朱江源

[摘 要]傳統(tǒng)窗口式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式存在流程冗長(zhǎng)、效率較低等缺點(diǎn)，大量票據(jù)的錄入、審核、報(bào)銷(xiāo)、反饋對(duì)經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)繁重且低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統(tǒng)流程。在此背景下，投遞式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式應(yīng)運(yùn)而生，報(bào)銷(xiāo)人與財(cái)務(wù)人員之間無(wú)須面對(duì)面的溝通，大幅提升了報(bào)銷(xiāo)效率，但仍存在溝通成本較大、重復(fù)核算較多和單據(jù)傳遞不暢等問(wèn)題。文章嘗試從軟硬件結(jié)合的角度，搭建規(guī)范高效的投遞式報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，以完善投遞式報(bào)銷(xiāo)模式在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中的不足。

[關(guān)鍵詞]投遞式;財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo);流程優(yōu)化

[中圖分類號(hào)]F812.42

1 前 言

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)是企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)工作的重要組成部分。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式采用手工報(bào)銷(xiāo)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，存在工作效率低、預(yù)算控制手段滯后、報(bào)銷(xiāo)流程冗長(zhǎng)、單據(jù)錄入低效等一系列缺點(diǎn)。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)等信息化報(bào)銷(xiāo)手段出現(xiàn)了。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)模式克服了傳統(tǒng)手工報(bào)銷(xiāo)模式的缺陷，簡(jiǎn)化了報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算事前控制，加強(qiáng)了對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)的有效管控。盡管網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式代替了傳統(tǒng)手工報(bào)銷(xiāo)模式，但整個(gè)流程并沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的改變，大量票據(jù)的錄入、審核、報(bào)銷(xiāo)、反饋對(duì)經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)仍然是繁重的。預(yù)約領(lǐng)號(hào)系統(tǒng)的引入在一定程度上維持了報(bào)銷(xiāo)等待的秩序，但“報(bào)銷(xiāo)難”的問(wèn)題并沒(méi)有得到根本解決。

在報(bào)銷(xiāo)前臺(tái)，一面是財(cái)務(wù)人員繁忙的工作，一面是報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人的漫長(zhǎng)等待以及其他經(jīng)辦人此起彼伏的抱怨。傳統(tǒng)窗口式的報(bào)銷(xiāo)模式要求經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員配合完成，整個(gè)報(bào)賬流程按部就班的串行性，決定了這一順序過(guò)程的耗時(shí)和低效，亟須一種新的理念和思路革新這一傳統(tǒng)流程。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，投遞式報(bào)銷(xiāo)模式應(yīng)運(yùn)而生。

2 投遞式報(bào)銷(xiāo)模式簡(jiǎn)介和存在問(wèn)題

投遞式報(bào)銷(xiāo)模式，是指報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人將粘貼好的報(bào)銷(xiāo)憑證裝入投遞袋，隨時(shí)投入到專門(mén)的投單柜，由財(cái)務(wù)人員集中辦理報(bào)銷(xiāo)及網(wǎng)銀無(wú)幣化支付的一種業(yè)務(wù)模式。在該模式下，報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人無(wú)須預(yù)約取號(hào)，免去等候報(bào)銷(xiāo)的時(shí)間，工作安排更為靈活;同時(shí)審核人員避免了無(wú)關(guān)打擾，更專注于單據(jù)審核點(diǎn)，可以有效地提升審核效率;此外，統(tǒng)一無(wú)幣化支付直接將報(bào)銷(xiāo)金額打入報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人銀行卡中，提升了結(jié)算效率，確保了資金安全。

在具備上述優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，投遞式報(bào)銷(xiāo)模式仍存在以下不足。

2.1 單據(jù)狀態(tài)的及時(shí)跟蹤和問(wèn)題反饋

投遞式報(bào)銷(xiāo)模式下，經(jīng)辦人無(wú)須和財(cái)務(wù)人員面對(duì)面交流，提升效率的代價(jià)是降低了溝通的便捷性。經(jīng)辦人不能實(shí)時(shí)了解到報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的狀態(tài)，審核人員即便發(fā)現(xiàn)單據(jù)問(wèn)題，也沒(méi)有便捷有效的方式通知經(jīng)辦人?；陔娫挕⒍绦诺膫鹘y(tǒng)溝通方式均存在局限性，無(wú)法滿足實(shí)時(shí)信息傳遞反饋的要求。若經(jīng)辦人未及時(shí)取回問(wèn)題單據(jù)，時(shí)間久則導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員手中存有大量不合格單據(jù)，后期再查找退回單據(jù)比較困難。

