馮裕真

互聯(lián)網(wǎng)時代的特點(diǎn)

當(dāng)下是一個互聯(lián)網(wǎng)時代，這一時代具有幾個鮮明的特點(diǎn)。

第一，互動性?；ヂ?lián)網(wǎng)時代最突出的特點(diǎn)就是互動性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，移動設(shè)備得到了廣泛普及與應(yīng)用，繼而人們能夠通過多種多樣的渠道獲取信息，實(shí)現(xiàn)更加緊密的人員交流，以及信息的及時溝通。

第二，信息數(shù)據(jù)多樣化，更加豐富。人們可以在不同的終端進(jìn)行自主交流，使得信息的傳遞十分便捷。

第三，互聯(lián)網(wǎng)本身為人們的交流提供了更為開放多樣的社會環(huán)境，有利于實(shí)現(xiàn)無障礙交流，人們發(fā)言的自由化程度較高。

學(xué)校檔案的價值內(nèi)涵

教學(xué)文化的重要組成部分

學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)文化的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)生的信息，包括學(xué)生的學(xué)習(xí)活動、學(xué)習(xí)成績、在校行為與紀(jì)律遵守情況等，還記錄了教職工的信息，包含教職工的個人信息、工作經(jīng)歷等，除此之外，還有對學(xué)校發(fā)展歷史的梳理[ 1 ]。

學(xué)校檔案是評價學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要參考與指標(biāo)之一，同時對于學(xué)校自身來說，教師還能夠通過教學(xué)檔案記錄來分析自身在教學(xué)實(shí)踐過程中出現(xiàn)的各種問題，從而對問題進(jìn)行有針對性的解決，全面提升自己的教學(xué)能力與教學(xué)素養(yǎng)，不斷優(yōu)化教學(xué)方式。

教學(xué)發(fā)展的重要工具

學(xué)校檔案對于學(xué)校來說是一種重要的文化資源，不僅記錄了學(xué)生的各項活動，還記錄了教師等工作者的相關(guān)信息，能夠?yàn)閷W(xué)校的科研、教學(xué)與管理工作提供重要的數(shù)據(jù)支撐與保障。當(dāng)前，教育工作者能夠通過現(xiàn)有的學(xué)校檔案中的教學(xué)資料提升自己的教學(xué)水平，從而助力學(xué)校發(fā)展。

精神傳承的重要載體

學(xué)校檔案同時也是學(xué)校精神傳承的重要載體，記錄了學(xué)校各個領(lǐng)域與工作的具體信息，是社會和學(xué)校共同的財富，是學(xué)校前輩勞動與智慧的結(jié)晶，也是學(xué)校精神文化的重要體現(xiàn)。后人能夠從以往的檔案中學(xué)習(xí)與積累經(jīng)驗(yàn)。學(xué)校檔案中的工作內(nèi)容、工作方式、思想文化精神等都能為后代教育者提供有效的參考和借鑒，成為其學(xué)習(xí)和提高自身能力的依據(jù)[ 2 ]。

互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，學(xué)校檔案管理還面臨諸多挑戰(zhàn)。第一，電子檔案已成為檔案管理工作的主流趨勢。傳統(tǒng)工作中的檔案資料都是紙質(zhì)的形式，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案所取代，其優(yōu)越性有很多，主要體現(xiàn)在能夠節(jié)省儲存空間上。所以當(dāng)下如何建設(shè)信息化管理平臺，并將這一平臺應(yīng)用到學(xué)校檔案管理當(dāng)中已經(jīng)成為檔案管理工作者和學(xué)校需要共同面對與解決的問題。

第二，學(xué)校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)還有檔案集成化管理。也就是說，在信息技術(shù)的支持下，外界對檔案信息化建設(shè)中的檢索功能提出了越來越高的要求，所以檔案管理工作者應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，增強(qiáng)檔案信息檢索能力，盡早完成從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化，并對檔案信息做網(wǎng)絡(luò)集成化處理，有效提升信息查詢的準(zhǔn)確度與速度，提高資料查詢效率[ 3 ]。

