王長通，李慧，郭啟勇，田忠

(中國醫(yī)科大學(xué)附屬盛京醫(yī)院，沈陽市110004)

近年來，隨著我國醫(yī)療整體水平的發(fā)展及醫(yī)院科研能力的提高，醫(yī)院獲得各渠道科研項目及科研經(jīng)費逐年增多，科研成果不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院正實現(xiàn)著由臨床型向科研型大醫(yī)院的轉(zhuǎn)變。與此同時，上級科研管理部門對項目申報、過程及結(jié)題管理越來越嚴(yán)格;對項目預(yù)期研究成果達標(biāo)率要求越來越高;對科研經(jīng)費預(yù)核算要求越來越精確;對各類經(jīng)費支出合理性要求越來越精細(xì)化。因此，如何對科研經(jīng)費進行科學(xué)有效的管理，實現(xiàn)科研經(jīng)費的合理支出、高效利用，為課題的順利進行及成果最大化奠定一個良好的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為科研管理部門面臨的一個重大管理課題［1］。

醫(yī)院科研經(jīng)費是指醫(yī)院科研人員獲得的，由政府、企事業(yè)單位或其他組織提供，用來完成項目合同任務(wù)書所規(guī)定的科研任務(wù)，以實現(xiàn)科學(xué)研究內(nèi)容成果化的科研費用［2］?？蒲薪?jīng)費是開展科學(xué)研究活動的物質(zhì)基礎(chǔ)［3］?？蒲薪?jīng)費管理是醫(yī)院科研管理中的重要組成部分，在醫(yī)院信息化水平整體推進的大趨勢下，改變傳統(tǒng)的管理方式，建立科研管理信息系統(tǒng)，實行醫(yī)院科研經(jīng)費管理的信息化，已經(jīng)成為提高高校及其附屬醫(yī)院科研管理水平的一個重要途徑和必然趨勢。

1 科研經(jīng)費信息化管理的必要性

1.1 隨著醫(yī)院科研水平的進步，醫(yī)院取得的來自國家、省、市各渠道的各級各類科研項目不斷增加。以盛京醫(yī)院為例，2013年醫(yī)院獲各級各類科研項目資助181項，資助經(jīng)費高達3889萬元。其中，獲國家自然科學(xué)基金資助43項，資助經(jīng)費1812萬元;2009—2013年5年間，醫(yī)院共獲得各級各類科研項目773項，累計獲資助科研經(jīng)費12 845萬元。同時為鼓勵醫(yī)院科研人員的積極性，盛京醫(yī)院特設(shè)“盛京自由研究者計劃”支持基金、院內(nèi)資助課題計劃、優(yōu)秀博士資助課題及醫(yī)療三新項目基金，對優(yōu)秀的科研人員給予資助。

科研經(jīng)費的來源及種類多樣化，不同類別項目預(yù)算科目不同，結(jié)題審計標(biāo)準(zhǔn)不同。傳統(tǒng)的報銷方式，科研管理部門只對經(jīng)費支出項目核實，未跟蹤經(jīng)費使用的合理性及使用效益;財務(wù)部門由于不熟知科研項目進展，只針對項目經(jīng)費進行收入支出核算，同樣缺乏對經(jīng)費的監(jiān)督管理，科研項目信息在各管理部門之間未能做到及時、全面地共享，造成經(jīng)費使用和管理的不協(xié)調(diào)［4－5］，這種情況已不能滿足督促課題順利進展、規(guī)范經(jīng)費合理支出、保障課題順利結(jié)題及實現(xiàn)課題成果化良性循環(huán)的要求。

1.2 課題負(fù)責(zé)人對項目的進展與項目經(jīng)費的重要性認(rèn)識不足，將科研項目的中標(biāo)、進展與結(jié)題成果化孤立對待。只片面地追求項目的中標(biāo)率，而忽視了最為重要的項目進展和結(jié)題以及項目研究的成果轉(zhuǎn)化率，從而導(dǎo)致經(jīng)費未按項目任務(wù)合同書的具體要求合理支出，嚴(yán)重者甚至在項目結(jié)題前期突擊使用科研經(jīng)費。這種惡性循環(huán)現(xiàn)象的存在使得傳統(tǒng)的經(jīng)費管理方式遇到現(xiàn)實管理瓶頸。

