實際的運行效果而言，職能部門與專業(yè)系部在某些方面的工作仍是重合的，雙方的職責(zé)劃分并不十分明確。另外，我們也對普通教職員工進(jìn)行了問卷調(diào)查，結(jié)果顯示，目前這所學(xué)校管理方面存在的主要問題有：(1)部門間的合作協(xié)調(diào)性不強，重復(fù)性工作嚴(yán)重。絕大多數(shù)員工都承認(rèn)，他們的日常工作需要跨部門的協(xié)作(6.2％則認(rèn)為不需要協(xié)作)，但是僅有17.3％的員工從未遇到過其他部門配合不積極、不到位的情況。也就是說，大部分員工都會(67.9％偶爾、14.8％經(jīng)常)遭遇部門間難以協(xié)調(diào)的情況。對于管理結(jié)構(gòu)的滿意程度而言，只有25.9％的員工沒有或極少遇到由于管理結(jié)構(gòu)而難以開展部門工作的問題。19.8％的員工對管理層的工作效率非常滿意，77.8％則認(rèn)為效率一般。(2)基層教師的事務(wù)性任務(wù)繁重。被調(diào)查的教職員工中，91.4％能明確自己及其部門的職責(zé)劃分，只有27.2％的員工每天所做的事情沒有超出自己的職責(zé)范圍。這就意味著，有相當(dāng)一部分人每天都要從事一些職責(zé)以外的事情。(3)反饋和應(yīng)對機(jī)制不完善。只有35.8％的員工認(rèn)為學(xué)校做的定期評審能夠較大程度反映部門的實際情況，42.5％的員工認(rèn)為存在的問題在評審后得到較好的改善。覺得評審結(jié)果基本不真實、問題基本沒有得到改善的則分別占13.6％和16.0％。50.9％的員工認(rèn)為。學(xué)校管理層在制定政策時多數(shù)情況下考慮教職工的意見和建議，16％則認(rèn)為他們基本不考慮基層的意見。

而在對系部主要負(fù)責(zé)人的訪談中，我們還發(fā)現(xiàn)了這樣一些值得深思的問題：實行兩級管理之后。職能部門與專業(yè)系部的責(zé)權(quán)利沒有明確。大部分原來由職能部門負(fù)責(zé)的事務(wù)性工作都下放到系部，由各個專業(yè)系部負(fù)責(zé)處理。前者負(fù)責(zé)下達(dá)指令、催要檔案材料，后者則要服從指令。填寫各種材料以便遞交。兩者之間的關(guān)系其實還是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。職能部門夾在系部與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層中間，一方面難以把握各個系部的發(fā)展情況，另一方面卻要代替領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)為各個系部發(fā)展提供指導(dǎo)和服務(wù)，經(jīng)常出現(xiàn)難以協(xié)調(diào)雙方工作的情況。此外，學(xué)校職能部門之間的溝通也不順利，一度出現(xiàn)責(zé)任空缺。例如學(xué)校的招生工作和學(xué)生結(jié)業(yè)推薦工作沒有明確固定的部門負(fù)責(zé)。招生工作一般由學(xué)校辦公室等職能部門兼任，而結(jié)業(yè)推薦工作則主要由基層老師來承擔(dān)，各個專業(yè)系部老師為了自己學(xué)生的就業(yè)不得不以個人名義與企業(yè)打交道，學(xué)校在這方面既沒有承擔(dān)責(zé)任也沒有提供資源支持，而系部能夠動用的物力、財力資源相當(dāng)有限。另外，學(xué)校缺乏有效的反饋機(jī)制，對于畢業(yè)生工作后的跟蹤調(diào)查主要由班主任單線聯(lián)系。但是班主任負(fù)責(zé)的學(xué)生數(shù)量龐大，因此調(diào)查難免會形同虛設(shè)。

