王小茹

（安陽(yáng)師范學(xué)院，河南安陽(yáng) 455000）

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)高等學(xué)校學(xué)生總規(guī)模超過(guò)4 000萬(wàn)人。高等教育是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的根本動(dòng)力，是促進(jìn)社會(huì)文化建設(shè)的重要保障。高等教育一般具有人才培養(yǎng)、科技研究、社會(huì)文化服務(wù)以及文化傳承發(fā)揚(yáng)的作用，其中人才的培養(yǎng)才是高校的根本任務(wù)。而現(xiàn)實(shí)生活中的大學(xué)，科學(xué)研究是各項(xiàng)評(píng)估的重中之重，經(jīng)費(fèi)、課題、論著、平臺(tái)等數(shù)量是學(xué)校評(píng)比的重要指標(biāo)，也是評(píng)價(jià)教師最重要的參照。教學(xué)工作因其難以量化考量而被輕視，課堂教學(xué)、教學(xué)研究成為教師的“良心活”。

在2016年10月15日，教育部黨組書記陳寶生在武漢地區(qū)高等學(xué)校工作座談會(huì)上，提出四個(gè)“回歸”，即回歸常識(shí)、回歸本分、回歸初心、回歸夢(mèng)想。回歸常識(shí)是高等學(xué)校課堂教學(xué)現(xiàn)代化的呼喚，教學(xué)是高等學(xué)校的工作中心，是高等學(xué)校的基本社會(huì)職能。2018年6月21日，教育部在四川成都召開新時(shí)代全國(guó)高等學(xué)校本科教育工作會(huì)議。會(huì)議強(qiáng)調(diào)，堅(jiān)持“以本為本”，推進(jìn)“四個(gè)回歸”。加強(qiáng)教育教學(xué)業(yè)績(jī)考核，在教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升中施行本科教學(xué)工作考評(píng)一票否決制，加大對(duì)教學(xué)業(yè)績(jī)突出教師的獎(jiǎng)勵(lì)力度，對(duì)主要從事教學(xué)工作人員提高基礎(chǔ)性績(jī)效工資額度、保證合理的工資水平。

檔案是社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中的重要參考文獻(xiàn)，具有知識(shí)性、教育性和價(jià)值性等特點(diǎn)。教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估、教學(xué)改革等活動(dòng)的重要參照資料，甚至在學(xué)科建設(shè)、碩士學(xué)位授予單位申報(bào)等工作中發(fā)揮著巨大作用，因此建立教學(xué)數(shù)字資源檔案庫(kù)十分重要。本文對(duì)高校教學(xué)數(shù)字資料檔案現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和總結(jié)，并提出應(yīng)對(duì)策略。

一、高校教學(xué)數(shù)字資源檔案現(xiàn)狀

當(dāng)前高校教學(xué)檔案數(shù)字化尚有很大提升空間，在科技高速發(fā)展的背景下，高校教學(xué)檔案資源的類型由紙質(zhì)檔案向電子化與紙質(zhì)并存的方向發(fā)展，我們正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的初期。目前，高校教學(xué)檔案數(shù)字資源建設(shè)存在諸多問(wèn)題，如紙質(zhì)檔案保存現(xiàn)狀堪憂、教學(xué)檔案類別或項(xiàng)目殘缺不全、管理制度不健全、機(jī)構(gòu)和人員不足、工作人員檔案業(yè)務(wù)不夠熟練等。

（一）紙質(zhì)檔案保存現(xiàn)狀堪憂

據(jù)調(diào)查，紙質(zhì)檔案目前仍然是高校教學(xué)檔案最主要的保存方式，變化的方式僅僅從此前的手寫紙質(zhì)版變?yōu)榱穗娔X打印版。存檔的方式多為傳統(tǒng)的檔案庫(kù)存檔，檔案庫(kù)房對(duì)建筑面積設(shè)施等都有很高要求。紙質(zhì)檔案還存在發(fā)霉、濕水、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

