段鈺瑩

摘 要：文書檔案管理向來都是企事業(yè)單位的重要工作支撐，是其在行政管理活動中產(chǎn)生的見證單位的整體發(fā)展歷史的文件，將會在相當(dāng)大的程度上關(guān)系到單位的未來發(fā)展建設(shè)，具備充實(shí)的輔助作用。文書檔案管理的科學(xué)性的高低將會和文書檔案管理利用率的高低產(chǎn)生直接關(guān)聯(lián)。本文從多個角度著手，分析了現(xiàn)階段文書檔案管理的原則以及相應(yīng)的現(xiàn)狀，并針對性地提出了解決策略，認(rèn)為現(xiàn)階段企事業(yè)單位的文書檔案管理人員需要從點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，只有這樣才能推進(jìn)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理原則;發(fā)展現(xiàn)狀;解決策略

隨著現(xiàn)代社會的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為現(xiàn)代人們生活和工作提供了巨大的支撐，在文書檔案管理過程中，計算機(jī)技術(shù)正在逐漸替代傳統(tǒng)的人工文書檔案管理方式，文書檔案管理效率和質(zhì)量因此而顯著提升，計算機(jī)管理與人工管理共同存在的情況正在相當(dāng)大的程度上改變現(xiàn)有文書檔案管理形態(tài)，使得其正在呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展局勢，在此種情況下，針對性地分析文書檔案管理的問題以及相應(yīng)解決策略便顯得極為重要。

一、文書檔案管理工作的特性

1.內(nèi)容復(fù)雜，時效性強(qiáng)

文書檔案管理的核心對象是各種紙質(zhì)資料和電子資料，主要包含協(xié)議文書、單位文件、數(shù)據(jù)資料、人事記錄以及會議記錄等等。企事業(yè)單位在自身運(yùn)行的過程中往往會生成大量內(nèi)容多樣、形式多元化的文件檔案，以文件的性質(zhì)為基礎(chǔ)，可以將其分為政策性文書檔案、見證性文書檔案和記錄性文書檔案。政策性文書檔案的記錄主要由官方事業(yè)單位或者是半官方性質(zhì)的團(tuán)隊(duì)完成，所記錄的內(nèi)容通常和我國的法律政策、行為規(guī)范相互關(guān)聯(lián)，具有顯著的權(quán)威性和合理性，甚至包含有各種法令與公文的修改記錄;見證性文書檔案指的是企事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中的各種資料信息，如單位的基本資料、各種工作的變化以及重大事件的記錄等等;記錄性文書檔案指的是企事業(yè)單位在自身發(fā)展歷程中，對某項(xiàng)工作的由始至終的記錄。文書檔案管理工作的基本內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)對上述文書檔案的綜合管理，文書檔案工作的重要內(nèi)容為信息資源的收集和保存，也就是將企事業(yè)單位的重要文書檔案保存處理。許多文書檔案通常都具備相應(yīng)的時效性，尤其是在企事業(yè)單位發(fā)展運(yùn)營的過程中生成的各種日常文件，因而檔案管理員需要及時提煉內(nèi)容，以為后續(xù)工作人員查閱提供幫助。

2.信息引導(dǎo)，成效增強(qiáng)

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展使得信息技術(shù)的受重視程度越發(fā)提升，計算機(jī)、云計算和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代社會中不可或缺的發(fā)展工具，文書檔案管理工作也是如此。伴隨計算機(jī)的普及應(yīng)用以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理已經(jīng)能夠基本實(shí)現(xiàn)自動化辦公的目標(biāo)。文書檔案的形式主要包含有電子檔案和紙質(zhì)檔案這兩種：其一，在面對紙質(zhì)檔案的時候，文書檔案管理者需要通過語音輸入和掃描等方法，將文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，智能云計算技術(shù)能夠通過篩選關(guān)鍵詞的方式整理出檔案中的各種重要內(nèi)容，使得相關(guān)人員的工作壓力顯著降低。在傳統(tǒng)的人工文書檔案管理工作中，工作人員在接收文件后往往需要手動錄入文件內(nèi)容并格式轉(zhuǎn)化處理，工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，最終成效并不良好，而且還會大幅增加出現(xiàn)錯誤的概率。而通過對云計算技術(shù)的應(yīng)用，管理者能夠隨時隨地登陸檔案管理系統(tǒng)，通過先進(jìn)科學(xué)的辦公設(shè)備，將紙質(zhì)文件作智能轉(zhuǎn)化處理，使其成為電子文件，并利用計算機(jī)文件檔案管理系統(tǒng)來添加目錄，在此過程中，工作人員僅需做好文書檔案的排列工作即可，由于使用的系統(tǒng)為智能化系統(tǒng)，因而文書檔案的錄入錯誤率大幅降低。文書檔案檢索通常只能借助工作人員的手動查詢完成，往往需要耗費(fèi)大量工作時間和精力，而在信息技術(shù)的深度支撐下，管理者可以在系統(tǒng)中登陸賬號并查詢相應(yīng)的文書檔案，實(shí)現(xiàn)文書檔案檢索的自動化目標(biāo)。

