古邕梅

（廣西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院，南寧530007）

作為圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程的首要環(huán)節(jié)，文獻(xiàn)采選工作的好壞與否，不僅關(guān)系到圖書(shū)館藏書(shū)建設(shè)的發(fā)展，也直接影響到圖書(shū)館工作的全局，與圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣密切相關(guān)。對(duì)文獻(xiàn)采選工作目標(biāo)的設(shè)定、完成情況和滿足讀者需求的程度等進(jìn)行評(píng)估，是加強(qiáng)文獻(xiàn)采選工作科學(xué)管理的重要手段，評(píng)估結(jié)果有利于管理者對(duì)采選工作情況進(jìn)行全面了解，促進(jìn)圖書(shū)館整體工作的優(yōu)化和辦館水平的提高。

1 構(gòu)建文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系的思路和依據(jù)

所謂“文獻(xiàn)采選績(jī)效”，是指圖書(shū)館服務(wù)的效能，以及撥款和資源利用在提供服務(wù)中的效率。文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系主要以指標(biāo)為衡量標(biāo)準(zhǔn)，指標(biāo)的設(shè)置，圍繞館藏資源建設(shè)、采訪效率等，并加以細(xì)分，以延伸出更切合實(shí)際的下一級(jí)指標(biāo)。

圖書(shū)館資源建設(shè)是圖書(shū)館工作的重要基礎(chǔ)，是圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)功能、發(fā)揮績(jī)效的根本條件。它涉及文獻(xiàn)的結(jié)構(gòu)、數(shù)量和質(zhì)量，以及文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)等方面。在設(shè)置采選指標(biāo)時(shí)，應(yīng)考慮專業(yè)類型、需求取向、經(jīng)費(fèi)分配、館藏結(jié)構(gòu)等因素，設(shè)置不同類型的評(píng)估指標(biāo)，多角度、多層次地反映和評(píng)估文獻(xiàn)采選工作。

文獻(xiàn)采訪效率，直接影響到館藏文獻(xiàn)的入藏時(shí)間及讀者使用效果，因此在采訪工作中設(shè)置了著錄、標(biāo)引、編目、加工周期等一系列具體指標(biāo)，以正確評(píng)估采訪工作整個(gè)流程情況。

某高校圖書(shū)館在構(gòu)建文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系時(shí)，主要以《圖書(shū)館ISO11620信息與文獻(xiàn)工作——圖書(shū)館績(jī)效指標(biāo)，1998》為依據(jù)，參考部分公共圖書(shū)館和國(guó)家圖書(shū)館的評(píng)估指標(biāo)體系，并結(jié)合高校圖書(shū)館特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，評(píng)分結(jié)果可以在圖書(shū)館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中或通過(guò)其他數(shù)據(jù)測(cè)算獲得，注重了體系的實(shí)際操作性。

2 高校圖書(shū)館文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在高校圖書(shū)館中，由于場(chǎng)地及經(jīng)費(fèi)有限，只有保證文獻(xiàn)采選的數(shù)量和質(zhì)量，最大限度滿足資源建設(shè)和讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求，才能做到優(yōu)質(zhì)、高效、低耗，以最小的成本獲取最優(yōu)的效能。筆者所在的某高校圖書(shū)館，根據(jù)本館特點(diǎn)和實(shí)際情況，主要從文獻(xiàn)采訪、經(jīng)費(fèi)控制、采選效率、典藏管理等四個(gè)方面來(lái)設(shè)置與評(píng)估采選工作的績(jī)效（見(jiàn)表1）。

表1 某高校圖書(shū)館文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系結(jié)構(gòu)

2.1 文獻(xiàn)采訪

由于高校圖書(shū)館文獻(xiàn)采訪工作影響藏書(shū)的質(zhì)量和讀者服務(wù)工作，因此對(duì)采訪工作進(jìn)行測(cè)評(píng)，有利于加強(qiáng)對(duì)采訪工作的管理和監(jiān)控，規(guī)范工作流程，提高工作效率，對(duì)建立科學(xué)的藏書(shū)體系，發(fā)揮圖書(shū)館的職能，真正起到為教學(xué)、科研服務(wù)的效用。文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估要求文獻(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量并重，即保持一定的采選數(shù)量，使館藏的增長(zhǎng)達(dá)到最佳狀態(tài);不斷提高采選質(zhì)量，以保證館藏質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，建立最佳的藏書(shū)結(jié)構(gòu)體系，高效率地滿足讀者對(duì)文獻(xiàn)信息的需求。

