劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛(ài)信齒輪有限責(zé)任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計(jì)算機(jī)與自動(dòng)控制學(xué)院,河北唐山 063009)

細(xì)論用 PDCA實(shí)施方針管理

劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛(ài)信齒輪有限責(zé)任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計(jì)算機(jī)與自動(dòng)控制學(xué)院,河北唐山 063009)

PDCA;方針管理

方針是一個(gè)組織指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進(jìn)的方向。方針的制定與管理,是直接影響組織長(zhǎng)久經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵。所以,方針及方針的管理是組織的大事。

無(wú)論一個(gè)組織的規(guī)模大小,發(fā)展的早晚,都會(huì)有方針的存在。只是你清楚和重視的程度問(wèn)題。方針是指導(dǎo)組織的事業(yè)發(fā)展和前進(jìn)的綱領(lǐng)和方向;是為了完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo),不斷地取得經(jīng)營(yíng)成果的必做之事。有了方針和管理,這個(gè)組織就會(huì)不斷的進(jìn)行挑戰(zhàn)和改善,進(jìn)而健全組織體制,朝著既定的方向、目標(biāo)永續(xù)地經(jīng)營(yíng)和發(fā)展,走向成功。反之,就會(huì)朝三暮四,一事無(wú)成。

一 方針

1 什么是方針

方針,是指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進(jìn)的方向和目標(biāo),是組織的高層管理者對(duì)管理的期望,是執(zhí)行過(guò)程的總體指導(dǎo)思想,是蘊(yùn)涵在管理流程中的思想精髓。

2 方針管理的意義

方針管理是組織司為實(shí)現(xiàn)以質(zhì)量為核心,長(zhǎng)期和年度的經(jīng)營(yíng)方針,目標(biāo)及為實(shí)現(xiàn)這些方針目標(biāo)而實(shí)施的活動(dòng)。通過(guò)方針目標(biāo)的建立,來(lái)進(jìn)一步

明確重點(diǎn) (公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要意圖)。以下均稱“公司”,并按部、科、系、班、員工的設(shè)置論述。

明確高層以下全員的各自立場(chǎng) (整個(gè)團(tuán)隊(duì)朝著一個(gè)方向形成合力)。

明確目標(biāo)和對(duì)策 (制定不同級(jí)別的目標(biāo)的對(duì)策)。

在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行確認(rèn)和跟蹤 (現(xiàn)地、現(xiàn)物、現(xiàn)認(rèn)的實(shí)施過(guò)程管控)。

有效實(shí)施PDCA循環(huán)。

取得成果、強(qiáng)化企業(yè)體制 (不斷實(shí)施 PDCA循環(huán),進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化)。

3 方針的體系

公司根據(jù)中長(zhǎng)期遠(yuǎn)景規(guī)劃,制定公司方針,公司下屬各部門(mén)根據(jù)公司方針來(lái)制定各部門(mén)的方針,同理,各部下屬各科根據(jù)各部門(mén)方針來(lái)制定各科方針,各系根據(jù)科方針來(lái)制定自己的系方針,最后一層是個(gè)人根據(jù)系方針和目標(biāo)來(lái)設(shè)定個(gè)人的挑戰(zhàn)課題。各階層的方針都是依據(jù)上一級(jí)方針的對(duì)策和目標(biāo)來(lái)制定,上級(jí)方針是本級(jí)方針的目標(biāo),本級(jí)方針是上級(jí)方針的對(duì)策手段及下級(jí)方針的目標(biāo),上下級(jí)方針是目的和手段的關(guān)系,基層方針的貫徹決定著公司方針和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),方針管理中,不僅僅是目標(biāo) (結(jié)果)重要,為達(dá)到結(jié)果而實(shí)施的過(guò)程也非常重要。

4 方針的內(nèi)容和方針管理的目的

公司經(jīng)營(yíng)就是要通過(guò)進(jìn)一步的改革來(lái)產(chǎn)生更大的成效,要打破業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀,方針針對(duì)的是課題的解決。

二 方針的制定與管理

1 使用PDCA

為了高效率的達(dá)成目標(biāo),制定解決問(wèn)題的對(duì)策和行動(dòng)計(jì)劃并付諸實(shí)施,進(jìn)而對(duì)其實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)和跟蹤等一系列 PDCA活動(dòng),稱之為管理。PDCA管理循環(huán)是指 Plan (制定對(duì)策和行動(dòng)方案),Do(實(shí)施),Check(對(duì)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)、評(píng)價(jià)),Action(采取必要的措施)。

2 方針的制定和實(shí)施 (即 PDCA中 P和D階段)

