龔偉林

合同作為企業(yè)承擔(dān)獨立民事責(zé)任、履行權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)，是企業(yè)經(jīng)營管理活動的重要內(nèi)容，也是企業(yè)風(fēng)險管理的主要載體。加強企業(yè)的合同管理，可以規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營行為，維護自身合法權(quán)益，同時提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、合同管理概述

合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。合同管理從大的方面可以劃分為合同訂立階段和合同履行階段。合同訂立階段的管理包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)的管理；合同履行階段的管理涉及合同履行、合同補充和變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)的管理。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同終結(jié)或失效為止；系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理；動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

合同管理中的合同訂立和合同履行是相輔相成的，兩者不可偏廢。合同訂立是合同履行的前提和基礎(chǔ)，而合同履行則是合同訂立之后發(fā)揮功效的保障。

二、合同管理中存在的主要問題

1.合同管理機構(gòu)、人員、制度不落實。主要是流于形式，應(yīng)付檢查，并沒有把經(jīng)濟合同管理工作落到實處，也沒有把經(jīng)濟合同管理作為一項重要的企業(yè)管理工作來抓，致使經(jīng)濟合同管理工作無法滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售全過程中去。

2.經(jīng)濟合同簽約率不高。有的認(rèn)為是老關(guān)系，礙于情面搞口頭的“君子協(xié)議”，而不簽訂書面經(jīng)濟合同；有的怕麻煩，圖簡單或只簽內(nèi)容條款不全的合同；有的則為偷逃國家稅款，如印花稅，故意不簽書面合同。

3.經(jīng)濟合同簽訂把關(guān)不嚴(yán)，簽約隨便，解約自由。視經(jīng)濟合同為兒戲，不依法簽訂經(jīng)濟合同，高興就履約，不高興就不履約。需要變更或解除的經(jīng)濟合同，不按法定條件、法定期限和法定形式辦理，打個電話或口頭打個招呼，簡單了事。經(jīng)濟合同糾紛的隱患很大。

4.不懂法，不依法辦事，違約不究，自我保護能力差。

5.合同歸檔不及時，不符合歸檔要求。合同檔案歸檔不及時，存放無序，未按文書檔案歸檔要求進行立卷歸檔，造成合同文本遺失不能及時被發(fā)現(xiàn)，泄露合同中涉及的國家或商業(yè)秘密，使國家或企業(yè)利益受損?；蛟谡{(diào)閱時手忙腳亂，不能及時提供，給合同執(zhí)行和管理帶來不便。

三、存在經(jīng)濟合同管理問題的原因

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)濟合同管理的重要性認(rèn)識不足，經(jīng)濟合同法律意識淡化。只關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟效益，忽視了市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟、契約經(jīng)濟、合同經(jīng)濟，忽視了經(jīng)濟合同管理的重要性。尤其對市場與合同、合同與合同管理、合同與合同法律這三對關(guān)系缺乏認(rèn)識。

2.外部經(jīng)濟、法制環(huán)境不完善，影響企業(yè)經(jīng)濟合同管理工作的開展。長期的計劃價格制度使得不少企業(yè)時至今日仍對市場銷勢、市場價格缺乏應(yīng)有的敏感與準(zhǔn)確判斷，不適應(yīng)突然出現(xiàn)在經(jīng)濟關(guān)系中的市場價格波動與變化，更難形成根據(jù)市場變動而及時調(diào)整經(jīng)營計劃的能力。這就導(dǎo)致經(jīng)濟合同的訂立、履行受制于市場銷勢和價格，合同糾紛大量產(chǎn)生，合同管理難度大。

我國原先計劃經(jīng)濟體制下的生產(chǎn)力結(jié)構(gòu)，使得有些領(lǐng)域形成了人為的行業(yè)壟斷。不少大中型企業(yè)對某些行業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營存在著實際上的封鎖、壟斷，支配著其他企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營，壟斷的結(jié)果必然導(dǎo)致地區(qū)封鎖，商品流通不暢，經(jīng)濟合同無法簽訂、履行，糾紛難于解決。

另外，合同仲裁委員會和法院在處理契約糾紛時，普遍存在兩種傾向：一是在計算違約金與賠償金時忽視間接損失，違約方只承擔(dān)有限的直接損失責(zé)任；二是過分強調(diào)調(diào)解結(jié)案，而大量的調(diào)解室以和稀泥式的折中調(diào)和為特點，其后果不僅是使一方的合法權(quán)益得不到保護，更嚴(yán)重的是使違約人的違約心里得不到應(yīng)有的警醒，進而產(chǎn)生敢于進一步違約的潛在僥幸心里，有時候，即便是公平合理的判決書、調(diào)解書，其實際執(zhí)行也是多費周折，極不容易。這些有法不依，有法難依的現(xiàn)象，無疑挫傷了企業(yè)合同管理的積極性。印花稅的實施也給企業(yè)的簽約率帶來一定的影響。

3.多層次的經(jīng)濟合同管理網(wǎng)絡(luò)尚未形成，使企業(yè)經(jīng)濟合同管理缺乏推動力。工商行政管理部門，業(yè)務(wù)主管部門，金融機構(gòu)還沒有形成在各司其職的同時又相互配合的多層次經(jīng)濟合同管理網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)缺乏外部推動力。

4.企業(yè)經(jīng)濟合同管理缺乏激勵機制?，F(xiàn)在除了工商行政管理機關(guān)大面積推行“重合同，守信用”活動以外，基本上沒有什么明確有力的獎懲措施。

