王寅

摘要：在現(xiàn)代物資采購管理中，信息化的重要性越來越突出，為企業(yè)的管理提供了多種渠道。尤其是在企業(yè)物資采購管理過程中，信息化的作用日益凸顯，它不僅能保障采購工作的高效性，而且能保障采購工作的順利進行。文章對信息化在物資采購中的作用進行了深入研究，并對其運用方式進行了分析，以提高企業(yè)對物料采購的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化;企業(yè);物資采購管理;運用

科技飛速發(fā)展，對社會各方面都產(chǎn)生了深遠的影響，不但促進經(jīng)濟快速發(fā)展，也使我國綜合國力得到加強。隨著時代的發(fā)展，各個行業(yè)企業(yè)在經(jīng)營管理理念、管理手段、管理體系等方面都要敢于創(chuàng)新，而不是因循守舊。物料采購是一個企業(yè)不可忽視的管理環(huán)節(jié)之一，是內(nèi)部管理工作的基礎(chǔ)，必須充分利用信息技術(shù)，確保物資采購的質(zhì)量和效益。

一、物資采購信息化的基本概述

（一）物資采購信息化內(nèi)涵

物資采購信息化是電子商務(wù)的一種，信息化是指在網(wǎng)上進行的一種交易方式，也就是通過網(wǎng)上信息的收發(fā)，完成商品的采購。訂單雙方之間不需要見面就能進行交易（包括招標(biāo)、談判）。信息化的物資采購不僅要實現(xiàn)采購，更要通過互聯(lián)網(wǎng)、信息化對整個交易過程進行實時監(jiān)測，從而降低供需雙方花費的成本，實現(xiàn)資源的有效整合，增強企業(yè)的競爭力。隨著信息化水平的不斷提高，企業(yè)對物料的使用更加注重使用質(zhì)量、便捷、快速、降低成本，以達到對物資進行信息化采購的目的。物聯(lián)網(wǎng)是一種比較先進的技術(shù)，它通過對生產(chǎn)、交易等過程進行實時監(jiān)控，并將相關(guān)的數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)相融合，從而形成一個龐大的貿(mào)易網(wǎng)絡(luò)。目前，在企業(yè)物資采購和管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用可以大大提升企業(yè)的生產(chǎn)效率，但是二者的融合還需要一定的時間。隨著供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)、OA等信息化管理平臺逐漸推廣，物資采購計劃管理、供應(yīng)商管理、采購管理、物資驗收管理、結(jié)算管理等采購全過程將全面實現(xiàn)信息共享和透明化，物資采購也更加及時、高效。

（二）信息化物資采購管理

數(shù)字化采購是一種以商品屬性為基礎(chǔ)的電子商務(wù)。數(shù)據(jù)處理工具通常使用諸如計算機、云平臺等目標(biāo)裝置，包括數(shù)據(jù)表示、分析和應(yīng)用，以提供有關(guān)資金、訂單和供應(yīng)商的精確資料。融資信息的數(shù)字化運用，主要與財務(wù)有關(guān)，相對于手工結(jié)算，它更精確、更及時。資本是企業(yè)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)，是企業(yè)的終極目標(biāo);供應(yīng)商的數(shù)據(jù)數(shù)字化能夠為企業(yè)節(jié)約成本，保證原料來源的可靠性，在與供應(yīng)商進行合作時，供應(yīng)商的信息會全部錄入到電腦中，包括供應(yīng)商、質(zhì)量、誠信指標(biāo)等。在企業(yè)采購過程中，訂單信息的數(shù)字化管理是一個重要的組成部分，包括了產(chǎn)品、供應(yīng)商、融資等三個方面的信息，并且比較完備;產(chǎn)品信息的數(shù)字化主要是保障采購的質(zhì)量，它具有種類繁多、數(shù)據(jù)系統(tǒng)復(fù)雜等特點，目前已廣泛應(yīng)用于RFID技術(shù)。

二、信息化在物資采購管理中的重要性

首先，監(jiān)督購買的費用。在物料采購的過程中，企業(yè)可以利用信息化手段進行更廣泛的信息采集。隨著信息收集的規(guī)模越來越大，利用信息化手段對信息進行整理，可以從不同的方向、不同的角度獲取有用的信息，從而取代以往的分析所需的大量人力、物力。另外，通過信息化，企業(yè)可以與供應(yīng)商進行跨區(qū)域的溝通，節(jié)省空間和時間，同時也可以更好地收集材料的信息，讓他們可以更好地進行產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面的對比。從上面可以看出，利用信息化手段進行采購管理，能夠有效地監(jiān)測企業(yè)的采購成本。