綜合以上調(diào)查所得的結(jié)果，我們發(fā)現(xiàn)教職員工和學(xué)校系部負(fù)責(zé)人反映的問題集中體現(xiàn)在：部系化管理造成的部系權(quán)利職能劃分不明、重復(fù)工作、溝通難；部門之間缺乏協(xié)調(diào)溝通、效率低下、欠缺責(zé)任感、辦事程序復(fù)雜；管理層不了解基層情況、行政措施不很合理、對青年教師不夠關(guān)心等幾個方面?？梢?。兩級管理模式在這里并沒有得到很好的落實或沒有獲得適合的實踐形式，校級領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門、專業(yè)系部三個方面在權(quán)利的劃分中構(gòu)成了某種程度上的抵觸。在具體落實兩級管理模式時，我們必須以妥善處理三者之間的責(zé)權(quán)利關(guān)系為重點，并對上述種種因素作出全面的考慮。

二、“兩級三面”概念的具體釋義

“校系兩級管理”是一個復(fù)雜的管理模式，其復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在“權(quán)利下移”所帶來的人員冗余等問題上。還涉及更為復(fù)雜的行政處室的調(diào)整。以及行政處室與系的關(guān)系。要完善兩級管理中各個管理單位的責(zé)權(quán)利關(guān)系劃分，就必須明確各個管理單位在學(xué)校的整體管理體系中處于什么樣的位置。下面是單極管理模式的簡易圖表。從中我們可以更為清楚地看到管理層的權(quán)力和職責(zé)。

在單極管理模式中，職能部門被包含在管理層中。下轄于校長團(tuán)，接受決策層的直接領(lǐng)導(dǎo)，它們對基層具有指導(dǎo)權(quán)和指揮權(quán)。在規(guī)模較小的職業(yè)學(xué)校中，由于管理幅度不大、復(fù)雜程度有限，單極管理模式顯示出了較高的效率和良好的效果。但是隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大。僅由職能部門承擔(dān)管理工作，顯然無法實現(xiàn)面面俱到，部門之間溝通交流不暢的問題也會暴露出來，對管理工作本身構(gòu)成阻礙。

二級模式是在學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大情況下的最佳選擇，而采取此種管理模式的關(guān)鍵就是要擺正職能部門的位置?！皟杉壢妗边@種模式貫徹的依然是兩級管理的精神，不過在具體落實上就職能部門和專業(yè)系部的職責(zé)權(quán)關(guān)系作了特殊的處理。在這一模式中，決策層、職能部門和專業(yè)系部構(gòu)成了管理體系的三個方面。三者間的關(guān)系如下圖所示：

由上圖可以清楚地看出，所謂“兩級”就是指以校長和副校長組成的決策層和以職能部門及專業(yè)系部平行共同構(gòu)成的管理層。前者作為一個管理單位代表學(xué)校整體。后者則是對學(xué)校各個方面實施具體的管理。所謂“三面”就是指決策層、職能部門和專業(yè)系部作為相對獨立的管理單位各自擔(dān)當(dāng)一面，開展相對獨

立的工作。決策層可以對職能部門的工作方向和重點進(jìn)行指導(dǎo)，但是不應(yīng)該過多干涉其具體的工作方法和進(jìn)程：職能部門的主要職責(zé)在于監(jiān)督各個專業(yè)系部的運行，對相關(guān)項目的開展進(jìn)行跟蹤調(diào)查，定期對運行狀況進(jìn)行檢測和評估，并適時向決策層報告；專業(yè)系部的職責(zé)在于管理系部內(nèi)部的各項事務(wù)，工作的重點在于教學(xué)與培訓(xùn)。同樣，系部也需要適時直接向決策層匯報工作，其年度的工作計劃和校級項目的申請需獲得決策層的批準(zhǔn)。在各個專業(yè)系部的運行過程中，決策層不應(yīng)該加以干涉，但是可根據(jù)職能部門及相關(guān)專業(yè)系部的報告提出否定性意見，即對于運行不當(dāng)?shù)姆矫姘l(fā)出批評、責(zé)令改正或取締的指令，以及在涉及學(xué)校的發(fā)展方向和重點上提出建設(shè)性意見。

