張伏力

摘要：隨著高校二級(jí)管理體制的逐步健全和完善，二級(jí)學(xué)院辦公室的地位和作用將會(huì)愈加凸顯，分析二級(jí)學(xué)院辦公室的現(xiàn)狀，找出二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)過程中存在的問題，落實(shí)改進(jìn)措施，創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)工作，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的發(fā)展和各項(xiàng)工作的順利開展，將起到積極的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；辦公室建設(shè)；工作創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1009-4156（2013）06-078-02

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高校的管理體制也發(fā)生了深刻的變化，學(xué)校的管理重心開始下移，絕大多數(shù)本科院校、甚至很多高職院校也都實(shí)行了校、院二級(jí)管理的體制。作為二級(jí)學(xué)院的綜合管理部門，學(xué)院辦公室的職能及所承擔(dān)的任務(wù)也大大增加，業(yè)已成為學(xué)院的中樞系統(tǒng)。認(rèn)真分析二級(jí)學(xué)院辦公室現(xiàn)有狀況，針對(duì)不足加以建設(shè)，提高工作效能，發(fā)揮其應(yīng)有作用，對(duì)推進(jìn)學(xué)院各項(xiàng)工作將起著至關(guān)重要的作用。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室的現(xiàn)狀及其應(yīng)有定位

二級(jí)學(xué)院辦公室工作的重要性眾所周知。但在具體實(shí)踐中，由于各高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作的理解和認(rèn)識(shí)不盡相同，重視程度也不一樣，造成對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的功能設(shè)置和人員配備不盡一致。有的是采用大辦公室制，將二級(jí)學(xué)院所能涉及的多項(xiàng)工作全部歸入辦公室，比如，教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、黨務(wù)、人事、工資、后勤、安全工作等。有的是采用的小辦公室制，它把教學(xué)、學(xué)科、黨務(wù)、學(xué)生等項(xiàng)工作單列，設(shè)立相應(yīng)的教學(xué)秘書、學(xué)科秘書、科研秘書、黨務(wù)秘書、學(xué)工主任等，這樣辦公室工作主要承擔(dān)的是二級(jí)學(xué)院的日常事務(wù)性管理、組織、協(xié)調(diào)等工作。在人員配置上，大辦公室制相對(duì)人數(shù)較多，小辦公室制的人數(shù)較少。

長(zhǎng)期以來，一定數(shù)量的領(lǐng)導(dǎo)和教師思想上或多或少地存在輕視學(xué)院辦公室工作的情況。學(xué)院辦公室的工作從表面看起來，就是擬擬文件、收收材料、發(fā)發(fā)通知、打打電話、辦辦雜事等低層次的工作。

其實(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院不可或缺的部門，是學(xué)院工作的窗口，可以毫不夸張地說它是學(xué)院機(jī)體的心臟。是學(xué)院日常工作的組織者、協(xié)調(diào)者，是為一線教師服務(wù)的部門，是院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行正確決策的參謀、助手。二級(jí)學(xué)院辦公室工作千頭萬緒，工作內(nèi)容非常繁雜，需要進(jìn)行科學(xué)的分配和安排。校院領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)二級(jí)學(xué)院的應(yīng)有定位和作用有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，高度重視辦公室的建設(shè)，提高辦公室的管理水平和工作效率，保證學(xué)院工作正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)推動(dòng)學(xué)院的快速發(fā)展。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)存在的主要問題

