王舒婷

淺談如何把好高校后勤人事管理的“三關(guān)”

王舒婷

[哈爾濱工業(yè)大學(xué)總務(wù)處/后勤集團(tuán)]

高校后勤人事管理切忌以不變應(yīng)萬變，應(yīng)隨著社會(huì)的發(fā)展不斷增加新的內(nèi)容。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，如何在高校后勤社會(huì)化的大環(huán)境下利用新技術(shù)手段和傳統(tǒng)管理方法相結(jié)合的方式做好高校后勤人事管理，以及后勤人事管理做什么、如何做、如何做好都需要后勤人事部門深入思考。人事部門在制定各項(xiàng)規(guī)章制度時(shí)需嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、總結(jié)創(chuàng)新、換位思考、堅(jiān)守初心，以維護(hù)后勤和諧穩(wěn)定為出發(fā)點(diǎn)，以為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為目的，以保障后勤員工基本利益為基礎(chǔ)，制定出規(guī)范合理的人事管理制度，維護(hù)好后勤員工間的平衡。通過“人事”這條紐帶將后勤各部門之間“擰”在一起，打破后勤各部門之間溝通少、相互間工作缺乏了解的狀況，幫助各部門之間互通有無，從而實(shí)現(xiàn)智能化、精細(xì)化、貼心化的新型高校后勤人事管理機(jī)制。

人事系統(tǒng)；培訓(xùn)考核；員工發(fā)展

隨著高校后勤社會(huì)化進(jìn)程進(jìn)一步深化，后勤正式職工陸續(xù)退休，外聘人員比重日益增大，但由于高校后勤又不同于社會(huì)營(yíng)利性企業(yè)，既需要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展又要滿足服務(wù)高校的需求，這就要求高校后勤人事部門通過對(duì)人員的管理來維系好這其中的平衡，把好高校后勤人事管理的“三關(guān)”——即“入門關(guān)”、“培訓(xùn)關(guān)”、“發(fā)展關(guān)”，推動(dòng)后勤工作和諧高效發(fā)展。

一、“入門關(guān)”

面試是考察應(yīng)聘者的工作能力與綜合素質(zhì)的重要手段，后勤人事部門可通過“人工+系統(tǒng)”和“初試+復(fù)試”的雙重面試守好員工“入門關(guān)”。應(yīng)聘者初試合格后只是有進(jìn)入后勤工作的資格，而復(fù)試合格后才是真正融入后勤文化，成為后勤人。

人工面試一般由招聘者直接與應(yīng)聘者進(jìn)行交流，招聘者通過應(yīng)聘者的語言、神態(tài)、表情、動(dòng)作等進(jìn)行判斷，面試時(shí)間短，次數(shù)有限。系統(tǒng)面試是在人工面試合格后，通過在后勤人事系統(tǒng)內(nèi)錄入人員信息來進(jìn)一步判斷，這是系統(tǒng)初試；根據(jù)系統(tǒng)中設(shè)定員工評(píng)分與獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)對(duì)人員進(jìn)行長(zhǎng)期考察，這是系統(tǒng)復(fù)試。系統(tǒng)面試的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在“提示”與“約束”兩個(gè)方面。

（一）提示

提示分為內(nèi)部提示和外部提示，內(nèi)部提示主要指對(duì)曾存在于后勤系統(tǒng)內(nèi)的人員進(jìn)行提示。由于高校后勤服務(wù)項(xiàng)目廣，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)中部門及崗位較多，除后勤機(jī)關(guān)的人事專員外很多下屬部門也設(shè)有人事專員，就易出現(xiàn)這種現(xiàn)象：某員工因個(gè)人不良行為被食堂辭退后前往公寓應(yīng)聘，但隱瞞了其在食堂的工作經(jīng)歷和離職原因，公寓人事專員因人員短缺又不了解此情況而將該員工錄用，從而造成隱患。當(dāng)人事專員在系統(tǒng)內(nèi)錄入應(yīng)聘人員身份證號(hào)后，系統(tǒng)自動(dòng)提示人事專員該應(yīng)聘者是否曾在后勤任職及離職原因，從而減少此類安全隱患。