整個分工遵循的原則是“行內(nèi)做事，行外監(jiān)督”。各個管理單位應(yīng)該專職從事自身最為擅長的工作，對于不熟悉、不了解的方面應(yīng)該主動放棄指導(dǎo)、指揮的權(quán)利。為了保證質(zhì)量控制，在放棄指揮權(quán)的同時應(yīng)該加強監(jiān)督、監(jiān)測的力度和權(quán)重。隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，管理上最根本的問題恰恰是原來的管理層(決策層和職能部門)無法全面把握和控制學(xué)校各個方面的情況，對于基層的事務(wù)越來越缺乏了解。在實行兩級管理。引進(jìn)專業(yè)系部之后，將原來的管理層一分為二，其中的職能部門下放為一個與專業(yè)系部平行的相對獨立的管理單位，形成三個管理層面，這樣才有可能發(fā)揮兩級管理的優(yōu)勢。我們知道，“管理”不限于指導(dǎo)、指揮。還包括監(jiān)督、監(jiān)測以及咨詢、反饋。一個良性的管理體系應(yīng)該在其內(nèi)部形成制衡的力量。制衡效果的形成，正是源于系統(tǒng)強大的監(jiān)測與反饋功能，而這個重要功能則是由指揮權(quán)力的職能部門來執(zhí)行。職能部門的監(jiān)督主要是針對教學(xué)質(zhì)量、專業(yè)情況、就業(yè)及思政狀況等方面進(jìn)行。作為監(jiān)督的結(jié)果，應(yīng)該產(chǎn)生相應(yīng)的評估報告。重點指出相應(yīng)專業(yè)的相應(yīng)方面的發(fā)展?fàn)顩r和潛力。各個專業(yè)系部也應(yīng)該對自己的內(nèi)部運行狀況進(jìn)行評估，以便為自己提交的報告和申請?zhí)峁┎牧献C明。

以上只是就三個管理層面的職能進(jìn)行了粗略的劃分。在明確這三者之間的大致責(zé)權(quán)關(guān)系的同時，可能會產(chǎn)生一個問題，即三個相對獨立的管理方面如何實現(xiàn)良性的互動協(xié)調(diào)?以前。管理層與基層的協(xié)調(diào)主要依靠職能部門。但是在上述模式中，職能部門也處在被協(xié)調(diào)的范圍之內(nèi)。因此，協(xié)調(diào)功能似乎不能由整個職能部門而應(yīng)該由系統(tǒng)的某個特殊部分來承擔(dān)，這將有待于在接下來的管理實踐中進(jìn)一步加以總結(jié)。

三、“兩級三面”管理模式的特點

“兩級三面”管理模式在兩級劃分上延續(xù)了兩級管理的本質(zhì)，在三面的構(gòu)建上則具備了兩級管理的基本結(jié)構(gòu)。以柳州市一職校為例，據(jù)調(diào)查，管理體系中存在的最集中的問題就是部門之間責(zé)權(quán)利關(guān)系不清楚、協(xié)調(diào)性不強。其根源就在于職能部門的位置沒有處理好。延續(xù)之前討論的話題，再結(jié)合協(xié)調(diào)性，我們來看看“兩級三面”管理模式的優(yōu)勢所在。

從上圖可以看出，三個管理層面是相互交織在一起的，重疊的部分就是某些能夠使得三個管理單位不至于松散的關(guān)鍵因素?？梢哉f，職能上的相對獨立而組織上的不完全獨立是“兩級三面”管理模式的一個重要特點。

