吳慰春

（鹽城工學院，江蘇 鹽城 224000）

專職輔導員管理工作主管部門多，頭緒多，任務繁瑣；管理幅度大，一般要帶六個班（甚至更多），兩百多個性格不同的學生。只有依靠和充分發(fā)揮班級學生干部隊伍在大學生自我教育、自我管理和自我服務中的作用，輔導員才能把工作做好，因此要充分認識學生干部的角色和作用。他們作為輔導員的助手，幫助輔導員完成各級部門下達的任務；作為學生利益的代表，與代表學校的輔導員溝通信息，起橋梁和紐帶的作用；作為學生中的優(yōu)秀分子，在各方面起模范表率作用；作為學生骨干，組織動員全班同學，調(diào)動大家的積極性。如果能夠充分發(fā)揮學生干部的這些作用，輔導員就一定能把工作做得更好。但是輔導員必須意識到，他是在指揮一支隊伍，一個組織，而不是簡單的一個個人。因此要把責任班級學生干部隊伍進行整合，形成一個整體。相同的學生干部通過不同的組織結(jié)構(gòu)組合，他們所體現(xiàn)出的力量會存在明顯的差異。實踐證明，沒有哪種組織結(jié)構(gòu)是無條件最優(yōu)的，只有充分發(fā)揮組織資源的力量并且有利于實現(xiàn)組織目標的組織結(jié)構(gòu)才是最理想的。［1］

本文借鑒組織行為學關(guān)于組織結(jié)構(gòu)、激勵的成果，探討如何把幾個班級的學生干部隊伍有機地組合起來，形成一個整體，充分發(fā)揮團隊協(xié)作的力量，通過組織變革來提高專職輔導員的管理績效。

一、從金字塔形到矩陣形的組織結(jié)構(gòu)變革

組織結(jié)構(gòu)是指對工作任務如何分工、分組和協(xié)調(diào)合作。組織結(jié)構(gòu)直接影響組織的績效、組織的管理、員工的行為等多個方面。組織結(jié)構(gòu)的類型多種多樣，最常見的有金字塔形和矩陣形。金字塔形結(jié)構(gòu)最典型例子是軍隊。［1］矩陣制組織又稱規(guī)劃－目標結(jié)構(gòu)組織，是在直線職能制垂直形態(tài)組織系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，再加一種橫向的領(lǐng)導系統(tǒng)。它把按職能劃分的部門和按產(chǎn)品（或工程項目、服務項目）劃分的小組結(jié)合起來組成一個矩陣，使每一名組織成員，既同原組織保持組織上和業(yè)務上的聯(lián)系，又參加產(chǎn)品或項目小組的工作。［2］組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的基本影響因素有四個：環(huán)境、戰(zhàn)略、規(guī)模和技術(shù)。就技術(shù)而言，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種新的溝通方式，使管理的跨度不斷拓展，時空距離大大縮短，傳統(tǒng)的管理層級逐步弱化，組織間的界限更加模糊，組織形式更加扁平化、低結(jié)構(gòu)化。最為典型的就是“虛擬組織的出現(xiàn)”。［2］在輔導員工作中，博客、飛信、QQ群等網(wǎng)絡(luò)溝通工具已經(jīng)得到普遍運用，為實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)變革提供了有利條件。

班級學生干部隊伍金字塔形組織結(jié)構(gòu)如圖一 （為便于解釋，模型作了簡化，下同）。其缺點有：

（1）協(xié)作效率低下。班長承擔的任務過重，而其他班干部任務過少，學生干部的工作主動性、積極性、創(chuàng)造性不高，班委會成員聯(lián)系松散，缺乏團隊精神，對一些團隊任務無能為力，自我管理水平、管理自動化程度差。

（2）不利于學生干部的教育和成長。由于任務過重或鍛煉不足，其他班干部與輔導員的接觸少，培養(yǎng)不夠，學生干部的成長緩慢。同時這種官僚結(jié)構(gòu)更強調(diào)服從，而不是發(fā)揮個體的創(chuàng)造性，與民主平等的時代思想，與教育者的目的背道而馳。

（3）輔導員工作低水平重復。由于以上兩個原因，輔導員要花更多的時間和精力來指揮和控制，充當消防員的角色，無暇進行深度思考，工作容易流于簡單和粗放。

圖一：班級學生干部隊伍金字塔形組織結(jié)構(gòu)圖

針對輔導員管理工作的主要特點，把幾個班的學生干部隊伍進行整合，在班委會的縱向結(jié)構(gòu)上，加上以職能劃分的橫向結(jié)構(gòu)。如把各班生活委員集中在一起，組織成一個生活管理小組，這個小組的每個成員都負責本班的班費管理和助學工作，在輔導員指導下協(xié)助完成學校助學工作部門布置的工作。從中選出一個生活小組負責人作為輔導員的專項工作助理，負責跟蹤工作全過程。增加一個職能小組結(jié)構(gòu)，與學校職能部門對應，既完成各個上級部門布置的工作，又在各個班級落到實處，提高了工作效率。

