鈔天虎　邢福治

[收稿日期]2008-11-24

[摘 要]“項目核算”是財務(wù)軟件所開發(fā)的一種輔助核算功能。由于受傳統(tǒng)會計理論、分行業(yè)會計制度和手工會計處理習慣的影響,不同財務(wù)軟件對該功能采取了不同的開發(fā)思路。從具體應(yīng)用來看,不同的開發(fā)思路以及對該功能所作的限制,直接影響著電算化賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置和報表定義,進而影響系統(tǒng)資源占用和軟件運行速度。本文在分析利用該功能組織明細核算所具優(yōu)點之基礎(chǔ)上,針對商品化財務(wù)軟件“項目核算”功能的缺陷提出廣義“項目”概念及軟件的開發(fā)、應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]財務(wù)軟件;項目核算;開發(fā);應(yīng)用

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2009.17.003

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2009)17-0012-03

一、“項目”的涵義及電算化處理方式

從會計核算的角度來說,不同行業(yè)對項目有不同的理解。譬如,施工企業(yè)、建設(shè)單位所承建的工程項目,印刷、出版企業(yè)所承印的書畫、期刊,加工、制造企業(yè)所承擔的貨物加工、產(chǎn)品制造,科研院所、高等學(xué)校所承接的科研課題等,均可稱之為“項目”。雖然不同會計主體所要核算的“項目”內(nèi)涵不同,其成本構(gòu)成也存在很大差異,但就同一會計主體而言,作為成本核算對象的“項目”具有核算時效性和耗費相似性等特點。核算時效性是指具體項目完工后對該項目的核算即行終止;而耗費相似性是指同類項目的支出構(gòu)成基本相同。為此,我們可以把傳統(tǒng)的“項目”定義為會計主體具有共同或類似支出構(gòu)成的一組成本核算對象。

在手工會計處理條件下,為了獲得不同工程項目、不同產(chǎn)品批次(品種、訂單)或不同科研課題的各項支出,通常對在建工程、生產(chǎn)成本、在研課題等科目設(shè)置多欄式明細賬并按成本核算對象開設(shè)專頁進行明細核算。針對“項目”所具有的核算時效性和耗費相似性等特點,財務(wù)軟件一般通過開發(fā)“項目核算”功能以實現(xiàn)對“項目”收支的輔助核算。其基本開發(fā)思路是在憑證數(shù)據(jù)表文件中增加“項目代碼”字段用以專門存儲“項目代碼”信息,并以“項目代碼”為索引與項目數(shù)據(jù)表文件建立關(guān)聯(lián),從而把對“項目”收支的核算從傳統(tǒng)的“科目”核算中分離出來。當然,在項目數(shù)據(jù)表文件中,除項目代碼、項目名稱、開工日期、負責人、預(yù)算金額等必要字段外,通常還預(yù)設(shè)多個“自定義項”字段以滿足用戶核算和管理需要。

二、利用“項目核算”功能組織明細核算的優(yōu)點

財務(wù)軟件“項目核算”功能的開發(fā),為會計主體組織明細核算提供了新的途徑。但由于受手工處理條件下按成本核算對象開設(shè)專頁進行明細核算這種傳統(tǒng)處理習慣的影響,很多單位在建立電算化賬務(wù)系統(tǒng)時還是采取了增設(shè)明細科目的傳統(tǒng)設(shè)賬思路。事實上,“項目核算”功能提供了一種立體式賬務(wù)設(shè)置途徑,利用“項目核算”功能組織明細核算,不僅能夠簡化賬務(wù)體系、保持主賬套科目穩(wěn)定、降低核算成本,更重要的是能夠滿足用戶多元化的信息需求。

