許毅峰

一、企業(yè)文書管理工作現(xiàn)狀

這些問題不僅影響著企業(yè)行政管理效能的充分發(fā)揮和行政管理效率的持續(xù)提高， 而且由此間接地、客觀地阻礙了企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。那么， 現(xiàn)時企業(yè)文書工作中存在著哪些需要引起人們特別是企業(yè)決策層重視、思考和正確對待、及時改進(jìn)的問題呢？ 筆者從自身工作實(shí)踐出發(fā)， 認(rèn)為主要存在以下幾個問題。

一是收文環(huán)節(jié)上存在著多頭收文， 且收而不交、收而不管的現(xiàn)象。這主要表現(xiàn)為企業(yè)有關(guān)人員外出公干后， 不按文件處理規(guī)定把帶回的文件或其他材料交給企業(yè)秘書部門，文件隨處亂扔， 有的則干脆讓它躺在抽屜里睡大覺。造成這一現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)整體管理水平較差， 各級領(lǐng)導(dǎo)特別是領(lǐng)導(dǎo)班子成員在處理企業(yè)各項(xiàng)工作時存在著重經(jīng)濟(jì)管理工作、輕行政管理工作的現(xiàn)象， 使得企業(yè)文書工作被擺在一個不起眼的角落里， 各種制度形同虛設(shè)， 人們普遍不重視它。這種現(xiàn)象造成的后果是顯而易見的。

二是發(fā)文環(huán)節(jié)上存在著多頭發(fā)文、隨意撰擬文件和發(fā)文缺乏必要的審核程序等問題。這些問題的存在嚴(yán)重影響了企業(yè)文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性， 阻礙了企業(yè)行政管理效率的提高， 有時甚至?xí)绊懫髽I(yè)的社會聲譽(yù)。它具體有以下幾方面內(nèi)容多頭發(fā)文， 且缺乏必要的審核程序。一般而言， 企業(yè)秘書部門是企業(yè)中唯一主管文件處理的部門。但在實(shí)際工作中， 企業(yè)其他各部門不經(jīng)秘書部門審核， 均在單獨(dú)草擬文件并直報主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后就以企業(yè)行政部門名義對外發(fā)文， 從而造成了率實(shí)上的多頭發(fā)文。這不僅引發(fā)了企業(yè)秘書部門和其他部門之間的矛盾， 而且擾亂了企業(yè)正常的工作扶序，影響了企業(yè)行政管理效能的充分發(fā)揮。

二、企業(yè)文書管理工作細(xì)則

在撰擬文件過程中， 混淆和濫用有關(guān)文種。如報告、請示、申請不分， 濫用通知隨意地、經(jīng)常地代替決定、函等文種。這就使企業(yè)文件缺乏規(guī)范性和嚴(yán)肅性， 從而影響了以企業(yè)文件為載體的各類信息的及時、準(zhǔn)確溝通，請示類文件一文多樣。這樣做不僅給上級批復(fù)請示帶來了麻煩， 而且容觀上延誤了對請示問題的解決。隨意杜撰和運(yùn)用非法定的或約定俗成的結(jié)構(gòu)、格式和程式化用語。如在請示性文件的末尾生硬地用“ 望批準(zhǔn)為荷” 的命令式結(jié)束語等。凡此種種都是不規(guī)范的和缺乏文書專業(yè)修養(yǎng)的表現(xiàn)。這些文件形成之后， 都不同程度地影響了它的辦理效果， 有些文件甚至?xí)虼诉t遲得不到答復(fù)。三是立卷歸檔環(huán)節(jié)上， 存在著已辦理完畢的文件材料無法及時歸檔或根本不能歸檔的現(xiàn)象。由于企業(yè)缺乏良好的管理氛圍， 有關(guān)人員又缺少明確的歸檔意識， 文件材料在經(jīng)辦人員手上長期滯留， 久而久之就可能造成可怕的流失。這一現(xiàn)象既嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的完整性，也給日后企業(yè)檔案材料的開發(fā)利用帶來了不便和缺憾。

