黃丹

摘要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，Word辦公軟件已經(jīng)普遍運用到人民的日常生活中，在提高用戶計算機操作水平的同時，還為人們的日常工作帶來了方便。在此，該文對計算機Word辦公軟件的使用及其操作流程，做以下論述。

關(guān)鍵詞：計算機Word辦公軟件；使用方法；存在問題；操作流程

中圖分類號：TP37文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)09-2064-03

隨著計算機的迅速發(fā)展，電子辦公已經(jīng)普遍運用到人們的日常生活。在這些常用的辦公軟件中，人們能夠熟練的應(yīng)用OFFICE辦公集成軟件，卻無法掌握Word辦公軟件，甚至一些人無法認識到Word的重要性與操作的相關(guān)優(yōu)勢，在影響自身辦公效率的同時，還直接浪費了大量的網(wǎng)絡(luò)資源。由此可見，掌握一定的Word操作技術(shù)，不僅能提高自身的辦公效率，同時還能科學(xué)的縮短辦公時間，為其下一步的工作奠定結(jié)實的基礎(chǔ)。在此，該文從計算機Word辦公軟件的使用以及具體的操作流程等兩個方面出發(fā)，對計算機Word辦公軟件中存在的相關(guān)問題及完善措施，做以下簡要分析：

1計算機Word辦公軟件的使用

Word作為一種常用的辦公軟件，在提高人們辦公效率的同時，還保障了辦公質(zhì)量。一些人在使用的過程中，由于缺乏一定的操作技術(shù)，導(dǎo)致操作中存在大量的問題，在浪費辦公時間的同時，還直接影響著自身的辦公效率。針對計算機Word辦公軟件的具體使用步驟及功能，主要包括以下幾個方面：

1）查找與替換功能:在使用Word辦公軟件時，文章中存在著大量的回車符號，甚至在粘貼其他文章時，也會存在著箭頭向下的軟回車符號。這些符號占用了Word的很大空間，操作人員若一個個的刪除，不僅會浪費大量的工作時間，同時還會影響自身的工作情緒。針對這一狀況，操作人員在復(fù)制完文章內(nèi)容后，可以直接點擊菜單，從對話框中找出“編輯”→“替換”這個選項，將“查找內(nèi)容”設(shè)置為1，“替換為”這個框中選擇空白，在操作完成后，點擊“全部替換”就可以將文章中的軟回車全部刪除。這種方法在使用的過程中，只能刪除軟回車，對于主要的段落換行卻無法及時的替換，這時，操作人員可以通過以下操作解決這一現(xiàn)象：首先，操作人員可以在菜單中找到“編輯”→“替換”，與之前不同的是，操作人員要在整個“查找內(nèi)容”中輸入1，而在“替換為”這一選項中輸入“P”，在整個操作結(jié)束后，只需要點擊“全部替換”即可。

通過上述兩種操作不難看出，軟回車是1，硬回車是P。操作人員在今后使用的過程中，可以通過靈活的設(shè)置來避免上述現(xiàn)象的出現(xiàn)。在節(jié)省Word操作時間的同時，還能提高操作人員的辦公效率。

2）空格使用:辦公人員在使用Word辦公軟件的過程中，在復(fù)制文章時通常會面臨大量空格的狀況。這些空格在影響整個文章結(jié)構(gòu)的同時，還會占用一定的篇幅。辦公人員在解決這一問題時，可以從以下幾個步驟出發(fā)：首先，操作人員可以單擊“編輯”→“替換”命令這一項，在彈出的對話框中找到“查找內(nèi)容”這一項，并將準確刪除的空格通過復(fù)制的方式粘貼到任務(wù)欄中；保持“替換為”這一選項的原有狀態(tài)；在“收索范圍”的整體列表在找出“全部”這一現(xiàn)象，并單擊“全部替換”這一項，在短暫的時間內(nèi)就能將文中的空格全部刪除。其次，在一些需要增加空格的段落中，其操作方法與之前的刪除方法幾乎一樣，操作人員在單擊“編輯”→“替換”→“查找內(nèi)容”后，輸入“f”，“f”是任意字符的代表。在填寫完這些后，直接點擊“收縮范圍”列表框中選擇“全部”，最后點擊“全部替換”即可。

3）段落重排：操作人員在使用Word辦公軟件的過程中，段落重排的核心功能在于將兩個或兩個以上的段落合并為一段，前后段落必須是存在的段落，而不是空段。在其具體操作的過程中，主要包括以下幾個方面：首先，在每段的開頭添加一些特殊標(biāo)記，如：“＆。其次，打開“查找與替換”的對話框，并在“查找內(nèi)容一項中輸入“P”，并在“替換為”輸入框中通過“高級→特殊符號→不問斷空格”中輸入“S”。最后，在上述操作都結(jié)束后，可以點擊“全部替換”即能將所有的硬回車替換掉。