外部提示主要指的是在保證安全、符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校允許的前提下將后勤人事系統(tǒng)與其他高校后勤信息系統(tǒng)、社會(huì)相關(guān)信息系統(tǒng)等相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)間基礎(chǔ)信息互通共享、互為提示。如將后勤人事系統(tǒng)與社會(huì)征信系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，輸入應(yīng)聘者身份證號(hào)即可顯示其信用情況，信用評(píng)分未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)者系統(tǒng)予以提示；將本校后勤人事系統(tǒng)與本地區(qū)其他高校后勤人事系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，建立高校后勤員工“黑名單”制度，將因惡意工傷騙取賠償、習(xí)慣性盜竊、打架斗毆致使他人傷害嚴(yán)重等不良行為被其辭退的人員列入黑名單，黑名單內(nèi)人員在各高校后勤系統(tǒng)內(nèi)均無法錄用。

（二）約束

系統(tǒng)約束作用主要指人員約束和薪資約束。

1.人員約束：一是約束人事干事，指在人事系統(tǒng)內(nèi)嚴(yán)格限定人員錄入標(biāo)準(zhǔn)，人事干事在錄入員工信息時(shí)如出現(xiàn)超齡、身份證號(hào)碼無法識(shí)別、崗位編制已滿、合同信息不全等情況，系統(tǒng)均無法生成該員工信息；二是約束員工出勤，在人事系統(tǒng)中加入定位打卡模塊，根據(jù)員工打卡情況，系統(tǒng)每月自動(dòng)生成考勤表，無故曠工或超出規(guī)定請(qǐng)假次數(shù)者，依規(guī)定扣除工資或予以辭退；三是約束員工服務(wù)，將后勤人事系統(tǒng)與后勤服務(wù)監(jiān)察系統(tǒng)對(duì)接，師生對(duì)某個(gè)部門或某名員工的有效投訴，監(jiān)察系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)推送至人事系統(tǒng)，人事系統(tǒng)對(duì)該部門或員工扣除服務(wù)評(píng)分，服務(wù)評(píng)分低于標(biāo)準(zhǔn)值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行預(yù)警，人事部門再依規(guī)定進(jìn)行處罰。

2.薪資約束：由于歷史原因高校后勤“同工不同酬”現(xiàn)象一直存在，一方面后勤正式職工與聘用制職工之間薪酬差距較大，另一方面由于經(jīng)營(yíng)性部門與服務(wù)性部門性質(zhì)不同導(dǎo)致部門間歷史定崗工資不一致等原因所導(dǎo)致；“同工不同酬”易造成員工心理落差，滋生員工不滿情緒，并導(dǎo)致高薪崗位趨之若鶩、低薪崗位招工困難，崗位人員配置不平衡；在人事系統(tǒng)中創(chuàng)建工資管理模塊，固定各崗位薪酬標(biāo)準(zhǔn)，禁止各部門人事干事私自進(jìn)行調(diào)整，特殊津貼、加班或福利的發(fā)放超過一定額度時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)預(yù)警，以此平衡員工薪資，穩(wěn)定后勤發(fā)展。

二、“培訓(xùn)關(guān)”

培訓(xùn)是提升后勤服務(wù)質(zhì)量、提高員工服務(wù)水平、保障后勤安全發(fā)展、加速后勤新陳代謝的重要方式，主要包括培訓(xùn)制度、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)講師四個(gè)方面。

（一）制定規(guī)范化培訓(xùn)考核制度

規(guī)范化的培訓(xùn)考核制度應(yīng)包括適用后勤整體的培訓(xùn)考核制度和針對(duì)后勤不同部門制定的專項(xiàng)培訓(xùn)考核制度，并在每學(xué)期初根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新，不斷將培訓(xùn)考核制度進(jìn)行細(xì)化、量化、優(yōu)化。在各部門設(shè)置培訓(xùn)專員，負(fù)責(zé)組織本部門人員參加后勤整體培訓(xùn)和定期對(duì)本部門人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，所有培訓(xùn)必須由參訓(xùn)人本人簽字，請(qǐng)假者需部門開具請(qǐng)假條，課后由部門培訓(xùn)專員及時(shí)傳達(dá)培訓(xùn)主要內(nèi)容，將培訓(xùn)落實(shí)到位，責(zé)任到人，以提升各部門對(duì)員工培訓(xùn)的重視程度，提高培訓(xùn)質(zhì)量。