在明確規(guī)定各個崗位職能的前提下，采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，可以解決傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的一些弊端。班級學生干部隊伍矩陣型組織結(jié)構(gòu)如圖二。它的優(yōu)點是：

（1）能提高協(xié)作效率。由于合理分工，組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少管理層級，調(diào)動了更多學生干部的力量。通過職能小組，把同類班干集中在一起，便于相互溝通和學習，能夠同時提高個體效率和協(xié)作效率。

（2）促進學生干部隊伍發(fā)展成熟。得益于更多的實踐和培訓機會，以及社會助長作用，學生干部進步更快。再通過選拔、配置、輪換、淘汰等手段，以及團隊協(xié)作經(jīng)驗的積累，促進組織發(fā)展成熟。

（3）輔導員工作壓力減輕，工作滿意度提高。在抓一些具體工作的時候，輔導員的管理幅度并沒有擴大。可以設(shè)立職能小組負責人作為輔導員的助理，直接接受輔導員的指導，其他干部在他的具體領(lǐng)導下完成專項工作。輔導員只要在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上把關(guān)，由小組負責人跟蹤全過程。工作變得輕松，輔導員變得愉快和自信。

（4）有利于輔導員工作向更高水平發(fā)展，把更多時間和精力用來解決整體和個體的問題。

職能小組的成員來自不同班級，相互之間不太熟悉，可能存在溝通不良的情況。職能小組成員從上級部門或輔導員處接受專項任務后，需要到本班級去落實。除了完成專項任務必備的技能外，還需要結(jié)合本班的實際情況，獲得其他班委尤其是班長的支持與配合，運用班委會集體的力量一起推動。每個學生干部都處在兩個小組中，良好的溝通成為做好工作的基本前提。為此需要提高溝通水平，一方面要創(chuàng)造條件增進了解，一方面要學習溝通技能。由于有可能發(fā)生糾紛，矩陣結(jié)構(gòu)需要召開很多費時的協(xié)調(diào)會議，為此必須使班委會例會制度真正執(zhí)行起來，并發(fā)揮作用。

圖二：班級學生干部隊伍矩陣模型組織結(jié)構(gòu)圖

二、矩陣模型組織的實施

由金字塔形結(jié)構(gòu)到矩陣形結(jié)構(gòu)是一次比較大的組織變革，需要認真計劃，穩(wěn)妥實施。

1.工作任務分解與崗位設(shè)置。輔導員把上面的千條線梳理一下，對工作進行歸類合并形成幾大項任務，然后分配到相應的學生干部崗位，做到任務明確、不留空白、無重疊。對一項任務設(shè)計工作流程，分清有幾個環(huán)節(jié)組成。明確界定輔導員與學生干部、職能小組組長與組員、班長與班委各自的職責，這些都可以通過輔導員與學生干部的共同討論來確定。

2.學生干部選拔、配置和輪換。對于高年級，通過公開選舉的方式按照得票多少決定任用；對于低年級，可以采取輔導員推薦任命主要學生干部加選舉的方式選拔。對決定任用的學生，根據(jù)性格、性別、經(jīng)驗和能力合理搭配，使之在性格、能力、經(jīng)驗上互補，更好地發(fā)揮團隊合作的效力?？梢愿鶕?jù)學生個人的申請和班長的意見，讓學生在不同崗位之間輪換，使能力得到更加全面的鍛煉，同時也增進相互理解。

3.學生干部培訓。按培訓內(nèi)容可以分為態(tài)度和能力的培訓。培訓的目的在于使學生干部端正態(tài)度，明確責任，激發(fā)做好工作和服務同學的熱情；同時提高溝通、協(xié)調(diào)、組織，以及認真細致完成工作的能力。按規(guī)?？梢苑譃槿w學生干部培訓，職能小組和班委會、團支部的培訓。前一種培訓每個學期舉行1-2次，后一種可在輔導員布置相關(guān)工作時進行。培訓可以采取輔導員講授、有經(jīng)驗的高年級優(yōu)秀學生干部傳幫帶、學生干部之間的經(jīng)驗交流等形式，努力把學生干部隊伍建設(shè)成學習型組織。輔導員也可以根據(jù)經(jīng)驗和觀察找學生干部個別談話，針對具體工作，提出改進方法和提升工作技能的建議。

