隨著現(xiàn)代管理理念與科學(xué)技術(shù)的互動(dòng)、融合和交叉應(yīng)用，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用，檔案業(yè)務(wù)精細(xì)化管理出現(xiàn)新的高度和內(nèi)涵，主要表現(xiàn)在檔案描述信息更加細(xì)化，檔案內(nèi)容數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)建設(shè)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)向社會(huì)公開。
　　● 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，開辟了高效服務(wù)的快捷途徑
　　檔案資源應(yīng)該回歸社會(huì)，得到最大限度的利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享化利用是檔案貼近公眾、服務(wù)社會(huì)的最佳解決方案。在建設(shè)檔案資源共享平臺(tái)前，檔案利用者要查找資料首先是上門詢問(wèn)，提出需要查找的內(nèi)容，如獲獎(jiǎng)情況、學(xué)校工作安排、科研課題、個(gè)人學(xué)歷、業(yè)務(wù)檔案，相片等；檔案員立即利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索，然后從庫(kù)房調(diào)卷，效率較低。然而，社會(huì)飛速發(fā)展的今天，檔案服務(wù)不能自甘落后，打造檔案數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)為檔案高效服務(wù)開辟一條新路徑。
　　自校園建設(shè)局域網(wǎng)，搭建了共享平臺(tái)，數(shù)字化的檔案資料就有了用武之地，以新的姿態(tài)展現(xiàn)在人們面前。針對(duì)利用率較高的方面，為學(xué)校及個(gè)人提供的整合信息有：學(xué)校制度、學(xué)校大事記、學(xué)校及師生的獲獎(jiǎng)情況、教職工工作情況、學(xué)校工作安排、教職工考核情況、歷任組長(zhǎng)班主任、課程表、科組計(jì)劃總結(jié)、獲獎(jiǎng)?wù)撐?、教案、學(xué)校各方面的基礎(chǔ)數(shù)字等。教職工在查閱資料時(shí)有了新的快捷方式，只要進(jìn)入學(xué)校的FTP共享平臺(tái)，信息獲取便輕而易舉。同時(shí)也能一同呈現(xiàn)其他信息，如獲獎(jiǎng)教案、教學(xué)視頻、論文等。檔案資源的信息化、數(shù)字化，通過(guò)共享為檔案管理工作增添了積極的內(nèi)涵，為學(xué)校的發(fā)展推波助瀾。
　　● 檔案信息化對(duì)學(xué)校檔案管理的變革
　　社會(huì)信息化帶動(dòng)著學(xué)校檔案信息化的發(fā)展，改變了工作模式，提高了運(yùn)用信息的能力，更拓展了檔案的服務(wù)能力。
　　1.改變思想觀念、管理模式和工作方法
　　檔案管理模式實(shí)現(xiàn)“雙軌制”，在文件形成、處理、歸檔、保存和提供利用等過(guò)程中，紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)并存，兩種載體的文件同步隨辦公業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，同步進(jìn)行歸檔和移交，同步進(jìn)入接收后的檔案保管。即文件以兩種載體形式記錄和保存，包括文字、圖片、視頻、聲音等。電子文件主要用于方便網(wǎng)絡(luò)化利用，紙質(zhì)文件則用于長(zhǎng)期、永久地保存，有參考和憑證作用。從此，檔案的保存和利用多了新的內(nèi)容。
　　2.檔案工作者對(duì)信息化的運(yùn)作能力不斷提高
　　檔案管理是理論性與實(shí)踐性結(jié)合非常緊密的一項(xiàng)工作，而現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用影響著檔案管理工作，將檔案進(jìn)行信息化，不僅提高了檔案管理的工作效率，使檔案信息的獲取與利用更加方便快捷，同時(shí)檔案管理的理念與方法也發(fā)生了變革。
　　開展檔案信息化，搭建共享平臺(tái)，提取資料在網(wǎng)頁(yè)上向社會(huì)公開，這些都需要檔案工作者有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，技術(shù)服務(wù)水平是檔案工作現(xiàn)代化的體現(xiàn)之一，如果技術(shù)服務(wù)很落后，信息化的應(yīng)用效果將大打折扣。因此，檔案工作者只有掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)技能，才能讓檔案信息化工作順利開展。
　　3.拓展檔案的服務(wù)能力
　　學(xué)校檔案信息服務(wù)需要樹立服務(wù)學(xué)校、服務(wù)教職工的理念，以服務(wù)為宗旨，把檔案工作做深、做細(xì)、做實(shí)。豐富檔案資源是首要，同時(shí)加強(qiáng)信息資源的整合、開發(fā)與共享，擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的效應(yīng)。
　　檔案信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而信息社會(huì)的飛速發(fā)展，又為檔案管理營(yíng)造了一個(gè)全新的生存和發(fā)展空間，推動(dòng)了檔案管理工作的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。