2.2 各部門(mén)問(wèn)題單據(jù)的統(tǒng)計(jì)考核機(jī)制

投遞式報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題單據(jù)數(shù)量和傳統(tǒng)窗口報(bào)銷(xiāo)數(shù)量相當(dāng)。對(duì)經(jīng)辦人而言，由于沒(méi)有針對(duì)問(wèn)題單據(jù)的統(tǒng)計(jì)考核機(jī)制，同樣的錯(cuò)誤可能屢次發(fā)生。一方面不利于提升經(jīng)辦人的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)質(zhì)量意識(shí)，另一方面也加大了財(cái)務(wù)人員的重復(fù)核算負(fù)擔(dān)，反而降低了報(bào)銷(xiāo)效率。

2.3 單據(jù)傳遞的風(fēng)險(xiǎn)控制和責(zé)任劃分

投遞式報(bào)銷(xiāo)的操作流程基本包含投單、收單、審核和退單四個(gè)環(huán)節(jié)。一旦出現(xiàn)單據(jù)遺失，問(wèn)題環(huán)節(jié)難以追溯確定。舉個(gè)例子，某報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人聲稱投了三張報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，最后只報(bào)銷(xiāo)通過(guò)了兩張，另外一張既未顯示報(bào)銷(xiāo)成功，也未收到退單通知，哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題？原因不外乎兩種：一種情況是投單環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人并未投遞過(guò)這張單據(jù);另一種情況是報(bào)銷(xiāo)人確實(shí)投遞了，財(cái)務(wù)人員在收單、審核過(guò)程中某個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題。不管實(shí)際是哪種情況，都很難追溯確定責(zé)任歸屬。

3 投遞式報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的搭建及流程設(shè)計(jì)

為了解決上述問(wèn)題，可以在保留“投遞式”這一核心模式的前提下，充分利用網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)資源，從軟件和硬件兩方面搭建投遞式報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，并設(shè)計(jì)規(guī)范高效的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程和反饋機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)“流程規(guī)范”“業(yè)務(wù)高效”的目標(biāo)。

3.1 硬件方面

定制投單柜、退單柜，設(shè)計(jì)投遞袋和記錄卡片。記錄卡片上由投單人填寫(xiě)投單日期、投單人姓名和單據(jù)數(shù)量等信息;投遞袋用來(lái)容納投遞單據(jù)和記錄卡片，防止單據(jù)散失;投單柜上端設(shè)置長(zhǎng)條開(kāi)口，可容納投遞袋放入，所有部門(mén)單據(jù)統(tǒng)一投入同一投單柜;退單柜按部門(mén)設(shè)置若干小格，小格鑰匙由各部門(mén)自行保存，保證經(jīng)辦人退單修改的安全性和便捷性。

3.2 軟件方面

依托網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)構(gòu)造“報(bào)銷(xiāo)看板”功能模塊，財(cái)務(wù)人員在審核單據(jù)時(shí)，將單據(jù)問(wèn)題和更正建議實(shí)時(shí)記錄在報(bào)銷(xiāo)看板中。投單人可以登錄報(bào)銷(xiāo)看板，隨時(shí)查詢投遞單據(jù)狀態(tài)，及時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷(xiāo)進(jìn)度。

3.3 流程設(shè)計(jì)

結(jié)合軟硬件條件，設(shè)計(jì)如圖1所示的企業(yè)投遞式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程。流程共包含收單、審核、退單和獎(jiǎng)懲四個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）收單環(huán)節(jié)：經(jīng)辦人填寫(xiě)網(wǎng)報(bào)流程，打印粘貼報(bào)銷(xiāo)單放入投遞袋，在記錄卡片上填寫(xiě)投單日期、投單人和投單數(shù)量等信息，投入投單柜中。財(cái)務(wù)人員按期收取投遞單據(jù)，收取時(shí)核驗(yàn)記錄卡片信息，確保與投遞單據(jù)一致。

