摘要：本研究基于數(shù)據(jù)四層級架構(gòu)體系、標(biāo)準(zhǔn)化信息管理系統(tǒng)，搭建一體化的工會檔案資源管理和共享利用信息化平臺，以實現(xiàn)工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范固化和多樣化智慧服務(wù)應(yīng)用，提高檔案管理的效率以及檔案服務(wù)的質(zhì)量與價值。研究結(jié)果表明，基于大數(shù)據(jù)的工會檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)體系，包括底層數(shù)據(jù)、語義描述及內(nèi)容特征、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、知識應(yīng)用四個層級。基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能化升級，可促進集團級企業(yè)工會檔案管理業(yè)務(wù)流程化、管控集中化、管理網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)智慧化，充分發(fā)揮工會檔案的憑證、業(yè)務(wù)、情報、文化、知識、降本提效等價值。工會檔案管理從傳統(tǒng)的文檔管理逐漸轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)、信息、知識的管理與應(yīng)用，基于工會檔案數(shù)據(jù)資源的收集、處理、存儲、挖掘和利用，進而轉(zhuǎn)型為智能型工會檔案管理。

關(guān)鍵詞：工會檔案；檔案管理系統(tǒng)；智能應(yīng)用；智慧檔案服務(wù)；知識服務(wù)；多源異構(gòu)數(shù)據(jù)

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-8883（2023）05-0153-03

一、引言

工會是維護工人合法權(quán)益的組織，工會檔案真實記載著工會工作的狀況，體現(xiàn)了傳承、憑據(jù)、服務(wù)、激勵、制約、指導(dǎo)等價值[1-2]。企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、決策指導(dǎo)、運營創(chuàng)效、監(jiān)督檢查等工作息息相關(guān)[3-4]。傳統(tǒng)的工會檔案管理采用紙質(zhì)模式，停留在被動服務(wù)、簡單展示和存儲的淺層次狀態(tài)，檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計、利用等工作效率低下，且缺少數(shù)據(jù)化開發(fā)，檔案的價值未能充分發(fā)揮[5-7]。由于檔案管理專業(yè)人員配置不足或崗位人員變動性大，導(dǎo)致檔案管理制度流于形式，管理出現(xiàn)漏洞，檔案中有價值的信息并未能廣泛傳播、利用與共享[8]。因此，有必要利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)改造升級工會檔案管理，實現(xiàn)管理流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化、數(shù)據(jù)智能化、應(yīng)用智慧化，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)檔案管理價值再創(chuàng)造，深度服務(wù)職工，推動企業(yè)發(fā)展。

本研究擬分析工會檔案信息管理平臺的搭建、功能等，以期實現(xiàn)工會檔案的無紙化管理、數(shù)據(jù)資源整合、高效協(xié)同與信息共享，提高檔案管理水平和對外服務(wù)的能力。對工會檔案信息管理平臺的分析，有助于了解基于工會檔案的統(tǒng)一信息平臺，通過對檔案進行數(shù)字化、語義化、關(guān)聯(lián)化、可視化、智能化等技術(shù)加工，實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速檢索調(diào)用，使管理更加順暢、高效，促進工會檔案價值鏈從被動管理向主動服務(wù)延伸。

簡言之，工會檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)治理現(xiàn)代化的必然選擇。通過一體化、信息化平臺建設(shè)與管理理念、流程內(nèi)嵌信息系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的有效整合與價值創(chuàng)造。

二、工會檔案管理信息化系統(tǒng)

檔案管理的要求包括：資料齊全、真實，分門別類，快速查找，數(shù)據(jù)安全等[9-10]。檔案管理應(yīng)遵守國家檔案法、保密法等相關(guān)法律法規(guī)，制定企業(yè)檔案管理制度、困難職工檔案管理辦法、檔案信息管理系統(tǒng)管理辦法等配套制度，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理[11]。

