王艷芳

(武漢理工大學 經(jīng)濟學院，湖北 武漢 430070)

從二十世紀九十年代以來，我國高等教育得到迅猛發(fā)展，高等教育規(guī)模不斷擴大，形成了多種形式辦學的新局面，高等教育進入大眾化的發(fā)展階段。高校的不斷擴招為自身帶來諸多新的變化，高校的教學質量也備受關注。由于高校的硬件和軟件資源無法及時滿足高校的快速發(fā)展，致使高校在人才培養(yǎng)質量上的問題越來越突出，無法滿足社會用人單位的現(xiàn)實需求，這就要求高校要培養(yǎng)具備與社會需求相適應的素質與能力的人才。盡管對于人才的考核方式或標準眾多，但現(xiàn)階段我國高等教育的人才考核標準仍舊是以考試為主[1]。課程考試是我國高校教務管理工作中的一項重要工作，而考務管理則是保證對學生進行有效考核的基礎。作為高校教務管理中的重要環(huán)節(jié)，考務管理模式將面臨重大革新。

考務管理作為眾多高校管理工作中重要的一項管理工作，卻難以在電子校務中占據(jù)一席之地，考務管理模塊只是依附在電子校務教務管理系統(tǒng)模塊中，這是造成目前我國高?？紕展芾硭秸w低下的重要原因之一?，F(xiàn)今高校考試規(guī)模不斷擴大，加之考務管理工作缺乏科學規(guī)劃和現(xiàn)代化的辦公手段，勢必產(chǎn)生管理工作煩瑣、效率低下且錯誤概率高的情況，特別是考試作弊現(xiàn)象的存在對考試誠信機制造成了惡劣的影響。因此，如何利用先進管理理念和信息化技術手段，完善現(xiàn)有考務管理工作流程，提高高?？紕展芾砉ぷ魉剑瑺I造考務管理工作高效、良好運行的氛圍，提高高校人才培養(yǎng)質量成為高校急需解決的問題。

一、地方高?？紕展芾砹鞒烫攸c

地方高?？紕展芾砹鞒躺婕安块T主要為校、院兩級；考試類型主要有校內考試(正常期中、期末考試，重修考試)和社會類考試(全國大學英語四、六級考試等)；參與考務管理的相關人員主要有教務處專職負責人員、各教學單位教學秘書、教師等。地方高校在當前高等教育發(fā)展形勢下，其考務工作有以下主要特點：

1.涉及考試項目繁多

目前地方高校的考試中，除有常規(guī)的每學期期中、期末考試，每學期補考、補學分考試外，還包括一些社會性考試，如全國大學英語四、六級考試(每年兩次)，全國計算機等級考試。除全國計算機等級考試外，其他考試均由學校的教務處負責，二級教學院部輔助進行。

2.考試工作量大，規(guī)范性要求高

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴招，與之呼應的是高校學生人數(shù)不斷增加，這大大增加了考務工作的復雜性?？紕展芾砉ぷ魇菍荚嚨娜^程進行組織、實施、監(jiān)督的過程，主要包括考試日程的發(fā)布、監(jiān)考教師的安排、巡考的安排、考卷整理、閱卷教師安排、分數(shù)發(fā)布等環(huán)節(jié)，其工作涉及流程較長，人員眾多。由于考務管理是保證對學生進行有效考核的基礎，是高校教務管理中的重要環(huán)節(jié)，所以對整個環(huán)節(jié)的規(guī)范性要求較高。由此可見，地方高校的考務管理工作不僅工作量大、工作繁重，且規(guī)范性要求也比較高。

3.地方高校的考試周期性強

校內的常規(guī)考試每學期設有期中、期末考試，補考時間固定為每學期初，補學分考試時間為每學期末，全國大學英語四、六級考試時間為每學期末，且各種類別的考試每學期、每年都是重復進行，周期性的考試可以為學生提供更多的機會檢驗自己所學知識，也為老師提供更多的教學反饋，因此周期性的考試是教學過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。