其次，在時間上要做得更好。過去企業(yè)在物資采購中，由于缺乏有效的信息化工具，大部分企業(yè)都是被動地接收供應(yīng)商的信息，而供應(yīng)商在產(chǎn)品升級后，由于信息化程度低、信息更新慢等問題，以上種種大大降低了企業(yè)物資采購管理的效率。信息化手段在物料采購管理中的應(yīng)用，使得電子商務(wù)系統(tǒng)得到了迅速的發(fā)展，無論是供貨方，還是供貨商，都能及時地得到相關(guān)的信息。在物料流通上，通過信息化手段，極大地減少了傳統(tǒng)物資采購管理中存在的“積壓”“供給滯后”的問題。總之，在物資采購過程中，信息化手段的合理使用，能確保物資采購的及時性。

最后，對整個物資采購過程進行控制。利用信息化手段進行物資采購的管理，可以實現(xiàn)對物資的全過程控制，將物資的采購管理細化到各個環(huán)節(jié)，并能隨時了解整個過程中的各種信息。這樣既能方便以后的管理工作，又能及時掌握物資采購的異常信息，進行分析，從而制定出合理的對策，降低企業(yè)的損失。

三、信息化在企業(yè)物資采購管理中的運用現(xiàn)狀

（一）實施物資采購管理數(shù)字化

第一，建設(shè)資源信息大數(shù)據(jù)平臺。該平臺能夠保障采購、消耗、庫存等“進耗存”信息，以及采購計劃等信息，與各企業(yè)的工作人員共享。員工可以通過信息共享，隨時根據(jù)需求和存貨的變化，及時調(diào)整采購計劃，避免因缺少生產(chǎn)材料而造成的生產(chǎn)中斷，也避免了因供應(yīng)不足而重復(fù)采購造成的資源浪費。第二，對供應(yīng)商進行檔案管理。在供應(yīng)商的檔案中，可以實時地記錄供應(yīng)商的各種情況，比如物資的數(shù)量、價格的波動、產(chǎn)品的優(yōu)缺點、后續(xù)的服務(wù)、聯(lián)系人等。

（二）建立物資采購信息化系統(tǒng)

第二，建立物料采購的信息化體系。該系統(tǒng)能建立采購基本數(shù)據(jù)庫，主要由采購計劃單元和庫存管理單元組成，便于對各個采購參數(shù)進行實時比較。員工可以通過該系統(tǒng)實時了解各個部門的庫存情況，對物資進行合理的調(diào)配，以保證企業(yè)的動態(tài)生產(chǎn)，從而實現(xiàn)流動資金的合理配置。通過該系統(tǒng)，還可以實時了解到倉庫的情況，建立一個合理的安全庫存，避免出現(xiàn)大量的庫存，同時也能在緊急情況下，最大程度地保障生產(chǎn)和流動資金的使用。此外，招標(biāo)模塊也是這個系統(tǒng)的一項新產(chǎn)品，它可以實時地將企業(yè)的物資需求信息進行實時的發(fā)布，并利用信息化的方式，將供應(yīng)商的信息傳遞給供應(yīng)商，并將其與供應(yīng)商進行有效的交流，從而在采購過程中取得優(yōu)勢。同時，根據(jù)以前的資料，對供應(yīng)商進行分級管理，確保品質(zhì)。

（三）加強物資采購管理信息共享

信息技術(shù)在物資采購中的應(yīng)用方法之三是物資信息的動態(tài)共享，主要涉及物資采購信息、物資發(fā)放信息、物資消耗信息。公司的有關(guān)工作人員，特別是管理層，可以根據(jù)采購、消耗、庫存等情況，對生產(chǎn)和其他工作進行合理的安排，保證各項指標(biāo)的實現(xiàn)。各企業(yè)要積極地對接、挖掘、充分利用大數(shù)據(jù)，既能滿足企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營需要，又能挖掘出降低能耗、增產(chǎn)的良機，確保企業(yè)練好內(nèi)功。

（四）建立有效組織管理架構(gòu)