第三，學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)還包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。要想進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化，就應(yīng)該加強(qiáng)對信息化平臺的建設(shè)，有效提高檔案的交流水平和數(shù)據(jù)的共享水平；就要加強(qiáng)學(xué)校同各部門、部門與部門之間的有機(jī)聯(lián)系，全力提升現(xiàn)有信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕瑥亩訌?qiáng)檔案管理與利用水平。

學(xué)校檔案管理面臨的機(jī)遇

第一，應(yīng)用信息技術(shù)能夠使檔案管理工作更為智能化與精細(xì)化。學(xué)校的檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，涉及的數(shù)據(jù)信息相當(dāng)龐大，檔案類型多樣，傳統(tǒng)工作當(dāng)中常常以人工管理為主，所以容易出現(xiàn)失誤，還會發(fā)生檔案丟失與遺漏的情況。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使學(xué)校檔案管理工作更為精細(xì)化與智能化，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為音頻、視頻等多種形式，同時也能使檔案的分類更加明晰，全面提升學(xué)校檔案管理工作水平[ 4 ]。

第二，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠使學(xué)校檔案管理工作更為高效。計算機(jī)不僅有計算功能、儲存功能，同時還有信息收集功能和信息處理功能。所有的功能都能夠?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作提供良好的技術(shù)支持，簡化檔案管理工作的流程，減少不必要的人力、物力支出，將檔案管理工作人員從煩瑣復(fù)雜的工作當(dāng)中解放出來，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作效率的提高，讓學(xué)校檔案為學(xué)校提供更好的數(shù)據(jù)支持與服務(wù)。

信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理的具體思路及策略

完善學(xué)校信息技術(shù)設(shè)備

完善信息技術(shù)設(shè)備是推進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)與保障。學(xué)校信息技術(shù)設(shè)備需要一系列的計算機(jī)以及多樣電子設(shè)備的支持，除此之外，還需要建立健全現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，以每一個校園為單位，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的推廣、覆蓋與應(yīng)用，優(yōu)化現(xiàn)有的數(shù)據(jù)傳輸形式。對此，可以應(yīng)用云計算等相關(guān)技術(shù)，全面提升學(xué)校檔案管理工作的效率與準(zhǔn)確性。同時，還應(yīng)定期對相關(guān)檔案管理信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行后期的檢查與維護(hù)[ 5 ]。

提高管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)校檔案管理工作水平的高低同管理工作人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)有著直接且密切的聯(lián)系。要想提升現(xiàn)有管理工作水平，就應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，提升管理人員使用計算機(jī)的能力，讓其了解并掌握相關(guān)的技術(shù)與要求，并豐富其知識理論，讓理論指導(dǎo)實(shí)踐，讓信息技術(shù)能夠更好地運(yùn)用到學(xué)校檔案管理的具體工作實(shí)踐當(dāng)中。

第一，應(yīng)該定期舉辦主題培訓(xùn)活動，對檔案管理人員進(jìn)行理論知識培訓(xùn)。學(xué)?？梢匝垖＜襾韺W(xué)校開展講座，進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，開展計算機(jī)管理檔案的培訓(xùn)活動，讓檔案管理人員提升現(xiàn)有的技能與工作能力，然后再進(jìn)行管理工作[ 6 ]。

第二，學(xué)校還應(yīng)該在培訓(xùn)活動之后安排一定的考試，讓考核成為提升管理人員管理技能的重要手段，讓學(xué)校檔案管理工作者樹立學(xué)習(xí)意識，提升自身專業(yè)能力，不斷對工作內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)和探究。

