王 蓓

（浙江樹人大學(xué) 人文學(xué)院，浙江 杭州 310015）

各類秘書寫作的相關(guān)教程和研究著作中一致認(rèn)為，秘書寫作是一種職場性寫作，這類寫作必須緊密圍繞職業(yè)工作的需求展開。所以究其本質(zhì)而言，秘書的寫作活動(dòng)首先是一種依托于職業(yè)空間展開的敘事活動(dòng)。既為空間，就有規(guī)范。但規(guī)范并不僅僅意味著限制，還可以加以拓展與發(fā)揮。本文將針對(duì)這種特殊的空間性寫作來探討秘書寫作的規(guī)范與拓展。

在馬克·布洛赫看來，時(shí)間是一個(gè)不斷變化的連續(xù)同一體[1]。它是流動(dòng)、充滿變化的生命力象征?？臻g則是讓變化的存在物得以確定的外在形式，因此相對(duì)穩(wěn)定的空間形式是一個(gè)事物可以被把握和被認(rèn)識(shí)的中介?！霸趯懽黝I(lǐng)域，我們可以把寫作劃分為時(shí)間性寫作和空間性寫作，文學(xué)寫作是時(shí)間性的，科學(xué)寫作是空間性的。”[2]由于“時(shí)間是內(nèi)部意義的根本”[3]279，因此時(shí)間性的寫作通常帶有內(nèi)在性的、體驗(yàn)性的特點(diǎn)；空間是物質(zhì)存在的客觀形式，是外在性的根本，故而空間性的寫作是一種理性的，規(guī)約性的寫作。很明顯，秘書寫作屬于空間性的寫作，它是一種植根于職場目標(biāo)、富于理性邏輯色彩、帶有群體性意識(shí)的寫作行為。在結(jié)構(gòu)、主題及語體上，秘書寫作都表現(xiàn)出相對(duì)同一性的要求。值得注意的是，由于秘書寫作本身也是“秘書個(gè)體與組織管理目標(biāo)互動(dòng)建構(gòu)的行為過程”，因此，這種空間性寫作在規(guī)約性目標(biāo)的限制下，仍然可以有一定自主發(fā)揮的創(chuàng)作空間。

一、結(jié)構(gòu)的規(guī)范與拓展

秘書寫作的空間性可劃分為外在空間和內(nèi)在空間。外在空間是秘書寫作實(shí)踐過程中所處的職場語境，即工作的組織與管理所需要達(dá)成的預(yù)期目標(biāo)，以及與寫作實(shí)踐構(gòu)成關(guān)系的相關(guān)活動(dòng)；內(nèi)在空間即創(chuàng)作的文本本身的存在形式，它是閱讀者得以認(rèn)識(shí)和理解秘書寫作意圖的邏輯模式，這種邏輯模式明顯地體現(xiàn)在文本結(jié)構(gòu)的規(guī)范性上，其規(guī)范性不是在具體的寫作過程中生成的，而是一種先于文本創(chuàng)作而存在的普遍性思維方式?！斑@種思維的結(jié)果反映在結(jié)構(gòu)上，就必然使得共性越來越突出、體式越來越趨向同一”。[4]69例如，通常規(guī)范的秘書寫作文本都是單線型的敘事。這種敘事形式的好處在于能讓閱讀者準(zhǔn)確地把握文本的表述意圖，不發(fā)生誤讀，故實(shí)用型的寫作基本都是一事一文，決不啰嗦贅述。因此若有多事需要陳述，最好另起爐灶，再做一文。

單線型的敘事結(jié)構(gòu)，最常使用的就是“總-分”的模式。這是最為經(jīng)濟(jì)節(jié)省的接受模式，有利于提高辦公室文書實(shí)踐效率。劉勰在《文心雕龍﹒章句》就曾談到：“啟行之辭，逆萌中篇之意”，文章在謀篇布局時(shí)，要做到開篇之語契合中篇之意。這種章句帶動(dòng)篇章的“魚貫相連”寫作模式，能較好地使脈絡(luò)貫穿文內(nèi)，有利于閱讀者的理解。另外需要特別注意的是，“秘書寫作是實(shí)用性的寫作，實(shí)用性的文章不以欣賞為目的”[5]，重要的是要告訴文件的接受者以信息，所以明白曉暢總是放在文章的第一位?？偲鹁錈o疑較好地概括整篇文章的內(nèi)容，閱讀該句即能提綱挈領(lǐng)地掌握全文的要旨，引起讀者的高度關(guān)注。因此，秘書寫作中的開頭模式無外乎以下五種：概述式、結(jié)論式、目的式、引據(jù)式、提問式。以上模式多少都是以一個(gè)文本需要重點(diǎn)關(guān)注的問題入手，由此而展開論述。