部分①表示校長辦公室。這個特別的部門應(yīng)該隸屬于決策層，是決策層的內(nèi)部職能部門。它負(fù)責(zé)協(xié)助決策層收集和整理其他管理單位的報告和請示，做好各種決策層內(nèi)部討論和決策的記錄及結(jié)論發(fā)布，負(fù)責(zé)各個部門相關(guān)材料的備份存檔以及涉及多個部門的活動協(xié)調(diào)。這個部門不對管理單位負(fù)責(zé)，也不具備指導(dǎo)職權(quán)，只是負(fù)責(zé)決策層指令的發(fā)布和回收反饋的機(jī)構(gòu)。一般來說，各個職能部門應(yīng)將自己的活動計劃提前匯總給辦公室，讓其負(fù)責(zé)檢查是否存在沖突。辦公室發(fā)放通知給相關(guān)部門，以便各個部門及時了解全?；顒拥哪承┚唧w情況，及時進(jìn)行核對和協(xié)調(diào)沖突。另外，校長辦公室還為所有咨詢者提供各個部門的具體職責(zé)?；蚰臣聭?yīng)該找哪個部門解決等諸如此類的信息。

部分②代表各個專業(yè)系部的職能崗位。目前柳州一職校教務(wù)、政教、后勤等職能部門在每個校區(qū)都派遣一個辦事員。但是由于職能部門和各個專業(yè)系部的職權(quán)沒有分清。辦事員的協(xié)調(diào)作用并沒有得到充分發(fā)揮。針對這個問題?！皟杉壢妗蹦Ｊ阶髁讼鄳?yīng)的改善，確立了一種新的設(shè)置。即在每個專業(yè)部都設(shè)立與職能部門相關(guān)的行政崗位。這些崗位將由各個相關(guān)的行政部門派出自己的職員擔(dān)當(dāng)。這就意味著，各個專業(yè)系部在行政事務(wù)上就不需要再花費大量的精力。各個專業(yè)系部涉及職能部門的所有的行政事務(wù)都由相應(yīng)的職員處理，他們熟悉對應(yīng)部門的程序操作，處理行政事務(wù)較為方便，而且由于職位設(shè)置在各個專業(yè)系部，相應(yīng)的職員親臨系部的運轉(zhuǎn)。更了解系部涉及相關(guān)行政事務(wù)的情況，完全可以完成這些事務(wù)。處于這個崗位的職員有著雙重的身份：職能部門和專業(yè)系部的職員，因此，職能部門有權(quán)委派和收回該職員。并且必須要保持有一個自己的職員在此崗位上。專業(yè)系部有權(quán)取消某一職員擔(dān)當(dāng)該崗位的資格并要求相應(yīng)職能部門重新派遣職員。此時職能部門必須積極配合。如果職能部門有異議，可向決策層提出，并由其協(xié)調(diào)處理。在達(dá)成協(xié)調(diào)結(jié)果之前，職能部門在此一問題上必須優(yōu)先實現(xiàn)專業(yè)系部的要求。這一個崗位的工作同樣接受職能部門的監(jiān)督和評估，但主要由專業(yè)系部給予成績考核。至于專業(yè)系部的哪些方面應(yīng)該設(shè)置這樣的崗位。取決于職能部門與專業(yè)系部之間事務(wù)上的密切聯(lián)系與否。

部分③表示管理各個專業(yè)系部的副校長。原則上，決策層不應(yīng)該對各個專業(yè)系部的內(nèi)部事務(wù)進(jìn)行干涉。但是需要對它們的申請或建議進(jìn)行審查。各個專業(yè)系部的重大事務(wù)都需要獲得決策層的肯定，因此一般首先需要呈報給相應(yīng)的副校長。主管副校長們負(fù)責(zé)組織相應(yīng)的討論，對相關(guān)專業(yè)系部的提案、建議和申請進(jìn)行審核，在協(xié)調(diào)專業(yè)系部與決策層的關(guān)系上發(fā)揮其重要的作用。

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