1)方針制定的要求

(1)企業(yè)的方針是由總方針、目標(biāo)和措施構(gòu)成的有機(jī)整體?？偡结樖侵腹镜膶?dǎo)向性要求和目的性方針,是公司各類重點(diǎn)目標(biāo)的歸總和概括;目標(biāo)是指帶有激勵(lì)性的定量化目標(biāo)值;措施是指對(duì)應(yīng)于目標(biāo)的具體對(duì)策。所以公司制定的方針應(yīng)包括總方針、目標(biāo)和措施三個(gè)方面,并使其有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)。

(2)公司方針目標(biāo)內(nèi)容可以包括:質(zhì)量品種、利潤(rùn)效益、成本消耗、產(chǎn)量產(chǎn)值、技術(shù)進(jìn)步、安全環(huán)保、職工福利、管理改善等項(xiàng)目。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇重點(diǎn)、關(guān)鍵項(xiàng)目作為目標(biāo)。

(3)目標(biāo)和目標(biāo)值應(yīng)有挑戰(zhàn)性,即應(yīng)略高于現(xiàn)有水平,至少不低于現(xiàn)有水平。

(4)在指導(dǎo)思想上要體現(xiàn)以下原則:長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和當(dāng)前目標(biāo)并重,社會(huì)效益和企業(yè)效益并重,發(fā)展生產(chǎn)和提高職工福利并重。

2)方針制定的考慮因素

(1)上一級(jí)方針

·為實(shí)現(xiàn)公司的遠(yuǎn)景規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而設(shè)定重點(diǎn)實(shí)施事項(xiàng)

(2)職場(chǎng)使命 (含顧客需求)

·為了誰(shuí),如何提供有價(jià)值的服務(wù)

(3)環(huán)境變化和未來(lái)預(yù)測(cè) (含調(diào)查比較的信息)

· [Benchmark](調(diào)查比較),為了創(chuàng)造比對(duì)手更高的價(jià)值,順應(yīng)環(huán)境的變化,尋找能實(shí)現(xiàn)價(jià)值的途徑

· (4)職場(chǎng)上的規(guī)劃 (含職場(chǎng)的中長(zhǎng)期課題·計(jì)劃)

·Benchmark信息、按照自身職場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力的現(xiàn)狀(環(huán)境變化和將來(lái)的預(yù)測(cè)),以及對(duì) (職場(chǎng)上的 規(guī)劃)進(jìn)行再確認(rèn),把握整合性的課題

(5)按照職場(chǎng)管理的反思進(jìn)行課題改善

·把握上年度遺留的課題、問(wèn)題的根源,然后對(duì)課題(推進(jìn)體制、方針制定、過(guò)程等等)進(jìn)行整理。

3)方針制訂的程序

(1)宣傳教育 (2)搜集資料、提出報(bào)告 (3)確定問(wèn)題點(diǎn) (4)起草建議草案 (5)組織評(píng)議 (6)審議通過(guò) (7)三個(gè)階段

三個(gè)階段具體表現(xiàn)為:

◆第一階段

發(fā)現(xiàn)過(guò)去的不足,產(chǎn)生改善意識(shí)的階段。

◆第二階段

設(shè)定 6個(gè)月至 1年的短期目標(biāo),進(jìn)而付諸實(shí)施的階段。

為完成半年＊年度銷售收入和利潤(rùn)目標(biāo),確定進(jìn)行品質(zhì)、成本、交貨期、人材培養(yǎng)等重點(diǎn)實(shí)施項(xiàng)目。

◆第三階段

該階段明確遠(yuǎn)景規(guī)劃 (5年以上),并針對(duì)性的實(shí)施改善活動(dòng)。

對(duì)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)體制改善、長(zhǎng)期人材培育等企業(yè)體制進(jìn)行根本性改善活動(dòng)。

4)方針的設(shè)定

按考慮因素抽出課題后一定要明確優(yōu)先順序,有重點(diǎn)的投入資源,可以有效的解決課題。所謂的重要度,不僅僅是效果的大小或取得的效率,也包括對(duì)新業(yè)務(wù)的適應(yīng)性和涉足領(lǐng)域的廣泛性等,管理才能方面的課題。

設(shè)定方針的視點(diǎn)一定要本著

(1)為了什么 (目的)

(2)做什么 (對(duì)象)

(3)怎么做 (手段)

為了高效率的完成目標(biāo),不僅僅是單一的制定和實(shí)施對(duì)策,有必要對(duì)其結(jié)果進(jìn)行跟蹤和確認(rèn),完成良好的管理循環(huán)。為此,有必要按照方針能涉及到的各項(xiàng)目,設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)值,明確每個(gè)課題解決之后會(huì)產(chǎn)生什么變化。