1 職能不清、政策不明。當(dāng)前，各高校都對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室制定出相應(yīng)的工作職責(zé)。但在實(shí)際工作中，不分分內(nèi)分外、職責(zé)范圍之內(nèi)之外，什么都由辦公室去管，什么都要辦公室去服務(wù)，學(xué)院辦公室真正成為一個(gè)筐，學(xué)院任何工作都能往里面裝。在人員配備上，辦公室人員相對(duì)偏少，工作質(zhì)量無法保證，埋頭苦干多，建言獻(xiàn)策少，很少從人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等學(xué)院發(fā)展大局方面為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，更談不上參謀助手作用的發(fā)揮。另外，由于學(xué)校對(duì)于辦公室人員不像輔導(dǎo)員那樣有輔導(dǎo)員工作條例可以執(zhí)行，他們對(duì)于自己的未來預(yù)期很不明確，也不知道自己的出路在哪里，這一系列的問題嚴(yán)重影響著辦公室工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2 缺乏有效的運(yùn)行機(jī)制。目前，我國(guó)高校二級(jí)學(xué)院辦公室沒有統(tǒng)一的機(jī)制和管理模式。有的二級(jí)學(xué)院是套用學(xué)校黨委辦公室、院長(zhǎng)辦公室的模式，有的二級(jí)學(xué)院把學(xué)院辦公室當(dāng)成院長(zhǎng)辦公室，把辦公室主任當(dāng)成院長(zhǎng)秘書，把辦公室工作當(dāng)成是領(lǐng)導(dǎo)的傳聲筒、跑腿工，這些都是對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的誤解，都是欠妥的、甚至說是不正確的。目前，社會(huì)以及高校內(nèi)部對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室的機(jī)制以及管理理論研究不夠，尚未給出一個(gè)非常科學(xué)的機(jī)制及管理模式，沒有為二級(jí)學(xué)院辦公室進(jìn)行科學(xué)的制度設(shè)計(jì)。加之，目前的各二級(jí)學(xué)院成立時(shí)間不長(zhǎng)，本身就缺乏科學(xué)規(guī)范的管理意識(shí)和管理制度。因此，很多二級(jí)學(xué)院基本上都一定程度地存在著辦公室管理制度、獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度、效率評(píng)估機(jī)制的缺失現(xiàn)象，致使辦公室工作效率超低、質(zhì)量不高。

3 隊(duì)伍建設(shè)問題突出。隊(duì)伍建設(shè)問題，主要是指隊(duì)伍結(jié)構(gòu)問題、工作人員的思想問題、業(yè)務(wù)水平和能力問題等，目前，高校二級(jí)學(xué)院辦公室這支隊(duì)伍不容樂觀，主要存在以下問題：一是知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。二級(jí)學(xué)院辦公室的人員有很大一部分是教學(xué)崗位聘余轉(zhuǎn)崗人員，由于認(rèn)識(shí)和經(jīng)費(fèi)的局限，二級(jí)學(xué)院自己又不可能拿出一筆經(jīng)費(fèi)對(duì)他們進(jìn)行有效的培訓(xùn)，加之辦公室人員學(xué)歷職稱低，自主學(xué)習(xí)、自覺吸取知識(shí)的能力不足，因此，這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高。二是管理人員缺乏現(xiàn)代化的管理理念。在實(shí)際工作中，辦公室人員的來源，決定了他們一般都是學(xué)歷低、職稱低、能力弱的同志，更談不上他們具有什么現(xiàn)代管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理水平。

4 信息化水平不高。各學(xué)院辦公室一般都配備了計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備，但由于人員素質(zhì)不高，他們往往只是用這些計(jì)算機(jī)設(shè)備做簡(jiǎn)單的文字處理工作，不能有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)現(xiàn)有信息做整合、處理和運(yùn)用，不能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建起滿足我們不同需要的各種網(wǎng)絡(luò)。對(duì)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層面，他們也很少考慮為提高辦公室工作質(zhì)量和效率，而購置辦公軟件或組織人員開發(fā)相關(guān)現(xiàn)代化辦公軟件。

三、創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)，提高辦公室工作效率、水平和質(zhì)量

1 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步明確二級(jí)學(xué)院辦公室職能和目標(biāo)體系。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，要正確認(rèn)識(shí)在管理職能越來越多、管理任務(wù)越來越重的新情況下，二級(jí)學(xué)院辦公室的地位和作用。二級(jí)學(xué)院辦公室的地位和作用簡(jiǎn)單地說，就是工作樞紐、對(duì)外窗口、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，就是要承擔(dān)承上啟下、協(xié)調(diào)左右、上傳下達(dá)、為師生服務(wù)的任務(wù)。因此，學(xué)院要高度重視，并將此項(xiàng)建設(shè)列入學(xué)院工作的重要的議事日程。分管辦公室的院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真研究，把握辦公室工作的規(guī)律，更多地去思考如何加強(qiáng)辦公室建設(shè)，思考采取何種方式提高辦公室的工作水平。辦公室主任要非常清楚辦公室的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，科學(xué)地制訂年度、學(xué)期的工作計(jì)劃和目標(biāo)任務(wù)，形成辦公室管理計(jì)劃目標(biāo)體系。這樣，才能把辦公室真正建成“學(xué)院中樞和要害的核心部門”，促進(jìn)二級(jí)學(xué)院又好又快地發(fā)展。

