楊勝英

關(guān)鍵詞:圖書(shū)館;資料室;管理

摘 要:本文從院系資料室的正確定位,學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)與服務(wù),數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化管理,管理人員素質(zhì)的提高,服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)水平的拓展、創(chuàng)新及提高,院系資料室與圖書(shū)館的協(xié)作等方面闡述了如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)院系資料室的建設(shè)與管理,為師生提供更好的服務(wù)。

中圖分類(lèi)號(hào):G258.6文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-1588(2009)04-0013-03

高校院系資料室作為為院系教學(xué)、科研人員提供資料及情報(bào)服務(wù)的基層機(jī)構(gòu),是校級(jí)圖書(shū)館的補(bǔ)充和延伸,在高校的教學(xué)和科研中做出了巨大貢獻(xiàn)。資料室的工作是根據(jù)教學(xué)科研的需要,通過(guò)收集、整理、保存和利用與專(zhuān)業(yè)有關(guān)的資料,為教師的教學(xué)和科研服務(wù),幫助教師解決教學(xué)和科研中的疑難問(wèn)題。高校院系資料室的建設(shè)和發(fā)展是高校學(xué)科建設(shè)和科研的基礎(chǔ)和保障,健全和完善院系圖書(shū)資料室的管理與建設(shè)體系,能大大提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平,有效促進(jìn)高等學(xué)校的全面發(fā)展。一直以來(lái),由于對(duì)院系資料室作用與功能的定位認(rèn)識(shí)不夠深入,導(dǎo)致在校圖書(shū)館和院系資料室的建設(shè)與管理中不同程度地存在著混淆不清、角色混亂、重復(fù)服務(wù)、效率低下等問(wèn)題。隨著高等教育和互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,院系資料室面臨前所未有的挑戰(zhàn)。如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建專(zhuān)業(yè)特色的院系資料室,為師生提供更好的信息服務(wù),已成為院系資料室需要解決的迫切問(wèn)題。

1 正確定位,突出學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)和服務(wù)

校圖書(shū)館與院系資料室兩者的性質(zhì)和任務(wù)基本相同,但又有一些差異。院系資料室服務(wù)對(duì)象是專(zhuān)業(yè)課教師以及少量研究生,主要功能是為教師從事專(zhuān)業(yè)課程教學(xué)與研究提供必要的背景資料,為學(xué)科建設(shè)、專(zhuān)業(yè)建設(shè)與課程建設(shè)提供系統(tǒng)的參考資料。院系資料室作為教學(xué)科研服務(wù)的第一線,對(duì)院系的教學(xué)和科研活動(dòng)介入更深,更貼近廣大教師和科研人員,因此,應(yīng)將院系資料室建設(shè)成院系學(xué)科、專(zhuān)業(yè)建設(shè)的文獻(xiàn)信息中心。

院系資料室作為以校圖書(shū)館為中樞的全校文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的“末梢”,應(yīng)圍繞院系學(xué)科專(zhuān)業(yè)建設(shè)及文獻(xiàn)信息資源的供應(yīng)定位,與院系主干課程相配套,收集保管的文獻(xiàn)信息資源應(yīng)與本學(xué)科緊密結(jié)合,也就是說(shuō)高校院系資料室的藏書(shū)建設(shè)應(yīng)以本單位的重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)專(zhuān)業(yè)為中心,著力突出專(zhuān)業(yè)特色,最大限度地滿(mǎn)足本院系師生的需要。因此,高校院系資料室不僅要系統(tǒng)收藏專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)資料,所收藏的文獻(xiàn)要具有學(xué)術(shù)性和權(quán)威性,還應(yīng)重視收集信息量大、參考價(jià)值高和不易獲取的內(nèi)部文獻(xiàn)資料。在訂購(gòu)圖書(shū)資料時(shí),要征求教師意見(jiàn),使資料室的藏書(shū)建設(shè)具有突出的專(zhuān)業(yè)特色,且利用價(jià)值高。另外,要注意收藏國(guó)內(nèi)外學(xué)者來(lái)校講學(xué)贈(zèng)送的圖書(shū)資料,教師出訪講學(xué)帶回的圖書(shū)資料,各種學(xué)術(shù)會(huì)議的論文資料,研究生的學(xué)位論文以及院系師生撰寫(xiě)的論著。院系資料室應(yīng)注意開(kāi)展內(nèi)部文獻(xiàn)的交換工作以補(bǔ)充特色藏書(shū),獲取專(zhuān)業(yè)對(duì)口、學(xué)術(shù)價(jià)值較高的非正式出版物,如科研報(bào)告、會(huì)議文獻(xiàn)、論文集及其它內(nèi)部專(zhuān)業(yè)資料等,形成資料室的藏書(shū)特色。