3.數(shù)量繁多，管理融合

由于文件資源的數(shù)量非常多、內(nèi)容較為繁雜，所以在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，文書工作以及檔案工作通常是由相應(yīng)的專業(yè)人員執(zhí)行的，文書工作的對象包含各種文字資料、圖標(biāo)資料、影像資料等，是形成龐大的檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)支撐。檔案工作的對象則是檔案，是從文件轉(zhuǎn)化而成的科學(xué)有效的信息，信息時代的飛速發(fā)展使得文件檔案管理模式產(chǎn)生巨大轉(zhuǎn)變，計算機(jī)文檔管理智能系統(tǒng)的出現(xiàn)使得文檔一體化不再是困境，將文書管理和檔案管理有效融合，實(shí)現(xiàn)文檔生成、文檔管理、文檔查閱等在內(nèi)的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)，這將會為文書檔案管理工作的開展奠定下更為堅(jiān)實(shí)的支撐作用。在計算機(jī)文檔智能管理系統(tǒng)內(nèi)部同時包含有檔案管理系統(tǒng)和文書管理系統(tǒng)。而在云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)體系下的檔案管理與文書管理的差異化更小，在日常工作中完全可以通過智能化處理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對信息資源的有效處理，最終轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，系統(tǒng)結(jié)合檔案的關(guān)鍵詞來分類處理并將其儲存在不同的文件夾中。文書和檔案存在密切的關(guān)聯(lián)，但二者卻又處于相互獨(dú)立的狀態(tài)，在計算機(jī)文檔智能管理體系下，文書和檔案存在于系統(tǒng)的諸多不同模塊，但是由于系統(tǒng)內(nèi)部保持為網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，因而存儲具備相應(yīng)的關(guān)聯(lián)性。

二、現(xiàn)代文書檔案管理工作的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足，管理意識薄弱

就目前來看，有大量企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為，如果想要使單位朝向更好的方向發(fā)展，需要從教學(xué)、科研、改革等多方面著手，只有切實(shí)有效地完成對上述內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，才能夠收獲更為可觀的經(jīng)濟(jì)收益和社會效益。雖然此類想法具備充足的可行性，但是卻嚴(yán)重忽視了文書檔案管理所具備的重要作用，甚至有部分管理者認(rèn)為在檔案收集和檔案管理方面需要投入過多的人力資源和物理資源，但是卻并不能迅速收獲良好成效，這樣做會導(dǎo)致因小失大，與此同時由于領(lǐng)導(dǎo)層級的忽視，會導(dǎo)致文書檔案管理技術(shù)缺乏的問題。

2.人員素養(yǎng)較低，工作開展困難

針對于企事業(yè)單位的文書檔案管理工作通常由專業(yè)部門直接進(jìn)行管理，但實(shí)際上專業(yè)管理人員不僅要負(fù)責(zé)文書檔案管理工作，而且還承擔(dān)有大量繁瑣的日常工作，甚至還有部分工作帶有緊急性質(zhì)，因而此類人員通常會在已經(jīng)完成日常管理工作的前提上進(jìn)行文書檔案管理工作。在此種情況下，文書檔案管理工作的正常開展受到巨大的影響，相關(guān)人員并無過多時間處理文檔資料，文件資料難以獲得妥善的處理應(yīng)用。與此同時，還有部分企事業(yè)單位對人員學(xué)歷的要求較低，人員在缺乏專業(yè)性管理能力的情況下便被要求上崗工作，文書檔案管理工作的正常開展受到影響。