5)方針管理的目標(biāo)內(nèi)容

(1)什么 (評(píng)價(jià)尺度、測(cè)量指數(shù))。

(2)到什么形態(tài) (目標(biāo)值)。這里需要注意的是明確客觀的進(jìn)行評(píng)價(jià),達(dá)成量化衡量。很難做到量化衡量的情況下,設(shè)想 (解決該課題后會(huì)產(chǎn)生什么變化),從而確定衡量指數(shù)。目標(biāo)的設(shè)定要向比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或行業(yè)最高水平更高的水準(zhǔn)挑戰(zhàn)。

(3)到什么時(shí)候 (完成期限)。設(shè)定完成期限時(shí)不能單一的只確定開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間,應(yīng)該按照方針項(xiàng)目設(shè)定完成期限,對(duì)直接影響最終的結(jié)果的各個(gè)過(guò)程設(shè)定界限。

6)方針的共有

上述內(nèi)容都確定后,可以著手制作方針書(shū),各級(jí)方針書(shū)都包括封頁(yè),公司的經(jīng)營(yíng)理念,去年的回顧和今年形勢(shì)展望,今年的公司方針,今年的重點(diǎn)活動(dòng)以及今年的重點(diǎn)目標(biāo)指標(biāo)分解情況等,方針書(shū)不是用來(lái)控制部下的工具,讓所有成員能夠理解并接受其內(nèi)容,讓它成為大家用以自律的自我管理的工具。

制定方針書(shū)后一定要做到方針在公司周知共有,為了有效地貫徹并實(shí)施方針,使本職場(chǎng)的成員以及公司的相關(guān)組織成員都共有并理解方針,應(yīng)該明確每個(gè)人的擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)跟方針的關(guān)聯(lián)關(guān)系。對(duì)于本職場(chǎng)上的成員,每個(gè)人都設(shè)定為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的具體行動(dòng)計(jì)劃,因此,不僅僅是方針的內(nèi)容,也應(yīng)該就方針的背景、由來(lái)以及制定者的想法等向大家作充分說(shuō)明。方針?biāo)婕暗捻?xiàng)目,有的是初次實(shí)踐、有的涉足范圍很廣,往往需要借助相關(guān)組織的配合才能解決課題。因此,公司的相關(guān)組織也應(yīng)該共同理解方針,創(chuàng)造共同行動(dòng)的局面是很重要的。

7)方針的分解及聯(lián)鎖

公司方針制定完成后,為達(dá)成公司目標(biāo),分解和連鎖工作尤其重要,分解的結(jié)果是各階層的方針根據(jù)對(duì)策和目標(biāo)形成緊密的聯(lián)鎖關(guān)系,而分解過(guò)程中,各階層之間進(jìn)行充分的鏈接,使彼此形成共同的問(wèn)題意識(shí),汲取現(xiàn)場(chǎng) (成員)的信息、智慧、要求和期待。

3 方針的點(diǎn)檢即動(dòng)態(tài)管理 (PDCA中 C階段)

方針管理中一定要切實(shí)實(shí)施 C(CHECK)和A(ACT ION),避免遭到 (只是一味的D(DO),造成 PDCA循環(huán)不正常。為了切實(shí)執(zhí)行相互關(guān)聯(lián)的各階層方針,提高企業(yè)整體的業(yè)績(jī),各級(jí)管理人員有要采取迅速的行動(dòng),對(duì)方針的展開(kāi)狀況進(jìn)行相應(yīng)的點(diǎn)檢。

點(diǎn)檢的目的是確認(rèn)目前的目標(biāo)達(dá)成狀況,保障 PDCA管理循環(huán)。及時(shí)修訂各課題的執(zhí)行計(jì)劃并設(shè)定新的行動(dòng)計(jì)劃。把握包含制定方針和展開(kāi)方針的方法在內(nèi)的管理上的改善課題。

點(diǎn)檢要注意的不僅是結(jié)果,也對(duì)產(chǎn)生結(jié)果的過(guò)程進(jìn)行點(diǎn)檢。不僅是對(duì)各課題進(jìn)行過(guò)程點(diǎn)檢也對(duì)職場(chǎng)上的管理過(guò)程進(jìn)行點(diǎn)檢。

方針點(diǎn)檢目的是盡快讓 PDCA管理循環(huán)轉(zhuǎn)起來(lái),加速進(jìn)程確認(rèn)的循環(huán)過(guò)程 (每日、每周),如果把握住計(jì)劃和實(shí)際,計(jì)劃推遲的情況下可以及時(shí)采取對(duì)策。

