陳芙蓉

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化建設作為信息化建設中的重要內(nèi)容，是順應時代發(fā)展的新舉措。檔案數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)的、艱巨的工程，因此檔案工作人員應積極應對，認識到檔案數(shù)字化建設的重要性，推動檔案數(shù)字化建設的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設；實踐；發(fā)展策略

檔案資源在我國社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作已跟不上時代發(fā)展步伐，檔案管理改革迫在眉睫。檔案數(shù)字化建設是信息化過程中的重要內(nèi)容，我國檔案數(shù)字化建設是今后檔案工作方向的趨勢，也是檔案管理工作適應時代發(fā)展的新舉措。作為檔案工作人員，應認識到檔案數(shù)字化建設的重要意義，針對檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展策略，從而推動檔案數(shù)字化的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展起來的一種新型檔案信息形態(tài)，是一種綜合性技術(shù)，具有簡單、直觀等特點。檔案數(shù)字化利用計算機技術(shù)將各種傳統(tǒng)載體的館藏檔案資源轉(zhuǎn)為數(shù)字化的檔案信息，通過網(wǎng)絡化形式傳輸，數(shù)字化形式存儲，并利用計算機技術(shù)進行管理，從而有計劃的整合信息資源，實現(xiàn)檔案資源的共享。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容主要涉及到兩個方面：一是對原有館藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化；二是對正在形成的電子檔案及時進行歸檔與保存，確保電子檔案信息真實。

二、我國檔案數(shù)字化建設的意義

（一）檔案數(shù)字化滿足了社會的發(fā)展需要

檔案資源是非常豐富的，記載了大量的圖表、文件等，具有很重要的社會價值。當前人們對檔案資源管理提出了更高要求，對獲取檔案信息的準確性、快捷性要求更高。檔案數(shù)字化建設具有查詢便捷、保存方便的特點，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，大大提高了檔案管理效率，不僅有助于實現(xiàn)檔案資源的共享，還有助于滿足社會的發(fā)展需求。

（二）檔案數(shù)字化順應了檔案管理的發(fā)展

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，檔案數(shù)字化具有一定的優(yōu)勢，如檔案數(shù)字化的容量大，便于保存，能大大節(jié)約空間和成本；紙質(zhì)檔案讀起來不方便，數(shù)字化檔案查閱比較便利，能通過檢索快速找出所需資料；紙質(zhì)檔案只能展示圖片、文字等，數(shù)字化檔案則可以通過電腦技術(shù)滿足人們的要求。

（三）檔案數(shù)字化有利于檔案資源的開發(fā)

信息化社會要有效的開發(fā)和利用檔案信息資源，必須做好數(shù)字化建設工作。數(shù)字化檔案工作有助于檔案資源的開發(fā)，從而更好地為社會服務；檔案數(shù)字化工作能有效確保信息的準確性；檔案數(shù)字化不受地域和空間限制，能最大限度的實現(xiàn)資源共享。當前對檔案資源的利用越來越多，數(shù)字化檔案建設有助于檔案資源的開發(fā)，從而推動社會的發(fā)展。

三、我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

（一）我國檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀

目前，我國很多地方開始進行檔案數(shù)字化建設的理論與實踐探索，應用現(xiàn)代信息技術(shù)對館藏歷史檔案進行數(shù)字化處理，及時歸檔、保存新產(chǎn)生的電子文件，建立全文數(shù)據(jù)庫，提高檔案資源的利用率，逐步實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，從而滿足社會對檔案資源的需求。當前我國檔案數(shù)字化建設還處在起步階段，還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。

1.檔案數(shù)字化管理不規(guī)范

目前我國檔案管理人員年齡較大，對計算機技術(shù)掌握不夠，難以跟上時代發(fā)展步伐。同時不同單位由于一些因素的限制，檔案數(shù)字化建設程度不一，導致檔案資源難以共享。檔案數(shù)據(jù)庫建設方面，我國檔案管理還沒有從文件管理完全過度到數(shù)字管理，這在一定程度上制約了我國檔案數(shù)字化建設的步伐。

2.檔案數(shù)字化未得到普及

現(xiàn)在很多地區(qū)的檔案管理還是習慣于紙質(zhì)檔案，這種管理會占用大量的空間，且成本較高。一些單位在檔案管理中雖然采用的計算機技術(shù)，但是只是簡單的利用計算機記錄檔案，沒有將檔案完全轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，這不利于信息的采集、整合與利用。

（二）我國檔案數(shù)字化的發(fā)展方向

隨著社會的發(fā)展，人們對檔案工作的要求越來越高。檔案部門在數(shù)字化、網(wǎng)絡化的大環(huán)境下，僅靠自身力量完成館藏檔案的數(shù)字化工作是遠遠不夠的。因此可以借鑒國外成功的模式，將檔案數(shù)字化業(yè)務外包，選擇資質(zhì)高、經(jīng)驗豐富的專業(yè)機構(gòu)進行數(shù)字化建設，這樣能減輕館藏單位的工作，同時又有利于提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

檔案數(shù)字化業(yè)務外包是指將非核心業(yè)務用加工方式外包給專業(yè)性強的服務提供商，利用最優(yōu)質(zhì)的社會資源，降低成本，提高質(zhì)量與效率。一般來說，檔案數(shù)字化外包業(yè)務主要包括檔案資源的數(shù)字化整理、檔案數(shù)據(jù)庫的建設、網(wǎng)站的維護、檔案軟件開發(fā)與管理等。

當然檔案數(shù)字化外包要采取一定的策略，首先要選擇可靠的外包公司。對外包商的技術(shù)能力、財務狀況等進行全面的評估，審查外包商的資質(zhì)證明；審查外包商的能力；審查外包商的經(jīng)驗、品牌等，選擇信譽度高的服務商。其次強化對檔案數(shù)字化業(yè)務外包的管理。檔案數(shù)字化外包是一項復雜的工作，要制定出檔案數(shù)字化外包合同，明確服務的范圍，明確賠償責任，只出部門對資源的安全性與機密性的要求，制定突發(fā)事件的處理策略。同時加強對外包商的監(jiān)管，定期聽取外包商的報告，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。再次要與外包商進行及時溝通與協(xié)調(diào)。檔案數(shù)字化外包中館藏單位與外包商要進行及時溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。檔案數(shù)字化外包出去并不是說檔案工作人員就沒有責任了，要主動了解外包商的工作進展狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。

總之，檔案數(shù)字化建設是一項復雜而龐大的工程。當前我國檔案數(shù)字化建設還處在起步階段，在發(fā)展中檔案數(shù)字化與社會優(yōu)質(zhì)資源合作，不僅有助于社會資源的優(yōu)化配置，還有助于提高檔案工作質(zhì)量與效率。

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