（二）實(shí)施雙向培訓(xùn)方案

每年年初后勤機(jī)關(guān)人事部門制定、下發(fā)總體培訓(xùn)方案后，下級(jí)部門在響應(yīng)、實(shí)施的同時(shí)，需反饋需求并提出合理化意見。員工整體培訓(xùn)主要目的是傳遞學(xué)校和后勤整體文化、各部門通用的安全標(biāo)準(zhǔn)和注意事項(xiàng)、服務(wù)禮儀等，由于在課堂上與員工間的交流時(shí)間有限，無法做到充分了解，需要各部門共同配合，集思廣益，建言獻(xiàn)策。

隨著時(shí)代的發(fā)展，國(guó)家政策、學(xué)校要求、后勤標(biāo)準(zhǔn)和師生員工的需求都會(huì)發(fā)生變化，機(jī)關(guān)人事部門作為人員管理的核心部門應(yīng)及時(shí)了解、掌握這些變化并及時(shí)對(duì)培訓(xùn)方案進(jìn)行合理化調(diào)整，同時(shí)與后勤監(jiān)察部門、各基層單位間形成聯(lián)動(dòng)，根據(jù)師生對(duì)后勤服務(wù)的反饋情況、員工參訓(xùn)感受和基層單位的意見定期更新，補(bǔ)充培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)于提出好的意見者，在年底人事工作考核時(shí)適當(dāng)加分，從而引導(dǎo)各基層單位和員工都來做培訓(xùn)的監(jiān)督員和參與者。

（三）開展個(gè)性與共性共存的培訓(xùn)課程

培訓(xùn)課程的制定應(yīng)考慮高校后勤特點(diǎn)，更要考慮培訓(xùn)對(duì)象年齡層次、教育水平、工作崗位等差別。比如對(duì)于管理人員的培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重于企業(yè)文化、發(fā)展方向和管理技巧，而對(duì)于一線員工的培訓(xùn)則應(yīng)側(cè)重于安全教育、服務(wù)禮儀和規(guī)章制度。培訓(xùn)時(shí)切忌照本宣科、枯燥乏味，而應(yīng)采用深入淺出、寓教于樂的授課方式。[1]

培訓(xùn)不是“走過場(chǎng)”，要堅(jiān)決杜絕“紙上談兵”式的形式主義培訓(xùn)，應(yīng)通過走訪觀察、課堂隨測(cè)、實(shí)際演練等形式抽查培訓(xùn)成果，讓員工在學(xué)有所得的同時(shí)還能學(xué)以致用。

（四）打造“百花齊放”的講師隊(duì)伍

培訓(xùn)講師不應(yīng)“一枝獨(dú)秀”，而應(yīng)“百花齊放”。要成立后勤培訓(xùn)講師團(tuán)，講師團(tuán)成員包括專職培訓(xùn)員和特聘培訓(xùn)員。專職培訓(xùn)員為后勤人力資源部成員，負(fù)責(zé)定期為后勤新入職員工和各部門人事負(fù)責(zé)人開展總體培訓(xùn)。特聘培訓(xùn)員每學(xué)期初依據(jù)實(shí)際需求靈活聘請(qǐng)后勤領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校老師、后勤優(yōu)秀員工、技術(shù)能手、校外專業(yè)人士等擔(dān)任，根據(jù)課時(shí)支付薪酬。后勤員工被聘請(qǐng)為特聘培訓(xùn)員者在年底各項(xiàng)評(píng)優(yōu)中優(yōu)先考慮。要在后勤形成人人爭(zhēng)當(dāng)“講師”、人人能當(dāng)“講師”的良好氛圍。

（五）利用新媒體技術(shù)鞏固培訓(xùn)效果

現(xiàn)如今新媒體如微信公眾號(hào)、小視頻分享等越來越深入人們的生活。人事培訓(xùn)工作也應(yīng)隨社會(huì)的發(fā)展而有所創(chuàng)新，在傳統(tǒng)的線下培訓(xùn)外，開展線上培訓(xùn)，讓培訓(xùn)不再固定時(shí)間，而是可以隨時(shí)開展。如錄制學(xué)習(xí)小視頻，講授最新政策法規(guī)；創(chuàng)建后勤人事公眾賬號(hào)，分享線下培訓(xùn)課程；編輯微信調(diào)查問卷，隨時(shí)考察安全防護(hù)知識(shí)等。

