馬科文

［摘要］ 企業(yè)應(yīng)當(dāng)運用信息技術(shù)加強內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。黏膠短纖是以天然棉纖維或天然木纖維為原料制成的再生纖維，是化學(xué)纖維中唯一與棉纖維性能相似的紡織原料，其產(chǎn)業(yè)的特點是原材料占公司產(chǎn)品成本的65%左右，運用信息化手段加強公司采購管理，減少原材料采購環(huán)節(jié)的風(fēng)險是降低產(chǎn)品成本的重要手段；黏膠纖維的銷售價格這幾年波動很大，運用信息化手段加強銷售環(huán)節(jié)的管理，是保證公司經(jīng)濟效益最大化另一有效手段。

［關(guān)鍵詞］ 信息技術(shù)；采購管理；銷售管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 05. 004

［中圖分類號］F232；F233［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）05- 0007- 02

近年來，政府及各監(jiān)管機構(gòu)對企業(yè)內(nèi)部控制陸續(xù)提出了一系列要求。財政部等５部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，滬、深證券交易所也都對上市公司的內(nèi)部控制提出了具體要求。江蘇澳洋科技股份有限公司是２００７年９月在深交所中小板上市的民營企業(yè)。公司一直致力于企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè)，董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層、全體員工充分認(rèn)識到內(nèi)部控制的重要性，在企業(yè)內(nèi)部控制方面，按照國家法律、法規(guī)和公司章程的約定，明確股東大會、董事會、監(jiān)事會和企業(yè)內(nèi)部各層級的職責(zé)權(quán)限，在組織架構(gòu)控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會責(zé)任控制、企業(yè)文化控制方面規(guī)定了相應(yīng)的內(nèi)部控制程序。在業(yè)務(wù)層面控制方面，公司對資金活動控制、采購業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理控制、銷售業(yè)務(wù)控制、研究開發(fā)控制、工程項目控制、擔(dān)保業(yè)務(wù)控制、業(yè)務(wù)外包控制、財務(wù)報告控制、合同管理控制、內(nèi)部信息傳遞控制、信息系統(tǒng)控制等各項業(yè)務(wù)活動都制定了業(yè)務(wù)流程和管理措施，經(jīng)過多年的積累和不斷完善，并對內(nèi)部控制制度設(shè)計的有效性進行評估，公司已初步建立了較完善的內(nèi)部控制體系，但在公司業(yè)務(wù)運營的過程中，內(nèi)控制度不能得到有效的執(zhí)行。公司通過加強員工培訓(xùn)、加強信息化系統(tǒng)的建設(shè)，把公司的內(nèi)控流程和信息化建設(shè)進行有效的結(jié)合，建立合理的管理控制點，做到風(fēng)險可控、責(zé)任可追索，達到企業(yè)效益的最大化。

1采購管理面臨的難題

江蘇澳洋科技股份有限公司的控股子公司瑪納斯澳洋科技有限公司位于新疆維吾爾自治區(qū)昌吉州瑪納斯縣，新疆是中國棉花的主產(chǎn)區(qū)，有著原材料、能源的成本優(yōu)勢和國家對少數(shù)民族地區(qū)政策扶持的優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品黏膠短纖是一種紡織品的原料，生產(chǎn)中主要使用的原材料是棉短絨，棉短絨是棉花的附產(chǎn)品，是包在棉籽殼外面的一層薄薄的短絨，其纖維長度是普通棉花的1/10，以前主要是給牛羊作飼料用，自從被用作黏膠短纖的原材料后，其經(jīng)濟價值得到體現(xiàn)，但棉短絨采購供應(yīng)的特點是：棉農(nóng)或規(guī)模很小的軋花廠掌握著部分棉短絨資源，普遍數(shù)量少、規(guī)模小，而且必須是先付款后拉貨，付款方式必須是現(xiàn)金，質(zhì)量難以保證，一旦出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛，公司無法進行索賠。棉短絨收購的季節(jié)性很強，在每年的１０月到次年的４月是收購高峰期，如當(dāng)季收購數(shù)量、資金出現(xiàn)風(fēng)險時，往往是到下一個收購?fù)静拍馨扬L(fēng)險消除，由于公司以前是手工控制，貨款付出后，貨物到了什么狀態(tài)，財務(wù)部門一無所知；由于是現(xiàn)金支付，貨款被經(jīng)營人員挪用到其他采購項目，財務(wù)人員也無從知曉，短絨采購一直是公司管理的難題。財務(wù)部門無法對采購進行有效控制，出現(xiàn)了質(zhì)量問題無法索賠，采購資金預(yù)付后，部分貨物因質(zhì)量問題退貨，造成資金無法收回，形成壞賬，有些小的供應(yīng)商收款發(fā)貨后，不提供增值稅發(fā)票，造成公司稅款損失，公司原材料的到貨時間無法保證。種種現(xiàn)象表明，采購管理如不在源頭進行有效控制，公司的生產(chǎn)難以正常進行，產(chǎn)品質(zhì)量難以保證。