二、考務管理流程存在的問題

1.考務管理工作流程煩瑣，信息傳遞具有滯后性

地方高?？紕展芾砹鞒躺婕叭藛T主要有教務處專職人員、院部教學秘書、任課教師、學生四個層面。由于考務管理流程缺失科學的規(guī)劃和信息化辦公手段，使得考務管理流程中的多數(shù)工作采用手工方式，造成辦公過程更加煩瑣，甚至經(jīng)常產(chǎn)生錯誤?？紕障嚓P信息主要是由教務處通知院部教學秘書，再由教學秘書通知不同管理部門相關人員，由于這些人員分散在不同的管理部門，所接收的考務信息也僅僅是和自己相關，無法了解整個考務流程信息。這種層級式的通知方式會由于某個部分層級的斷層而造成相關人員無法及時獲取考試信息，所以，面對考試規(guī)模龐大的地方高校，在缺乏有效的信息化辦公手段下，就會產(chǎn)生管理流程煩瑣、效率低下、信息傳遞不及時的情況。

2.信息技術融入度不高，考務子系統(tǒng)不完善

地方高校利用信息技術支持考務管理的水平低，目前大多數(shù)地方高校均未設有獨立、完善的考務管理系統(tǒng)，考務管理系統(tǒng)只是作為一個子系統(tǒng)依附在教務管理系統(tǒng)中，且一般外購的教務管理系統(tǒng)軟件與本校的管理現(xiàn)狀有較大差異，外購后缺少對系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)，使考務管理子系統(tǒng)不能被充分利用，除簡單的系統(tǒng)報名外，考務管理中的排考、通知等其他相關工作都需要采用人工方式，這就造成考務管理工作流轉速度慢，效率低且錯誤率高。

3.信息孤島嚴重，數(shù)據(jù)缺乏有效利用

由于考務管理子系統(tǒng)不完善，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計主要依靠人工方式，許多統(tǒng)計好的數(shù)據(jù)只能沉淀在部門甚至個人的電腦中，只有在其他部門有需求時才會共享于需求方，因此數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)流通，信息無法實現(xiàn)共享，進而造成許多數(shù)據(jù)缺乏有效利用，沒有發(fā)揮其深層價值。例如：重修、補考考試成績主要是由教務處負責登記，由教務處專職人員負責錄入系統(tǒng)，由于數(shù)據(jù)共享中心和信息服務平臺不完善，二級教學部門的輔導員不能及時獲取所有學生的考試結果信息，從而不能對學生的近期考試做出評價，不能及時發(fā)現(xiàn)學生問題，不能根據(jù)真實有效的數(shù)據(jù)為“師生服務”。

三、考務管理模式路徑設計原則

1.以人為本原則

教育以育人為本，以學生為主體；辦學以人才為本，以教師為主體。立德樹人，師生為本是辦好人民滿意的高等教育的內在要求[2]。對于高校而言，人才培養(yǎng)質量是高校生存和發(fā)展的基礎。所以高校的科學發(fā)展，要體現(xiàn)出為“師”和“生”兩大主體服務，這也是地方高校賴以生存和發(fā)展的根本。

隨著社會的不斷進步以及高等教育體制改革的不斷深入，學校的擴招使大學生在規(guī)模上不斷擴大、數(shù)量上不斷增加。以往以教師和學生為“被管理的角色”意識已經(jīng)不能滿足當下高校發(fā)展的形式[3]。要培養(yǎng)高質量的學生，就需要不斷完善教學質量和保障體系，而教學質量和保障體系需要有完善的課程考試體系保駕護航，所以地方高校考務管理流程優(yōu)化設計的目的要為了更好地以為廣大師生服務為中心的原則。

