摘要：存貨采購是生產企業(yè)的第一個環(huán)節(jié)，也是企業(yè)生產經營的重要組成部分，貫穿于企業(yè)運作的各個流程。為加強采購管理、降低采購成本、優(yōu)化管理流程、精益企業(yè)生產、提高經濟效益，我們必須根據企業(yè)的生產特點，建立相應的采購業(yè)務內部控制制度和供應商的協作關系，加強采購成本管理。本文主要對采購成本管理的相關問題進行了分析和探討。

關鍵詞：內部控制 成本管理 協作關系

社會化大生產環(huán)境下的生產經營過程中是產、供、銷、人、財、物相互配合，相互協調，信息相互傳遞的過程。存貨采購是企業(yè)管理的第一個環(huán)節(jié)，它是指單位為了滿足物資（原材料、固定資產、辦公用品等）或勞務（技術、服務等）的需要進行的各項經濟活動。對于生產企業(yè)來說存貨的采購是生產的準備階段，為生產適銷對路的盈利產品，必須采購生產適用、價格公道、質量合格的原材料。對于流通企業(yè)而言，要使企業(yè)獲得盡可能多的銷售收入，必須采購適銷對路且價格合理的商品。存貨的采購管理通常表現為兩種形式采購與付款，它們是各單位經濟活動中最頻繁、最常見的。在生產經營或服務過程中因在采購、付款環(huán)節(jié)控制不得當、不嚴密而產生的貪污、受賄、浪費甚至嚴重影響生產經營的案例不勝枚舉。為加強采購管理、降低采購成本、優(yōu)化管理流程、精益企業(yè)生產、提高經濟效益，我們必須根據企業(yè)的生產特點，建立相應的采購業(yè)務內部控制制度、建立供應商的協作關系、加強采購成本管理。

采購業(yè)務活動包括請購商品、采購商品、商品驗收、倉儲、支付款項、記賬，主要涉及部門有生產計劃、采購供應部門、驗收部門、倉儲部門與會計部門，這些部門及其活動相互協調同時相互牽制，加強這些部門之間的內部控制，是采購管理的要點。采購業(yè)務特點：①存貨采購與生產、銷售計劃聯系密切。企業(yè)生產經營以銷量定產量，以生產需求確定各原料、勞務的供應量。其中采購是基礎和起點、生產是中心、銷售是結果，這三個環(huán)節(jié)密切相關、步步為營、環(huán)環(huán)相扣。②采購管理直接導致貨幣資金支出和對外負債的增加。經營活動現金流出以購買商品提供勞務為主，其流量的多少是企業(yè)資金預算控制的關鍵；應付賬款、預付賬款的數額大小直接影響債權人、投資人對資產負債表的評定。③采購業(yè)務發(fā)生頻繁、工作量大、運行環(huán)節(jié)多容易產生管理漏洞，曾有人把中國企業(yè)的供應部稱為“肥水寶地”，這主要是采購環(huán)節(jié)內部失控、管理不嚴造成的。針對采購活動的業(yè)務特點控制好采購管理，我認為要從三個大方面著手。

1 完善企業(yè)采購業(yè)務的內部會計控制制度

1.1 采購業(yè)務內部會計控制制度的目標

采購業(yè)務內部會計控制制度的目標是合理經濟的進行各種采購業(yè)務，保證生產經營管理的需求；支付款項后及時、足額的獲得相應的物品或勞務；嚴格履行審批制度，按合同協議付款，維護企業(yè)良好的聲譽。

要達到這些目標首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監(jiān)督。在采購環(huán)節(jié)不相容的崗位包括請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與執(zhí)行；對一些企業(yè)特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業(yè)，煤炭的消耗與盤存數量不是很準確，如果購進時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫，產生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時，煤炭盤虧幾千噸，究其原因是控制監(jiān)督不嚴日積月累引起的。每個企業(yè)必須根據自己的采購特點，因地制宜建立一套適合自己企業(yè)的內部會計控制制度。

其次是要嚴格授權批準制度。單位明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經辦人辦理采購、付款業(yè)務的職責范圍與工作要求。嚴禁審批人超權限審批。單位對于重要和技術性的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。

再次要執(zhí)行完整的采購登記制度。單位應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購各環(huán)節(jié)做好相關記錄，填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件與憑證的相互核對工作。