高校教學(xué)檔案是體現(xiàn)大學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要材料，是大學(xué)檔案的主體和核心。教學(xué)檔案是一個(gè)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，包括教學(xué)管理、學(xué)科建設(shè)與專業(yè)設(shè)置、招生、學(xué)籍、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位、畢業(yè)、教材等類目，內(nèi)動(dòng)涉及大學(xué)教學(xué)的方方面面。試卷和畢業(yè)論文是最常見的教學(xué)檔案，一般保存年限僅為10年。在教學(xué)檔案數(shù)字化資源不完善的情況下，超過(guò)10年的試卷和畢業(yè)論文很難查找。此前，試卷和畢業(yè)論文檔案均由教學(xué)院系各自保管，缺乏專職人員管理，查找不易且容易丟失。在教育部對(duì)學(xué)校的評(píng)估過(guò)程中，經(jīng)常應(yīng)為查找某個(gè)試卷和畢業(yè)論文檔案而興師動(dòng)眾，建立數(shù)字化檔案迫在眉睫。教學(xué)過(guò)程中的人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)方案等多為教務(wù)處集中收集和管理，同樣存在管理問(wèn)題，造成查找困難。教案、講義、教師日志等基本保管于各教研室或教師個(gè)人處，也存在未實(shí)行電子化、易丟失等問(wèn)題。高校在校生人數(shù)少則數(shù)萬(wàn)，多則數(shù)十萬(wàn)，每年產(chǎn)生數(shù)以萬(wàn)計(jì)的教學(xué)檔案，檔案變動(dòng)、維護(hù)和遷移等工作相當(dāng)繁重，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案勢(shì)在必行。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：①建校歷史在50年以上；②全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；③已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷(長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米)以上?！蔽倚n案館成立于1999年6月，為副處級(jí)建制，歸屬校黨委辦公室；2019年5月升格為正處級(jí)單位，為學(xué)校直屬單位，內(nèi)設(shè)綜合檔案室、人事檔案室、收集指導(dǎo)室3個(gè)科室?，F(xiàn)有工作人員6人，其中，館長(zhǎng)1人，副館長(zhǎng)1人，各科室科長(zhǎng)或副科長(zhǎng)1名，工作人員存在不足。從2009年開始，各院部設(shè)立1名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位的收檔、交檔和存檔工作。但檔案浩如煙海，人員配備仍然明顯不足。除學(xué)校之外，各院部也有設(shè)立小型檔案室。教學(xué)檔案涉及的檔案門類繁多，更新速度快，需要專職人員收集和管理。

（三）人員業(yè)務(wù)知識(shí)不夠熟練

學(xué)校檔案館成立了檔案收集指導(dǎo)室，各院系和職能單位，均配有兼職檔案員。兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)檔案制度、歸檔范圍、檔案管理等方面不熟悉，需要不定期進(jìn)行培訓(xùn)。以往的工作中，各教學(xué)院部產(chǎn)生的電子檔案的存放地點(diǎn)較為分散，未設(shè)立專職管理人員，且教學(xué)管理人員對(duì)保存教學(xué)類電子檔案的意識(shí)不強(qiáng)。各院部通常主要存放畢業(yè)論文、試卷等電子檔案，對(duì)于教學(xué)改革項(xiàng)目申報(bào)書、教學(xué)實(shí)踐研究報(bào)告、論文、著作、獎(jiǎng)勵(lì)、規(guī)章制度等檔案不夠重視，有的根本不知道哪些是應(yīng)該收集和整理的，造成查閱困難或檔案丟失。

二、教學(xué)檔案數(shù)字資源建設(shè)問(wèn)題對(duì)策

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和制度建設(shè)

學(xué)校要增加經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置數(shù)字化設(shè)備與儀器，提供必要的數(shù)字化檔案安全保護(hù)措施，加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)制定數(shù)字化制度和規(guī)范，如紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和規(guī)范管理。

目前，教育部和國(guó)家檔案局還沒有為高校教學(xué)檔案管理制定專門的規(guī)章制度，但是《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等都包含了教學(xué)檔案管理的部分。很多高校則在制定學(xué)校檔案管理辦法之外，還專門制定了教學(xué)類檔案管理制度，如《南京大學(xué)教學(xué)檔案管理辦法》《吉林大學(xué)教學(xué)類檔案立卷工作規(guī)范》《北京大學(xué)學(xué)籍檔案管理實(shí)施細(xì)則》等。這些制度確定了教學(xué)檔案形成部門歸檔的工作基本原則，即高校各系所、教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)將自身形成的有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值文件材料向檔案部門歸檔，學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)教學(xué)檔案歸檔工作的指導(dǎo)、教學(xué)檔案的收集、保管和利用。同時(shí)也對(duì)教學(xué)檔案歸檔工作的崗位職責(zé)、歸檔范圍和流程、管理和利用等方面進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和說(shuō)明，為教學(xué)檔案工作的有序開展提供了制度保障。