1.3 科研經(jīng)費的信息化管理能滿足科研人員和科研管理人員對經(jīng)費報銷進展程度和審核意見的實時動態(tài)跟蹤。報銷申請者自行網(wǎng)絡(luò)查看審核通過后，持經(jīng)費卡到財務(wù)部門進行費用報銷一次性完成，這種新型經(jīng)費管理方式在方便科研人員的同時也提高了科研管理部門的工作效率。

1.4 多維度監(jiān)管機制在一定程度上保證了費用支出的合理性。體現(xiàn)在系統(tǒng)對經(jīng)費支出項目依據(jù)經(jīng)費管理辦法和任務(wù)合同書進行具體限定及管理部門對報銷申請逐級審核。

1.5 傳統(tǒng)的手工、半手工的科研管理模式，已經(jīng)不適應(yīng)目前科研管理工作的要求，連年增長的科研大數(shù)據(jù)要求醫(yī)院對科研經(jīng)費實行信息化管理。信息化管理有利于簡化服務(wù)流程，實現(xiàn)資源的對接共享，易于從源頭和使用上對數(shù)據(jù)進行動態(tài)跟蹤管理，最終達到提高管理水平，提高科研決策的作用［6－7］。

2 科研經(jīng)費信息化模塊的功能與流程

2.1 規(guī)范科研經(jīng)費支出項目

嚴(yán)格按照國家及省、市科技三項經(jīng)費使用規(guī)定，結(jié)合盛京醫(yī)院實際情況將報銷項目分為三大類:實驗相關(guān)費用、差旅費用、勞務(wù)費用。其中實驗相關(guān)費用包括:實驗動物費用、實驗耗材費用、實驗試劑藥品費用、小型儀器設(shè)備購置費用、測試化驗加工費用、查新檢索費用、翻譯費及潤色修(審)稿費用、檢查費用、打印復(fù)印裝訂費用、郵費、購書及相關(guān)資料費用。嚴(yán)格依據(jù)任務(wù)合同書及經(jīng)費使用管理辦法限定經(jīng)費支出項目是確保經(jīng)費支出合理、利用高效的基礎(chǔ)。

2.2 為項目順利結(jié)題保駕護航

科研項目中標(biāo)后，科研管理部門和財務(wù)部門嚴(yán)格按照項目任務(wù)合同書中的經(jīng)費預(yù)算，將項目的總金額和經(jīng)費支出科目預(yù)算金額分門別類錄入科研管理信息系統(tǒng)。該功能實現(xiàn)了由計算機系統(tǒng)對科研經(jīng)費的分類管理，使科研經(jīng)費實際支出滿足項目任務(wù)書的經(jīng)費預(yù)算，改變了以往科研經(jīng)費支出不分細(xì)項，未按任務(wù)書經(jīng)費預(yù)算支出的現(xiàn)象。在經(jīng)費支出時，如單項費用支出超出預(yù)算時，系統(tǒng)將提醒“余額不足”無法支出，但是該系統(tǒng)又具備預(yù)算金額微調(diào)的功能，既保證了科研經(jīng)費使用的原則性，又具有一定的靈活性［6］。

2.3 為各部門之間經(jīng)費的協(xié)調(diào)管理搭建橋梁

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費管理模式下，項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫項目經(jīng)費預(yù)算，科研管理部門依據(jù)經(jīng)費預(yù)算審計經(jīng)費實際支出科目，財務(wù)部門依據(jù)國家及醫(yī)院財務(wù)制度審核支出，項目的經(jīng)費管理過程各環(huán)節(jié)缺乏溝通機制?？蒲薪?jīng)費管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)各環(huán)節(jié)管理的可視化，為科研管理部門與財務(wù)審計部門、課題組之間的協(xié)調(diào)搭建橋梁。

