［摘要］獨立學院辦公室既有高校辦公室的共性，又有自身特點，獨立學院辦公室是學院的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心、指揮中心，要做好辦公室工作，就必須樹立五個意識：大局意識、責任意識、服務(wù)意識、參謀意識、協(xié)調(diào)意識。

［關(guān)鍵詞］獨立學院；辦公室工作；五個意識

［作者簡介］黃貴森，廣西民族大學相思湖學院辦公室主任，研究方向：行政管理，廣西南寧，530008

［中圖分類號］ G47 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2012）05-0100-0003

獨立學院是對我國高等教育的探索與創(chuàng)新，是按照新機制、新模式開展獨立運作的教育機構(gòu)，其既與普通高等學校有相通之處，同時又具有自身的特點。獨立學院作為高等教育的有力補充，同樣具有培養(yǎng)人才、科學研究、服務(wù)社會這些基礎(chǔ)功能，但與普通高校機構(gòu)設(shè)置不同，獨立學院雖然職能齊全但機構(gòu)精簡，人員精干。因此，獨立學院辦公室作為整個學院的中樞機構(gòu)，可以說比普通高校的辦公室工作更為繁雜，責任更為重大。

一、獨立學院辦公室的職能

獨立學院辦公室作為學校的綜合辦事與服務(wù)機構(gòu)，是溝通上下的橋梁，是協(xié)調(diào)左右的紐帶，是聯(lián)系各方的中樞。肩負著參與決策、管理事務(wù)、督查落實、協(xié)調(diào)左右的重要職能。具體負責文件處理、會議組織、協(xié)調(diào)督辦、信息處理、機要保密、對外聯(lián)絡(luò)、組織重大活動、綜合服務(wù)等工作。另外，根據(jù)下設(shè)機構(gòu)的不同還兼有其他職能，比如下設(shè)人事科，則還要負責人事招聘、工資與福利管理、職稱評定和聘用等人事方面的工作。

二、獨立學院辦公室的特點

都說獨立學院辦公室是“無管部”，就是無論什么工作，都要管，都可以管。現(xiàn)在全國絕大多少獨立學院的辦公室是黨政聯(lián)合辦公，既要負責行政方面的文秘、政務(wù)等日常工作，又要負責黨務(wù)方面的黨建、組織、宣傳、工會、計生等工作，甚至還掛靠著人事、檔案、車隊等獨立開展的工作。除了基礎(chǔ)部門，其他沒有設(shè)立機構(gòu)的工作在辦公室都有一席之地，俗稱“大辦公”。因此，獨立學院辦公室的特點有：

（一）信息匯集，是學校信息中心

辦公室工作繁雜，信息量大，上級傳達各種政策、召開各類會議，領(lǐng)導(dǎo)對學院的發(fā)展規(guī)劃、各類文件的上報下發(fā)，都會經(jīng)過辦公室，這些工作中蘊含了巨大的信息，可以說辦公室是信息集散地，每天都有不同的信息匯集到辦公室，經(jīng)過辦公室整理、領(lǐng)導(dǎo)審批，又有大量的信息從辦公室發(fā)散出去。

（二）待人接物，是學校的服務(wù)中心

辦公室作為綜合辦事部門，重要的職責之一就是做好服務(wù)工作。服務(wù)工作的內(nèi)容包括為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)、為師生服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是指為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，當好領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀、助手。為部門服務(wù)主要是指為各職能部門提供咨詢、協(xié)調(diào)服務(wù)，做好部門間工作的協(xié)調(diào)、處理、督辦。為師生服務(wù)主要是指為廣大的老師和學生的工作和生活服務(wù)，做好師生的辦事員、信訪員。

（三）參與決策，是學校的參謀中心

辦公室與其他部門的最大不同在于可以直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀。辦公室不僅要執(zhí)行上級政策、文件和有關(guān)會議精神，還必須根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，在制訂學校中長期規(guī)劃和黨政工作要點、制訂管理規(guī)章制度、打造良好的校園環(huán)境等方面提出可行建議。同時，推進管理的制度化、程序化和規(guī)范化，提高學校的整體管理水平。

（四）傳達聯(lián)動，是學校運轉(zhuǎn)中心

辦公室承擔著協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右、溝通上下的任務(wù)?？梢哉f辦公室就像一個“水車”，不斷把事情接收進來，又不斷把經(jīng)過處理的事情分發(fā)出去。對領(lǐng)導(dǎo)的指示和批示的文件，辦公室必須及時落實負責部門和負責人，定期跟蹤辦理情況，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報進程或者結(jié)果；對于各類公文如請示、報告，辦公室要及時提交給領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示交由相關(guān)部門辦理，并回復(fù)處理結(jié)果。

（五）引領(lǐng)指導(dǎo)，是學校的指揮中心

辦公室的一個重要作用就是指揮和引導(dǎo)各部門，根據(jù)學校的長遠規(guī)劃和工作要點，指揮學院各部門某一段時間的走向和進程，就像人體的大腦，指揮整個身體各個器官的運轉(zhuǎn)。

三、做好辦公室的工作，應(yīng)該樹立五個意識

學院辦公室不僅是學校各項工作的樞紐，也是學校工作的門面、窗口，辦公室工作水平和效率的高低，直接影響到學院整體的運轉(zhuǎn)。因此，辦公室要起到參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)、管理內(nèi)務(wù)的作用。筆者通過自身的經(jīng)驗，認為要做好獨立學院辦公室工作應(yīng)該樹立五個意識。