1.2 采購業(yè)務的會計控制要點

1.2.1 請購環(huán)節(jié)的控制。原材料或零配件的請購，一般由生產部門根據生產計劃的需求提出請購要求，材料保管部門根據庫存量核實是否采購；對于大批量生產且產品生產穩(wěn)定的企業(yè)，保管部門應考慮經濟進貨批量，可在庫存材料達到最佳存量時提出請求，經相關授權人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理，并根據市場行情進行采購所需要的資金估算，簽署同意采購的意見后交資金預算部門審批，資金預算部門確認在生產經營項目的資金預算范圍，同意審批，簽字后交采購部門辦理采購手續(xù)。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務，一般由專門指定人員提出請購，由企業(yè)決策層進行聯合審簽或集體商議審批。

1.2.2 采購環(huán)節(jié)的控制。采購部門在正式填制訂單前，對不同供應商的供應物品的價格、質量指標、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進行比較，選出商業(yè)信譽好、產品質量好、價格優(yōu)惠的供應商（通常說的貨比三家）。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權人簽字，正聯送供應部門，副聯送驗收部門，之后應監(jiān)控訂購單的處理，以確認商品是否收到并及時入賬。

1.2.3 驗收環(huán)節(jié)的控制，購入商品或勞務的驗收工作應與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據有效的購貨訂單上的數量和質量要求及相關合同、協議，對供應商發(fā)運的商品進行驗收：如商品的品名、規(guī)格型號、數量、質量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質量檢驗至關重要，其質量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經驗和工作責任心，有些靠相關部門技術人員核定，對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業(yè)知識或經過儀器、實驗的測定。不管質量檢驗過程如何，企業(yè)各級管理部門必須嚴格把好這個關，它是企業(yè)生產經營好壞的保證。

對于有些商品或勞務直接由部門使用（不需經過倉管部門）如：工程物資直接使用、設備、資產的維護建設，勞務支出等，控制程序應根據企業(yè)相關管理程序完善請購程序后辦理工程勞務，企業(yè)驗收部門根據請購或報批手續(xù)、合同進行工程勞務驗收并出具驗收結算報告單，交相關部門負責人審簽。

驗收單是確認資產或費用以及與采購有關的負債是否存在和發(fā)生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據。一些內控管理不完善企業(yè)，倉庫管理員兼驗收員利用企業(yè)管理混亂，虛開驗收單與發(fā)票到財務報賬，一次性經濟損失達40余萬元。

1.2.4 存儲環(huán)節(jié)的控制。存放商品的倉庫應相對獨立，限制無關人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負責。貨物入庫前倉儲人員應進行點驗和查對，并在驗收單上簽收，倉儲人員將存貨按商品特征填列標簽，分類存放并設置安全措施。

1.2.5 退貨與折讓的控制。采購部門接到驗收報告后，如發(fā)現數量或質量不符合訂單的要求，及時電告或函告供應商。對于數量短缺，要求供應商及時補足。對于質量問題，則通知倉庫不得發(fā)放該批商品，再決定退貨或者要求供應商給予適當的折扣。當合適的折讓一經確定，采購部門即編制借項憑單，通知會計部門調整應付賬款。對于退貨的商品，采購部門應編制退貨通知單，授權運輸部門退回商品，商品退回后及時通知采購部門和會計部門。

1.2.6 應付賬款的控制。商品或勞務的購進借方反映資產的增加，貸方反映應付賬款的增加或資金減少。應付賬款的記錄應獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環(huán)節(jié)的控制有效實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生。應付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進行，這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務監(jiān)制發(fā)票、相關合同與協議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實，經授權人簽字。

月末核對供應商往來明細，如發(fā)現錯誤，及時與供應商取得聯系，查清原因，完善手續(xù)，調整差異。

1.2.7 付款環(huán)節(jié)的控制。對于根據發(fā)票直接付款的手續(xù)，財務人員復核供應商發(fā)票的數量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證（附件）是否相符，業(yè)務是否客觀；對于發(fā)票已入賬進行往來賬單付款的，必須填制往來付款審批單，由主管會計核實明細賬戶及付款條件后經相關審批程序后付款。

2 加強采購成本管理

采購成本包括進價成本和進價費用，其中：進價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值，等于數量與單價的乘積。在一定時期進貨總量即一定條件下，無論企業(yè)采購次數如何變動，存貨進價成本通常價格相對穩(wěn)定（假定物價不變且無采購數量折扣），屬于決策無關成本。進貨費用又稱訂貨成本是指企業(yè)為組織進貨而開支的費用，如：辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出，進貨費用與進貨次數有關：差旅費、郵資、電話電報費與進貨次數成正比，這類變動性進貨費屬于決策的相關成本，另一部分與進貨次數無關，如：專設采購機構基本開支，這類固定性進貨費用則屬決策無關成本，怎樣合理控制采購成本，以最小成本投入創(chuàng)造最大效益。

