劉凱 鞠昀彤

摘 要 教學(xué)教務(wù)工作是高校重要工作之一，高素質(zhì)的教務(wù)管理人員是高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障。本文以高校教務(wù)秘書(shū)為研究對(duì)象，首先參考了《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》的內(nèi)容，闡述了高校教務(wù)秘書(shū)的重要性，概述了高校教務(wù)秘書(shū)的工作內(nèi)容和要求，分析了影響高校教務(wù)秘書(shū)工作質(zhì)量的原因，最后為提高高校教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化提出建議。

關(guān)鍵詞 高等學(xué)校 教務(wù)秘書(shū) 提升能力

中圖分類(lèi)號(hào)：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.006

Abstract Teaching and academic work is one of the important tasks of colleges and universities. High-quality teaching management personnel are an important guarantee for the quality of teaching in colleges and universities. This paper takes the teaching secretary of colleges and universities as the research object. Firstly， it refers to the contents of the "Key Points of Teaching Management in Colleges and Universities"， expounds the importance of the teaching secretary in colleges and universities， outlines the work content and requirements of the college secretary， and analyzes the quality of the work of the college secretary. The reason is finally to make suggestions for improving the professionalization of the teaching secretarial team in colleges and universities.

Keywords college； teaching secretary； improve the ability

在《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“《要點(diǎn)》”）當(dāng)中， 其對(duì)“教學(xué)管理任務(wù)”定義為：第一，與全校師生學(xué)習(xí)國(guó)家的政策、法令以及教育方針，第二，正確處理教育教學(xué)和學(xué)校其他工作的關(guān)系，落實(shí)學(xué)校以教育教學(xué)為核心的原則； 第三， 保證學(xué)校教學(xué)教務(wù)有關(guān)的規(guī)章制度實(shí)施， 建立有序的教育教學(xué)環(huán)境； 第四， 協(xié)調(diào)老師和學(xué)生的關(guān)系， 激發(fā)師生的創(chuàng)造性和積極性； 第五，科學(xué)合理利用現(xiàn)代教學(xué)設(shè)備，改善教學(xué)環(huán)境，為教學(xué)質(zhì)量提升提供硬件條件，圓滿完成喧囂教育教學(xué)工作。

在《要點(diǎn)》中，還敘述了教育教學(xué)管理實(shí)際過(guò)程中需要完成的工作內(nèi)容有： 第一，根據(jù)我國(guó)教學(xué)大綱以及教學(xué)計(jì)劃要求做好高校教學(xué)工作計(jì)劃的制定與實(shí)施；第二，做好教學(xué)管理信息系統(tǒng)地健全；第三，監(jiān)督學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量、教師教學(xué)質(zhì)量；第四，在課堂一線對(duì)教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，組織全校教師對(duì)教育教學(xué)改革經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，對(duì)教學(xué)當(dāng)中對(duì)質(zhì)量產(chǎn)生影響的問(wèn)題進(jìn)行解決；第五，擬定多種類(lèi)、不同層次的教學(xué)質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)，做好教育教學(xué)行政工作。[1]

教學(xué)管理只是教務(wù)管理的內(nèi)容之一，教學(xué)管理的工作內(nèi)容也是教務(wù)管理的工作內(nèi)容，用教學(xué)管理的內(nèi)容來(lái)劃定教務(wù)管理的任務(wù)是不夠完全的。[2]

1 高校教務(wù)秘書(shū)存在的必要性

（1）高等學(xué)校中教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)管理中的紐帶。第一，學(xué)校教務(wù)秘書(shū)需向?qū)W生和教師傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處各項(xiàng)通知，將師生意見(jiàn)合理反饋給相關(guān)部門(mén)，保障學(xué)校教育教學(xué)工作開(kāi)展，在老師、學(xué)生、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)間起到溝通作用；第二，教務(wù)秘書(shū)還需協(xié)調(diào)學(xué)院各教研室之間的課程和教學(xué)任務(wù)的安排，保證每學(xué)期課程的順利開(kāi)展。

（2）高校教務(wù)秘書(shū)是教學(xué)管理內(nèi)容的執(zhí)行者。教務(wù)秘書(shū)在高校教學(xué)管理過(guò)程中有非常重要的作用，不僅要對(duì)學(xué)校教育教育教學(xué)事務(wù)進(jìn)行具體執(zhí)行，而且還需要對(duì)學(xué)生以及教師進(jìn)行服務(wù)。[3]

2 高等學(xué)校教務(wù)秘書(shū)工作內(nèi)容和要求

（1）及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)學(xué)校教學(xué)方面指令。在學(xué)校中會(huì)由教務(wù)部門(mén)會(huì)出臺(tái)教育教學(xué)地規(guī)章制度、通知，這些文件就需要由教務(wù)秘書(shū)下發(fā)相關(guān)人員并且請(qǐng)老師和學(xué)生了解到學(xué)校的最新意見(jiàn)，支持教育教學(xué)工作有序進(jìn)行。