各相關(guān)的行政部門在采購工作中也是不可或缺的一環(huán)，通過各職能部門的專業(yè)化操作，可以保證采購工作的高效、合理、低耗，順利地完成采購工作。因此，要構(gòu)建一套完整的材料采購管理體系，才能確保整個采購過程的有效運行。同時，管理人員與各部門的工作人員也能進行有效的交流，在信息共享的基礎(chǔ)上，對具體的材料進行專門的分析，從而達到改善物資采購管理水平的目的。此外，要加強對物資采購的日常管理，保證采購工作的質(zhì)量，防止在采購過程中出現(xiàn)的各類不良行為，從而使整體工作得以改進。同時，高效的采購管理體系能夠使企業(yè)更多地關(guān)注自己的特性，對現(xiàn)有的采購計劃進行優(yōu)化，從而使企業(yè)的整體采購管理能力得到進一步的提高。

四、信息化在企業(yè)物資采購管理中的問題

（一）工作缺乏針對性，供求信息綜合水平不高

一些特殊企業(yè)（石油）的物資采購是一個特殊的行業(yè)，它與其他行業(yè)的物資采購信息不能及時傳達，使企業(yè)的物資采購經(jīng)理無法與生產(chǎn)單位的物資使用者進行有效的溝通，從而導(dǎo)致了資源的浪費，使企業(yè)利潤受損。一方面，石油作業(yè)比較復(fù)雜，而且同一材料往往由多家供應(yīng)商聯(lián)合提供，這使得信息集成工作更加復(fù)雜，重點也更加模糊。另一方面，由于不確定的采購成果，以及供應(yīng)商的檔案管理工作的不健全和頻繁的變動，使石油公司難以與其他原料供應(yīng)商形成長久的合作關(guān)系，不同的廠商所提供的原料也會有所不同，信息的來源也要更加完備，以保證信息的可靠性、完整性和及時性，使資源的使用最大化。

（二）物資采購管理人員的信息技術(shù)操作能力差

隨著我國企業(yè)物資采購管理體系的不斷完善和應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴大，對采購管理人才的整體素質(zhì)提出了更高的要求。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的采購經(jīng)理都不熟悉MIS，只會進行一些基礎(chǔ)的工作，而不能很好地處理好數(shù)據(jù)資源的采集和分析，以及采購和供應(yīng)的協(xié)調(diào)。在此背景下，采購管理信息化的優(yōu)勢并未充分發(fā)揮，無法為企業(yè)帶來價值與效益，而企業(yè)高層對此的關(guān)注較少，從而影響到采購管理信息化的長期發(fā)展。

五、企業(yè)物資采購信息化管理方法

（一）對物資采購實行全程監(jiān)督

采購全程監(jiān)控，是指在采購前、采購中和采購后，對采購計劃提報、采購方選擇、價格咨詢、合同簽訂、質(zhì)量驗收和結(jié)算支付等方面進行監(jiān)督。在監(jiān)督體系的建立過程中也要遵守一定的公平公正公開原則，對采購計劃進行合理的管控與監(jiān)督，確保雙方在合法的交易渠道進行錢貨交易。簽署的交易合同具有嚴(yán)格的法律效力，有標(biāo)準(zhǔn)的國家法律作為雙方的行為約束，保證在結(jié)算和支付過程中，嚴(yán)格遵守合同規(guī)定，確保資金安全。比如，對白酒原料的采購過程進行監(jiān)督時，必須確保原料的質(zhì)量安全，產(chǎn)品的質(zhì)量必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和食品衛(wèi)生安全標(biāo)準(zhǔn);其次，要做到節(jié)約成本，在防止質(zhì)量安全事故的同時，還要確保企業(yè)的利益，從而達到經(jīng)濟與社會雙重效益。在物資采購的全過程中，要將監(jiān)管工作貫穿始終，確保采購的規(guī)范化。

（二）針對產(chǎn)品的市場供應(yīng)確定采購渠道

對于生產(chǎn)消耗大、供給不多的供給方，可以通過戰(zhàn)略采購的方式與供應(yīng)商保持長久的聯(lián)系，保證生產(chǎn)的穩(wěn)定性和持續(xù)性。此外，供需雙方建立了長期的、穩(wěn)定的、相互信賴的合作伙伴，在保證高品質(zhì)的同時，也能保證大量的商品的價格，從而避免了因為供應(yīng)渠道的問題而影響到整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。在市場資源豐富、供方選擇較多、需求量較大的情況下，可以根據(jù)自身的市場優(yōu)勢，采取貨比三家、物美價廉的原則，采用網(wǎng)絡(luò)招標(biāo)的形式，由供應(yīng)商進行公平的競爭，獲得滿意的商品。這不僅可以確保政府采購的公開和透明，而且可以有效地監(jiān)督各方面的工作。對于用量較小、交貨時間較靈活的物料，有關(guān)企業(yè)可采用比價購買、貨比三家、按“質(zhì)量優(yōu)先”的原則進行選擇。

