孫文靖

摘 要： 本文就當(dāng)前檔案作用日益突出的工程項目檔案管理存在的問題進(jìn)行認(rèn)真分析，并提出做好工程建設(shè)項目檔案管理工作的相關(guān)建議及解決對策。

關(guān)鍵詞： 工程建設(shè)項目檔案 存在問題 解決對策

工程建設(shè)項目檔案是指建設(shè)項目在立項審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。隨著各地新一輪城市建設(shè)的大發(fā)展，工程項目建設(shè)檔案的管理問題日益引起社會的廣泛關(guān)注。完整、準(zhǔn)確、齊全、系統(tǒng)的工程項目檔案不僅能滿足項目本身管理維護(hù)的需要，而且能為城市建設(shè)及改造提供準(zhǔn)確的依據(jù)和憑證，減少不必要的人力、財力和時間的浪費。因此，如何加強工程項目檔案管理工作可以說是刻不容緩的。本文在分析目前工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題的基礎(chǔ)上，提出一些建議及對策。

一、存在的主要問題

1.缺乏有效的檔案管理組織，對工程項目檔案工作重視不夠。

目前，在很多項目中，還沒有建立固定專職性的檔案管理組織。主要表現(xiàn)為：檔案工作人員不固定，一般不設(shè)專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責(zé)不清，兼而不顧，工作不到位，甚至存在無人管理的現(xiàn)象。另外，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)往往只重視抓經(jīng)濟效益和工程質(zhì)量，同時由于項目部不是固定常設(shè)的編制單位，不少施工項目部從項目經(jīng)理到部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱，片面認(rèn)為只要把工程搞好就行了，忽視工程檔案管理工作。

2.管理規(guī)章制度不健全，檔案整理人員素質(zhì)偏低。

某些工程單位沒有建立健全檔案管理制度，沒有實行工程中的檔案質(zhì)量否決制。他們對工程工程進(jìn)度和質(zhì)量有嚴(yán)格的制度要求，對檔案資料的形成、收集、積累、整理和交接沒有制定相關(guān)管理制度加以保障，導(dǎo)致歸檔材料不完整、不齊全。有些工程建設(shè)單位、施工單位臨時抽人整理立卷。這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，不能做到科學(xué)分類和整理立卷，使得移交檔案館的重點工程竣工檔案質(zhì)量低。有的檔案進(jìn)館后，還要重新拆卷返工，浪費了人力、物力、財力。

3.在工程項目建設(shè)過程中沒有指定一個主要責(zé)任單位按照“四同步”原則，負(fù)責(zé)檢查指導(dǎo)各階段和各部門文件材料收集、積累情況。

大部分工程建設(shè)項目都具有建設(shè)工期長、專業(yè)涉及多、建設(shè)隊伍流動性強等特點。如果沒有指定責(zé)任單位不定期檢查和指導(dǎo)檔案工作，每個施工單位只負(fù)責(zé)自己那部分工程的施工檔案；當(dāng)工程竣工時，基礎(chǔ)工程已完工了幾個月甚至一、兩年，其施工資料殘、缺、臟、亂，甚至杳無蹤影的不為少見；若出現(xiàn)資金、質(zhì)量等問題，則會延長工期，由此造成檔案的不完整、不齊全。

4.沒有及時將工程項目建設(shè)過程中的檔案管理責(zé)任納入相關(guān)合同中，使得部分合作單位缺乏必要的法律約束，導(dǎo)致檔案管理意識淡薄，材料收集不全。甚至有些工程的竣工驗收根本都沒有把檔案的專項驗收列入其中。

二、加強工程建設(shè)項目檔案管理工作的建議及對策

1.強化全員重視工程項目檔案工作的思想意識。工程項目檔案是工程人員花費大量心血完成的，不僅是工程項目建設(shè)的歷史記錄，更是工程項目建設(shè)經(jīng)驗和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映工程項目建設(shè)的成果。從這個意義上說，建設(shè)單位應(yīng)把工程項目檔案工作作為一項重要的基礎(chǔ)工作抓，提高全員對工程檔案管理的認(rèn)識。同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計劃、同要求、同考核。

2.建立健全檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，明確專兼職檔案人員職責(zé)，工程項目負(fù)責(zé)人為項目檔案主要責(zé)任人，牽頭成立建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理四方面組成的檔案資料小組，要求各施工、設(shè)計、監(jiān)理等單位，配備固定的專職或兼職檔案人員，負(fù)責(zé)工程建設(shè)期間資料的收集、整理和歸檔工作。

3.把檔案管理責(zé)任納入相關(guān)合同中，增強合作方的檔案管理意識，自覺按照合同約定收集、積累、整理和移交完整、準(zhǔn)確、齊全的檔案資料。

4.組織項目專兼職檔案資料管理人員參加相關(guān)工程項目檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能，及時掌握國家、省市檔案行政管理部門制定的案卷整理規(guī)則，提高案卷整理質(zhì)量。

5.加強檔案人員與工程項目技術(shù)人員密切配合。工程技術(shù)人員參與工程項目建設(shè)全過程，他們熟悉工程文件材料的內(nèi)容和形成過程，同時了解工程進(jìn)展情況?？梢杂晒こ碳夹g(shù)人員協(xié)助檔案人員審核各項施工記錄數(shù)據(jù)是否真實可靠，竣工圖是否真實準(zhǔn)確地反映工程竣工的實際情況等，這樣有利于工程項目檔案質(zhì)量的控制。

6.加強工程項目驗收過程中檔案的驗收、總結(jié)。檔案部門參加竣工驗收，同時審查工程檔案資料是竣工驗收的法定內(nèi)容，也是保證工程檔案資料質(zhì)量的一種手段。在工程竣工驗收時，檔案驗收要同時進(jìn)行，對工程項目檔案進(jìn)行初驗收，檢查各項合同項目檔案是否符合規(guī)范，對存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結(jié)果，提出驗收意見?？⒐n案的驗收移交應(yīng)納入工程交接驗收程序，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工檔案，工程不能交接驗收。

7.增強建設(shè)單位的依法治檔意識。建設(shè)工程檔案是依附于建設(shè)工程的，是工程保質(zhì)保量的一個重要憑證，因而工程檔案與建設(shè)單位及全社會有密切的利益關(guān)系。國務(wù)院頒布的《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》十七條明確規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案?！苯ㄔO(shè)單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)，保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。

工程建設(shè)項目檔案不同于一般的檔案，工程項目建設(shè)的特點決定了工程建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)性、專業(yè)性。而且，工程建設(shè)項目檔案形成于工程項目建設(shè)的全過程。這就要求在工程建設(shè)項目檔案管理工作中，從工程項目立項起開始，采取行之有效的運作機制，加強對工程建設(shè)項目檔案的過程管理，確?？⒐n案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。