4.總結(jié)與考核。各個班干部總結(jié)在自己職責范圍內(nèi)班級取得的成績和存在的不足，總結(jié)經(jīng)驗與教訓，班長和職能小組組長匯總形成班級和職能小組工作總結(jié)報告，向班級同學和輔導員述職匯報。然后根據(jù)貢獻、能力、班級群眾反應給予評分，分ABC三個等級。對考核優(yōu)秀的學生干部，輔導員給予優(yōu)先推薦入黨、評先進等精神獎勵。最后召開全體學生干部大會，進行工作經(jīng)驗交流，表彰先進，使學生干部相互激勵，共同進步，而對受到違紀處分的學生干部，馬上撤換。

三、班級學生干部的激勵

基于提高管理績效和實現(xiàn)教育目標的雙重考慮，輔導員應該滿足學生干部個人發(fā)展的需要，而正確的激勵是有效的工具。激勵理論有很多種，如馬斯洛的需求層次理論、奧爾德弗的ERG理論、赫茨伯格的雙因素理論、麥克利蘭的成就型激勵理論、期望理論、公平理論等。公平理論之所以值得重視，是因為如果組織成員感到自己受到不公平待遇時，就會尋找這樣那樣的方式求得平衡，重新找回公平感。消極怠工、爭獎金、要待遇，乃至“跳槽”等，常常是由“不公平”感引起的。［2］麥克利蘭認為人的成就感是可以培養(yǎng)的，具體可分為四個步驟：努力獲得有關(guān)自己工作的反饋，以建立獲得成功的信心；選擇一種獲得成功的模式，如學習模仿杰出人物和成功者；主動尋求改變自己的形象，把自己設(shè)想為某個追求成功和尋找刺激性挑戰(zhàn)的人；個體要根據(jù)現(xiàn)實情況審時度勢，提出切實可行的目標，避免產(chǎn)生不切實際的幻想。［2］結(jié)合學生干部群體的特點，在激勵學生干部時應重點關(guān)注公平、尊重和成就感三個方面。

首先要注意公平。如組織發(fā)展、評獎評優(yōu)等要嚴格按照規(guī)章制度標準，充分認識和考慮學生干部的現(xiàn)實表現(xiàn)，同等條件下優(yōu)先考慮能力強貢獻大的學生干部。該給予的激勵的一定要給，不該給的不能無原則地給。如在評助學金中，主要按照家庭經(jīng)濟困難程度來確定，而不能無故偏向?qū)W生干部，防止學生干部相互比較，感覺受到不公平待遇，而產(chǎn)生消極情緒和行為，降低個人積極性和組織凝聚力。為此要完善學生推優(yōu)、評優(yōu)機制。其次要給予學生干部充分的尊重，及時給予積極的反饋。在工作上多與他們商量，多聽取他們的意見，而不是自己一個人做決定。輔導員要及時肯定學生干部的辛勤工作。要抓住學生干部渴望成功、有所作為的心理，努力培養(yǎng)學生的成就感。輔導員對學生干部的工作及時給予明確的反饋信息，宣傳學生中校友中的成功典型，幫助學生干部尋找目標和達到目標的路徑；對工作出現(xiàn)失誤的學生干部，要在肯定工作熱情的同時，及時糾正其錯誤的行為和思想，既保護他們的工作積極性，又防止工作出現(xiàn)問題，降低學生干部的威信，讓他們在實踐中提升能力，培養(yǎng)自信。

矩陣型組織結(jié)構(gòu)有效解決了輔導員管理任務重、管理對象多的難題，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少管理層級和自上而下的溝通環(huán)節(jié)，使更多學生干部得到輔導員的直接指導和幫助。不同班級和職務的學生干部分工、分組與協(xié)調(diào)合作更明確，組織結(jié)構(gòu)更加健全，形成了一支完整而高效的隊伍。輔導員抓住實施的各項環(huán)節(jié)，強化考核和激勵，就能充分調(diào)動班級干部隊伍的力量。要特別注意增強班委會集體決策的功能，指導班長和班委成員召開班委會例會，通過討論統(tǒng)一認識和行動，把各項工作在本班落到實處。要協(xié)調(diào)好班委會和職能小組兩個組織的力量，揚長避短，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，實現(xiàn)完全意義上的班級自主化管理，提升班級管理效能。

［1］胡君辰，楊永康.組織行為學［M］.上海:復旦大學出版社，2002.7.

［2］徐康寧，李東.經(jīng)濟管理基礎(chǔ)［M］.南京:東南大學出版社，2001.9.