例如，在國發(fā)〔2012〕10號(hào)文件《國務(wù)院關(guān)于支持農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)發(fā)展的意見》開篇就是一個(gè)目的式的開頭：“農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化是我國農(nóng)業(yè)經(jīng)營體制機(jī)制的創(chuàng)新，是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的方向。農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)（以下簡稱龍頭企業(yè)）集成利用資本、技術(shù)、人才等生產(chǎn)要素，帶動(dòng)農(nóng)戶發(fā)展專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)模化、集約化生產(chǎn)，是構(gòu)建現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)體系的重要主體，是推進(jìn)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營的關(guān)鍵。支持龍頭企業(yè)發(fā)展，對(duì)于提高農(nóng)業(yè)組織化程度、加快轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)發(fā)展方式、促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)建設(shè)和農(nóng)民就業(yè)增收具有十分重要的作用。為加快發(fā)展農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營，做大做強(qiáng)龍頭企業(yè)，現(xiàn)提出如下意見”。[6]

一般情況下，“意見”的開頭都是闡明意見提出的依據(jù)。這篇意見分為三個(gè)層次提出了支持農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)發(fā)展的必要性。首先闡明農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化是目前農(nóng)業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)；其次，順應(yīng)該趨勢(shì)的發(fā)展必須依托龍頭企業(yè)的發(fā)展，最后說明加大支持龍頭企業(yè)發(fā)展的力度對(duì)我國農(nóng)業(yè)建設(shè)的重要意義。寥寥數(shù)筆，卻以嚴(yán)整的論證結(jié)構(gòu)，層層深入地提出了意見實(shí)施的必要性。

從這個(gè)角度而言，篇章的結(jié)構(gòu)空間就不僅只是規(guī)范性的布局，同時(shí)也集結(jié)了論證的敘事效果，雖然這種敘事的直接目的不是使公文審美化，但它卻通過一種邏輯性的說理方式，使閱讀者在閱讀之后能夠明晰工作要求。由此看來，這種結(jié)構(gòu)形式本身就是一種意義，或者說意義內(nèi)化在空間結(jié)構(gòu)之中。

這種內(nèi)化的性質(zhì)，在行政公文的寫作中表現(xiàn)得更加明顯。同一個(gè)文種，由于所面對(duì)的對(duì)象不一樣，職場空間不同，結(jié)構(gòu)和形式就要做出相應(yīng)的調(diào)整，例如同一文種上行文、下行文或者平行文寫法就不一樣，布局也要隨之變換。如果說在秘書的寫作中，結(jié)構(gòu)布局是規(guī)范，本身就蘊(yùn)含著特定的意義，那么意義本身則需要通過個(gè)人理解和把握來傳達(dá)，因此秘書寫作既要遵循結(jié)構(gòu)規(guī)范，又可以在結(jié)構(gòu)的規(guī)約之下產(chǎn)生創(chuàng)造性。

二、主題的規(guī)范與拓展

主題即貫穿文本始末的中心思想，它體現(xiàn)在文本的材料、結(jié)構(gòu)和表達(dá)中，本身就是一種空間性的呈現(xiàn)。秘書寫作的主題“來源于實(shí)踐，同時(shí)也應(yīng)用于實(shí)踐”[4]65，反映出秘書對(duì)現(xiàn)實(shí)問題的認(rèn)識(shí)與理解，展現(xiàn)的是作者思維與現(xiàn)實(shí)語境所形成的一種互動(dòng)關(guān)系。如果說，結(jié)構(gòu)的空間性表現(xiàn)為一種先于秘書寫作實(shí)踐的普遍性思維模式，主題的空間性則是與秘書職場語境相關(guān)認(rèn)識(shí)的再現(xiàn)。它受制于秘書寫作實(shí)踐的具體目的，所從事職業(yè)管理目標(biāo)的特殊性，甚至受制于當(dāng)下意識(shí)形態(tài)的話語限制。

在這種特殊語境的影響下，秘書寫作呈現(xiàn)出不同于文學(xué)性創(chuàng)作的傾向。首先，由于秘書的寫作實(shí)踐是一種“受命型”的寫作，其主題必然是預(yù)設(shè)的?！懊貢鴮懽鞯母黝愇母迨欠駥懙贸晒Α⑹欠駥懙煤?，不以獨(dú)創(chuàng)性、主觀性為標(biāo)準(zhǔn)，而是以是否忠實(shí)于制文意圖并準(zhǔn)確地反映出機(jī)關(guān)制文意圖為前提的。”[7]9可見秘書寫作并不以個(gè)人感性表達(dá)作為最終目的，故有人提出，這類寫作要“克服表現(xiàn)自我的寫作心態(tài)”[8]。其次，主題先行的原則，也決定了秘書寫作非緣情而發(fā)，而是唯理而作。

