黃苗珠

摘要：傳統(tǒng)的高校檔案信息管理存在著一定的弊端。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理中，能夠有效地提高管理水平。本文闡述了高校檔案管理傳統(tǒng)方式的缺點，分析了信息技術(shù)和高校管理之間的聯(lián)系，提出了信息技術(shù)下高校檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高校；檔案管理

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671-0568（2012）11-0155-02

高校是培養(yǎng)人才的搖籃，是高新技術(shù)的發(fā)源地。檔案是高校重要的本源性信息源，以各種文字、圖表、聲像的形式記錄著高校的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，最真實地記錄著高校的過去。高校要不斷地提高檔案信息資源的利用率，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供更便捷的服務(wù)，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理方式的缺點

高校檔案管理系統(tǒng)是教育單位管理不可缺少的重要組成部分，是高校決策者和管理者實行管理的重要依據(jù)。高校檔案管理系統(tǒng)能為用戶提供信息，方便用戶進(jìn)行快速的查詢。但是，在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，人們使用的人工管理文件檔案的方式存在著一些弊端。

1.高校檔案管理觀念落后

過去，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)往往把注意力集中在了教學(xué)和科研工作上，沒有對檔案信息的價值、作用以及資源管理工作引起重視。教師作為教學(xué)活動的主體，同樣也把精力放在了日常的教學(xué)和科研活動中，忽視了檔案信息資源的建設(shè)和管理，想當(dāng)然地認(rèn)為檔案管理是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和行政管理部門的事，與己無關(guān)。觀念落后使得檔案信息的建設(shè)不太完整，長期的信息資料都積壓一起，整理起來比較混亂，降低了歸檔率。檔案信息的不完整或缺失，從很大程度上影響了檔案信息的真實性和客觀性。

2.高校檔案管理模式陳舊

隨著社會的發(fā)展，檔案信息資源已逐漸成為社會發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。然而，有些高校的檔案信息管理手段還比較落后，依然使用傳統(tǒng)的手工操作方法來完成檔案的收集、整理等工作，不僅工作量很大，效率也很低，也沒有一個統(tǒng)一的檔案信息資源庫。另外，“重管理，輕服務(wù)”的管理方式造成封閉性和單一性，不利于檔案的借閱和查找，降低了查找檔案的完整率和準(zhǔn)確率，也不利于充分利用檔案信息的價值。

3.高校檔案管理水平整體低下

由于有的高校延用傳統(tǒng)的人工管理方式，降低了管理效率，傳統(tǒng)的人工管理文件檔案的方式會導(dǎo)致信息量過大而不方便檢索，大大地降低了檔案管理人員的工作效率。另外，傳統(tǒng)的人工管理方式，使得接觸檔案的人員眾多，大大增加了檔案保密工作的難度。加之傳統(tǒng)的管理方式不方便檔案的查找、維護(hù)和更新，因此形成長期的檔案積累，就會有大量的文件和數(shù)據(jù)產(chǎn)生，對檔案的查找、更新和維護(hù)造成很大的不便。

二、信息技術(shù)與高校檔案管理

隨著社會發(fā)展，科技進(jìn)步，信息的存儲和處理趨于簡便、易操作，電子檔案隨之而產(chǎn)生。和傳統(tǒng)的檔案相比，電子檔案具有很多優(yōu)越的特性：它是新鮮的事物。電子檔案管理比傳統(tǒng)的載體檔案管理有更多的優(yōu)勢，并且已經(jīng)廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代檔案的管理中；電子檔案具有存儲量大、占用空間小、傳輸快的特點；信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對高校檔案管理的作用最大。數(shù)據(jù)庫具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，能夠通過一定的數(shù)據(jù)模型將檔案管理中涉及到的大量信息組織起來，實現(xiàn)文檔的一體化。輸入一次就能反復(fù)地利用，有效地提高了檔案的質(zhì)量和文件立卷效率。