4 方針的處置階段 (標(biāo)準(zhǔn)化和防止再發(fā),即 PDCA中A階段)

方針管理中處置的著眼點(diǎn)主要是針對(duì)已有的成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和進(jìn)行防止再發(fā)的問(wèn)題改善。標(biāo)準(zhǔn)化可以持續(xù)提供品質(zhì)高的產(chǎn)品和良好的服務(wù),可以將個(gè)人的技術(shù)訣竅成為集體的財(cái)富,成為進(jìn)一步改善業(yè)務(wù)的基礎(chǔ) (明確工作現(xiàn)狀才能探索出更好的工作方式),在方針點(diǎn)檢處置階段,將分析的結(jié)果反映到下一期的課題、目標(biāo)以及推進(jìn)體制的設(shè)定過(guò)程中是重要的工作。

(1)方針管理的考核

1)側(cè)重點(diǎn)在于通過(guò)對(duì)上一時(shí)段的成果和部門(mén)、員工做出貢獻(xiàn)進(jìn)行考核核定,供以激勵(lì)職工,為完成下一時(shí)段的目標(biāo)而奮進(jìn)?？己说膶?duì)象包括公司的基礎(chǔ)單位、職能部門(mén)、班組和個(gè)人。

2)方針管理的評(píng)價(jià)

方針管理的評(píng)價(jià)是通過(guò)對(duì)本年度 (或半年)完成的成果、審核、評(píng)定企業(yè)、基礎(chǔ)單位、部門(mén)和個(gè)人為實(shí)現(xiàn)方針管理所做的工作,借以激勵(lì)職工,為進(jìn)一步推進(jìn)方針目標(biāo)管理和實(shí)現(xiàn)方針目標(biāo)而努力。

方針管理的考核和評(píng)價(jià)區(qū)別:考核是在執(zhí)行中進(jìn)行的,評(píng)價(jià)是把全過(guò)程的綜合情況與結(jié)果聯(lián)系起來(lái)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

3)方針管理的診斷:

方針管理的診斷是對(duì)企業(yè)方針的制訂、實(shí)施、檢查及處置四個(gè)階段的全部或部分工作的指導(dǎo)思想、工作方法和效果進(jìn)行診察,提出改進(jìn)建議和忠告,并在一定條件下幫助實(shí)施,使公司的方針管理更加科學(xué)、有效。

診斷的要點(diǎn):

⑴是否實(shí)事求是的表述事實(shí)

⑵是否用數(shù)據(jù)做鋪墊

⑶不單純只是追求業(yè)績(jī),也對(duì)過(guò)程 (工作的方法、體系能力)進(jìn)行改善

⑷多次快速實(shí)施 PDCA循環(huán)

⑸以新的視點(diǎn)融會(huì)新的創(chuàng)意了么嗎

⑹其結(jié)果是否跟組織能力及個(gè)人能力的提高相掛鉤

⑺反思切中點(diǎn)和遺留問(wèn)題是否理順

三 管理者在方針管理中的作用

1 管理者的作用

無(wú)論是方針管理還是其他,管理者的作用都是無(wú)法比擬的。在我們這,還要再加一個(gè)“更”字。尤其是方針和方針管理,是公司經(jīng)久不衰的大事?！耙话咽帧币H自掛帥,責(zé)成相關(guān)部門(mén)進(jìn)行推進(jìn)。

2 成功進(jìn)行方針管理的 7個(gè)條件

(1)實(shí)施者要認(rèn)真·有干勁·有勇氣·有毅力 (創(chuàng)造這樣的環(huán)境)

(2)思想·體系·培訓(xùn)·手法(3)同相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)、合作

(4)補(bǔ)充不足的能力、排除障礙、匯集智慧和資源

(5)通過(guò) PDCA快速運(yùn)轉(zhuǎn)積累更多的改善

(6)適當(dāng)?shù)脑\斷、指導(dǎo)支援

(7)方針管理體系的維護(hù)和改善

[1] 門(mén)田安弘 .新豐田生產(chǎn)方式 [M].保定:河北大學(xué)出版社,2001.

[2] 彼得·德魯克 .管理的實(shí)踐 [M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2006.

Key words:PDCA;approach to the management

Abstract:Policy is a guiding principle which puts for ward an organization’s development.The formulation and management of policy,directly affect the organization,and it is the key for long-ter m business.Therefore,guiding principle and it’smanagement are very important for organization.

Delve Into the Deta ilsW ith the PDCA Approach to theManagement to I mplement

L IU Zong-xiang,YANG Zhi-gang
(Hebei Polytechnic University,Tangshan Hebei 063009,China)

F 270.7

A

1673-2804(2010)05-0044-03

2010-03-16