某高校圖書(shū)館的文獻(xiàn)采訪評(píng)估主要針對(duì)采訪數(shù)量、采訪質(zhì)量、采訪效率等三方面進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。文獻(xiàn)采訪部分的評(píng)估指標(biāo)多設(shè)定為量化指標(biāo)，都是依據(jù)本館幾年來(lái)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，計(jì)算出平均數(shù)值來(lái)設(shè)定，并按實(shí)際需要調(diào)整。如:年館藏新增率、采購(gòu)量等的設(shè)定，基本是以圖書(shū)館近三年的新增量對(duì)比測(cè)算的。

2.1.1 采選數(shù)量

一般來(lái)說(shuō)，每年采選的文獻(xiàn)越多，文獻(xiàn)的保障率越高，讀者的滿足率越高。因此，采選數(shù)量應(yīng)該作為衡量圖書(shū)館績(jī)效的重要評(píng)估指標(biāo)。對(duì)年采購(gòu)量（新增量）進(jìn)行宏觀調(diào)控，確定合理的年采選數(shù)量指標(biāo)，保證館藏的合理增長(zhǎng)有重要作用。

年采購(gòu)量是指圖書(shū)館每年通過(guò)各種采選渠道采選到館的文獻(xiàn)總量，它反映了采選文獻(xiàn)的總體數(shù)量，也反映了購(gòu)買(mǎi)、贈(zèng)送等各個(gè)渠道的采選情況。新增量指標(biāo)強(qiáng)調(diào)在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上，合理控制館藏增長(zhǎng)速度。

以某高校圖書(shū)館為例:2008-2012四年來(lái)的新增量分別為5301冊(cè)、36484冊(cè)、388721冊(cè)、26043冊(cè)。按教育部普通高校辦學(xué)水平評(píng)估要求年新增量4冊(cè)/生，該館2009-2012年以后，以在校生6000人計(jì)算，年新增量基本均達(dá)到24000冊(cè)以上。根據(jù)以上情況，并考慮到學(xué)校生源狀況等各種因素，該圖書(shū)館將今后5年內(nèi)的新增量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定為每年3萬(wàn)冊(cè)左右是比較合理的。

需要說(shuō)明的是，電子文獻(xiàn)的新增量設(shè)計(jì)，是基于數(shù)字時(shí)代的館藏建設(shè)要求。電子資源以其出版及時(shí)、信息量大、檢索便捷和傳遞方式多樣等優(yōu)勢(shì)，深受讀者歡迎。為滿足高校圖書(shū)館現(xiàn)代化發(fā)展及教學(xué)科研的需要，加大了電子資源的采選力度。如某高校圖書(shū)館，電子資源所占的比例逐年提升，到2011年，電子資源新增量占總文獻(xiàn)新增量的23%，折合數(shù)量達(dá)312487冊(cè)。

2.1.2 采選質(zhì)量

從投入產(chǎn)出角度分析，采選質(zhì)量是績(jī)效評(píng)估最重要的指標(biāo)。采選質(zhì)量指標(biāo)主要包括對(duì)采進(jìn)文獻(xiàn)的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量，以及工作質(zhì)量的評(píng)估。采選質(zhì)量指標(biāo)主要包括新增率、報(bào)刊缺失率、誤采率等。

科學(xué)合理的館藏，結(jié)構(gòu)豐富實(shí)用的內(nèi)容，直接影響到圖書(shū)館發(fā)展和讀者的服務(wù)質(zhì)量，新增率是衡量館藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)合理與否的重要指標(biāo)，它關(guān)系到各個(gè)讀者群體利用文獻(xiàn)的有效性與實(shí)用性。高校圖書(shū)館應(yīng)著眼于本院的教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、科研方向以及圖書(shū)館發(fā)展等，需要制定出更切合實(shí)際的文獻(xiàn)新增率。

如:某高校重點(diǎn)專業(yè)設(shè)置是以經(jīng)濟(jì)管理類為主，五年來(lái)該類文獻(xiàn)的年新增率平均保持在30%左右，因此，該館將經(jīng)濟(jì)管理類館藏文獻(xiàn)的年新增率設(shè)定為30%-35%左右是有依據(jù)的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2008—2013年，該圖書(shū)館每年新增的文獻(xiàn)中，各類文獻(xiàn)所占的平均比例為:圖書(shū)為61%，報(bào)刊為25%，電子資源為14%。這為設(shè)定年入藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)提供了參考依據(jù)。

報(bào)刊缺失率影響著連續(xù)出版物的連續(xù)性和完整性，同時(shí)也體現(xiàn)了文獻(xiàn)采選的質(zhì)量。對(duì)連續(xù)出版物來(lái)說(shuō)，完整率、缺失率等指標(biāo)要結(jié)合起來(lái)，缺失率越低，完整率越高，對(duì)仍在版的已有種類不能缺采，屬于入藏范圍的新種類不能漏采;采到的所有種類不能缺期少卷。在這樣的原則下，才能保證采選質(zhì)量。