2 理順體制，強(qiáng)化制度，努力實(shí)現(xiàn)辦公室管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，要根據(jù)國(guó)家、學(xué)校的政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)院自身的特色，建立一整套的辦公室工作規(guī)范流程，各項(xiàng)工作都要按照工作的規(guī)范流程去推進(jìn)。就行文來講，從前期的調(diào)研、文件的起草、文件的頒發(fā)、后期的執(zhí)行，都要按照程序辦理；就會(huì)議來講，比如會(huì)議的前期分工、會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)安排、會(huì)議精神的后期落實(shí)，等等。其次，要確立不同崗位的職責(zé)。讓辦公室人員清楚地知道自己應(yīng)該做什么，便于各負(fù)其責(zé)，責(zé)任到人。最后，要建立人才引進(jìn)、學(xué)院財(cái)務(wù)、檔案管理等一系列規(guī)章制度，真正做到有章可循、按章辦事。要制定獎(jiǎng)懲制度，硬化考核指標(biāo)，有效調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，實(shí)現(xiàn)學(xué)院工作的正常、高效運(yùn)行。

3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新理念，努力建設(shè)一支知識(shí)化、專業(yè)化、精干型高素質(zhì)管理隊(duì)伍。政務(wù)服務(wù)是一項(xiàng)創(chuàng)造性很強(qiáng)的工作，不加強(qiáng)學(xué)習(xí)是難以勝任的。因此，從學(xué)校到二級(jí)學(xué)院，首先把好辦公室的進(jìn)人關(guān)，逐步建立像引進(jìn)專業(yè)課教師那樣，引進(jìn)專業(yè)管理人才從事辦公室的管理工作。要加大這支隊(duì)伍的培養(yǎng)，有計(jì)劃、分類型地開展培訓(xùn)，提升其文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。要培養(yǎng)他們具有團(tuán)結(jié)、創(chuàng)新精神，要做到生活上多幫助、工作上多支持。要進(jìn)一步強(qiáng)化為師生服務(wù)意識(shí)，為及時(shí)把領(lǐng)導(dǎo)的思想和要求傳達(dá)到廣大的師生當(dāng)中，要把師生的所思所想所求，及時(shí)匯報(bào)給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)回應(yīng)師生訴求，及時(shí)研究解決師生的實(shí)際困難，真正把辦公室的這支隊(duì)伍建設(shè)成為知識(shí)化、專業(yè)化、精干型高素質(zhì)管理隊(duì)伍。

4 加大投入，整合資源，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室辦公自動(dòng)化和信息化。這里講投入，主要是人力和物力的投入。首先在辦公室人員安排上要根據(jù)實(shí)際工作職能、工作任務(wù)，適度結(jié)合學(xué)校所給的編制，想方設(shè)法、足額配齊配強(qiáng)工作人員。要加大物力的投入，要高標(biāo)準(zhǔn)地配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，購置或組織人員開發(fā)體現(xiàn)學(xué)院特色、符合學(xué)院發(fā)展要求的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，使得辦公室的日常工作能夠利用網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立各類信息資源庫，隨時(shí)隨地可以進(jìn)行各類信息的統(tǒng)計(jì)匯總，提高辦公室工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化和信息化。

總之，推進(jìn)二級(jí)學(xué)院辦公室建設(shè)非常重要。只有高校的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)們把二級(jí)學(xué)院的辦公室拉到自己的視線之中，在認(rèn)識(shí)、制度和投入方面給予高度的重視并給予大力的支持，必將有效提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作的水平和質(zhì)量，必將有效發(fā)揮二級(jí)學(xué)院辦公室的樞紐作用、窗口作用以及參謀助手作用，也必將推動(dòng)學(xué)院、學(xué)校事業(yè)的快速發(fā)展。