（三）建立供應(yīng)商的考評制度

建立供應(yīng)商評價機制，確定供應(yīng)商的篩選標(biāo)準(zhǔn);通過對供應(yīng)商進行資格審查。在信息技術(shù)的支持下建立網(wǎng)上檔案信息，核查供應(yīng)商的貨物數(shù)量和質(zhì)量，并對每筆合同訂單數(shù)量進行清點，入庫備案，并對其進行評估。制定企業(yè)材料采購標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)要買東西，就必須要自己做。在產(chǎn)品設(shè)計時，應(yīng)盡可能地選用與工業(yè)規(guī)范相適應(yīng)的物料，減少訂貨量，實現(xiàn)批量采購，降低采購費用。在產(chǎn)品設(shè)計的早期階段，企業(yè)可以邀請長期合作的供應(yīng)商共同參與到產(chǎn)品的設(shè)計中，通過產(chǎn)品的選擇來決定原材料的質(zhì)量，從而使供應(yīng)商能夠更快地開始生產(chǎn)所需的原材料，從而使新的產(chǎn)品能夠盡快地投入使用。加大市場調(diào)查力度，減少采購費用。在信息化條件下，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)網(wǎng)上交易平臺搭建往來信息資料庫，實現(xiàn)市場監(jiān)控，為以后的監(jiān)督和調(diào)查提供確實的數(shù)據(jù)資料。同時，掌握商品的價格變化情況，通過分析比較，增強分析能力，牢牢把握市場價格趨勢，提高采購工作的市場敏感度，占有采購的主動權(quán)，準(zhǔn)確抓住采購機會，有效節(jié)約采購成本。

（四）成立專家組，把好物資采購或工程項目采購中的技術(shù)關(guān)

對石油、電力、建筑等具有高度專業(yè)性的材料或工程，都要有專門的技術(shù)人員進行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，如果設(shè)備或工程項目發(fā)生故障，可能會使企業(yè)陷入癱瘓，或造成巨大的經(jīng)濟損失;在白酒行業(yè)，如果生產(chǎn)過程中的機械故障，很容易發(fā)生安全事故和經(jīng)濟損失。由企業(yè)聘請具有豐富經(jīng)驗、高技術(shù)水平的專業(yè)技術(shù)人才，組建專家小組，強化對材料、工程項目的采購過程的控制，并對材料、工程等進行技術(shù)把關(guān)，從而有效地減少了采購費用，規(guī)避了采購的風(fēng)險。加強采購人員的培訓(xùn)，加強采購人員的綜合素質(zhì)。在采購過程中，必須建立和完善員工的培訓(xùn)體系，并對其進行職業(yè)道德教育，以保證其始終保持清醒的思維，樹立正確的價值觀念，盡可能地減少失誤;加強對企業(yè)物資采購的內(nèi)部審核與評估，做到客觀、公正、專業(yè)，對違規(guī)行為進行嚴(yán)格處罰，建立高質(zhì)量的采購隊伍。

六、企業(yè)物資采購管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新應(yīng)用

（一）采購方案管理

企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營，對各種材料的需求有很大的不同，如果采購的材料太少，就會導(dǎo)致資源的不足，從而影響到企業(yè)的工作。反之，如果大量購買，也會導(dǎo)致存貨積壓，從而提高存貨的成本。利用信息技術(shù)建立物資采購管理系統(tǒng)，能夠?qū)崟r掌握物資的庫存、需求和供應(yīng)之間的變化。MIS首先根據(jù)企業(yè)制訂的生產(chǎn)計劃，對一定時期內(nèi)需要的材料類型和數(shù)量進行核查。再定期對照存貨，制定采購計劃，確定各種物資的采購數(shù)量。這樣就能解決材料短缺和過度供應(yīng)的問題。