2.4 使科研經(jīng)費與科研項目相關(guān)聯(lián)

在科研經(jīng)費管理平臺上，每一筆經(jīng)費都是依托于具體的科研項目而存在的。科研人員和管理部門可以在信息平臺上直觀、具體地查詢到項目經(jīng)費使用情況及余額，便于項目負(fù)責(zé)人依據(jù)具體的項目起止時間與進展程度合理安排經(jīng)費支出。

2.5 科研經(jīng)費報銷流程

(1)員工科研經(jīng)費報銷流程實行三級審核:員工申請→科研與學(xué)科建設(shè)部審核一級審核→科研與學(xué)科建設(shè)部主任二級審核→主管院長三級審核(報銷金額達到院財務(wù)要求的情況)。

(2)研究生科研經(jīng)費報銷實行四級審核:研究生申請→研究生導(dǎo)師一級審批→科研與學(xué)科建設(shè)部審核二級審核→科研與學(xué)科建設(shè)部主任三級審核→主管院長四級審核(報銷金額達到院財務(wù)要求的情況)。

2.6 科研經(jīng)費的報銷申請和查詢界面

科研經(jīng)費報銷申請界面見圖1，科研經(jīng)費報銷查詢界面，見圖2。

圖1 科研經(jīng)費的報銷申請界面

3 科研經(jīng)費信息化管理的應(yīng)用體會

3.1 系統(tǒng)模塊的更新重組

盛京醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)嵌在于以人力資源管理為縱軸的院內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)上。科研信息管理系統(tǒng)主要包括:科研信息管理、投稿介紹信管理、科研經(jīng)費管理、研究生管理、學(xué)術(shù)任職管理5大模塊。模塊更新前只能實現(xiàn)經(jīng)費余額的查詢，具體報銷費用的查詢獨立于另外一個財務(wù)系統(tǒng)之上。2011年醫(yī)院在對院科研人員進行大量的實際報銷需求調(diào)研的前提下，著手開發(fā)科研經(jīng)費管理模塊。新的經(jīng)費管理模塊優(yōu)勢是:(1)能實現(xiàn)科研經(jīng)費支出項目明細(xì)及經(jīng)費余額的實時查詢;(2)能動態(tài)跟蹤經(jīng)費報銷的審核動態(tài);(3)科研經(jīng)費金額與具體的科研項目內(nèi)容相匹配，使得每筆經(jīng)費的支出項目更加合理化;(4)項目的實際報銷支出情況可以溯源、統(tǒng)計、實時查詢;(5)科研人員通過真實可見的數(shù)據(jù)全面掌握個人科研項目費用支出的總體情況。

圖2 科研經(jīng)費報銷查詢界面

3.2 結(jié)合科技三項支出經(jīng)費，確立醫(yī)院科研費用支出類別

各渠道來源的各級各類科研項目的科技三項費用的支出類別均不相同，盛京醫(yī)院的實驗費用支出項目也因開展實驗項目的不同而異。因此，適用于醫(yī)院經(jīng)費管理系統(tǒng)支持的項目支出類別目錄，對于醫(yī)院科研經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立及運轉(zhuǎn)至關(guān)重要。盛京醫(yī)院憑借多年管理經(jīng)驗結(jié)合報銷實際情況，制定出原始的經(jīng)費報銷申請單(見圖3)，并利用幾個月的時間不斷完善，最后將經(jīng)費支出項目分為三大類:試驗相關(guān)費用、差旅費用和勞務(wù)費用，其中試驗相關(guān)費用包括試劑、藥品等實驗相關(guān)費用。具有特色的經(jīng)費支出項目明細(xì)的建立，對醫(yī)院經(jīng)費報銷模塊及其他經(jīng)費管理模塊的推進具有巨大的基奠意義。利用信息化管理的平臺，在加強科研經(jīng)費的監(jiān)督管理的前提下，同樣有效促進科研經(jīng)費管理的科學(xué)化、透明化［5］。