四、加強企業(yè)經(jīng)濟合同管理的對策

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一項核心內(nèi)容。企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個核心而展開，只有正確處理好了市場與合同，合同與合同管理，合同與合同法律這三對關(guān)系，合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要熟悉經(jīng)濟合同法律關(guān)系。為此，要對在職的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，有計劃，分批分期進行培訓(xùn)，要把經(jīng)濟合同管理列為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)任期目標(biāo)責(zé)任制，使企業(yè)樹立起依法簽約，依法履行為前導(dǎo)的依法經(jīng)營思想，把抓經(jīng)濟合同管理放到企業(yè)抓質(zhì)量管理和產(chǎn)品開發(fā)一樣的重要位置，把經(jīng)濟合同管理列入企業(yè)管理的議事日程。

2.建立健全經(jīng)濟合同管理體系?，F(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是一個極其復(fù)雜的過程，不能無章可循，否則，就會使經(jīng)濟合同管理處于自流失控的狀態(tài)。企業(yè)經(jīng)濟合同管理必須結(jié)合自身的實際，制定具體，明確，切實可行的合同管理體系，這是企業(yè)經(jīng)濟合同管理中的一項基礎(chǔ)工作，是搞好企業(yè)經(jīng)濟合同管理的保證和前提，企業(yè)經(jīng)濟合同管理體系包括合同管理的組織體系和制度體系。

組織體系是指企業(yè)要由上而下的建立和健全合同的管理機構(gòu)（包括專職機構(gòu)和兼職機構(gòu)），使合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。大中型企業(yè)，一般來說，由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來多，且數(shù)額大，應(yīng)建立有權(quán)威的合同管理小組（或居委會），其成員可由供，產(chǎn)，銷，技術(shù)，財務(wù)負(fù)責(zé)人，法律顧問以及分管經(jīng)營的企業(yè)負(fù)責(zé)人或企業(yè)法定代表人組成，由企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組（或居委會）還應(yīng)設(shè)立具體的日常辦事機構(gòu)——合同管理辦公室，統(tǒng)一管理企業(yè)日常的經(jīng)濟合同管理工作。經(jīng)濟合同管理體系在運作管理過程中要做到人員落實，應(yīng)配有經(jīng)濟合同管理員，這是企業(yè)經(jīng)濟合同管理的主要力量。經(jīng)濟合同管理員的配置，必須結(jié)合企業(yè)自身的管理體制來進行：一般除公司一級配置外，各職能科室部門，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的需要，也應(yīng)配備本部門的經(jīng)濟合同管理員，負(fù)責(zé)本部門的經(jīng)濟合同管理工作。

制度體系是指企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。具體包括：合同審查會簽制度；授權(quán)委托制度；函電登記回復(fù)制度；資信調(diào)查制度；合同變更、解除制度；合同臺賬登記統(tǒng)計制度；印鑒保管制度；合同檔案保管制度；合同傳遞制度；合同自查制度；獎懲考核制度。

同時在運作過程中，也應(yīng)對合同管理體系進行動態(tài)控制，檢查該體系是否適應(yīng)合同管理的需要和市場的需要。對不適應(yīng)部分應(yīng)進行及時調(diào)整，不斷完善。

3.把好經(jīng)濟合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)。在經(jīng)濟合同的管理中，把好經(jīng)濟合同的簽訂關(guān)和審查關(guān)是一個關(guān)鍵問題，它是提高經(jīng)濟合同履約率的重要保證，應(yīng)對合同業(yè)務(wù)人員提出“六要、六防”的簽約要求。

“六要”：主要條款要完備，合同內(nèi)容要合法，權(quán)利義務(wù)要對等，經(jīng)濟責(zé)任要明確，文字表達要清楚，簽約手續(xù)要齊全。

“六防”：防止草率簽約，不訂“扯皮合同”；防止強加于人，不訂“霸王合同”；防止越權(quán)代理，不訂“衙門合同”；防止資信不明，不訂“口頭合同”；防止不正之風(fēng)，不訂“后門合同”；防止投機鉆營，不訂“違法合同”。

企業(yè)經(jīng)濟合同的審查部門和企業(yè)法律顧問在審查經(jīng)濟合同中，應(yīng)從合同當(dāng)事人的資格合格性；意思表示真實性；合同內(nèi)容合法性，三個方面進行審查，以確保經(jīng)濟合同符合法律要求，減少糾紛和避免不必要的經(jīng)濟損失。

當(dāng)事人的資格合法性，是指簽訂合同的人必須具有法律規(guī)定的權(quán)利能力和行為能力，超越法人權(quán)限或者違反核準(zhǔn)登記業(yè)務(wù)范圍簽訂的經(jīng)濟合同法律不予保護。

意思表示真實性是指當(dāng)事人為實現(xiàn)自己的經(jīng)濟目的，出于自己的真實意志，愿意同對方簽訂合同的一種表示。如果當(dāng)事人在危難之中，受脅迫欺詐不能表示自己真實意志，在這種情況下簽訂的合同法律不予保護。

合同內(nèi)容合法性是指雙方當(dāng)事人達成的協(xié)議，合同的各項條款，符合法律，行政法規(guī)和現(xiàn)行政策的規(guī)定，不違背社會公共利益，不侵害他人的利益。

五、結(jié)語

合同管理是企業(yè)內(nèi)部控制中的一項重要工作，是一種全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性的管理活動?？傊虑安扇≈苊艿姆婪?，事中采取有效的管理，事后進行妥善的補救是做好合同管理，避免產(chǎn)生損失，實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)前信用體系有待健全、法院民事執(zhí)行力度疲弱的社會環(huán)境之下，企業(yè)更應(yīng)加強自我保護意識，對合同實施有效管理，為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高提供巨大的推動力。

[1]企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理.