1.數(shù)據(jù)庫與高校檔案管理

電子檔案實際上早在幾十年前就存在了，早期的文件系統(tǒng)也能夠存儲電子文檔。但由于早期文件系統(tǒng)在檢索、數(shù)據(jù)冗余以及共享方面存在一定的弊端，所以也沒有在檔案的管理中得到廣泛應(yīng)用。隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)在很容易就能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲、檢索、共享和冗余的消除。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，能夠?qū)⒂嬎銠C(jī)快速檢索和密集存儲的功能充分地發(fā)揮出來，從而提高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

2.網(wǎng)絡(luò)與高校檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)是全球性的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，由多種類型和規(guī)模的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成，這些網(wǎng)絡(luò)又通過各種線路連接成為各種組織的網(wǎng)絡(luò)。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存在，實現(xiàn)了資源的共享。互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使其在技術(shù)和設(shè)備上都能滿足檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理需求。如今高校建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)越來越完善，在教育科研網(wǎng)開通的同時，還鏈接了多種不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，真正實現(xiàn)了網(wǎng)上信息資源的共享，為高校檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提高了有力保障。隨著社會的進(jìn)步，人們需要高層次、綜合性地利用檔案信息，所以高校檔案信息管理需要擺脫過去各自為政的傳統(tǒng)管理模式，將信息在互聯(lián)網(wǎng)上公布，以方便公眾查詢，及時地獲取需要的檔案信息，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)全方位的檔案信息化管理。

三、信息技術(shù)下高校檔案管理的措施

為了實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高高校檔案信息的管理效率，筆者提出以下應(yīng)對措施：

1.更新觀念，增強(qiáng)對檔案信息化管理的認(rèn)識

首先，應(yīng)該引入競爭機(jī)制，培養(yǎng)競爭意識。將競爭機(jī)制引入到檔案管理當(dāng)中，使工作實績和經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，提高檔案工作人員的自覺性，增強(qiáng)他們的責(zé)任心。進(jìn)一步提高檔案管理的效益，有效推進(jìn)檔案管理的改革。其次，應(yīng)該有意識地增強(qiáng)科研意識并應(yīng)用于實踐中。要充分地應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)來進(jìn)行高校檔案管理，積極地探索行之有效的檔案管理方法，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題，不斷地在工作中進(jìn)行總結(jié)，從而進(jìn)一步提高管理水平。

2.加大對高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資

高校實行檔案管理的信息化建設(shè)需要投入資金，要配備相應(yīng)的設(shè)備、軟件系統(tǒng)以及人員技術(shù)等，還要準(zhǔn)備一筆資金用作維護(hù)。然而，目前資金投入不足的現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙著高校檔案管理信息化建設(shè)。要想加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須投入大量的資金，用來購置信息處理的硬件設(shè)備，建立局域網(wǎng)，進(jìn)行信息安全維護(hù)。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)化技能

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作人員的工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。高校的檔案管理人員需要具備較高的綜合素質(zhì)，不僅需要扎實的專業(yè)技能，還需要熟練掌握相關(guān)管理軟件的操作以及系統(tǒng)的維護(hù)技術(shù)。檔案信息管理人員還要增強(qiáng)安全防范意識。從客觀上來講，我國高校目前的檔案管理整體水平不是很高，無法滿足信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展需求。雖然有些高校已具備實施檔案管理信息化建設(shè)的條件，但是由于有些管理人員的文化程度較低，知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)有所欠缺，十分缺乏既精通檔案業(yè)務(wù)、又懂計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，人才因素阻礙著高校檔案管理的信息化建設(shè)。

4.強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是網(wǎng)絡(luò)化自動化的基礎(chǔ)，構(gòu)建高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)制，應(yīng)該針對檔案信息化管理的業(yè)務(wù)工作、設(shè)備、技術(shù)方法等，組織相關(guān)人員共同制定出一套完整的規(guī)范，并結(jié)合行業(yè)的發(fā)展趨勢以及國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，制定一套在信息化建設(shè)中共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)。在高校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織下，統(tǒng)一運用高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，建立一個標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

總而言之，在高校檔案管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)能夠有效的提高檔案管理人員的工作效率，增強(qiáng)檔案管理的保密性，使人們及時、準(zhǔn)確地查找到所需的檔案信息。所以，各高校應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，大力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案管理的信息化和科學(xué)化。

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