2.1 采購價格的管理（把價格質量關）

①各生產、經營、服務部門根據生產計劃做好年度、月度物資需求計劃單（必須載明物資規(guī)格型號、技術參數、到貨時間），報主管負責人審核后交物資采購部門進行集中采購。②各物資采購部門根據各生產、經營、服務部門審簽后請購單編制一式三聯部門物資采購計劃匯總表，按采購物資類別填列品名、規(guī)格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數量、市場動態(tài)、到貨日期、采購模式（集中采購、招標采購、分散采購）等信息報主管領導及預算部門審簽后，一份交財務部門、一份交預算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監(jiān)控，共同把好請購、資金預付及價格審核關，完善事前控制手續(xù)。③采購部門根據采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應商選擇時做到貨比三家并建立供應商信息檔案，引入供應商信譽評估機制，選擇質量、價格、信譽好的供應商，為企業(yè)產品質量管理、成本優(yōu)化奠定良好基礎，在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購，不論價格高低、質量好壞、中飽私囊的行為。

價格是降低成本的途徑，質量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質量，財務部門必須根據驗收入庫單，有法律效應的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續(xù)，涉及大的勞務價格的采購物資必須留一定的保證金，等設備運行良好后才能付款。對于大批量購進物資在合同協商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣，將采購價格降到最低。

2.2 進貨費用的控制

前面講到進貨費用的構成，要降低進貨費用可采取下面兩個途徑。

①采購人員應根據經濟合理原則，事先選擇物資運輸路線和運輸方式，努力實現直達運輸和就近采購，開展聯運、代運減少運輸費用。不盲目采購，盡量節(jié)省其它采購費用。②物資采購要適時，應樹立經濟進貨批量的觀念。經濟進貨批量是能夠在一定時期存貨達到最低點的進貨數量，決定經濟批量成本因素，主要包括變動性成本進貨費用，變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本，不同成本項目與進貨批量呈現不同變動關系，減少進貨批量，增加進貨次數在影響儲備成本降低的同時也會導致進貨費用與缺貨成本提高，相反增加進貨批量，減少進貨次數，盡量有利于降低進貨費用與缺貨成本，同時會影響儲存成本的提高。因此，如何協調各項成本之間的關系，使其總和保持最低水平，是企業(yè)組織進貨過程需要解決的主要問題。

基本經濟進貨批量以數學公式來表示：P——單位采購成本；Q——經濟進貨批量；A——某種存貨年度計劃進貨批量；B——平均每次進貨費用；C——單位存貨年度單位儲存成本；

則經濟進貨批量（Q）=■

經濟進貨批量的存貨總成本（TC）=■

經濟進貨批量平均公司資金（W）=QP/2=P■

年度最佳進貨批次（N）=A/Q=■

這是在假定條件下的經濟進貨批量模式，在實際生活中物資的購進存在價格折扣與缺貨成本下的經濟進貨批量。所以我們在成本核算時要具體問題具體分析。

3 建立與供應商的長期戰(zhàn)略伙伴關系，形成供應鏈的團隊

傳統(tǒng)的采購管理是以最低的價格購買最好的商品，但在經濟發(fā)展全球化、市場競爭國際化的今天，沒有一個企業(yè)能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必須與其他企業(yè)及供應商、銷售商等相互依賴、相互支撐的生存。與供應商松散聯系將會因缺乏信息溝通與利益協調導致成本增高，而相互協作建立利益共同體，有助于降低成本，提升顧客價值。與供應商建立的長期戰(zhàn)略協作關系或戰(zhàn)略伙伴關系，選擇優(yōu)秀的供應商作為供應鏈的合作伙伴被稱為“反向營銷”，其基本策略是專門為供應商召開周期性會議，讓他們意識到相互之間的競爭關系，幫助他們認識到與企業(yè)的依賴關系；與供應商建立信譽與相互參與的關系，建立供應商評估機制并發(fā)展為供應鏈團隊成員，對那些樂于降低成本創(chuàng)造更大價值的供應商，采取激勵措施與其分享節(jié)省的成本。好的供應商將成為供應鏈團隊的無價之寶。隨著供應商發(fā)展，降低成本，提升企業(yè)價值的行為將變得越來越有成效。

經濟發(fā)展全球化促進商業(yè)模式更新，商業(yè)模式更新對企業(yè)管理水平的要求日益提高。作為企業(yè)的財務管理人員，我們在不斷探索企業(yè)發(fā)展之路的同時進一步完善企業(yè)的內部會計控制制度，加強采購成本管理及企業(yè)的戰(zhàn)略成本管理。

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作者簡介：洪玉琴（1971-），女，湖南株洲人，本科學歷，中級職稱，研究方向：成本管理。