2信息化條件下采購內(nèi)控制度的創(chuàng)新

2.１ 供應(yīng)商的選擇

（１）培養(yǎng)短絨采購經(jīng)紀(jì)人。在廣大農(nóng)戶中培養(yǎng)有經(jīng)營頭腦，有一定影響力的人成為短絨收購經(jīng)紀(jì)人，公司的部分采購人員也可以成為短絨采購經(jīng)紀(jì)人，經(jīng)紀(jì)人長期和澳洋科技合作，能保證短絨的質(zhì)量，收購資金以銀行存款方式結(jié)算，減少預(yù)付方式。

（２）大力發(fā)展與軋花廠、供銷社、兵團等經(jīng)濟組織的合作，使供應(yīng)商有一定的能力承擔(dān)民事責(zé)任，有一定的經(jīng)濟實力保障采購的正常運營。公司通過信息化管理，對供應(yīng)商進行了篩選，通過對年度采購量、原材料質(zhì)量、原材料的產(chǎn)地、年采購均價等指標(biāo)的對比，選出了２０多位短絨采購經(jīng)紀(jì)人以及３０多家軋花廠、供銷社等經(jīng)濟組織，使原材料供應(yīng)得到保障。

2.2 建立信息模式下的采購流程及付款流程

采購流程及付款流程如圖1所示。公司運用信息化手段，確定了采購管理的控制要點：

（１）材料采購行為均要簽訂合同，由銷售內(nèi)勤錄入公司ＥＲＰ系統(tǒng)中。

（２）申請采購預(yù)付款。通過公司ＥＲＰ系統(tǒng)的合同管理，自動生成預(yù)付款申請單，手寫無效，經(jīng)打印后，由領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)文件上審批，財務(wù)根據(jù)審批單自動生成付款單， 通過銀行付款到供應(yīng)商賬戶，保留付款證據(jù)，

（３）內(nèi)勤由采購合同下推自動生成采購訂單，當(dāng)貨物到達時，下推生成收貨通知單，當(dāng)自動生成預(yù)付款申請單后，采購合同中單價、數(shù)量、到貨時間等信息由計算機系統(tǒng)鎖定，其修改內(nèi)容可由權(quán)限控制，實際到貨時間和合同約定到貨時間有偏差，系統(tǒng)自動對信息進行保留。

（４）單獨開發(fā)了地磅信息管理系統(tǒng)，使收貨通知單演變成過磅碼單，把過磅數(shù)量自動寫入收貨通知單的數(shù)量欄中，過磅人員不能修改，保證了入庫數(shù)量的準(zhǔn)確性。

2.3財務(wù)部門對采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的監(jiān)控

（１）貨物流轉(zhuǎn)狀態(tài)的監(jiān)控：財務(wù)部門通過ＥＲＰ系統(tǒng)采購管理中合同執(zhí)行情況匯報表，可以監(jiān)控到原材料處在何種狀態(tài)，如合同狀態(tài)、訂單狀態(tài)、過磅狀態(tài)、入庫狀態(tài)。