檔案管理的體系架構(gòu)一般分為四個層次：數(shù)據(jù)收集層、語義描述層、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)層、數(shù)據(jù)應(yīng)用層。數(shù)據(jù)收集層是物理層，包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化圖像、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等；語義描述為內(nèi)容特征層，一般采用RDF格式完成語義描述，形成圖像元數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)層是高層級的語義數(shù)據(jù)層，利用檔案資源，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的物理特征和語義特征，外部歷史背景、語音、文字等數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)；知識應(yīng)用層包括大數(shù)據(jù)分析、知識發(fā)現(xiàn)、知識挖掘和智能檢索等，為用戶提供更加智慧的服務(wù)。

基于檔案管理的要求，工會檔案信息化管理系統(tǒng)的功能設(shè)計包括：

統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。一般采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（Oracle、DB2、My SQL等）與非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（Mongo DB等）結(jié)合的形式建設(shè)數(shù)字底座，進行檔案電子文檔的編號與分類存儲，實現(xiàn)數(shù)據(jù)倉儲。針對數(shù)據(jù)的入庫格式，制定規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，通過技術(shù)工具實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲格式的通用化和一致性，以便后期調(diào)用[12-13]。為了消除數(shù)據(jù)提供者元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)或數(shù)據(jù)模型差異，可以根據(jù)映射規(guī)則，將不同的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將知識單元聚合成知識網(wǎng)絡(luò)。為了兼容半結(jié)構(gòu)化XML格式元數(shù)據(jù)，圖片、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可將關(guān)系型數(shù)據(jù)庫升級為大數(shù)據(jù)庫Hadoop，以適應(yīng)鍵值、列簇、圖譜等不同場景[14]。

紙版文件轉(zhuǎn)換成電子版文件。針對同一份文件，在歸檔保存紙質(zhì)資料的同時，通過掃描等方式將紙版資料轉(zhuǎn)化為電子資料，保存對應(yīng)的電子版文件。隨著網(wǎng)絡(luò)利用程度不斷加深，業(yè)務(wù)對電子版文件的依賴也在加深，采用圖像掃描、快速錄入等物聯(lián)網(wǎng)工具提高文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率，很有必要。

歸檔與標(biāo)簽。按照電子檔案管理辦法，對電子版文件按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進行接收、登記、記錄、分類、存儲、保管，形成標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案入庫。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。為了方便后期檔案檢索，需要對入庫電子檔案進行命名，并提供數(shù)個關(guān)聯(lián)度較高的關(guān)鍵詞，形成檔案標(biāo)簽。

RDF格式。為了進一步挖掘工會檔案的價值，可采用RDF格式，對檔案的底層數(shù)據(jù)進行快速關(guān)聯(lián)，形成序化、熵減、成體系的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)知識[15-16]。讓數(shù)據(jù)深度關(guān)聯(lián)的主要方式為采用RDF格式。RDF是關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的底層數(shù)據(jù)模型，包括主體、謂語、客體三大要素。RDF具有強大的語義描述能力，尤其擅長著作文檔與圖像視頻之間的緊密聯(lián)系，能夠?qū)D像知識描述統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。為了實現(xiàn)圖像語義特征描述，采用底層特征、對象層、場景層、空間層、行為層、情感層進行分層描述?；赗DF格式，方便實現(xiàn)RDF知識關(guān)聯(lián)、鏈接、資源應(yīng)用與服務(wù)。RDF主謂賓表現(xiàn)為URI，通過URI將圖像、文檔等異構(gòu)分散數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一標(biāo)識，形成語義互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，推動數(shù)字檔案資源知識網(wǎng)絡(luò)體系的形成。

微服務(wù)。集團級的工會檔案管理平臺具有微服務(wù)、云共享的功能，與基層工會檔案管理共用一套信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)上下數(shù)據(jù)貫通、共享。微服務(wù)架構(gòu)能夠促進組織形態(tài)扁平化、去中心化、信息共享和上下協(xié)同。

檢索。系統(tǒng)具有采用關(guān)鍵詞進行檔案檢索的功能，能通過文檔標(biāo)題、語義關(guān)聯(lián)、主題類型、關(guān)系編目及頁面遍歷的方式，快速查找關(guān)聯(lián)度較高的檔案。通過檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，通過各種模型將多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的語義及數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，以方便檢索、知識發(fā)現(xiàn)。