三、“發(fā)展關(guān)”

據(jù)某高校后勤統(tǒng)計(jì)，后勤外聘員工占總員工總數(shù)的80%以上，其中，40歲以下青年員工約占總?cè)藬?shù)的18%，41—60歲的中年員工約占總?cè)藬?shù)的77%，60歲以上員工約占總?cè)藬?shù)的5%. 數(shù)據(jù)顯示后勤員工整體與學(xué)生間年齡差距過大，這種年齡代溝使后勤員工不能充分了解學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，導(dǎo)致服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)質(zhì)量無法緊跟時(shí)代發(fā)展的需要和師生需求的變化而進(jìn)行更新。因循守舊的后勤服務(wù)終將被淘汰，引進(jìn)青年人才為高校后勤發(fā)展注入新鮮的思想與活力尤其重要。但與學(xué)校正式職工相比，后勤外聘人員工資待遇低，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制不完善，晉升渠道少，學(xué)校又很難給后勤人員轉(zhuǎn)正名額，因?yàn)楦咝：笄谌狈α糇∪瞬诺沫h(huán)境和條件。

創(chuàng)建合理的外聘人員晉升渠道，讓外聘員工未來的發(fā)展多一種可能，從而增強(qiáng)外聘員工為后勤服務(wù)的信念，如效仿學(xué)校的職稱評(píng)定制度，外聘人員除崗位競(jìng)聘外還可通過參與后勤職稱評(píng)定來提高待遇水平。職稱評(píng)定制度可以在后勤工作的時(shí)間為基本條件，基層管理崗位人員根據(jù)學(xué)歷層次制定后勤外聘管理人員職稱評(píng)定機(jī)制，如本科生連續(xù)工作滿三年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿兩年可參加后勤初級(jí)職稱評(píng)定；本科生連續(xù)工作滿五年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿三加可參與后勤中級(jí)職稱評(píng)定；本科生連續(xù)工作滿七年，碩士生、博士生連續(xù)工作滿五年可參加后勤高級(jí)職稱評(píng)定。工作期間考取研究生或博士生并取得學(xué)位和學(xué)歷雙證書者評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)研究生或博士生評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算年限，工作期間考取研究生或博士生但只取得學(xué)位證書者評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)研究生或評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)增加一年計(jì)算年限。專業(yè)技術(shù)人員依據(jù)工作年限和所獲專業(yè)技術(shù)證書等級(jí)制定評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。

可根據(jù)實(shí)際情況每年或每幾年分配給后勤各部門競(jìng)聘名額，由各部門先行篩選后再上報(bào)至后勤機(jī)關(guān)人力部門，后勤機(jī)關(guān)人力資源部對(duì)報(bào)名人員進(jìn)行二次篩查后組織競(jìng)聘。職級(jí)越高工資待遇越好，職級(jí)越高則在崗位競(jìng)聘中加分越多，從而提高后勤外聘員工的忠誠度和工作積極性，進(jìn)而減少人才流失。[2]

要守好人員“入門關(guān)”，做好員工“培訓(xùn)關(guān)”，推好員工“發(fā)展關(guān)”，把好高校后勤員工管理的“三關(guān)”。“三關(guān)”越牢固，則后勤員工綜合素質(zhì)越高，后勤發(fā)展越穩(wěn)定，后勤服務(wù)越好，從而實(shí)現(xiàn)后勤與學(xué)校、后勤員工與學(xué)校師生間的“共贏”。

[1]劉妙芳,陳嘉莉.優(yōu)化高校后勤人事管理結(jié)構(gòu),提高后勤人力資源管理水平[J].學(xué)園,2014,10（10）:54.

[2]王永東,劉瀟潔,孫苗苗.高校后勤薪酬體系建設(shè)探討——以中國(guó)海洋大學(xué)后勤集團(tuán)薪酬改革為例[J].高校后勤研究,2017,10（28）:29-32.

（責(zé)任編輯：趙鵬程）