趙淑枝

摘要：教學(xué)秘書(shū)是高校基層的教學(xué)管理者，其特殊的崗位職責(zé)，決定了教學(xué)秘書(shū)必須具備一定的綜合素質(zhì)。針對(duì)新時(shí)期教學(xué)管理的特點(diǎn)，本文對(duì)教學(xué)秘書(shū)如何做好教學(xué)管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū);教學(xué)管理;新時(shí)期

中圖分類號(hào)：G647 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號(hào)：1674-9324（2015）24-0006-02

教學(xué)一直就是高校最重要的任務(wù)，合理有序的教學(xué)管理能為其保駕護(hù)航，教學(xué)秘書(shū)作為最基層的教學(xué)管理者，對(duì)整個(gè)教學(xué)管理工作起著非常重要的作用。隨著教育的不斷進(jìn)步和改革，例如專業(yè)評(píng)價(jià)、工程認(rèn)證、MOOC等新事物的興起，這些都給教學(xué)管理帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，同時(shí)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作和自身素質(zhì)提出了新的要求。

一、高校教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)

在高校，教學(xué)秘書(shū)是一個(gè)必不可少的崗位，教學(xué)秘書(shū)參與每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的管理工作，對(duì)整個(gè)教學(xué)管理起著非常重要作用，教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象不但有教師、學(xué)生還有各級(jí)教學(xué)管理者，以下從工作對(duì)象來(lái)簡(jiǎn)要說(shuō)說(shuō)教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)。

1.引導(dǎo)學(xué)生正常完成學(xué)業(yè)。新生入學(xué)時(shí)，教學(xué)秘書(shū)要對(duì)新生做入學(xué)介紹;學(xué)生選課前，要為他們做選課指導(dǎo);學(xué)生要考四、六級(jí)，要負(fù)責(zé)他們的報(bào)名、準(zhǔn)考證下發(fā)和證書(shū)領(lǐng)取;學(xué)期末，要提前為學(xué)生做好考試安排;對(duì)于部分學(xué)生選課有問(wèn)題的，要幫助他們選課、退課;要對(duì)有特殊情況的學(xué)生辦理學(xué)籍異動(dòng);要組織指導(dǎo)畢業(yè)生做畢業(yè)資格審查，要隨時(shí)解答學(xué)生遇到的各種問(wèn)題。這些工作貫穿了每一個(gè)學(xué)生的大學(xué)生活。

2.管理日常教學(xué)運(yùn)行工作。日常教學(xué)運(yùn)行每學(xué)期都是需要教學(xué)秘書(shū)去維護(hù)的，這包括教學(xué)計(jì)劃的核對(duì)、排課、調(diào)課、各科目的考試安排、監(jiān)考安排、教學(xué)資源的借用管理等。這些工作關(guān)系著整個(gè)學(xué)院的教學(xué)運(yùn)行，必須認(rèn)真仔細(xì)，不容出錯(cuò)。同時(shí)教學(xué)秘書(shū)要參與監(jiān)督檢查教學(xué)運(yùn)行的執(zhí)行情況，包括每學(xué)期的期初、期中教學(xué)檢查、期末巡考等。

3.管理保存教學(xué)文件。教學(xué)文件種類很多，包括培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課表、教學(xué)日歷等這些上課前需要做好的文件，也包括期末需要?dú)w檔的試卷、學(xué)生成績(jī)單、記分冊(cè)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、結(jié)課論文（報(bào)告）等資料。尤其現(xiàn)在的專業(yè)評(píng)價(jià)、工程認(rèn)證等工作都需要大量的教學(xué)資料，如何科學(xué)的管理保存這些文件，是需要教學(xué)秘書(shū)不斷思考的。

4.溝通聯(lián)系上下級(jí)。溝通是教學(xué)秘書(shū)的重要職能，教學(xué)秘書(shū)要在日常工作中上令下達(dá)、下情上報(bào)，教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)把教務(wù)處的任務(wù)傳達(dá)給教師和學(xué)生，也要把大家的意見(jiàn)建議及時(shí)反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人，有時(shí)候還需要教學(xué)秘書(shū)去協(xié)調(diào)各學(xué)院之間和師生之間的關(guān)系。

5.服務(wù)師生。服務(wù)是教學(xué)秘書(shū)的基本職能，教學(xué)秘書(shū)一方面要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，另一方面要及時(shí)幫助其他教師解決問(wèn)題。例如教學(xué)秘書(shū)要為一些教學(xué)活動(dòng)借用場(chǎng)地，為教師預(yù)定教材，組織教師職稱申報(bào)、項(xiàng)目申報(bào)等。