第三，檔案管理人員應(yīng)該樹立責(zé)任意識，將責(zé)任意識深入貫徹到具體的工作內(nèi)容與環(huán)節(jié)當(dāng)中，同時要意識到學(xué)校檔案的管理并不是一項簡單的工作，它需要相關(guān)工作人員有一定的管理經(jīng)驗(yàn)，需要工作人員學(xué)習(xí)管理知識，具備管理能力，樹立責(zé)任意識。為此，學(xué)?？梢栽O(shè)立一定的獎懲制度和激勵機(jī)制。FD0A5204-84D4-48BF-B01C-ED9E48D31416

第四，檔案管理人員應(yīng)該不斷提升創(chuàng)新、創(chuàng)造能力，提高自身的整理能力，因?yàn)闄n案管理工作面對的是海量的數(shù)據(jù)信息，所以檔案管理工作者應(yīng)該有效地對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并分析。這樣才能實(shí)現(xiàn)更科學(xué)的存放與分類。提升檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)是學(xué)校推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和保障。

構(gòu)建信息技術(shù)辦公體系

要想更好地促進(jìn)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的運(yùn)用，就需要進(jìn)一步構(gòu)建信息技術(shù)辦公體系，形成有效的工作系統(tǒng)與機(jī)制。這樣能夠有效提升管理人員的工作效率，而且信息技術(shù)的保障能夠有效推動學(xué)校的發(fā)展。

構(gòu)建信息技術(shù)辦公體系應(yīng)該有一定的標(biāo)準(zhǔn)與流程，同時其工作的目的就是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容及相關(guān)資料的收納和管理[ 7 ]。

第一，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該將現(xiàn)有的檔案內(nèi)容全部錄入計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，同時也不能完全舍棄紙質(zhì)檔案，而是要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案更好的結(jié)合。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對該項工作的關(guān)注，并加大實(shí)施力度，將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容全部錄入計算機(jī)中，同時還應(yīng)保證信息的完整性、可靠性與真實(shí)性。

第二，應(yīng)該做好電子檔案與電子文件分類工作。儲存是基礎(chǔ)，分類是保障，良好的分類工作能為后續(xù)的工作打好基礎(chǔ)，同時也有利于信息的檢索。對此，學(xué)校相關(guān)部門和檔案管理工作者應(yīng)該結(jié)合檔案的實(shí)際情況和學(xué)校多方影響因素對信息檔案進(jìn)行整理與分類，可以采用時間順序分類，根據(jù)時間的先后對檔案進(jìn)行有序的分類；也可以根據(jù)不同的活動內(nèi)容與領(lǐng)域來劃分，如將學(xué)生的活動、教師的教案歸為一類等，具體選擇什么樣的分類方式，應(yīng)由學(xué)校同管理人員共同協(xié)商來最終確定，在確定之后，應(yīng)該嚴(yán)格按照分類方式進(jìn)行執(zhí)行，嚴(yán)格遵守操作流程。

第三，可以借助其他工具推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，比如二維碼或條形碼。這種方式不僅方便保存，還便于學(xué)生與教師傳閱，能進(jìn)一步提升檔案管理工作效率?？梢栽诮?jīng)常查詢和傳閱的文件資料上編制二維碼，這樣，在需要查詢的時候掃描二維碼便可找出相關(guān)資料。這樣能夠減輕工作人員的壓力，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)高效工作的目標(biāo)。

第四，應(yīng)該建立高效的技術(shù)管理平臺，比如檔案云儲存平臺。云儲存平臺能夠?qū)n案數(shù)據(jù)內(nèi)容安全、高效地存儲在云端當(dāng)中，每一個主體都能夠憑借一定的身份進(jìn)入云端查詢自己需要的文件。

因此，信息技術(shù)辦公體系的建設(shè)是一個龐大且復(fù)雜的工程，同時也是信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用的關(guān)鍵所在，學(xué)校相關(guān)部門和檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對該體系建設(shè)的學(xué)習(xí)與探究。

