蘇瑩++李冬梅

摘 要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展使得我國(guó)檔案管理方式隨之改變，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作提出了信息化發(fā)展的方向，方式的轉(zhuǎn)變給我國(guó)的檔案管理工作提出了新的發(fā)展要求，檔案信息化管理使得我國(guó)檔案管理效率得以提高，同時(shí)也使我國(guó)檔案管理的難度大大降低，但是傳統(tǒng)的管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)目前的檔案管理要求，為提升檔案管理效率，相關(guān)工作人員需要根據(jù)當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)的工作要求對(duì)檔案管理功能開(kāi)發(fā)工作進(jìn)行調(diào)整，使其符合我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；功能開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)；業(yè)務(wù)需求；用戶(hù)需求；系統(tǒng)需求；問(wèn)題

先進(jìn)科技手段的引進(jìn)使得我國(guó)的檔案事業(yè)不斷發(fā)展，為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及以及檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件的種類(lèi)逐漸增多，這為我國(guó)檔案信息化的發(fā)展創(chuàng)造了便利條件。但這些軟件大致大致工功能基本相同，基本都是在檔案管理模式的基礎(chǔ)上構(gòu)建的管理系統(tǒng)，但是面對(duì)檔案管理工作越來(lái)越高的要求以及隨著信息爆炸所帶來(lái)的越來(lái)越多的檔案信息量，現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。因此，為解決目前我國(guó)檔案管理工作中的問(wèn)題，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析，重視檔案管理系統(tǒng)的功能開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)工作已經(jīng)成為一項(xiàng)必然需求。

1 檔案管理系統(tǒng)的需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求

隨著電子信息技術(shù)的普及，各行業(yè)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)都已經(jīng)投入到信息化管理階段，目前大部分行業(yè)領(lǐng)域的日常工作都會(huì)借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)完成，這就使得在工作過(guò)程中會(huì)生成很多電子信息檔案或電子文件。但是數(shù)量越來(lái)越多的電子信息為其管理工作帶來(lái)了極大的壓力，一般情況下，面對(duì)大量的電子文件或檔案，各單位都會(huì)采取集中管理的方式來(lái)保障信息安全，以促進(jìn)信息管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的長(zhǎng)久儲(chǔ)存，這樣能夠?yàn)楦餍袠I(yè)中的通過(guò)效率及工作質(zhì)量的提高提供便利，更有利于電子信息的價(jià)值得到充分挖掘。

1.2 用戶(hù)需求

通常情況下，檔案管理系統(tǒng)中的用戶(hù)主要分為大類(lèi)，一類(lèi)是普通用戶(hù)，另一類(lèi)是管理人員，還有一類(lèi)是管理系統(tǒng)的維護(hù)工作者，而每一類(lèi)用戶(hù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用需求也有所差別。對(duì)于普通用戶(hù)來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)對(duì)他們的價(jià)值就是檔案信息的查找、閱讀以及應(yīng)用。而對(duì)于檔案管理系統(tǒng)中的管理工作者來(lái)講，檔案管理系統(tǒng)對(duì)他們的作用是可以通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)檔案信息文件進(jìn)行搜集、輸入、檢驗(yàn)、整理和保管，但對(duì)檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)維護(hù)人員而言，該系統(tǒng)于他們的意義是規(guī)范檔案管理的程序、制定檔案管理及利用的相關(guān)規(guī)范以及對(duì)檔案信息和用戶(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)等。

1.3 系統(tǒng)需求

檔案管理系統(tǒng)管理的目標(biāo)是通過(guò)成熟而先進(jìn)的硬件技術(shù)軟件技術(shù)，開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)出一個(gè)安全、穩(wěn)定、友好、簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，能高效的處理用戶(hù)請(qǐng)求，自動(dòng)按照檔案管理規(guī)則實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)處理。為清楚掌握系統(tǒng)需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統(tǒng)具有采集管理、數(shù)據(jù)操作、查詢(xún)利用、增值服務(wù)等功能；從數(shù)據(jù)需求角度看，要求相關(guān)數(shù)據(jù)信息的錄入、處理具有精確性、高效性，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認(rèn)證、加密處理、防篡改等功能。