查閱。信息系統(tǒng)能夠兼容各種格式的電子文檔，包括PDF、WORD、圖片、視頻、音頻等格式文檔，實現(xiàn)在線閱讀、數(shù)據(jù)查詢、分類瀏覽、下載和可視化展示等服務(wù)。

電子簽章與數(shù)字水印技術(shù)。應(yīng)用電子簽字、簽章等技術(shù)，提高查檔的便捷度和滿意度。應(yīng)用數(shù)字水印技術(shù)，以保障知識產(chǎn)權(quán)。

ORC檢測與識別。通過ORC識別技術(shù)，將重要的圖片中的文字和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文檔格式，便于信息整理與分析引用[17]。ORC檢測技術(shù)對名人手稿、口述記錄、日記、照片等較為實用，用于實現(xiàn)散落碎片化資源的收集整合與知識序化。

大數(shù)據(jù)分析、知識圖譜及人工智能算法。應(yīng)用決策樹、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，專家知識圖譜等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對工會檔案數(shù)據(jù)進行組織、清洗、分析、挖掘、揭示和價值提煉，產(chǎn)生智能檢索推薦、知識聚合和語義化重組，以輔助改進工會服務(wù)和政策制定。通過智能化技術(shù)，確定用戶行為和信息需求，可將隱性知識顯性化，從而為用戶提供個性的服務(wù)。

備份。對于同一份電子版文件，不僅要在本地服務(wù)器存儲，還要上傳至備份服務(wù)器，實現(xiàn)雙保險，規(guī)避數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

網(wǎng)絡(luò)安全配置。在檔案管理系統(tǒng)中增加指紋識別、身份核對、防火墻、殺毒軟件、流量監(jiān)測、攻擊阻斷、攻擊溯源等配置，防止因信息網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險導(dǎo)致電子檔案外泄或被盜。

檢索數(shù)據(jù)的統(tǒng)計?；赨GC（用戶生產(chǎn)內(nèi)容）和PGC（專業(yè)生產(chǎn)內(nèi)容）的理念，在檢索、調(diào)用工會檔案數(shù)據(jù)過程中，分析調(diào)用檔案的類型、點擊量、下載量、檢索所用關(guān)鍵詞頻次等，產(chǎn)生推薦排名，增加信息管理系統(tǒng)與用戶的互動。通過檔案百科詞條、檢索大數(shù)據(jù)排名、用戶畫像等，突出實時動態(tài)、熱點話題，并針對性地進行內(nèi)容推送，提高檔案資源的利用效率。

三、信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理

人工智能時代的工會檔案管理，應(yīng)主動適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源大量生產(chǎn)的主流趨勢，純文字版本的資料占比逐漸下降，多源異構(gòu)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)主動融合多種新型數(shù)據(jù)，主動適應(yīng)來源多樣、分布廣泛、數(shù)據(jù)巨大、結(jié)構(gòu)迥異的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)等[18]。

由于檔案信息數(shù)據(jù)量日益增大和智能化發(fā)展，檔案管理人員的工作重心逐漸從日常事務(wù)性工作向文件管理、數(shù)據(jù)管理和知識服務(wù)延伸，逐漸形成檔案資源共享、業(yè)務(wù)智能的數(shù)字檔案生態(tài)系統(tǒng)。以用戶需求為導(dǎo)向，工會檔案信息系統(tǒng)可提供個性化推薦、知識分析、沉浸式體驗等多元化、差異化的服務(wù)。

工會檔案信息管理系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)場景深度融合的應(yīng)用包括：

困難職工的檔案。做到一戶一檔，將個人情況、家庭情況、獎懲情況、參加活動信息、慰問補貼情況、職工訴求調(diào)研情況等納入個人檔案。通過設(shè)置幫扶頻次、金額等統(tǒng)計信息，積極推動工會下沉工作重心，深入職工生活，了解職工需求，摸清貧困職工實情，將集團內(nèi)部困難職工檔案管理與關(guān)懷幫扶工作一體化融合。