圖3 原始科研經(jīng)費報銷審批單

3.3 增加了科研項目管理與經(jīng)費管理之間的聯(lián)系

傳統(tǒng)的經(jīng)費管理方式由于項目負(fù)責(zé)人、科研管理部門與財務(wù)部門之間網(wǎng)絡(luò)機制不健全，缺乏合理的溝通協(xié)調(diào)，科研立項后，某些項目負(fù)責(zé)人缺乏嚴(yán)格按照科技三項經(jīng)費預(yù)算支出經(jīng)費項目的意識，科研管理部門不跟蹤經(jīng)費使用效益，財務(wù)部門只進行核算，從而使部分科研經(jīng)費未發(fā)揮其應(yīng)有的價值?？蒲薪?jīng)費信息化管理就是要培養(yǎng)科研人員合理支出科研經(jīng)費的意識，加強科研經(jīng)費使用過程中的監(jiān)管力度，掌握經(jīng)費的使用動態(tài)情況。在科研經(jīng)費管理平臺上，每一筆經(jīng)費都是依托于具體的科研項目而存在，便于項目負(fù)責(zé)人依據(jù)項目起止時間與進展程度合理安排經(jīng)費支出。

3.4 提高了經(jīng)費使用的效益

科研人員通過信息平臺可以隨時查詢項目經(jīng)費使用和結(jié)余情況、科研管理部門依據(jù)任務(wù)合同書和經(jīng)費管理辦法，通過系統(tǒng)規(guī)范了項目經(jīng)費的支出范圍和比例，大大減少了項目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費使用的盲目性，促進科研經(jīng)費管理的透明化、科學(xué)化，最大程度發(fā)揮了科研經(jīng)費的使用效益和效率。

3.5 建立科研經(jīng)費預(yù)警機制

科研經(jīng)費預(yù)警機制是指按照國家、省、市科技主管部門對科研經(jīng)費使用管理辦法要求，對受資助項目支出科目(包括研究經(jīng)費、國際合作與交流經(jīng)費、勞務(wù)費和管理費等)按照一定比例設(shè)限，經(jīng)費使用只能在此范圍內(nèi)開支，當(dāng)超過此支出范圍時系統(tǒng)將自動結(jié)束其報銷操作。建立此預(yù)警機制的必要性在于科研管理人員難以掌握科研經(jīng)費各預(yù)算科目使用情況，而勞務(wù)費與管理費一直是項目經(jīng)費難于控制的部分。通過系統(tǒng)直接限定費用的支出，可以有效避免此項費用的超支問題。保障經(jīng)費按項目預(yù)算支出，為課題順利結(jié)題奠定基礎(chǔ)［8］。

3.6 工作展望

科研經(jīng)費的管理必須依托于科研項目，科研經(jīng)費管理只是科研項目管理的一個組成部分。盛京醫(yī)院下一步將完善科研項目管理模塊建設(shè)，最終建成以項目管理為中心的經(jīng)費管理。

［1］ 張斌，程立新，侯峰，等.內(nèi)蒙古醫(yī)學(xué)院的科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［2］ 周增桓，袁凱瑜，趙醒村.實用醫(yī)學(xué)科研管理學(xué)教程［M］.廣州:高等教育出版社，2006:116.

［3］ 翁振群，李暉，陳湘川.醫(yī)院科研經(jīng)費管理中存在的問題及對策［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第十三次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)會議.?？?，2012.

［4］ 劉彬.醫(yī)院科研經(jīng)費管理存在的問題及對策［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［5］ 梁公文，王丹蕾，王兵，等.醫(yī)院科研經(jīng)費精細(xì)化管理策略的探討［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［6］ 吳錦藝，張志堅，羅彩琴，等.綜合性醫(yī)院科研管理信息化建設(shè)探討［J］.福建醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2013，14(3):27 －30.

［7］ 顧國青.醫(yī)院科研經(jīng)費管理的實踐［J］.衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2013(6):45－46.

［8］ 李慶虹，李進，許文濤，等.基于工作流概念的科研經(jīng)費信息化管理［J］.解放軍醫(yī)院管理雜志，2011，18(3):232 －233.