二、新時(shí)期教學(xué)秘書(shū)所應(yīng)具備的素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)因其具體的崗位職責(zé)，要具備一定的素質(zhì)才能做好教學(xué)管理工作。在新時(shí)期，教學(xué)管理有了新特點(diǎn)，這就對(duì)教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)提出了新的挑戰(zhàn)。

1.思想道德素質(zhì)。高校是培養(yǎng)祖國(guó)高層次人才的搖籃，教學(xué)秘書(shū)作為高校里的管理者，首先必須熱愛(ài)黨、熱愛(ài)祖國(guó)，擁有科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。在新時(shí)期要關(guān)注黨中央的號(hào)召，貫徹黨的教育方針，忠于黨的教育事業(yè)，要有民族責(zé)任感，努力為培養(yǎng)祖國(guó)人才做貢獻(xiàn)。其次教學(xué)秘書(shū)要有“愛(ài)崗、敬業(yè)”的精神和職業(yè)道德，教學(xué)秘書(shū)的工作是繁雜的，教學(xué)秘書(shū)必須有熱愛(ài)工作的態(tài)度和高度的責(zé)任感，才能用自己的熱忱來(lái)服務(wù)師生。

2.專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)秘書(shū)要具備過(guò)硬的專業(yè)能力和素質(zhì)。

（1）組織協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書(shū)要善于組織教師和學(xué)生，要協(xié)調(diào)師生之間、學(xué)院之間、教務(wù)處和教師之間的各種關(guān)系。在新時(shí)期，各個(gè)二級(jí)學(xué)院都在擴(kuò)大招生，教學(xué)秘書(shū)要管理幾千個(gè)學(xué)生、近百位教師的情況已經(jīng)屢見(jiàn)不鮮，加上現(xiàn)在的學(xué)生對(duì)教學(xué)管理規(guī)定不重視，各種臨時(shí)問(wèn)題也很多，所以教學(xué)秘書(shū)的組織協(xié)調(diào)能力就越發(fā)重要了。

（2）溝通表達(dá)能力。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理工作中的紐帶，這就要求教學(xué)秘書(shū)要有良好的口頭和書(shū)面表達(dá)能力，才能更好的傳達(dá)信息。新時(shí)期，有很多新情況發(fā)生，教學(xué)秘書(shū)在溝通時(shí)，要多站在聽(tīng)者的角度去考慮，將心比心，這樣才能更好的溝通表達(dá)。

（3）資料整理保存能力。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)資料的保管員，在工作中要具備一定的檔案管理知識(shí)，要按照一定的規(guī)律把材料立卷歸檔，使之可以隨時(shí)調(diào)閱。

（4）常用工具使用能力。教學(xué)秘書(shū)的工作離不開(kāi)辦公軟件的使用，現(xiàn)在高校一般都有自己的教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，教學(xué)秘書(shū)要熟練使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)才能熟練教務(wù)網(wǎng)的功能，一些常用的軟件如Word、Excel、PPT要尤其熟悉。新時(shí)期，師生都開(kāi)始使用流行的聊天軟件，不喜歡天天開(kāi)會(huì)來(lái)傳達(dá)工作，為了方便傳達(dá)，教學(xué)秘書(shū)也要學(xué)習(xí)使用這些新的常用的工具，還要熟記公文和應(yīng)用文的寫(xiě)作格式，與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能大大地提高工作效率。

（5）學(xué)習(xí)能力。在如今時(shí)代，沒(méi)有什么是一成不變的，大學(xué)生又是最容易接受新事物的人群，教學(xué)秘書(shū)作為大學(xué)生的管理者，就必須不斷學(xué)習(xí)掌握新的知識(shí)技能，才能防止落伍與代溝。

3.知識(shí)素質(zhì)。教學(xué)秘書(shū)不但要有教學(xué)管理知識(shí)，還要掌握院系的專業(yè)知識(shí)，這樣才能明白各專業(yè)培養(yǎng)方案的課程體系，了解其中的教學(xué)規(guī)律，才能更好地溝通師生。

4.心理素質(zhì)。教學(xué)秘書(shū)的工作繁雜，服務(wù)對(duì)象多，責(zé)任重大，任何事情出錯(cuò)都可能導(dǎo)致教學(xué)事故，面臨各方的責(zé)難，在工作中最容易出現(xiàn)焦慮、壓力大等情況，所以教學(xué)秘書(shū)要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，不但要積極熱心、認(rèn)真細(xì)心的工作，還要保持平常心。