2 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè),促進(jìn)管理現(xiàn)代化

目前,院系資料室都存在自動(dòng)化設(shè)備落后、技術(shù)人員短缺等問(wèn)題,大部分信息采用的是手工處理,信息資料的貯存和傳輸仍未電子化,直接影響到信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。因此,應(yīng)從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)院系資料室的數(shù)字化建設(shè),促進(jìn)管理的現(xiàn)代化。

2.1 加大硬件及軟件投入

院系資料室除爭(zhēng)取資金購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備外,還應(yīng)根據(jù)圖書(shū)館系統(tǒng)的功能和資料室工作的需要,由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員精心選擇和購(gòu)買(mǎi)相關(guān)軟件,如書(shū)刊采購(gòu)子系統(tǒng)、編目和聯(lián)合目錄子系統(tǒng)、連續(xù)出版物管理子系統(tǒng)、流通子系統(tǒng)、檢索查詢(xún)子系統(tǒng)等。高校院系資料室要借助現(xiàn)代設(shè)備及技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行深度的分析和重組,開(kāi)發(fā)有針對(duì)性、收錄范圍明確的特色數(shù)據(jù)庫(kù)。院系資料室可根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的教學(xué)、科研計(jì)劃所承擔(dān)的相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)課題,進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的搜集、整理和加工,并做出目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容新穎、具有專(zhuān)業(yè)特色的網(wǎng)頁(yè)或網(wǎng)址。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息的變化,定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容進(jìn)行更新,保證為教學(xué)、科研提供源源不斷的最新信息。還可將資料室數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源與圖書(shū)館的信息資料在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行,從而使全校的師生都能獲取自己所需要的情報(bào)資料,真正實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息資源共享。

2.2 建設(shè)電子閱覽室

首先,要加強(qiáng)電子出版物的采集。采集時(shí)既要明確采集方針,又要對(duì)電子出版物本身的質(zhì)量、運(yùn)行的硬件環(huán)境有較系統(tǒng)的了解,同時(shí)也應(yīng)了解讀者的需求,使電子出版物與其他類(lèi)型的文獻(xiàn)之間實(shí)現(xiàn)內(nèi)容和功能上的互補(bǔ)。在制訂科學(xué)化、規(guī)范化并具有本學(xué)科專(zhuān)業(yè)特色的采購(gòu)原則的同時(shí),對(duì)于多媒體教學(xué)光盤(pán)的采集,應(yīng)根據(jù)教學(xué)及讀者閱讀需要進(jìn)行。其次,改進(jìn)電子閱覽室管理,建立各項(xiàng)規(guī)章制度,規(guī)范包括讀者入室與上機(jī)上網(wǎng)規(guī)則、安全操作與病毒防治等行為。針對(duì)管理人員的職責(zé)應(yīng)包括電子閱覽室的開(kāi)放時(shí)間、工作態(tài)度、對(duì)計(jì)算機(jī)軟件硬件的正確使用、正常維護(hù)及保養(yǎng),幫助和引導(dǎo)讀者正確使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),以免造成軟件的破壞和數(shù)據(jù)的丟失。制度必須嚴(yán)格遵守,管理人員必須按章辦事,防止各種故障及隱患發(fā)生,并堅(jiān)持做好工作日志。同時(shí)院系領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促、檢查和落實(shí)各種具體規(guī)章制度的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,確保電子閱覽室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3提高管理人員的素質(zhì)

