文/石油報(bào)社 謝玉珍

淺議文書工作在檔案管理中的作用

文/石油報(bào)社 謝玉珍

本文從檔案管理工作的定義及特點(diǎn)入手，通過詳細(xì)討論文書工作與檔案管理之間工作性質(zhì)流程方面存在的關(guān)系，從其內(nèi)在聯(lián)系中歸納出檔案管理工作中文書工作所起的作用。

文書工作；檔案管理；延續(xù)

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，從其運(yùn)行軌跡來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的最終流向，當(dāng)然此處所說的文件并非指的是所以文件，準(zhǔn)確地說檔案是全體文件中具有長期保存價(jià)值的那一部分。檔案是企事業(yè)單位重要工作的記錄，是后續(xù)備查的重要依據(jù)，同時(shí)也起到為后續(xù)的檔案工作的借鑒作用。因而，做好文書工作對于檔案管理是具有重要意義的，是檔案管理體現(xiàn)利用價(jià)值的重要基礎(chǔ)。

一、概述

（一）定義。檔案管理也叫作檔案工作，從狹義上講是檔案館直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。從廣義上講，檔案管理是指所有將特定文件按照一定的管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂、進(jìn)行保存以及為未來備查為目的的工作。

（二）特點(diǎn)。由于檔案工作是日常工作的積累，具有備查參考的目的，故而決定了其具有基礎(chǔ)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、重復(fù)性和目的性等特點(diǎn)。

二、文書工作與檔案管理的關(guān)系

文書工作和檔案管理工作都屬于日常工作的范疇，兩者之間存在時(shí)間上具有連續(xù)性和目的上的延續(xù)性，相互依存，辯證統(tǒng)一，文書工作從制程上看是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作從流程上來講是文書工作的延續(xù)，同時(shí)，檔案管理的利用質(zhì)量也是檢驗(yàn)文書工作質(zhì)量的手段之一。

（一）文書工作是基礎(chǔ)。我們知道，檔案的形成是由于文件的流入，而文件的質(zhì)量是由文書工作決定的，所以說嗎，文書工作的質(zhì)量不僅直接影響到本身的日常工作和企業(yè)管理的成效，同時(shí)也對文件在后續(xù)的流動(dòng)中轉(zhuǎn)化成檔案后的質(zhì)量產(chǎn)生基礎(chǔ)性的影響。檔案是由眾多的文件組成的，文書工作的質(zhì)量，如文字能夠有效保持的時(shí)間、格式的統(tǒng)一性、語言的嚴(yán)謹(jǐn)性和文件形成風(fēng)格的連續(xù)性等都是直接影響形成檔案后未來利用質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)。

（二）檔案的利用質(zhì)量是檢驗(yàn)文書工作的標(biāo)準(zhǔn)。檔案的目的就是利用，不論是用來作為日后工作備查參考，還是未來相關(guān)政策執(zhí)行的重要依據(jù)都是利用的一個(gè)方面。使用者在使用的時(shí)候，其使用的直觀感受以及從中獲取幫助的難易與多寡為利用的質(zhì)量，而利用的質(zhì)量則都是由當(dāng)初的文書工作來決定的，反過來說，檔案的利用質(zhì)量也是檢驗(yàn)當(dāng)初文書工作的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案工作是文書工作的延續(xù)。文件歸檔是文書工作和檔案管理工作相互連接的焦點(diǎn)，它在文件的運(yùn)行軌跡中可以說是從文件向著檔案身份變化的標(biāo)志，也就是說，歸檔是文書工作的終點(diǎn)，是檔案管理工作的起點(diǎn)。從時(shí)間的形成上來說，兩者之間存在連續(xù)性。

三、文書工作在檔案管理中的作用

文書工作對檔案管理工作的作用可以分為三個(gè)方面，第一個(gè)方面的作用是文書工作是檔案利用價(jià)值體現(xiàn)的有效保障；第二個(gè)方面作用是文書歸檔在日常文書工作和檔案管理之間充當(dāng)橋梁和紐帶；第三個(gè)方面作用是文書工作做一個(gè)管理手段支撐著檔案管理。

（一）文書工作是檔案利用的有效保障。文書工作是檔案管理的開始環(huán)節(jié)，文件制法的規(guī)范與否、文件打印可保存時(shí)間長短和文字表述嚴(yán)謹(jǐn)程度等直接決定了其形成的檔案的質(zhì)量，影響到后續(xù)檔案備查利用的難易程度。

（二）文書立卷是日常文書工作和檔案管理之間的紐帶。企事業(yè)活動(dòng)中形成和使用的文書處理完畢后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行功能的結(jié)束而結(jié)束，失去其價(jià)值被淘汰。另一部由于對日后具有備查價(jià)值，則會被選擇保存，并將其零散文件，按照他們形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)整理進(jìn)行歸檔處理這種工作就是文書最基本的歸檔工作。文書歸檔工作就是文書工作的最后一步，之后被整理完成的文件就形成了檔案。

（三）文書工作是檔案管理的重要手段。嚴(yán)格意義上來說，檔案管理實(shí)際上是文書工作的一部分，從行為上來說文書工作是檔案管理的手段。做好文書工作，關(guān)鍵是貫穿于平日工作的文件收集影響到需要?dú)w檔文件的完整與安全。在實(shí)際的管理工作中，文件材料收集應(yīng)該做到文書人員的專人轉(zhuǎn)崗負(fù)責(zé)，同時(shí)要求其具有相當(dāng)程度的主觀能動(dòng)性，能夠自主的利用多種有效措施，從不同渠道將要?dú)w集的文件收集起來，為歸檔打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

從文書工作在企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中所表現(xiàn)出來的地位來看，它具有非常重要的地位，是不可或缺的日常基礎(chǔ)工作，對于推動(dòng)企事業(yè)單位的整體工作，提高工作效率和質(zhì)量具有重要作用。文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個(gè)流程，是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)。正因?yàn)槲臅ぷ骱蜋n案管理工作之間存在的相互依存和辯證統(tǒng)一的關(guān)系，對于檔案管理利用這個(gè)目的，其有效的利用質(zhì)量好壞不能離開平日文書工作的積累，檔案管理工作的質(zhì)量不是獨(dú)立存在的，從這個(gè)意義上說，文書工作是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)保證。因此，做好檔案管理工作，應(yīng)該從源頭開始抓撈，即從細(xì)節(jié)上開始做好文書工作，為檔案管理的有效利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志,2012(12).

[2]郭金菊.淺談文書檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(11).

[3]查榮.建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].價(jià)值工程,2012(23).