（二）加大教學(xué)檔案數(shù)字資源開發(fā)力度

檔案的生命在于其有用性，保存檔案的目的在于利用。學(xué)校檔案館、教學(xué)管理部門、教學(xué)單位都應(yīng)該積極開發(fā)教學(xué)檔案數(shù)字資源，主動(dòng)為本部門和學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

學(xué)校檔案部門應(yīng)圍繞學(xué)校當(dāng)前的中心工作，利用教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理的優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字資源的開發(fā)力度。對(duì)教學(xué)檔案這一豐富的資源寶藏進(jìn)行深度挖掘，將其從靜態(tài)的庫(kù)存資源轉(zhuǎn)換為動(dòng)態(tài)的信息資源，發(fā)揮檔案在學(xué)科建設(shè)、教學(xué)評(píng)估、科研評(píng)獎(jiǎng)、重大活動(dòng)、編修教育史志等工作中的參考、憑證作用，提供豐富的檔案編研成果供學(xué)校、師生和社會(huì)利用。

教學(xué)檔案立卷單位也可以針對(duì)自身利用需求，開發(fā)本部門教學(xué)檔案信息資源。教學(xué)檔案形成于教學(xué)管理及實(shí)踐之中，又服務(wù)于教學(xué)管理和實(shí)踐。在調(diào)研工作中，我們發(fā)現(xiàn)，檔案如果能服務(wù)于本部門工作，各部門歸檔積極性就會(huì)高漲。很多學(xué)院都反映，正是由于檔案工作為學(xué)院教學(xué)評(píng)估工作的順利開展提供了大力的幫助，他們才有積極性將本單位檔案工作進(jìn)一步做好、做規(guī)范。反之，如果教學(xué)檔案不能被合理利用，立卷部門做好檔案工作的積極性就會(huì)大打折扣，歸檔工作難以開展。

（三）增強(qiáng)分工協(xié)作意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)溝通

教學(xué)檔案歸檔工作的順利開展依賴歸檔單位的分工和協(xié)作。教學(xué)檔案的歸檔需要有關(guān)部門協(xié)作開展。由于工作分工，一項(xiàng)教學(xué)管理工作需要若干個(gè)部門協(xié)作完成，反映此項(xiàng)工作的教學(xué)檔案也分散形成于不同的單位，需要這些單位協(xié)作起來(lái)才能保證檔案完整歸檔，如果協(xié)調(diào)不好，往往會(huì)造成歸檔工作脫節(jié)、檔案材料丟失。以學(xué)生學(xué)籍卡片為例，不少學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)后未將學(xué)籍卡片帶到轉(zhuǎn)入學(xué)院，最后很可能原學(xué)院和轉(zhuǎn)入的學(xué)院都沒有將其歸檔，學(xué)籍卡片因這種原因丟失的不在少數(shù)。再如本科生招生工作，招生計(jì)劃（如招生總規(guī)劃、分省分專業(yè)的具體計(jì)劃）的制定和招生工作的具體實(shí)施涉及高校規(guī)劃部門、招生部門等多個(gè)單位，只有將相關(guān)文件材料都?xì)w檔了，才能保證學(xué)校招生檔案的完整。

教學(xué)管理工作環(huán)節(jié)多、協(xié)作性強(qiáng)，教學(xué)檔案數(shù)量大、內(nèi)容繁雜，導(dǎo)致立卷難度大、歸檔工作量也大。而且，教學(xué)管理工作和教學(xué)工作經(jīng)常會(huì)面臨一些改革和調(diào)整，工作內(nèi)容的變化又會(huì)引起歸檔材料的變化和歸檔方法的調(diào)整。在這種情況下，想要做好歸檔工作，應(yīng)加強(qiáng)檔案部門和立卷單位之間的溝通。同時(shí)，教學(xué)管理部門在協(xié)同工作之時(shí)，也應(yīng)考慮到教學(xué)檔案歸檔工作的歸屬檔案部門和立卷單位之間的溝通，檔案館指導(dǎo)人員就可以及時(shí)掌握立卷單位的特殊情況、調(diào)整指導(dǎo)方法，協(xié)商制定既符合學(xué)校檔案工作規(guī)定又兼顧立卷部門工作實(shí)際的歸檔措施，協(xié)助立卷部門圓滿完成立卷工作。教學(xué)檔案立卷部門之間協(xié)調(diào)好了，就能盡量避免歸檔工作脫節(jié)和檔案材料丟失的現(xiàn)象，保證教學(xué)檔案資源的完整性。

（四）明晰教學(xué)檔案范圍，加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)