長(zhǎng)期以來(lái),院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室重視不夠,往往把既不熟悉資料室業(yè)務(wù),又缺乏學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員安排到資料室,導(dǎo)致資料人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏低。實(shí)際上,專(zhuān)業(yè)資料工作要求資料員既要有學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí),又要有圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)知識(shí),還要有現(xiàn)代化工作能力。但是現(xiàn)在院系資料室的多數(shù)工作人員,缺乏上述知識(shí)和能力。所以,提高院系資料室人員的素質(zhì)是非常急迫的。

3.1 加強(qiáng)信息知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化時(shí)代,收集、傳遞知識(shí)和信息的資料室人員角色,已經(jīng)由資料管理員向知識(shí)和信息導(dǎo)航員轉(zhuǎn)化。院系資料室工作人員,不能僅僅局限于印刷品的采集、整理、收藏、借閱等傳統(tǒng)性的操作管理上,還要能利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化管理,在網(wǎng)上搜集、查詢(xún)和交流情報(bào)信息。只有這樣,在進(jìn)行文獻(xiàn)信息服務(wù)時(shí),才能為本院系教師、研究生提供急需的文獻(xiàn)信息資料。但是,目前資料員中真正掌握信息技術(shù),能熟練地操作和運(yùn)用計(jì)算機(jī)在網(wǎng)上檢索、查詢(xún)和開(kāi)發(fā)利用信息資源的人才嚴(yán)重缺乏。因此,學(xué)校、院系必須制訂相應(yīng)的培訓(xùn)政策和規(guī)劃,舉辦資料員信息知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)班,有計(jì)劃地對(duì)他們進(jìn)行在職培訓(xùn)。如讓他們參加計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)班、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)班、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)培訓(xùn)班,或請(qǐng)計(jì)算機(jī)專(zhuān)家舉辦講座,也可為他們提供進(jìn)修機(jī)會(huì)或組織他們參觀學(xué)習(xí),使他們了解和掌握能滿(mǎn)足工作需要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能,擴(kuò)充他們的知識(shí),提高他們的綜合素質(zhì),為教學(xué)和科研“快、準(zhǔn)、精”地提供文獻(xiàn)信息服務(wù),從而充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)資料室的功能。

3.2 加強(qiáng)文化、科技專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)

21世紀(jì)是知識(shí)信息爆炸的時(shí)代,院系資料室不僅要對(duì)在日常的借閱過(guò)程中完成學(xué)科專(zhuān)業(yè)基本層次的功能服務(wù),還應(yīng)具有高層次的服務(wù)功能,即服務(wù)于本學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的深化、更新及學(xué)術(shù)研究。這就要求資料員不但要有堅(jiān)實(shí)的文化基礎(chǔ),而且要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)學(xué)科有相當(dāng)?shù)牧私馍踔辆?掌握學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)、研究進(jìn)展、學(xué)術(shù)創(chuàng)新,為教學(xué)和科研提供高效、針對(duì)性強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)。因此,要鼓勵(lì)資料員積極參加在職學(xué)位教育、業(yè)余學(xué)歷教育或通過(guò)自學(xué)對(duì)現(xiàn)有知識(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、擴(kuò)展和更新,提高自身文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。資料人員要珍惜學(xué)習(xí)時(shí)間,結(jié)合自己的實(shí)際工作需要,在實(shí)踐中學(xué)習(xí),了解和掌握全新的、學(xué)科發(fā)展前沿的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和最新的文獻(xiàn)信息服務(wù)技能,成為所在院系教學(xué)和科研的信息導(dǎo)航員。另外,在盡可能的條件下,了解本院系教師、科研人員的教學(xué)科研動(dòng)態(tài),了解教學(xué)計(jì)劃、科研項(xiàng)目、編寫(xiě)教材、課程設(shè)計(jì)等情況,提前做好準(zhǔn)備,以便對(duì)信息進(jìn)行有選擇的深層次加工整理,為科研人員提供具有科學(xué)性和創(chuàng)造性的知識(shí)服務(wù)。