2.組織結構扁平化原則

當前很多地方高校的考務管理結構主要是“金字塔”形式，這種層級式的管理會使不同層級的意見交流受阻，數(shù)據(jù)及通知的發(fā)放依次經(jīng)過：教務處、院部教學秘書、院部學生科(或教師)、院部輔導員、學生，由于經(jīng)過的層次太多，數(shù)據(jù)傳達不到位、失真的現(xiàn)象比比皆是?；谀壳暗臓顩r，地方高校需要做的是賦予各層用戶更多的權限，根據(jù)業(yè)務流程需求，教務處部門可直接對接學生部門工作，信息由全體人員共享，減少上下級之間的溝通層級，提高信息的橫向傳遞效率。考務管理組織結構的改變要圍繞業(yè)務流程進行，各層組織最終目的是為師生服務，在執(zhí)行工作過程中要以業(yè)務流程為核心。由于管理層次的減少，管理人員也相應減少，再加上計算機等網(wǎng)絡化的數(shù)據(jù)傳輸，不僅會節(jié)約管理費用，而且也會提升工作效率。因此，地方高?？紕展芾斫M織結構扁平化的設計原則更利于學校的發(fā)展。

3.信息化技術融入原則

當前，云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動計算機等新技術逐步廣泛應用，經(jīng)濟社會各行業(yè)信息化步伐不斷加快，社會整體信息化程度不斷加深，信息技術對教育的革命性影響日趨明顯。隨著信息化時代網(wǎng)絡的發(fā)展，信息化手段已逐步深入到高校管理工作中，極大提高了高校工作的效率。

考務管理流程能否融入先進的信息化技術，是考務管理流程是否能優(yōu)化的關鍵，因為信息化技術能夠大大降低煩瑣復雜的人力勞動，能將學校的電腦設備、教室等硬件資源在網(wǎng)絡平臺上進行開放、共享，方便考務管理人員的協(xié)調、分配等工作。考務系統(tǒng)的建立能夠存放師生的相關信息，減少信息采集的工作量；能將考試信息及結果以數(shù)據(jù)的形式進行存儲，方便瀏覽、查詢、分享等工作?？傊?，信息化技術的融入能夠大幅度提升考務管理人員的工作效率，能夠實現(xiàn)無紙化辦公，節(jié)約成本。信息化技術的融入不是一蹴而就的，需要地方高校高度重視，給予支持。

4.輕形式、重實效原則

考務管理模式路徑的設計要從實際出發(fā)，輕形式、重實效，不能因追求表面功夫而改變，要從當前信息化時代的需求出發(fā)，從各部門管理人員、教師和學生的需求出發(fā)，設計適合本校特殊點的考務管理模式[4]。數(shù)據(jù)平臺的建設要能夠深化數(shù)據(jù)的深層價值，決策支持信息平臺的建設要以提高地方高校的決策水平為目標，共享平臺的建設要能夠實現(xiàn)不同層次的人員需求。系統(tǒng)的外購或引進要符合自身考務管理需求的特點，好的系統(tǒng)并不意味著先進的管理思想，所以地方高校需根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)的缺陷，組建專業(yè)團隊對系統(tǒng)進行二次開發(fā)，盡量確保完善的系統(tǒng)軟件能夠為考務管理流程中的各項工作帶來便利，不要盲目追求華而不實的功能，要抓住功能需求的重要方面，體現(xiàn)系統(tǒng)實用性，發(fā)揮其真實的效能，從而提升工作的效率。

四、考務管理模式路徑設計內容

1.設計精細化的考務管理

精細化管理是建立在常規(guī)管理的基礎之上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化的考務管理就是將信息技術融入日?？荚囀聞盏墓芾碇?，將管理責任具體化、明確化?？紕展芾砭毣O計主要涉及考務人員這個層面。第一，完善考務管理制度，為提升考務管理的信息化水平服務。各高校在多年的考務實踐中，雖然各自形成了一套考務管理制度，但在實際操作中，有些考務制度的執(zhí)行也僅僅是流于形式，難以落實或執(zhí)行到位；同時，有些考務制度過時，不再符合信息化時代的要求。規(guī)范管理，制度先行，要實現(xiàn)精細化的考務管理，保證考務管理信息傳遞的暢通，地方高校就首先要完善現(xiàn)有的制度，將每個考務人員的責任具體化、明確化。第二，調整考務管理人員結構，保證考務管理人員的相對穩(wěn)定。考慮考務流程涉及人員復雜、眾多，從而造成信息傳遞不暢，可對考務管理人員進行結構調整，實現(xiàn)組織結構的扁平化，教務處可不經(jīng)過院部教學秘書直接和二級學院負責學生部門對接，省略不必要的中間環(huán)節(jié)。精細化的考務管理需要有標準化、規(guī)范化的考務管理運行機制，而規(guī)范、標準的考務管理機制的運行又離不開穩(wěn)定的考務管理團隊，因此，組建一支相對穩(wěn)定的考務管理隊伍對促進考務管理的信息化建設十分重要。第三，加強對考務管理人員的計算機培訓。信息化的考務工作的實施，需要各部門的管理人員熟練掌握計算機的使用，考務管理人員應當率先普及，然后引導教師、學生正確使用考務管理系統(tǒng)，在信息化的環(huán)境下開展工作。