從教學(xué)檔案的產(chǎn)生來(lái)源來(lái)看，教學(xué)檔案產(chǎn)生于四個(gè)層次，有四個(gè)不同的形成主體：一是學(xué)校的教學(xué)管理部門，如研究生院、研究生工作部、發(fā)展規(guī)劃與學(xué)科建設(shè)辦公室、學(xué)工部、教務(wù)處、招生就業(yè)工作處；二是院系、研究所（或研究中心）、實(shí)驗(yàn)室、教研室；三是教師；四是學(xué)生。

每個(gè)層次每個(gè)檔案形成主體產(chǎn)生的教學(xué)檔案的內(nèi)容是不同的。教學(xué)管理部門產(chǎn)生的教學(xué)檔案是全方位的，涉及所有類目，但主要是管理性文件材料；院系產(chǎn)生的教學(xué)文件材料涉及招生以外的類目，并且由于院系身處教學(xué)的第一線，課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、教材兩類的文件材料會(huì)相對(duì)更多一些；教師是實(shí)施教學(xué)活動(dòng)的主體，圍繞教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的主要是教學(xué)業(yè)務(wù)材料。如典型教案、備課記錄、教學(xué)范例、課程目錄、教學(xué)實(shí)踐總結(jié)、教學(xué)實(shí)驗(yàn)、本人所擬考題以及教師自行攝制的教學(xué)錄音帶、幻燈片、自己制作的教學(xué)課件、教師本人編寫并出版的專著、教科書、講義、教學(xué)參考書、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書等。這些教學(xué)業(yè)務(wù)材料涉及課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐和教材兩個(gè)類目，其中一部分保存在院系，但主要還是在老師自己手中；學(xué)生是學(xué)習(xí)的主體，他們?cè)诖髮W(xué)的學(xué)習(xí)實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的文件材料，主要涉及課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐和學(xué)位兩個(gè)類目的內(nèi)容。如典型的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、典型答卷、典型調(diào)查報(bào)告、重要的課程作業(yè)、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)位申請(qǐng)表等。

表1 教學(xué)院部教學(xué)檔案歸檔范圍

續(xù)表

教學(xué)檔案歸檔范圍根據(jù)內(nèi)容可分為教學(xué)管理綜合類、教學(xué)評(píng)價(jià)和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)研究與教學(xué)改革、招生管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、學(xué)位工作、教材等九大類。

（五）建立電子檔案系統(tǒng)，規(guī)范管理

如今，絕大多數(shù)高校已經(jīng)引入檔案管理系統(tǒng)，但是在教學(xué)檔案的歸檔和利用上還是較少涉及，教學(xué)檔案的信息化建設(shè)相對(duì)滯后。隨著高校建設(shè)一流大學(xué)，一流專業(yè)等目標(biāo)的提出，高校的教學(xué)檔案，對(duì)于高等教育的發(fā)展有著舉足輕重的作用，所以加強(qiáng)教學(xué)檔案的數(shù)字資源建設(shè)，建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

目前，高校使用檔案管理系統(tǒng)多是針對(duì)檔案管理建立的，方便查詢和管理。而在校園信息化建設(shè)過(guò)程中，高校各教學(xué)管理部門基本上都建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，如本科生、研究生教學(xué)管理系統(tǒng)等，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作的信息化，系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)管理了大量的教學(xué)信息。隨著校園辦公自動(dòng)化、一體化工作的推進(jìn)，應(yīng)采取切實(shí)可行的方式將現(xiàn)有的教學(xué)管理系統(tǒng)與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，將必要的教學(xué)信息充實(shí)到教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中來(lái)，這既能推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)信息共享，又能方便教學(xué)檔案利用，提高工作效率，體現(xiàn)檔案利用價(jià)值。

而教學(xué)檔案的產(chǎn)生和利用涉及高校的職能部門和各教學(xué)院部，電子檔案系統(tǒng)可以分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，為保證檔案信息安全，建議聯(lián)系正規(guī)廠家，安裝正版系統(tǒng)，方便信息安全和維護(hù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

教學(xué)檔案是體現(xiàn)大學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要資料，是大學(xué)檔案的主體和核心，對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的作用，各高校應(yīng)高度重視教學(xué)檔案數(shù)字資源建設(shè)，多措并舉，盡快建立健全教學(xué)檔案數(shù)字資源系統(tǒng)，讓學(xué)校師生更方便快捷地利用學(xué)校的教學(xué)檔案，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展和地方經(jīng)濟(jì)。