值得注意的是，在秘書寫作過程中，理性的認(rèn)識(shí)并不和主題一樣是預(yù)先給定的，它是作者通過不斷地實(shí)踐，對(duì)自己寫作空間中相關(guān)活動(dòng)所形成的理解與感知。準(zhǔn)確地把握寫作空間中的客觀規(guī)律和思維方式，才能展開契合職場語境的寫作實(shí)踐。因此，要突出主題，必須做到如下幾點(diǎn)：首先，秘書寫作中，主題雖然是預(yù)先給定的，仍然要受制于外在空間規(guī)則的限制，需要作者通過調(diào)研，分析等相關(guān)活動(dòng)不斷地進(jìn)行提煉。其次，由于主題的意義不能含糊晦澀，因此選擇呈現(xiàn)主題的形式要簡潔明快。再次，主題所表現(xiàn)的價(jià)值判斷要切合當(dāng)下社會(huì)生活實(shí)際的價(jià)值標(biāo)桿，符合工作需求的思想基礎(chǔ)，如實(shí)反映作文的最初目的及意義。

主題雖然在寫作實(shí)踐的空間演繹中有一定的限制和規(guī)范，但這并不意味著主題是以恒定的面目出現(xiàn)的，主題性的寫作同樣也是一種主體性的寫作，在措辭、風(fēng)格、意圖、立場等方面體現(xiàn)著寫作者不同的個(gè)性，從而使主題存在拓展的空間和余地。

這一點(diǎn)在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿中表現(xiàn)得最為明顯。同一個(gè)主題的演講，呈現(xiàn)出來的氣氛和言說方式是大不相同的。比如在清華大學(xué)100年校慶上，北大校長周其鳳和耶魯大學(xué)校長萊文的演講稿的風(fēng)格就迥然不同。兩者都是對(duì)清華大學(xué)校慶表示祝賀，萊文作為國外高校的校長，重點(diǎn)闡釋清華大學(xué)在世界教育中的重要地位和卓越貢獻(xiàn)；周其鳳則是以清華大學(xué)和北大精神對(duì)譜寫中國高等教育和科學(xué)文化事業(yè)發(fā)展史的華彩樂章作為切入點(diǎn)?？梢娧葜v不僅要契合主題，還要體現(xiàn)演說者的個(gè)體身份。因此在秘書寫作過程中，除了對(duì)主題限制性的準(zhǔn)確把握之外，還要充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，將主題鮮活地彰顯出來，讓接受者清晰把握文本的意圖。

有人說秘書寫作是一種兩難的寫作，這種認(rèn)識(shí)非常準(zhǔn)確地看到了秘書寫作對(duì)主題把握的艱難狀態(tài)，一方面是“對(duì)客觀實(shí)際、現(xiàn)實(shí)問題的分析和思考”，另一方面“是要求充分發(fā)揮主觀性的。創(chuàng)造性地體現(xiàn)出方針政策精神和領(lǐng)導(dǎo)(機(jī)關(guān))制文意圖，關(guān)鍵在于要將精神和意圖與客觀實(shí)際很好地結(jié)合起來?！盵7]9這種結(jié)合充分體現(xiàn)了主題空間的限制性和拓展性的辯證關(guān)系，同時(shí)也對(duì)秘書的寫作能力提出了更高要求。

三、語言的確定性和不確定性的把握

秘書寫作所使用的語言，從表面上看，是按照一定規(guī)則結(jié)構(gòu)起來的序列，更接近于時(shí)間的線性特征，但是語言又是多種要素在同一空間上的聚合。索緒爾把語言看成符號(hào)的系統(tǒng)，他認(rèn)為對(duì)這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行共時(shí)的研究。他強(qiáng)調(diào)這種研究方法是“研究同一個(gè)集體意識(shí)感覺到的各項(xiàng)同時(shí)存在并構(gòu)成系統(tǒng)的要素間的邏輯關(guān)系和心理關(guān)系”[9]。語言符號(hào)本身也只有在這種邏輯和心理關(guān)系中才能獲得存在的意義。