（2）高校教務(wù)秘書(shū)是高校教學(xué)管理工作的落實(shí)人員。以高校學(xué)院老師和學(xué)生為工作對(duì)象，管理高校學(xué)院內(nèi)的教育教學(xué)。教務(wù)秘書(shū)的主要工作內(nèi)容為學(xué)期初教學(xué)計(jì)劃與執(zhí)行、教師考試與成績(jī)、制定與調(diào)整學(xué)期初課表、學(xué)期初統(tǒng)計(jì)與征訂教材、整理教學(xué)計(jì)劃和教案、教師調(diào)代課等。

負(fù)責(zé)落實(shí)學(xué)校教育教學(xué)的通知和文件，完成領(lǐng)導(dǎo)的交辦的教育教學(xué)事務(wù)性工作，應(yīng)對(duì)和處理教育教學(xué)突發(fā)事件；組織學(xué)院做好期中教學(xué)檢查、每年校院兩級(jí)教育教學(xué)改革工作，為學(xué)院在教育教學(xué)工作中提出合理化建議等。

教務(wù)秘書(shū)工作內(nèi)容有幾個(gè)方面：第一，擬定學(xué)院教學(xué)教務(wù)文件；第二，協(xié)助各專(zhuān)業(yè)教研室安排新學(xué)期教學(xué)任務(wù)；第三，負(fù)責(zé)對(duì)本科生畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)進(jìn)行安排協(xié)調(diào)，收集整理材料；第四，考試前對(duì)試卷科學(xué)性進(jìn)行抽查，考試后及時(shí)提醒教師成績(jī)錄入；第五，為教師收集教學(xué)信息。

（3）協(xié)調(diào)配合完成學(xué)院教務(wù)檢查工作。每學(xué)期開(kāi)學(xué)初學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)都要組織本學(xué)院開(kāi)課的課程進(jìn)行教學(xué)檢查，收集老師們的新學(xué)期的教學(xué)進(jìn)度和計(jì)劃，在學(xué)期中旬需要協(xié)助進(jìn)行期中教學(xué)檢查。教務(wù)秘書(shū)應(yīng)有大局意識(shí)，公正客觀，保持頭腦清醒，妥善處理分歧，避免矛盾激化，盡力保障教學(xué)秩序正常。

（4）教學(xué)文件存管。二級(jí)學(xué)院均配備專(zhuān)用檔案柜，檔案柜內(nèi)存放著學(xué)院重要文件，包含老師們近三年來(lái)的課程教案、課程計(jì)劃和進(jìn)度書(shū)、學(xué)生教材統(tǒng)計(jì)表、教師教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、學(xué)生評(píng)教結(jié)果、調(diào)代課申請(qǐng)表、教師教學(xué)科研成果統(tǒng)計(jì)表、教務(wù)處下發(fā)的通知等，都應(yīng)該有詳細(xì)地校對(duì)、收集、分類(lèi)、存管。其次，還有收集整理近三年來(lái)學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）、畢業(yè)實(shí)習(xí)全過(guò)程的材料。教務(wù)秘書(shū)應(yīng)保證檔案材料的完整性，保證材料查閱方便。[4]

3 影響教務(wù)秘書(shū)工作成效的主要因素

（1）工作職責(zé)不清。在高校的常規(guī)教學(xué)管理中，現(xiàn)在很多高校將教務(wù)秘書(shū)工作和辦公室人員的工作混在一起。教務(wù)秘書(shū)工作量大，工作目標(biāo)不明確。其原因之一是教務(wù)秘書(shū)沒(méi)有得到強(qiáng)而有力的激勵(lì)，教務(wù)秘書(shū)的不僅工作量多并且沒(méi)有得到相應(yīng)的激勵(lì)，還受到了批評(píng)，就會(huì)造成教務(wù)秘書(shū)工作消極，妨礙學(xué)院教學(xué)工作開(kāi)展，制約教務(wù)秘書(shū)作用。

（2）教務(wù)秘書(shū)缺乏系統(tǒng)性學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。教務(wù)秘書(shū)是教育教學(xué)管理人員，其學(xué)歷和業(yè)務(wù)能力要能夠滿足學(xué)生和教師的需求。其次，較大比例的教務(wù)秘書(shū)是非“科班”畢業(yè)，且沒(méi)有受到教育教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，對(duì)于教學(xué)管理的能力和經(jīng)驗(yàn)不足，短時(shí)間里又不能夠達(dá)到教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍高標(biāo)準(zhǔn)的要求。因此，就需要教務(wù)秘書(shū)時(shí)刻學(xué)習(xí)最新的教學(xué)管理知識(shí)，并要結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)際情況對(duì)自身的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行更新。

學(xué)校目前提供很多面向?qū)Ｈ谓處煹倪M(jìn)修學(xué)習(xí)，但這些學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)教務(wù)秘書(shū)很難得到，在進(jìn)入工作崗位后未得到學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這就使教務(wù)秘書(shū)在管理工作中沒(méi)有新的教育教學(xué)管理理念地支撐，工作中只會(huì)重復(fù)舊的內(nèi)容，運(yùn)用舊的工作方法處理問(wèn)題，最終學(xué)校的教學(xué)教務(wù)管理工作會(huì)時(shí)常出現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)也導(dǎo)致了教務(wù)秘書(shū)本人的業(yè)務(wù)素質(zhì)徘徊不前。