三、企業(yè)文書管理工作解決措施

面對上述企業(yè)文書工作中存在的種種問題， 以及由此對企業(yè)發(fā)展造成的不良影響和后果， 企業(yè)決策層特別是主要決策者應(yīng)該如何看待和處理呢？？ 具體來說， 筆者以為應(yīng)該重視抓好以下兒方面工作首先， 要理順文書工作管理思路， 明確主管部門、專兼職管理人員及其相應(yīng)的責(zé)任和權(quán)利。企業(yè)決策層應(yīng)按機(jī)構(gòu)設(shè)置原則明確秘書部門為企業(yè)文書處理工作的主管部門， 企業(yè)文件的收、發(fā)、撰擬、審核、立卷歸檔必須交由秘書部門負(fù)責(zé)。當(dāng)其他業(yè)務(wù)部門需要發(fā)文時， 其發(fā)文初稿須經(jīng)秘書部門主管人員審核后再交企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)簽發(fā)， 否則不能擅自發(fā)文。無論經(jīng)何渠道獲得的文件材料必須全部地、及時地交由文書管理人員登記并送有關(guān)責(zé)任部門辦理， 任何部門或者個人均不得把收到的文件材料私自保留， 或?qū)⑥k理完的文件材料不及時的歸檔。其次， 要加強(qiáng)對文書業(yè)務(wù)規(guī)范、知識的學(xué)習(xí)和運(yùn)用， 以提高文件撰擬人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和寫作水平。企業(yè)秘書部門要定期組織秘書人員和其他部門有關(guān)人員學(xué)習(xí)研討國家有關(guān)文件處理的規(guī)定、辦法和企業(yè)應(yīng)用公文寫作方面的知識， 以逐漸杜絕企業(yè)中混用、亂用文種， 隨意杜撰文件格式和結(jié)構(gòu)， 沿用不合時宜的程式用語等現(xiàn)象， 從而增強(qiáng)企業(yè)文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性， 提高企業(yè)的辦事效率， 為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供一流的行政管理保障。

四、結(jié)語

面對企業(yè)文書管理工作，工作人員不僅要耐心，細(xì)心，還需要專心。再次， 要制定切實(shí)可行的實(shí)施細(xì)則， 建立和加強(qiáng)對文書工作的嚴(yán)格考核。為了加強(qiáng)對文書工作的管理， 切實(shí)提高專兼職文書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)， 必須加強(qiáng)對文書工作的考核。只有對實(shí)實(shí)在在的工作和實(shí)績進(jìn)行考核， 才能約束有關(guān)部門和人員的行為， 為文書工作逐步走入程式化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展軌道奠定基礎(chǔ)。最后， 就是要形成可操作性強(qiáng)的、成套的、行之有效的文書工作管理制度， 使文書工作減少隨意性、盲目性， 從而真正走上制度化、規(guī)范化的發(fā)展軌道。國內(nèi)外許多著名企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)告訴我們，企業(yè)靠管理， 管理靠制度。因此在企業(yè)中， 只有形成了自上而下都必須而且能夠自覺遵守文書工作管理、學(xué)習(xí)、考核制度， 文書工作才能真正獲得企業(yè)決策者們的重視， 才能在企業(yè)中得到應(yīng)有的位呈，才能充分發(fā)揮其應(yīng)有的管理效能， 并以此促進(jìn)企業(yè)行政管理效率的不斷提高， 進(jìn)而為企業(yè)經(jīng)濟(jì)更好的發(fā)展提供有力的、必要的保證。真正的走上企業(yè)文書管理工作的平臺，完成文書管理工作的任務(wù)，提高企業(yè)的行政管理效率，幫助企業(yè)穩(wěn)定的發(fā)展。

（作者單位：國網(wǎng)安徽池州市貴池區(qū)供電有限責(zé)任公司）