秘書寫作的語言，同樣也是如此。語言表達(dá)的確定性，即文本主題意圖確切傳達(dá)，必須是放在言語的鏈條上來探討符合這種空間規(guī)則的聚合關(guān)系。最終的結(jié)果是，這個(gè)系統(tǒng)所表現(xiàn)出來的整體意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其符號(hào)的局部意義。例如，在政府的工作報(bào)告中，我們時(shí)常會(huì)見到非常嚴(yán)格的修飾語順序，這本身就是寫作者對(duì)中心意圖確切表達(dá)所作的努力，例如在2014年3月5日在第十二屆全國人民代表大會(huì)第二次會(huì)議上的政府工作報(bào)告里有這樣的陳述：

“面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大、自然災(zāi)害頻發(fā)、多重矛盾交織的復(fù)雜形勢(shì)，全國各族人民在以習(xí)近平同志為總書記的黨中央領(lǐng)導(dǎo)下，從容應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，奮力攻堅(jiān)克難，圓滿實(shí)現(xiàn)全年經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展主要預(yù)期目標(biāo)，改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)取得令人矚目的重大成就?！盵10]

該句是一個(gè)復(fù)雜句，句中有一個(gè)較長的狀語，即“面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大、自然災(zāi)害頻發(fā)、多重矛盾交織的復(fù)雜形勢(shì)”。這個(gè)狀語呈現(xiàn)的是國內(nèi)社會(huì)發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)和困難。這四個(gè)限定式短語其實(shí)是一組并列關(guān)系，但為什么一定要選擇這樣的組合關(guān)系來表達(dá)呢？通過分析，發(fā)現(xiàn)該句的第一個(gè)層次是“面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇艱難、國內(nèi)經(jīng)濟(jì)下行壓力加大”，描述的是關(guān)于經(jīng)濟(jì)局面的挑戰(zhàn)，首先強(qiáng)調(diào)的是世界，然后才是國內(nèi)，這昭示著我國的經(jīng)濟(jì)首先是置身于整個(gè)全球化浪潮當(dāng)中，然后描述由外轉(zhuǎn)內(nèi)；后兩句講的是自然和社會(huì)的兩方面的發(fā)展阻力，前者是外因，后者是內(nèi)因。所以這組并列關(guān)系的短語，其實(shí)是從內(nèi)外兩個(gè)方面強(qiáng)調(diào)了國家發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，四個(gè)并列的短語從不同的層面來呈現(xiàn)國家發(fā)展所取得的成就來之不易。這個(gè)句子雖然沒有感情色彩強(qiáng)烈的修飾語，但是卻用嚴(yán)密的語言表述將敘述效果準(zhǔn)確地傳達(dá)出來。

語言雖然有嚴(yán)密客觀的一面，但是“語言既是話語，又是姿態(tài)。對(duì)說話者來說，話語突出姿態(tài)，姿態(tài)又加重選擇用詞的分量；對(duì)聽話者來說，話語和姿態(tài)在配合一致或?qū)Ρ戎谢ハ嗟玫秸f明?！盵3]166也就是說，語言本身是帶有一定的態(tài)度傾向的，對(duì)一個(gè)事態(tài)的描述，我們既可以用褒揚(yáng)的方式，也可以用貶義的詞語來表達(dá)，這就需要秘書在寫作時(shí)，根據(jù)語境的需要，準(zhǔn)確地拿捏用語分寸。它不僅需要秘書在寫作前期準(zhǔn)確地把握主題意圖，還需要在寫作過程中，嚴(yán)密地控制寫作材料，謹(jǐn)慎用詞。

長期以來，人們普遍認(rèn)為秘書寫作是一種被動(dòng)性寫作，因此過于強(qiáng)調(diào)秘書寫作的規(guī)范性，從而忽視了秘書寫作的創(chuàng)作性。以空間性敘事的觀點(diǎn)來看秘書寫作，其規(guī)范性表現(xiàn)為結(jié)構(gòu)布局、敘述主題、語言表達(dá)應(yīng)符合文種，而拓展性則強(qiáng)調(diào)在寫作過程中如何更加科學(xué)、明晰、精準(zhǔn)地表述文本的寫作意圖。因此，在秘書寫作中，既要積極地學(xué)習(xí)寫作的規(guī)則，同時(shí)也要看到這種規(guī)范性并不制約創(chuàng)作主體主觀精神與才情的發(fā)揮，從而最大程度地將文本的敘事效果表達(dá)出來。

[1]倪梁康．縱意向性：時(shí)間·發(fā)生·歷史——胡塞爾對(duì)它們之間內(nèi)在關(guān)聯(lián)的理解[EB/OL]．(2010-05-28)．http://www．a(chǎn)isixiang．com/data/33960．htm l．

[2]姜金元．從時(shí)間看散文理論[J]．寫作，2000（10）：14．

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[5]李艷婷，王瑞玲．現(xiàn)代職業(yè)秘書寫作[M]．北京：北京大學(xué)出版社，2012：2．

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