4 建立健全高校教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍

（1）明確高校教務(wù)秘書(shū)崗位職責(zé)。建立教務(wù)秘書(shū)崗位職責(zé)制度，明確分工。教務(wù)秘書(shū)處于教育教學(xué)基礎(chǔ)性地位，既要整理出學(xué)校師生對(duì)學(xué)院教育教學(xué)意見(jiàn)和建議，又要保障學(xué)院教育教學(xué)進(jìn)行，還要成為決策者的智囊。[5]

（2）積極開(kāi)展高校教學(xué)秘書(shū)交流和培訓(xùn)。多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，豐富的教管經(jīng)驗(yàn)是高校教務(wù)秘書(shū)教育教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)性保證。學(xué)校應(yīng)重視教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，提升教務(wù)秘書(shū)高學(xué)歷比例和職稱(chēng)職位，選聘德才兼?zhèn)淙藛T為學(xué)院教務(wù)秘書(shū)，優(yōu)化教務(wù)秘書(shū)的知識(shí)架構(gòu)。[6]

建立全面的培養(yǎng)體制，組織定期的教務(wù)秘書(shū)學(xué)習(xí)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的教學(xué)管理知識(shí)，形成與其崗位相匹配的知識(shí)架構(gòu)。鼓勵(lì)教務(wù)秘書(shū)與兄弟高校的教務(wù)管理人員溝通、學(xué)習(xí)，參加省際、校際教育教學(xué)聯(lián)盟的組織的管理培訓(xùn)。

教學(xué)管理中時(shí)常出現(xiàn)亟待解決的問(wèn)題，這時(shí)高校應(yīng)支持教務(wù)秘書(shū)開(kāi)展對(duì)這些問(wèn)題和教學(xué)管理進(jìn)行研究，將解決問(wèn)題的方式方法提升到教育教學(xué)管理理論的高度上來(lái)，才可以因地制宜地拓展教學(xué)管理新思維，教學(xué)管理的創(chuàng)新和改革才能得以持續(xù)，最終的目的就是為了專(zhuān)業(yè)化建設(shè)教務(wù)管理人員。

高校應(yīng)適當(dāng)將深造機(jī)會(huì)給予工作優(yōu)秀的教務(wù)秘書(shū)，有利于教務(wù)秘書(shū)對(duì)管理方面的知識(shí)的深入學(xué)習(xí)，這樣不僅能夠幫助他們接受新的教學(xué)理念，開(kāi)拓視野，在學(xué)習(xí)結(jié)束后能夠?qū)⑺I(lǐng)悟的理論運(yùn)用在未來(lái)高校教學(xué)管理中，是高校提高教學(xué)管理水平的重要途徑之一。

（3）建立健全教務(wù)秘書(shū)的管理體制和激勵(lì)機(jī)制。首先要保證高校教務(wù)秘書(shū)的工作質(zhì)量，就要激發(fā)其工作熱情，創(chuàng)建一套完整的教務(wù)秘書(shū)工作的績(jī)效考核體制。高校要實(shí)事求是，結(jié)合教務(wù)秘書(shū)的工作內(nèi)容，切實(shí)將教務(wù)秘書(shū)的自身發(fā)展與高校發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，聽(tīng)取教務(wù)秘書(shū)自身發(fā)展過(guò)程中遇到的困難，切實(shí)在其選聘、考核、評(píng)優(yōu)、職稱(chēng)和職務(wù)晉升等制度中給予教務(wù)秘書(shū)合理的要求和空間，讓教務(wù)秘書(shū)切身體會(huì)到發(fā)展的前景、提升的空間、奮斗的目標(biāo)。目前高校具有高素質(zhì)的教師隊(duì)伍，急需配備一支業(yè)務(wù)強(qiáng)的教學(xué)教務(wù)管理隊(duì)伍，學(xué)校應(yīng)重視和尊重教務(wù)秘書(shū)的工作，將教務(wù)秘書(shū)提升到和教師同等重要的位置，配備和教師隊(duì)伍一致的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍提升計(jì)劃，創(chuàng)建一支戰(zhàn)斗力強(qiáng)的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍。

（4）實(shí)行計(jì)算機(jī)規(guī)范化教務(wù)管理。高校應(yīng)利用計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)等信息技術(shù)工具規(guī)范教務(wù)管理工作，實(shí)行教學(xué)教務(wù)通過(guò)計(jì)算機(jī)等規(guī)范化，利用信息化的特點(diǎn)，就需要學(xué)校有一套安全、好用、智能的教務(wù)管理系統(tǒng)，促進(jìn)教學(xué)教務(wù)管理工作得以安全、高效、便捷、準(zhǔn)確的開(kāi)展。教務(wù)管理涉及工作繁多細(xì)致，這樣有利于減輕工作壓力。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的日新月異，同時(shí)要求教務(wù)秘書(shū)必須熟練運(yùn)用信息化、電子化的管理手段，采取科學(xué)的管理方式，促進(jìn)教務(wù)管理水平的不斷提升。

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