1崩用“項目核算”功能組織明細核算可極大地簡化賬務(wù)體系

耗費相似性使得利用“項目核算”功能對“項目”進行明細核算可極大地簡化賬務(wù)體系。對于成本核算對象較多的會計主體而言,這一點尤為顯著。如房地產(chǎn)企業(yè)對工程成本的核算,需要在“開發(fā)成本”下設(shè)置土地費用、前期開發(fā)費、建筑安裝費、基礎(chǔ)設(shè)施費、配套設(shè)施費和開發(fā)間接費6個二級科目,再在“土地費用”下設(shè)置土地購置費、拆遷補償費、土地出讓金,在“前期開發(fā)費”下設(shè)置勘察測繪費、規(guī)劃設(shè)計費、可行性研究費等明細科目。這樣,“開發(fā)成本”下的各級明細科目將超過40個。對一個占地10余公頃的中等樓盤來說,需要單獨進行成本核算的商品樓、公建、會所、車庫以及配電室、幼兒園等配套工程項目至少有30多項。僅以30個工程項目計算,若按增設(shè)明細科目的方式組織成本核算,“開發(fā)成本”下的明細科目數(shù)量將超過150個(按工程項目設(shè)置30個二級科目,每個二級科目下再設(shè)置前述40余個科目)。依此思路,如果項目數(shù)量增加或有新的樓盤開工,“開發(fā)成本”下的明細科目將急劇膨脹。但如果利用“項目核算”功能組織成本核算,只需將“開發(fā)成本”及下屬的明細科目設(shè)置為“項目核算”,前述40余個明細科目就能滿足所有工程項目的成本核算需要,從而可極大地簡化賬務(wù)體系。

2崩用“項目核算”功能組織明細核算可保持主賬套科目穩(wěn)定

核算時效性使得運用“項目核算”可保持主賬套科目穩(wěn)定。如前所述,若按照增設(shè)明細科目的方式組織成本核算,“項目”數(shù)量增加將使明細科目數(shù)量呈幾何級數(shù)增加。與之相反,“項目”的終結(jié)又將使明細科目數(shù)量呈幾何級數(shù)減少。無論是“項目”增加,還是“項目”減少,其所引起的系統(tǒng)維護都將涉及一組明細科目,從而使主賬套科目數(shù)量總是隨“項目”數(shù)量的增減而發(fā)生變化(如果保持科目代碼不變而變更科目名稱,雖不減少明細科目數(shù)量,但會使同一科目代碼在不同會計期間反映不同的核算內(nèi)容)。但如果利用“項目核算”功能組織明細核算,因“項目”變動所引起的系統(tǒng)維護將轉(zhuǎn)化為對“項目”庫的維護,并且只是增加、刪除或停用一條項目記錄。可見,利用“項目核算”功能組織明細核算可保持主賬套科目穩(wěn)定。

3崩用“項目核算”功能組織明細核算可降低核算成本

采用增設(shè)明細科目的方式組織成本核算時,不同項目的同類支出將記錄在不同的明細科目中。如前述,若房地產(chǎn)企業(yè)以增設(shè)明細科目的方式進行成本核算,支付的1#樓、2#樓工程款將分別記錄在“開發(fā)成本——1#樓——建筑安裝費——建筑工程費”和“開發(fā)成本——2#樓——建筑安裝費——建筑工程費”明細科目中。姑且不考慮因系統(tǒng)設(shè)置和系統(tǒng)維護所引起的核算成本,僅就賬簿打印來說,在按照會計電算化工作規(guī)范和會計檔案管理辦法的要求進行賬簿打印時,許多最明細級賬簿記錄都將不足一頁,有些甚至只有一兩筆業(yè)務(wù),其對資源的浪費和所引致的核算成本增加可見一斑。但若采用“項目核算”功能進行工程成本核算,所有工程項目的同類支出都將記錄在同一科目中,即前述支付工程款的業(yè)務(wù)都將記錄在“開發(fā)成本——建筑安裝費——建筑工程費”明細科目中(通過不同的項目代碼區(qū)分成本歸屬)。顯然,利用“項目核算”功能組織明細核算可降低核算成本。