（一）全局意識

辦公室的工作是政治性、政策性、全局性很強的工作，辦公室的特殊性，決定了辦公室人員在實際工作中，要從學校發(fā)展的全局去考慮問題，與學院領(lǐng)導(dǎo)的決策同心、與學校工作的總目標同向、與學校的各個階段的中心工作同步。要具備大局意識，就必須做到始終保持清醒的政治頭腦，增強講政治的自覺性，保持思想與黨中央一致，與學校的辦學理念和指導(dǎo)思想一致；就必須站在學校事業(yè)發(fā)展的全局高度，胸中要有一盤棋，善于與校內(nèi)各部門溝通、協(xié)調(diào)，從而形成共識，凝成合力；就必須處理好與校內(nèi)機關(guān)各部門之間的關(guān)系，與學校的全局工作合拍，與學校每一階段的總體部署合拍。

（二）責任意識

責任意識指的是一個人對自己、對他人、對社會所承擔的道德責任。辦公室無小事，辦公室工作能否做好，關(guān)鍵在于辦公室人員是否具有強烈的責任心。辦公室工作的責任心體現(xiàn)在對工作負責任、對領(lǐng)導(dǎo)負責任，對自己負責任。因此，要做好辦公室工作，首先要進一步增強工作責任心，發(fā)揚高度負責的精神，高標準、嚴要求，認真對待每一項工作。其次，要增強工作的預(yù)見性和創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)決策當好參謀。第三，要對自己工作勇于負責，敢于負責，有了問題要敢于正視，不推諉扯皮，有錯就改。

（三）服務(wù)意識

服務(wù)功能是辦公室一項極其重要的功能，服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同事滿意、師生滿意，是衡量辦公室工作好壞的根本標準。這就要求辦公室求真務(wù)實，不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。首先是做好助手，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。學校領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸，應(yīng)當自覺充當“外腦和手腳”的作用，在日常工作中，要妥善安排領(lǐng)導(dǎo)的行程，減少工作時間；同時，主動收集領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的材料，提出可行性方案，以便領(lǐng)導(dǎo)快速做出決策。另外，對領(lǐng)導(dǎo)批示和意見進行督辦和反饋，使領(lǐng)導(dǎo)隨時掌握工作的進展。其次是擔當“管家”，為部門服務(wù)。辦公室是一個單位的重要辦事機構(gòu)，或者說是服務(wù)機構(gòu)。日常服務(wù)的對象除了領(lǐng)導(dǎo)外，主要就是前來辦事的各個部門。辦公室人員面對部門的同志首先要擺正心態(tài)，準確定位：辦公室是服務(wù)部門，不是領(lǐng)導(dǎo)部門。因此，對待前來辦事的同志要待人以誠，及時、高效處理事務(wù)，對不能處理的也要明確告知原因，提醒對方補缺補漏。三是以人為本，為師生服務(wù)。辦公室人員要牢固樹立“教師、學生利益無小事”的態(tài)度。把廣大師生普遍關(guān)心、共同關(guān)注的問題作為工作的重點，把教師學生的呼聲作為對辦公室工作的鞭策，充分發(fā)揮辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系教師、學生的橋梁和紐帶作用。

（四）參謀意識

作為學校的辦事機構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)的參謀，辦公室的同志都是“參謀長”，既然是參謀長就不能坐等指示，被動工作，應(yīng)該積極發(fā)揮自身的積極性、能動性，圍繞學校的中心工作，根據(jù)學校的發(fā)展思路，積極做好決策服務(wù)。努力做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思，領(lǐng)導(dǎo)未聞有所知，領(lǐng)導(dǎo)未示有所行。要做好參謀工作，首先要具有超前意識，在領(lǐng)導(dǎo)進行決策前，要提前做好調(diào)研，結(jié)合實際工作提出可行性方案，供領(lǐng)導(dǎo)參考；在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，要關(guān)注社會動態(tài)，盡快將可能影響決策的信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，保證決策制定后客觀可行；在領(lǐng)導(dǎo)決策后，根據(jù)已制定的目標層層分解，落實到人，注意收集決策執(zhí)行過程中的信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，為領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整決策和制定新決策提供參考。做好參謀工作其次要敢于參謀，善于參謀。作為“參謀”就要敢為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在工作中多請示、勤匯報，既充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見，又敢于提出自己的看法，善于提出解決問題的辦法和建議，但是要注意斷謀分開，盡職不越位。

（五）協(xié)調(diào)意識

辦公室既是綜合辦事機構(gòu)，又是重要的協(xié)調(diào)部門。協(xié)調(diào)是辦公室的基本職能之一，辦公室要協(xié)調(diào)好辦公室與各部門之間、各部門之間的關(guān)系，對工作科學分解，合理安排，力求使學校的各項工作有條不紊。同時，還要積極主動地發(fā)揮好辦公室的組織協(xié)調(diào)功能，通過各種途徑和方法，加強與各部門的情感交流，拉近距離，增進相互理解和支持，在按照規(guī)章制度辦事的過程中，充分考慮各部門的實際和提出的意見，靈活處理，切實把上級和領(lǐng)導(dǎo)指示精神貫徹到位、落實到位，確保各項工作政通令達，讓學院各種決議、指示和意見能及時、準確、高效地執(zhí)行。

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