4）刪除空行:一些新手在使用Word文檔時，常常會復(fù)制一些文件，這些文件之間存在大量的空行，多數(shù)集中在每一個段落的后面。操作人員若一行行的進行刪除則會浪費大量的時間，同時還會影響操作人員的辦公效率。在其操作的過程中，通過一定的操作功能，也能將段落中的空行刪除。具體操作方法如下：首先，操作人員在進行刪除空行操作中，可以打開“編輯”菜單中的“替換”命令，然后將光標(biāo)放在“查找內(nèi)容”中，同時在輸入框中輸入“P”，或是在“替換”選項中選擇“高級”按鈕，將“特殊字符”放在“段落標(biāo)記”中。其次，在完成上述操作后，在“替換為”這一欄中，將上述輸入方式重新使用一次，在結(jié)束操作后點擊“全部替換”的按鈕，這樣就能將這些空格直接刪除。在整篇文章中，若出現(xiàn)許多空行的化，可以采用這一方式，將所有的空行刪除。在節(jié)省操作時間的同時，還能提高操作人員的辦公質(zhì)量，使其全身心的投入到今后的工作中。

2計算機Word辦公軟件的操作流程

一些年齡較大的辦公人員在使用Word操作程序時，由于缺乏必要的電腦操作水平，無法準確的對其進行操作，既耽誤時間又影響工作質(zhì)量。這對這一狀況，該文結(jié)合著計算機Word辦公軟件的操作流程對其進行解決，操作步驟如下：

1）Word啟動程序：新手在進行Word操作時，首先，從計算機的桌面中點擊“開始”→“程序”→“Microsoft Word”，通過這種操作步驟來啟動Word。或者通過點擊鼠標(biāo)“右鍵”→“新建”→“Microsoft Word”來啟動。其次，辦公人員在給Word命名時，可以雙擊Word文檔的圖標(biāo)，將選好的文字輸入到圖標(biāo)內(nèi)，單擊“確定”即可將其打開。最后，在打開一些擴展名不是.doc的文該文檔時，操作人員可以單擊鼠標(biāo)右鍵，并從打開方式中選擇用Word打開即可解決這一問題。

2）Word窗口結(jié)構(gòu)：在整個Word視圖中，主要包括“普通視圖”、“web版式視圖”、“頁面視圖”以及“大綱視圖”四個方面，且在不同的視圖下，有著不同的顯示效果。針對一些需要打印的Word文檔，操作人員可以使用“頁面視圖”進行操作，這樣的顯示效果與打印出來的效果是一樣的。在不同的幾種視圖切換中，主要包括兩種切換方法：首先，操作人員可以通過窗口下方得切換按鈕進行視圖切換；其次，在打開之后，操作人員就能在“視圖”中選擇所要切換的視圖。

3）Word工具欄：在整個Word工具欄操作中，主要包括以下幾個步驟：首先，操作人員可以在“視圖”的菜單中的“工具欄”中找出相應(yīng)的工具操作欄，或者在工具欄的任意位置單擊右鍵，選擇相應(yīng)的工具欄。其次，針對一些沒有顯示的工具欄按鈕，操作人員可以單擊工具欄的右側(cè)箭頭，即可看到剩下的工具顯示。再次，操作人員若需長期使用工具欄時，可以將工具欄拖出窗口，形成獨立的操作窗口。在其操作的過程中，操作人員可以將鼠標(biāo)放在工具欄的任意位置，通過拖動鼠標(biāo)來移動工具欄。

4）新建文檔：在新建文檔的操作中，主要包括以下兩個方法：首先，操作人員可以通過“常用工具欄”中的“新建空白文檔”按鈕建立。其次，在新建文檔的過程中，操作人員可以通過單擊“文件”中的“新建”選項來建立新的Word文檔。

5）打開文檔：操作人員在打開Word文檔的過程中，常用以下三種方法：首先，操作人員可以單擊“常用工具欄”中的“打開”按鈕，在找到磁盤上要打開的文檔時，雙擊即可。其次，在打開確定文檔時，可以通過“文件”中的菜單進行打開。最后，針對一些最近打開的文檔，工作人員可以直接單擊“文件”菜單中的“最近文件”，通過這個窗口能夠?qū)⒆罱鼮g覽的文件一目了然，在節(jié)省查找時間的同時，還提高了辦公效率。

6）保存文檔：在Word文檔保存的過程中，主要分為保存與另存為兩種途徑。在保存的過程中，操作人員可以直接單擊“常用工具欄”中的“保存”按鈕，或使用“文件”菜單中的“保存”選項。一般在文件第一次保存時，會彈出一些保存路徑及文件名，用戶可以根據(jù)自己的實際需求將其確定，在第一次過后不會在提示。在另存為操作中，用戶一般在“文件”菜單中點擊“另存為”的選項，與保存不同的是，另存為總會顯示保存途徑與保存地點。

3總結(jié)

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，計算機Word辦公軟件的使用，在提高辦公人員辦公效率的同時，還能保障辦公質(zhì)量。由此就需要辦公人員熟練的掌握Word操作技巧，確保Word的使用功能順利的發(fā)揮出來，以此來提高企事業(yè)單位的整體辦公效率，為其今后的發(fā)展奠定結(jié)實的基礎(chǔ)。

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