3.3 聘用專(zhuān)業(yè)知識(shí)人員

長(zhǎng)期以來(lái),人們思想認(rèn)識(shí)的偏差和管理體制的弊端,許多院系資料室成了安置“老、弱、病、殘”和剩余人員的基地。大部分資料室人員是“半路改行”,很難適應(yīng)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的需要。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展,具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員正在被聘用到教學(xué)和科研管理隊(duì)伍中來(lái),改變了高校院系教學(xué)和科研管理隊(duì)伍的人員結(jié)構(gòu),提高了教學(xué)和科研管理水平。而資料室是高校中為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性服務(wù)機(jī)構(gòu),也應(yīng)該逐步引入具有本院系學(xué)科知識(shí)的人員。高校有關(guān)部門(mén)要重視資料室工作,提高資料人員的社會(huì)地位,營(yíng)造一個(gè)較好的工作環(huán)境和氛圍,吸引并聘用具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員到資料室工作,在短時(shí)間內(nèi)提高資料人員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)院系資料室的功能目標(biāo)。

4 拓展服務(wù)內(nèi)容、創(chuàng)新服務(wù)方式、提高服務(wù)水平

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下院系資料室的服務(wù)對(duì)象的需求發(fā)生了重大變化,無(wú)論從范圍、水平還是時(shí)效性和方式等方面都有了更高的要求。因此,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,資料室應(yīng)改變以收藏和單一借還的服務(wù)工作現(xiàn)狀,從過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。

4.1 從單純的藏書(shū)和借閱業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)向信息導(dǎo)航服務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,師生雖然可以直接上網(wǎng)查找所需要的信息,但面對(duì)信息量的“爆炸式”增長(zhǎng),要想找到深層次、多元化的信息,需要花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間與精力。因而資料室可以根據(jù)本專(zhuān)業(yè)的需要,通過(guò)多種途徑去查找大量專(zhuān)業(yè)性、基礎(chǔ)性的信息資料,對(duì)找到的資料進(jìn)行篩選、歸類(lèi)整理并及時(shí)加以宣傳報(bào)導(dǎo),編制專(zhuān)題性文摘、索引,開(kāi)展科研課題查詢(xún)、檢索等服務(wù),使讀者能最快獲得新的教學(xué)和科研信息。資料室人員應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)信息資源的發(fā)現(xiàn)報(bào)道,把跟蹤并捕捉到的最新發(fā)現(xiàn)或最新科研成果進(jìn)行宣傳介紹,使廣大師生及時(shí)了解專(zhuān)業(yè)學(xué)科的最新動(dòng)態(tài),實(shí)現(xiàn)推薦性導(dǎo)航服務(wù)。資料室人員應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)常用資源的導(dǎo)航,資料室要根據(jù)自身的條件和院系學(xué)科及科研特色在網(wǎng)絡(luò)上搜尋、挖掘一些專(zhuān)業(yè)學(xué)科的信息資源,進(jìn)行有效的加工整理,使之有序化并通過(guò)對(duì)其分類(lèi)、標(biāo)引等為用戶(hù)提供查詢(xún)服務(wù),提高服務(wù)效率。

4.2 從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向?qū)ｎ}跟蹤服務(wù)