2 目前檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)中存在的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及利用中還存在不少問(wèn)題，這些問(wèn)題不僅減慢了檔案系統(tǒng)的運(yùn)行效率，還阻礙了我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行工作中最主要的問(wèn)題就是相關(guān)工作人員對(duì)業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)不充分，這嚴(yán)重制約了我國(guó)的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另外，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的需求了解程度不夠，使得相關(guān)工作人員對(duì)行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展需求理解不完善，對(duì)系統(tǒng)需求的了解是系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)效果具有決定性作用。我國(guó)目前的檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息完整性難以得到保證，加之我國(guó)當(dāng)前的管理跟蹤系統(tǒng)并不是十分完善，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的問(wèn)題，隨意檔案系統(tǒng)的改進(jìn)效果難以得到大幅度的提升。

3 檔案管理系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)及利用

3.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計(jì)

在這里，采用低耦合度和高內(nèi)聚度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)。按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設(shè)置檔案數(shù)據(jù)掃描入庫(kù)、格式轉(zhuǎn)化、錄入及分類(lèi)整編等功能；輸出部分設(shè)置在庫(kù)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、借出檔案數(shù)量及類(lèi)別統(tǒng)計(jì)、超期檔案自動(dòng)催還、用戶(hù)查詢(xún)檔案等功能；管理部分設(shè)置檔案審核、歸檔、檔案?jìng)浞?、刪除等功能。

3.2 功能開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)與利用

3.2.1 檔案的歸檔與接收。文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎(chǔ)，也是檢驗(yàn)檔案真實(shí)性的關(guān)鍵。對(duì)于電子文件，收集、整理、鑒定是一個(gè)交叉操作的過(guò)程。由于電子檔案形成以后，依然可以進(jìn)行編輯和修改，所以進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)要附屬清楚每一份電子文件的靜態(tài)及動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，以加強(qiáng)電子檔案原始性認(rèn)定。

3.2.2 檔案的存儲(chǔ)與備份。檔案的存儲(chǔ)與備份，是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，所以要求建立一個(gè)電子文件的有效備份、恢復(fù)的系統(tǒng)，這就要依靠計(jì)算機(jī)的軟硬件產(chǎn)品。基本上應(yīng)采用通用的存儲(chǔ)格式，并設(shè)置格式轉(zhuǎn)換功能。此外，還應(yīng)采用多樣的存儲(chǔ)方式，如目錄存儲(chǔ)、光盤(pán)存儲(chǔ)等，具體采用哪一種則要根據(jù)實(shí)際需求來(lái)定。

3.2.3 檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理的最主要性能，整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行都是為這一目標(biāo)服務(wù)。所以提高檔案管理系統(tǒng)的檢索服務(wù)能力非常關(guān)鍵，為能夠給用戶(hù)提供更好的查詢(xún)服務(wù)，增強(qiáng)用戶(hù)對(duì)信息進(jìn)行查找和利用的靈活性，在對(duì)這一功能進(jìn)行開(kāi)發(fā)時(shí)可以使用組合查詢(xún)的心事，并對(duì)檔案信息的可查范圍及下載權(quán)限進(jìn)行拓展。

3.2.4 檔案的維護(hù)性管理。進(jìn)行維護(hù)性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期、有效的存儲(chǔ)與利用。對(duì)電子檔案的維護(hù)性管理由用戶(hù)來(lái)實(shí)施，根據(jù)用戶(hù)需求設(shè)置具有不同功能的維護(hù)性管理功能。主要管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理、電子檔案保管期限堅(jiān)定及銷(xiāo)毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數(shù)據(jù)輸出等。

3.3 數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，為保證相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，除了依靠計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)提供的安全管理機(jī)制之外，還應(yīng)設(shè)立一套完整的數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)，避免機(jī)密檔案泄露。例如，建立授權(quán)管理機(jī)制、檔案檔案密級(jí)管理和審批級(jí)別設(shè)置，從而保障檔案信息安全。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的工作需求進(jìn)行了解，并采取有效措施及方法做好檔案功能開(kāi)發(fā)與檔案利用工作有利于我國(guó)檔案管理體系的完善、增強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。另外，重視檔案管理系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)工作能夠有效提高我國(guó)檔案管理提供的工作效率，滿(mǎn)足我國(guó)各行業(yè)、各領(lǐng)域的檔案管理要求，確保為大眾提供更好的檔案管理服務(wù)。相關(guān)工作人員應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，隨時(shí)對(duì)檔案管理的工作方式以及技術(shù)手段進(jìn)行調(diào)整，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)不斷進(jìn)步與發(fā)展。

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