（２）采購資金及結(jié)算情況的監(jiān)控：財務(wù)部門通過ＥＲＰ系統(tǒng)中合同金額執(zhí)行情況表可以監(jiān)控到原材料采購資金付款金額、合同執(zhí)行金額、發(fā)票金額。采購資金不準(zhǔn)挪用，如出現(xiàn)風(fēng)險，財務(wù)部門可以關(guān)閉采購合同，要求對方及時退回款項或及時采取法律措施，減少采購資金風(fēng)險。

3信息化條件下銷售內(nèi)控制度的創(chuàng)新

公司的銷售市場主要在江蘇、山東、浙江、福建等紡織業(yè)較發(fā)達的地區(qū)，由于生產(chǎn)基地遠(yuǎn)在新疆，所以公司的銷售方式采用設(shè)立銷售辦事處的方式進行直銷，公司加強信息化建設(shè)，采用Ｃ／Ｓ架構(gòu)的信息化系統(tǒng)，使信息化系統(tǒng)能夠遠(yuǎn)程登錄，實現(xiàn)了銷售內(nèi)部控制制度的創(chuàng)新。

3.1 對貨物運輸?shù)膬?nèi)部控制

公司生產(chǎn)地和銷售地點相隔５ ０００多千米，運輸?shù)闹饕绞绞氰F路運輸，如何保證貨物運輸時間準(zhǔn)確可控顯得十分重要。以前，我公司的經(jīng)營部門只能通過打電話的形式問物流公司，到底貨到了什么地方，公司經(jīng)營部門根本不知道。通過信息化手段，公司建立了以下物流管理流程（如圖2所示）。

公司和物流公司簽訂合同，要求貨物２天內(nèi)從“公司庫”到達“鐵路發(fā)運庫”，７天內(nèi)從“鐵路發(fā)運庫”到達“鐵路到達庫”，３天內(nèi)由“鐵路到達庫”撥運到“辦事處倉庫”，途中貨物信息由物流公司在信息系統(tǒng)入錄入，通過信息化系統(tǒng)中“貨齡預(yù)警”的方式進行追蹤，使公司銷售部門隨時可以知道貨物到達信息，也可以對物流公司進行監(jiān)督、考核。

3.２ 對資金信息的及時掌控

黏膠行業(yè)銷售的收款方式８０％是銀行承兌匯票，公司銷售辦事處距離遠(yuǎn)，不能及時掌握銀行匯票的信息，只能靠打電話問銷售辦事處資金情況，但對收款的票面情況、金額大小、銀行性質(zhì)都不了解，辦事處每月２０日向公司寄出承兌匯票。公司資金計劃難以實施。公司現(xiàn)在啟用了信息化銷售管理系統(tǒng)中的票據(jù)處理，銷售辦事處每日把收到的票據(jù)情況錄入ＥＲＰ系統(tǒng)，公司財務(wù)部門每天都可以看到辦事處收到的票據(jù)情況，及時了解票據(jù)信息，根據(jù)資金情況，及時要求辦事處是否寄出票據(jù)，使資金計劃能夠順利執(zhí)行，保證資金正常運營，降低了資金成本。

3.３ 對銷售結(jié)算的控制

公司的財務(wù)報表中常常發(fā)現(xiàn)預(yù)收賬款和存貨的金額與實際銷售情況不匹配，主要是由于公司以前的結(jié)算方式是：每月２０日銷售辦事處先和公司財務(wù)部門對賬，對賬完畢后再由財務(wù)部門開發(fā)票，造成了公司結(jié)算不及時，形成了約１０天的發(fā)貨未開票的“時差”，造成了存貨和預(yù)收賬款的異常。公司采用了信息化管理以后，財務(wù)部門每天對銷售管理系統(tǒng)中的銷售出庫單和收款情況進行審核，每月２８日把本月銷售貨物的發(fā)票及時開出，寄給辦事處。保證了財務(wù)結(jié)賬的及時性，保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也規(guī)避了銷售貨物不及時開發(fā)票，造成延遲申報稅款的風(fēng)險。

江蘇澳洋科技股份有限公司運用信息化管理手段，對公司管理流程進行了再造，對公司管理進行了創(chuàng)新，進一步提高了內(nèi)部管理控制水平。