雖然現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)查詢(xún)信息帶來(lái)了極大方便,但由于信息數(shù)量大,種類(lèi)多,用戶(hù)要在眾多的信息中準(zhǔn)確、全面地查詢(xún)某一專(zhuān)題的信息并不容易。院系資料室根據(jù)本院系的學(xué)科特色和科研方向,有計(jì)劃、有目的、有重點(diǎn)地選擇學(xué)術(shù)價(jià)值高、信息量大的文獻(xiàn)資料,開(kāi)展深入的情報(bào)研究,全面、完整、系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)具有院系學(xué)科專(zhuān)業(yè)特色的信息,最大限度地滿(mǎn)足教學(xué)和科研的情報(bào)需要。開(kāi)展定題服務(wù),為教師和科研人員的科研立項(xiàng)、課題查新、課題跟蹤服務(wù),使院系資料室具有為學(xué)科帶頭人、學(xué)科建設(shè)、重點(diǎn)科研項(xiàng)目、高層次科研管理等提供情報(bào)資料和咨詢(xún)服務(wù)的功能,使單純的信息服務(wù)變?yōu)樾畔①Y源的管理和研究工作的參與者。這樣既發(fā)揮了資料人員在教學(xué)和科研中的作用,又能達(dá)到提高院系信息資料人員情報(bào)檢索能力和研究分析理論水平,充分發(fā)揮圖書(shū)資料在教學(xué)科研中的能動(dòng)作用。

5 加強(qiáng)與圖書(shū)館的協(xié)作與協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的共建共享

根據(jù)教育部最新頒布的《普通高校圖書(shū)館工作規(guī)程》中的有關(guān)規(guī)定,高校院系資料室是學(xué)校圖書(shū)情報(bào)系統(tǒng)的組成部分,院系資料室行政上歸院系管理,但在業(yè)務(wù)工作和資源配置上接受學(xué)校圖書(shū)館的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。因此二者之間的協(xié)作、協(xié)調(diào)就非常重要。為確保圖書(shū)館與院系之間的協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的共建共享,更好地為學(xué)科與專(zhuān)業(yè)建設(shè)服務(wù),院系資料室與圖書(shū)館應(yīng)做到以下幾點(diǎn):第一是藏書(shū)協(xié)調(diào)。由于圖書(shū)館和資料室面對(duì)的讀者范圍和對(duì)象不同,藏書(shū)層次應(yīng)有所不同,各有側(cè)重。圖書(shū)館藏書(shū)要兼顧不同專(zhuān)業(yè)、不同閱讀層次的讀者;院系資料室的藏書(shū)則體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化,個(gè)性化,更有利于院系的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)建設(shè)。高校圖書(shū)館應(yīng)主動(dòng)與院系加強(qiáng)聯(lián)系,積極幫助院系資料室制定文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃,根據(jù)院系教學(xué)和科研的需要,通過(guò)多種渠道,有計(jì)劃、有重點(diǎn)地補(bǔ)充文獻(xiàn)資料,形成具有院系特色的專(zhuān)業(yè)藏書(shū)體系。院系資料室在購(gòu)買(mǎi)文獻(xiàn)資料時(shí),要主動(dòng)和圖書(shū)館溝通,做到雙方收藏的互補(bǔ),最大限度地發(fā)揮文獻(xiàn)信息的作用,節(jié)省購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)。第二是人員協(xié)調(diào)。圖書(shū)館應(yīng)調(diào)動(dòng)院系的專(zhuān)家、教授參與圖書(shū)情報(bào)工作的積極性,參與圖書(shū)館的圖書(shū)選購(gòu)并提出建議。各院系推選出一名信息采購(gòu)員,負(fù)責(zé)本院系資料室藏書(shū)建設(shè),參與圖書(shū)館年度采購(gòu)計(jì)劃的制定,協(xié)助圖書(shū)館挑選本專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)資料。為了保證文獻(xiàn)信息資源建設(shè)的科學(xué)、有序、合理,各院系的信息采購(gòu)員應(yīng)該具有相對(duì)的穩(wěn)定性。第三是組織協(xié)調(diào)。圖書(shū)館和院系資料室在業(yè)務(wù)工作上有較大的合作空間,尤其是在為教學(xué)、科研服務(wù)的過(guò)程當(dāng)中,二者相互依賴(lài)的程度較高。因此,圖書(shū)館和院系資料室都應(yīng)該主動(dòng)聯(lián)系對(duì)方,加強(qiáng)圖書(shū)館員與系資料室管理員之間的溝通和協(xié)作,互通信息,開(kāi)展聯(lián)合服務(wù),共同為教學(xué)科研工作提供保障。

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