5.創(chuàng)新意識(shí)。新時(shí)代是發(fā)展的時(shí)代，教學(xué)秘書(shū)不能只是按部就班地聽(tīng)從指揮干活，工作中要不斷思考、不斷創(chuàng)新。

三、新時(shí)期教學(xué)秘書(shū)工作所遇到的問(wèn)題endprint

1.在如今，新入職的教學(xué)秘書(shū)都不再是低學(xué)歷，他們都是優(yōu)秀的大學(xué)生或研究生，但是高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)的崗位很少有激勵(lì)機(jī)制，相對(duì)其他崗位待遇偏低，使得他們?nèi)狈?duì)工作的熱情，很多教學(xué)秘書(shū)都選擇了轉(zhuǎn)崗，這些都不利于教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的發(fā)展。

2.新時(shí)期，大學(xué)生都已經(jīng)是“90后”了，他們身上有了新的特點(diǎn)，比如喜歡用QQ、微信、微博來(lái)溝通聯(lián)系。新入職的教師多是在國(guó)外留過(guò)學(xué)的博士，他們并不喜歡相對(duì)教條的教學(xué)管理制度，他們想要充分給予學(xué)生自由，此時(shí)一些老的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)和制度都需要更新。再有現(xiàn)在學(xué)生維權(quán)意識(shí)也越來(lái)越強(qiáng)，教學(xué)秘書(shū)也要學(xué)習(xí)法律，在工作中要注意保存資料證據(jù)以免不必要的麻煩。這些變化都表明了教學(xué)管理需要改革創(chuàng)新。

3.隨著招生的擴(kuò)大和教學(xué)管理制度越來(lái)越細(xì)化，教學(xué)秘書(shū)日常工作越來(lái)越繁忙，隨時(shí)都有可能處理各種臨時(shí)問(wèn)題，根本沒(méi)有時(shí)間和精力來(lái)做教學(xué)研究，嚴(yán)重影響了工作的創(chuàng)新。另外，教學(xué)秘書(shū)的責(zé)任多，思想壓力大，容易產(chǎn)生精神焦慮和工作倦怠。

四、關(guān)于教學(xué)秘書(shū)做好教學(xué)管理的幾點(diǎn)建議

1.教學(xué)秘書(shū)的工作不單單是按照文件處理日常事物，也是教學(xué)的管理者、教育者，很多時(shí)候都需要隨時(shí)回答師生的疑問(wèn)，所以教學(xué)秘書(shū)不但要熟悉教學(xué)管理制度，還要學(xué)習(xí)一些管理類、教育類、公共關(guān)系類的知識(shí)，要積極參加培訓(xùn)，提升自身的素質(zhì)能力。教學(xué)秘書(shū)在工作中也要注意培養(yǎng)學(xué)生助手，現(xiàn)在教學(xué)秘書(shū)的工作量大，如果事事都親力親為，是干不完的，也會(huì)沒(méi)有精力來(lái)思考和創(chuàng)新。

2.教學(xué)秘書(shū)的工作是繁雜的，這就要求教學(xué)秘書(shū)要對(duì)工作有很強(qiáng)的規(guī)劃性，對(duì)于常規(guī)性的事務(wù)，要提前做好規(guī)劃，要注意收集積累學(xué)院關(guān)于教學(xué)的各種信息，要在平時(shí)的工作中就收集整理教學(xué)資料。教學(xué)秘書(shū)可以準(zhǔn)備一個(gè)記錄本，隨時(shí)記錄下工作經(jīng)驗(yàn)和容易犯錯(cuò)的地方，為以后工作積累經(jīng)驗(yàn)。教學(xué)秘書(shū)在工作中也要和輔導(dǎo)員做好協(xié)作，因?yàn)閮烧吖ぷ髅懿豢煞郑突ブ?，才能使工作都順利進(jìn)行。

3.教學(xué)秘書(shū)在工作中要認(rèn)清自己的位置，擺正自己的角色，千萬(wàn)不要越權(quán)，不要擅作決策;在處理事情時(shí)，要考慮多方面的因素，以和諧為目標(biāo)，人性化管理。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)不能總是按照老的經(jīng)驗(yàn)方法來(lái)管理，要順應(yīng)時(shí)代、創(chuàng)新管理。

4.為了提高教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，建議學(xué)校重視教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，多組織一些專業(yè)培訓(xùn)，多增加一些激勵(lì)機(jī)制。

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