2.融入信息化技術，完善決策支持信息平臺

為了提高地方高?？紕展芾淼墓ぷ餍剩咝Ｐ枰鶕?jù)自身的特點外購基于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、適合本校特點的信息化考務管理系統(tǒng)。考務流程所涉及相關人員主要包括考務管理人員、教師、學生三類用戶，對外購的系統(tǒng)在試用后，需根據(jù)自身情況進行二次開發(fā)，比如：添加各級用戶，設置用戶權限，添加各種信息查詢等，以便將考務管理的整體信息作為一個整體呈現(xiàn)給這三類用戶，能夠有效地對考務流程和考務對象等相關資源進行統(tǒng)一、高效的管理，做到管理過程的信息化、規(guī)范化、透明化。高校的服務主體是教師和學生，實現(xiàn)考務管理的信息化是為了更好地服務于全校的師生，所以為了實現(xiàn)管理者的決策支持，除了在系統(tǒng)上改進以外，還需要建設基于即時通信的移動信息服務，例如：QQ群、微信群、微信公眾號等。

3.整合數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

基于數(shù)據(jù)的考務管理是將數(shù)據(jù)整合、分析并共享于相關人員，信息化的考務管理應提倡各管理部門相關人員相信數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)，讓正確地使用數(shù)據(jù)成為基層考務管理人員的一種文化[5]。數(shù)據(jù)是成果體現(xiàn)的基礎，有數(shù)據(jù)才有效果，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的價值，必須從根源上保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)和其他形式數(shù)據(jù)的正確性，實現(xiàn)共享。系統(tǒng)數(shù)據(jù)要確保：(1)統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼規(guī)范，確保與上級系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性；(2)建立校內系統(tǒng)靈活的數(shù)據(jù)導入、導出功能；(3)充分利用上級系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口(各種數(shù)據(jù)上報系統(tǒng))。其他形式的數(shù)據(jù)要確保：(1)相關數(shù)據(jù)的收集要全面；(2)數(shù)據(jù)的收集、錄入要準確無誤；(3)數(shù)據(jù)的收集要真實、有效。另外，為實現(xiàn)考務管理人員、教師和學生的數(shù)據(jù)共享，高校還需建立數(shù)據(jù)總庫，存儲、分析各種數(shù)據(jù)；制定數(shù)據(jù)管理的相關制度，明確產(chǎn)生、維護數(shù)據(jù)的相關責任人，確保數(shù)據(jù)更新及時，建立數(shù)據(jù)維護規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的唯一性、及時性、準確性和動態(tài)性。

在現(xiàn)有高等教育體制下，開展電子政務背景下的高?？紕展芾砟Ｊ絻?yōu)化研究對于完善高校電子校務覆蓋面、提升高?？紕展芾硭健⑻岣吒咝Ｈ瞬排囵B(yǎng)質量具有重要意義。雖然地方高校在信息化建設使用上取得了一定效果，但是真正實現(xiàn)信息化之路還任重而道遠。本文通過分析地方高校電子政務的運用現(xiàn)狀及問題，提出若干改進建議，為后續(xù)電子政務在地方高校的應用提供了有效優(yōu)化的路徑。