加強(qiáng)信息化檔案管理的安全性

信息化管理本身具有一定的安全性，但要想讓這一安全性維持穩(wěn)定，還需后續(xù)的管理與維護(hù)，學(xué)校檔案的安全管理工作可以從諸多方面同時進(jìn)行。

第一，加強(qiáng)電子設(shè)備的日常維護(hù)與檢測工作。應(yīng)用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好電子設(shè)備的日常檢查與維護(hù)工作，確保電子設(shè)備能夠正常且高效地運(yùn)轉(zhuǎn)，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在的各種風(fēng)險與安全隱患，避免設(shè)備故障等問題的出現(xiàn)，降低各種風(fēng)險出現(xiàn)的可能性。

第二，營造良好的電子檔案保存環(huán)境。電子設(shè)備有其特殊性，因而對電子設(shè)備的處置與保存有很高的要求，應(yīng)該將其放置在常溫且相對干燥的環(huán)境當(dāng)中，以有效保存電子檔案。

第三，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該樹立安全意識，并將安全意識貫徹落實(shí)到具體的工作當(dāng)中，全力避免資源丟失、損壞的情況出現(xiàn)。應(yīng)用信息技術(shù)開展學(xué)校檔案管理工作同檔案管理工作人員自身的責(zé)任意識與職業(yè)素養(yǎng)有著密切的關(guān)系，所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提升自身專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)責(zé)任意識。另外，學(xué)校也應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)有工作的創(chuàng)新與創(chuàng)造，以提高學(xué)校電子資料及電子檔案的安全性和存儲的穩(wěn)定性。

及時更新處理電子信息檔案

將信息化技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理工作當(dāng)中的重點(diǎn)就是對信息內(nèi)容的更新。大多數(shù)學(xué)校對于信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用還存在檔案目錄與整體數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的情況，所以，檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)一步調(diào)整現(xiàn)有工作思路，制訂工作方案，及時更新電子信息檔案、電子資料及電子文件，使電子信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確與完善，建立健全管理體系，以便為學(xué)校提供更好的服務(wù)，讓學(xué)生和教師能夠更加順利、高效地查閱資料[ 8 ]。

轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

學(xué)校和檔案管理工作者應(yīng)該樹立正確的檔案管理觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思路與方式。一方面應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展趨勢，另一方面也要更新自身的管理理念，主動將創(chuàng)新型的信息技術(shù)引入檔案管理工作中來，營造良好的工作氛圍，為信息技術(shù)在學(xué)校管理工作中的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

與此同時，學(xué)校檔案管理工作者還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理安全意識，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該發(fā)揮自身作用，加強(qiáng)對安全知識的宣傳，讓安全理念貫徹落實(shí)到每一個工作環(huán)節(jié)之中，全面確保檔案管理人員在開展檔案管理工作時能夠關(guān)注檔案安全，及時發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，比如信息的遺漏、篡改等，從而全面推動學(xué)校檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、信息化。

要進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作安全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)，就應(yīng)該將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到具體工作中來，并在校園內(nèi)進(jìn)一步推廣與普及該項技術(shù)，這樣不僅有利于檔案安全性的提高，還有利于日常資料的查詢與管理。

當(dāng)前，大多數(shù)學(xué)校檔案管理工作還存在很多問題，面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如果該項工作不能很好地適應(yīng)時代發(fā)展的變化，不能有效地將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到具體的工作實(shí)踐當(dāng)中，就會影響其服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，從而進(jìn)一步影響學(xué)校的發(fā)展，所以學(xué)校相關(guān)部門和學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該加強(qiáng)對該項工作的重視，進(jìn)一步完善學(xué)校信息技術(shù)設(shè)備，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，同時還應(yīng)該構(gòu)建信息技術(shù)辦公體系，加強(qiáng)信息化檔案管理的安全性。除此之外，還應(yīng)該及時更新處理電子信息檔案，全力推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)。

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