（二）完善庫存控制與配送方案

由于工廠之間相隔很遠，所以在生產(chǎn)和運營的時候，都會采用“直達料”的方式，既保證了原材料的供應(yīng)，又減少了成本?，F(xiàn)在，只有一小部分的資源，是通過倉庫來分配的。為解決因運輸距離過長而導(dǎo)致的費用產(chǎn)出過高的問題，對物料的運輸進行了如下的改進。一方面，在遙遠的工廠中建造倉庫，將所需的物資儲備起來，以保證暫時的需求，同時也可以進行資源的運輸，以提升整個供應(yīng)鏈的效率。另一方面，將廢棄物料與所需物料整合起來，進行統(tǒng)一的輸運，并與有關(guān)運輸單位協(xié)作，以最大限度地發(fā)揮“非計劃性”運能，節(jié)約運能。

（三）實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化物資采購管理

同時，要加快企業(yè)內(nèi)部物料采購的信息化建設(shè)，為物料及平臺的采購管理工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。采購部門要及時對物料的內(nèi)部需求和使用情況進行及時的記錄，在采購開始前搜集到詳細的資料，掌握生產(chǎn)一線的需要，并以科學(xué)的方式進行記錄，再由系統(tǒng)的反饋機制進行記錄，最后，建立一個完整的供應(yīng)商管理體系，將各公司與材料供應(yīng)商的交易情況全部記錄下來，并將那些可以長期合作的供應(yīng)商給堵死。在掌握了生產(chǎn)一線的物料需求后，通過物資采購管理系統(tǒng)，可以通過物資采購系統(tǒng)自動查找合格的供貨商，從而減少采購時間、精力、財力的浪費。

（四）推進倉儲條形碼的應(yīng)用

一是推動數(shù)據(jù)的自動化收集。將條碼技術(shù)引入到倉庫管理中，實現(xiàn)了入庫、出庫、盤點等各個環(huán)節(jié)的自動數(shù)據(jù)采集，對產(chǎn)品信息進行及時地登記和升級，能夠極大地提升工作效率，構(gòu)建精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息庫。提高了倉庫管理數(shù)據(jù)的輸入效率和準(zhǔn)確性，保證企業(yè)能夠及時準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)據(jù)，合理地維護和控制企業(yè)庫存。二是推動資料的迅速、精確。利用無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用實時數(shù)據(jù)采集裝置，對倉儲企業(yè)的經(jīng)營活動進行全方位的經(jīng)營和監(jiān)督。電子文檔可以方便以后的查詢，可以實時地管理物資和貨位，減少統(tǒng)計工作的困難。三是推動信息公開與共享。對庫存物品的進、出、移動、盤點等操作進行全面的監(jiān)控與管理，使整個倉儲的業(yè)務(wù)運行完全由系統(tǒng)來完成，并能共享物資的進出庫等情況，便于各部門了解物資流向、庫存情況。

（五）提高采購工作人員的工作能力和水平

采購工作人員的綜合素質(zhì)與水平，將影響采購工作的順利進行。要保證企業(yè)的采購工作順利進行，就需要加強員工的培訓(xùn)。首先，要不斷地提高采購人員的職業(yè)道德，加強員工的思想品德教育，使他們時時刻刻關(guān)注公司的發(fā)展，主動為公司服務(wù)，克服各種采購風(fēng)險;二是加強采購人員的法律常識，讓員工在物資采購過程中，認真學(xué)習(xí)《采購法》等法律法規(guī)，了解合同中的條款，增強自己的法律意識，避免由于自己的法律知識不足而導(dǎo)致的購買風(fēng)險。

七、結(jié)語

總之，信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，在當(dāng)前的信息化發(fā)展下，企業(yè)管理會持續(xù)向技術(shù)化和智能化轉(zhuǎn)變。企業(yè)的管理需要與時俱進，需要具備極高的市場洞察力，如果企業(yè)跟不上社會經(jīng)濟、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的步伐，勢必將被多元化的市場競爭所拋棄。信息化在物資采購的各個環(huán)節(jié)都扮演著至關(guān)重要的角色，特別是協(xié)助企業(yè)進行成本監(jiān)控，確保物資的及時供應(yīng)，以及對物資的全程控制，因此，只有充分利用信息化，企業(yè)才能在激烈的市場中占據(jù)一席之地。

【作者單位：開灤（集團）有限責(zé)任公司物資分公司】