除了保證采選文獻(xiàn)的品種和數(shù)量外，減少誤采率也是提高采選質(zhì)量的一個(gè)重要考核項(xiàng)目。加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)誤采率的考核，可以防止采進(jìn)無(wú)價(jià)值的文獻(xiàn)。某高校圖書(shū)館重點(diǎn)要求圖書(shū)誤采率不得超過(guò)0.5%，報(bào)刊誤采率不超過(guò)1%。非主觀原因的誤采不在此列。

2.2 文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)分配與控制

購(gòu)買(mǎi)文獻(xiàn)是圖書(shū)館補(bǔ)充館藏的主要方式。文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)的額度、預(yù)算和分配，關(guān)系到館藏的數(shù)量和質(zhì)量。因此，館藏資源的經(jīng)費(fèi)控制是績(jī)效評(píng)估的另一個(gè)重要指標(biāo)。

合理分配和使用經(jīng)費(fèi)，保證重點(diǎn)、綜合平衡，將有限的經(jīng)費(fèi)用于選購(gòu)最需要的文獻(xiàn)并使之發(fā)揮最大作用，是提高圖書(shū)館藏書(shū)建設(shè)水平和工作效益的重要途徑。對(duì)不同類型、不同文種、不同載體文獻(xiàn)的購(gòu)置費(fèi)比例進(jìn)行評(píng)估，并加以分析，以達(dá)到文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)使用的科學(xué)性、合理性，進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理的目的。

如某高校圖書(shū)館2006—2011年，購(gòu)買(mǎi)各類文獻(xiàn)的經(jīng)費(fèi)分配平均比例為:圖書(shū)50%，報(bào)刊為28%，電子資源為22%。在文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)不高的情況下，不得不考慮各類文獻(xiàn)購(gòu)置的取舍;各類文獻(xiàn)購(gòu)置比例，只能依據(jù)主要讀者群體的需要設(shè)定。

在文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)分配比例指標(biāo)下，專門(mén)設(shè)置了電子資源評(píng)價(jià)指標(biāo)，加大電子型文獻(xiàn)的采選力度，調(diào)節(jié)各類文獻(xiàn)的采選關(guān)系和經(jīng)費(fèi)分配比例，也體現(xiàn)了高校圖書(shū)館文獻(xiàn)采選工作的創(chuàng)新和現(xiàn)代化。

2.3 采選效率指標(biāo)的設(shè)定

如果說(shuō)采選的數(shù)量和質(zhì)量反映了高校圖書(shū)館的“績(jī)”，那么采選效率就是采選工作的“效”?！靶А钡脑u(píng)估側(cè)重對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)工作效能效率的評(píng)估。用最少的經(jīng)費(fèi)，采集最需要、最有價(jià)值的文獻(xiàn);用最低的成本、最快的速度和最好的質(zhì)量進(jìn)行加工，及時(shí)提供給讀者使用，是文獻(xiàn)采選工作追求的最大效能，也是圖書(shū)館各個(gè)工作環(huán)節(jié)所追求的目標(biāo)。

文獻(xiàn)資源加工是圖書(shū)館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是有效進(jìn)行讀者服務(wù)的基本保障。因此，在設(shè)計(jì)文獻(xiàn)加工指標(biāo)時(shí)，應(yīng)該側(cè)重對(duì)文獻(xiàn)資源加工的效益和效率進(jìn)行設(shè)定，主要包括文獻(xiàn)加工的周期、成本、人均工作量等。這些評(píng)估指標(biāo)既反映了文獻(xiàn)加工人員的專業(yè)水平、工作態(tài)度、工作效率、工作強(qiáng)度以及成本投入的狀況，也體現(xiàn)了圖書(shū)館整體工作的管理水平。

某高校圖書(shū)館根據(jù)績(jī)效評(píng)估的要求及本館實(shí)際，主要設(shè)置了采選加工周期、采選人均成本、采選人均工作量指標(biāo)，其中包含了采選工作的所有流程，對(duì)采選工作效率情況進(jìn)行綜合衡量。

采選加工周期是指文獻(xiàn)從采選到流通所需的時(shí)間，包括到書(shū)的時(shí)間和加工的時(shí)間。到書(shū)和加工的時(shí)間對(duì)讀者服務(wù)工作效果有較大的影響。由于文獻(xiàn)尤其是時(shí)效性較強(qiáng)的科技文獻(xiàn)，到書(shū)時(shí)間、加工周期越短，文獻(xiàn)的利用效果越佳。