（2）審核環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)有無(wú)問(wèn)題進(jìn)行審核。若無(wú)問(wèn)題，則審核通過(guò);若存在問(wèn)題需要更正，則將單據(jù)問(wèn)題及更正建議實(shí)時(shí)填寫(xiě)在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)看板模塊。全部單據(jù)審核完畢后，將通過(guò)的單據(jù)交出納結(jié)算付款，將需要更正的單據(jù)及投遞袋放回相應(yīng)退單柜。

（3）退單環(huán)節(jié)：經(jīng)辦人可隨時(shí)登錄網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)看板跟蹤投遞單據(jù)狀態(tài)，查看單據(jù)問(wèn)題和更正建議。并可在任意時(shí)間前往退單柜取回報(bào)銷(xiāo)單據(jù)進(jìn)行更正，完畢后將單據(jù)按要求重新投入投單柜。

（4）獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)計(jì)報(bào)銷(xiāo)看板中的問(wèn)題數(shù)據(jù)，生成各部門(mén)單據(jù)問(wèn)題率清單。企業(yè)可定期內(nèi)部通報(bào)各部門(mén)單據(jù)問(wèn)題率，按打分制或排名制將累計(jì)單據(jù)問(wèn)題率納入部門(mén)考核。

4 投遞式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

該投遞式財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)具有以下三點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

（1）既有效降低單據(jù)反饋溝通成本，又保證問(wèn)題單據(jù)傳遞的安全便捷。財(cái)務(wù)人員在審核報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的同時(shí)，將單據(jù)問(wèn)題實(shí)時(shí)填寫(xiě)在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)看板模塊。經(jīng)辦人可隨時(shí)登錄該模塊，自助查詢單據(jù)狀態(tài)、問(wèn)題和更正建議。雙方無(wú)須通過(guò)電話、短信方式來(lái)聯(lián)系確認(rèn)單據(jù)信息。

（2）建立部門(mén)問(wèn)題單據(jù)獎(jiǎng)懲機(jī)制，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行考核。通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)銷(xiāo)看板中的問(wèn)題數(shù)據(jù)，定期通報(bào)各部門(mén)單據(jù)問(wèn)題率，同時(shí)將其納入部門(mén)考核。單據(jù)問(wèn)題率獎(jiǎng)懲制度可以提升經(jīng)辦人單據(jù)質(zhì)量意識(shí)，有效減少問(wèn)題單據(jù)數(shù)量，降低財(cái)務(wù)人員重復(fù)核算負(fù)擔(dān)。

（3）加強(qiáng)投遞單據(jù)的過(guò)程記錄，在報(bào)銷(xiāo)投遞的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題均可追溯。在收單環(huán)節(jié)：投遞記錄卡片上由經(jīng)辦人填寫(xiě)投遞單據(jù)數(shù)量，放入投遞袋。財(cái)務(wù)人員收單后，第一時(shí)間核對(duì)投遞袋內(nèi)單據(jù)數(shù)量，如與卡片不一致全部退單，不予辦理報(bào)銷(xiāo)。在退單環(huán)節(jié)：對(duì)于需要退回修改的問(wèn)題單據(jù)，以部門(mén)為單位設(shè)置退單柜，保證經(jīng)辦人退單修改的安全性和便捷性。此外，在投遞柜和財(cái)務(wù)處均安裝監(jiān)控設(shè)施，以厘清事實(shí)依據(jù)。

5 結(jié) 語(yǔ)

文章通過(guò)與傳統(tǒng)窗口式報(bào)銷(xiāo)模式比較，發(fā)掘投遞式報(bào)銷(xiāo)模式的優(yōu)勢(shì)和不足，提出從軟硬件兩方面來(lái)搭建企業(yè)投遞式報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，并設(shè)計(jì)合理高效的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程與反饋機(jī)制，以完善投遞式報(bào)銷(xiāo)模式在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中的不足。

在保證該平臺(tái)規(guī)范高效應(yīng)用的前提下，后續(xù)可從改進(jìn)結(jié)算方式、推廣信息渠道、支撐業(yè)務(wù)開(kāi)展等方面進(jìn)一步優(yōu)化報(bào)銷(xiāo)流程，加強(qiáng)管理會(huì)計(jì)的職能，緊密推動(dòng)業(yè)財(cái)融合，助力企業(yè)更好更快發(fā)展。

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