困難職工管理服務(wù)客戶端。發(fā)揮信息管理平臺的數(shù)據(jù)庫優(yōu)勢，開辟脫貧脫困數(shù)據(jù)庫和貧困職工服務(wù)客戶端，適時公開幫扶的頻次和金額數(shù)量等，引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部資源主動幫扶困難職工。同時通過困難職工管理服務(wù)客戶端，保護困難職工的隱私，以個性、多元、便捷、精準(zhǔn)的方式，為貧困職工提供智能化、場景化的幫扶服務(wù)。

重要扶貧活動。做到一戶一檔，動態(tài)管理，將工會檔案管理與工會慰問、宣傳等工作融合。工會檔案管理可利用多種新媒體平臺開展檔案宣傳、扶貧活動及創(chuàng)意文化傳播，弘揚正能量。

勞動模范及以勞動模范名字命名的職工創(chuàng)新工作室。做到一戶一檔，總結(jié)和宣傳先進模范人物的基本情況、先進事跡，以帶動和啟發(fā)廣大職工向榜樣學(xué)習(xí)，爭創(chuàng)先進，提高榜樣精神的感召力；詳細(xì)記錄職工創(chuàng)新工作室的工作開展情況，包括對外接待、外出參會演講、經(jīng)費申請情況、QC活動、五小創(chuàng)新、成果獎勵、知識產(chǎn)權(quán)、重要榮譽等；關(guān)心勞模健康，每年定期提示勞模參與制度規(guī)定的休假療養(yǎng)。

重要文體活動及節(jié)日活動。做到一戶一檔，總結(jié)廣大職工的參與情況。通過配備文化體育設(shè)施、定期組織活動等，加強員工對企業(yè)的認(rèn)同感。

職工健康服務(wù)活動。做到一戶一檔，通過提供醫(yī)療設(shè)備、免費專項體檢、心理咨詢等醫(yī)療健康服務(wù)，提高職工身心健康水平。

維權(quán)管理。運用工會檔案維護權(quán)利時，由歸檔部門負(fù)責(zé)收集維權(quán)受理、維權(quán)調(diào)查取證及維權(quán)調(diào)解仲裁等相關(guān)信息。

非涉密檔案公開共享。積極推動非涉密檔案開放和二次開發(fā)利用，提高工會檔案的公開程度，為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐。

檔案統(tǒng)計與展覽。定期對檔案數(shù)據(jù)進行梳理匯總，包括活動次數(shù)、慰問困難職工次數(shù)、扶貧金額、文體活動開展次數(shù)及參與人數(shù)等。

四、結(jié)語

本研究分析了工會檔案信息管理系統(tǒng)的搭建、功能設(shè)計與智慧應(yīng)用等，期望通過利用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，改造升級工會檔案管理，實現(xiàn)工會檔案管理的高效運轉(zhuǎn)、合規(guī)運行，提高工會檔案服務(wù)的范圍、效率和質(zhì)量。研究結(jié)果表明：

第一，工會檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計包括：統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，電子版文件，規(guī)范歸檔與標(biāo)簽化，RDF格式，微服務(wù)，快速檢索，無障礙查閱，電子簽章，ORC檢測與識別，備份，大數(shù)據(jù)分析、知識圖譜及人工智能算法，網(wǎng)絡(luò)安全配置，檢索數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。

第二，工會檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)應(yīng)用包括：困難職工的檔案、困難職工管理服務(wù)客戶端、重要扶貧活動、勞模及勞模創(chuàng)新工作室、重要文體及節(jié)日活動、職工健康服務(wù)活動、非涉密檔案公開共享、檔案統(tǒng)計與展覽。

第三，工會檔案管理模式從模擬態(tài)逐漸升級到數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)?；谛畔⒅卫?、物聯(lián)網(wǎng)工具、ORC識別、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、語義組織等技術(shù)，對工會檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘，可提高檔案資源數(shù)據(jù)化開發(fā)利用的價值和服務(wù)能力。

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作者簡介 周潔，檔案館員，研究方向：黨的建設(shè)與工會檔案管理。