對(duì)采選人均成本和采選人均工作量的評(píng)估主要是為了達(dá)到節(jié)約經(jīng)費(fèi)、節(jié)約人力、節(jié)約時(shí)間的目的。采選人均成本越低，承擔(dān)的工作量越大，說(shuō)明采選工作效率高。從人力資源角度看，基本工作量的設(shè)定對(duì)員工的規(guī)范管理有重要作用，既保證了采選加工保質(zhì)保量的完成，有效地遏制了員工的拖拉現(xiàn)象，也提高了員工的工作積極性。

在設(shè)定人均工作量時(shí)，既要考慮人員的能力，也需要考慮實(shí)際工作的需要，但絕不能為了追求效率而忽視加工質(zhì)量。某高校圖書(shū)館對(duì)采選到館后文獻(xiàn)的加工時(shí)間提出了時(shí)限要求。以每批新書(shū)1000冊(cè)計(jì)算，將加工周期設(shè)定在5-10天之內(nèi)。在設(shè)定指標(biāo)時(shí)，也應(yīng)考慮實(shí)際操作及人為的影響因素，可視實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.4 典藏管理指標(biāo)

某高校圖書(shū)館根據(jù)文獻(xiàn)在流通過(guò)程中的利用和損毀情況，設(shè)定了評(píng)估典藏管理的幾項(xiàng)主要指標(biāo):文獻(xiàn)利用率、文獻(xiàn)丟失率、文獻(xiàn)損壞率。除文獻(xiàn)利用率外，對(duì)文獻(xiàn)丟失率和損壞率，該館仍未有一個(gè)行之有效的計(jì)算方法，暫時(shí)只能按照典藏管理的要求進(jìn)行每年的文獻(xiàn)清點(diǎn)，或者以各種辦法進(jìn)行隨機(jī)抽檢，以得出一個(gè)相對(duì)準(zhǔn)確的計(jì)算結(jié)果，進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。

2.5 構(gòu)建服務(wù)績(jī)效評(píng)估體系時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

（1）處理好共性和特性的關(guān)系，制定適合本館特點(diǎn)的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。高校圖書(shū)館制定的一些評(píng)估項(xiàng)目和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是參照公共圖書(shū)館的指標(biāo)所設(shè)定，但評(píng)估的側(cè)重點(diǎn)有所不同，在購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的合理分配上，根據(jù)本校辦學(xué)要求和專業(yè)需求專門(mén)設(shè)置評(píng)估指標(biāo)。（2）評(píng)估指標(biāo)立足于現(xiàn)狀，著眼于未來(lái)的發(fā)展。如:電子文獻(xiàn)新增率，反映了現(xiàn)代高校圖書(shū)館對(duì)文獻(xiàn)載體多元化要求以及文獻(xiàn)交換數(shù)量等，體現(xiàn)了文獻(xiàn)資源共享的要求。（3）加強(qiáng)對(duì)采選工作薄弱環(huán)節(jié)的評(píng)估與考核，以促進(jìn)其改進(jìn)和提高。（4）注意評(píng)估體系指標(biāo)的合理性和可操作性，并能在實(shí)施中修改與完善。

3 結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)館績(jī)效評(píng)估體系的構(gòu)建，是為全面提高高校圖書(shū)館工作質(zhì)量和水平，評(píng)估和考核業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)和科學(xué)方法。在高校圖書(shū)館中，文獻(xiàn)采選績(jī)效評(píng)估體系的建立，畢竟是一種嘗試，指標(biāo)設(shè)計(jì)的合理與否，需要在評(píng)估實(shí)踐中進(jìn)行檢驗(yàn)，以便不斷補(bǔ)充和完善，以真正達(dá)到評(píng)估的目的，更好地履行高校圖書(shū)館的職能，建立科學(xué)的藏書(shū)體系，取得更好的服務(wù)效果并提高效益。

[1]戴艷清.數(shù)字環(huán)境下圖書(shū)館服務(wù)績(jī)效提升策略研究[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2011，（8）.

[2]楊麗娟.圖書(shū)館信息服務(wù)績(jī)效評(píng)估體系研究[J].經(jīng)濟(jì)問(wèn)題探索，2010，（8）.

[3]趙曉虹.《國(guó)家圖書(shū)館績(jī)效評(píng)估體系》中文獻(xiàn)采選評(píng)估指標(biāo)的設(shè)計(jì)[J].國(guó)家圖書(shū)館學(xué)刊，2002，（2）.

[4]富 平.確定績(jī)效評(píng)估體系，進(jìn)一步完善國(guó)家圖書(shū)館科學(xué)管理[J].國(guó)家圖書(shū)館學(xué)刊，2002，（2）.