4崩用“項目核算”功能組織明細核算可滿足用戶多元化信息需要

增設(shè)明細科目的賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置方法是把對“項目”的核算進行縱向組織,這便于隨時查找任一具體項目的各項支出。但是,若要獲取某些或所有項目的各項費用支出情況,則需要把所有二級科目下同名科目一一相加,這不僅僅是增加工作量,還將影響信息的及時性、正確性。電算化系統(tǒng)的“項目核算”功能,通過單獨存儲的“項目代碼”信息以及“項目”與“科目”之間的關(guān)聯(lián)將明細數(shù)據(jù)與匯總數(shù)據(jù)有效地組織在同一賬套系統(tǒng)中,使得一次輸入不僅可滿足以“科目”為分類標志的賬務(wù)查詢、報表取數(shù)需要,還可滿足以“項目代碼”為標識的數(shù)據(jù)多重統(tǒng)計匯總,從而滿足用戶多元化信息需求。

三、廣義“項目”概念及其“項目核算”功能的開發(fā)

將“項目核算”僅用于滿足會計主體的成本核算,其實是對“項目”概念的狹義理解。在電算化系統(tǒng)中,“項目核算”通常采用與“科目核算”類似的開發(fā)方式,即以單獨存儲于憑證數(shù)據(jù)表文件的“項目代碼”記錄實現(xiàn)對“項目”數(shù)據(jù)的分類、統(tǒng)計。這種處理方式可使用戶在不增加主賬套明細科目級次、數(shù)量的前提下進行立體式賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置。但遺憾的是,具有行業(yè)背景和受手工處理習慣影響的商品化財務(wù)軟件,通常對該功能所作的限制卻妨礙了該功能的應(yīng)用。因此,軟件開發(fā)商必須首先突破對“項目”概念的狹義理解并根據(jù)計算機數(shù)據(jù)處理特點設(shè)計、開發(fā)該輔助核算功能。

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廣義“項目”概念是會計電算化系統(tǒng)對狹義“項目”概念的擴展,它不應(yīng)僅局限于會計主體對成本的核算,而是應(yīng)當滿足并應(yīng)用于所有具有相同或類似明細核算特性的核算對象。由于電算化系統(tǒng)將“項目核算”視為“科目核算”的一個屬性,并使用獨立字段對憑證數(shù)據(jù)表文件進行單獨標識,從而使用戶可針對不同科目通過設(shè)定不同的核算屬性而滿足核算或管理上的特殊需要。如對現(xiàn)金類科目按現(xiàn)金流入、流出項目(通過細化現(xiàn)金流量表項目可得到滿足內(nèi)部管理需要的“現(xiàn)金收支明細表”)進行“項目核算”可實現(xiàn)現(xiàn)金流量表主表的計算機編制,對應(yīng)收、應(yīng)付款科目按往來單位進行“項目核算”可實時掌握與每一往來單位的債權(quán)、債務(wù)情況等,對主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本按商品或服務(wù)的類別(品種)進行“項目核算”可獲得不同類別(品種)商品或服務(wù)的毛利水平。為此,我們可以把財務(wù)軟件及電算化賬務(wù)系統(tǒng)的廣義“項目”概念定義為“針對不同核算科目所設(shè)置的具有相同或類似特性的一組核算對象”。

2憊鬩濉跋钅俊備拍釹碌牟莆袢砑開發(fā)

我國的商品化財務(wù)軟件,尤其是具有行業(yè)背景的財務(wù)軟件,因受實務(wù)中“項目”核算內(nèi)容、核算方式和會計工作組織的影響,對“項目核算”功能所作的不同程度的限制不只是影響軟件設(shè)置,有些甚至妨礙用戶的實際運用。本文僅以“項目”分級取數(shù)以及項目”與“部門”獨立為例說明廣義“項目”概念下的財務(wù)軟件開發(fā)。

就“項目”分級取數(shù)來說,由于狹義“項目”概念下的不同項目是相互獨立的成本核算對象,所以即使用戶對“項目代碼”進行分級設(shè)置(如將“0101”設(shè)置為“01項目”代碼的一個下級明細代碼),也是將所有項目代碼視為相互獨立的并列關(guān)系而非按代碼級次反映的統(tǒng)馭關(guān)系,基于這種觀念的財務(wù)軟件一般都不具備按項目代碼分級取數(shù)功能(查詢“01”代碼將得到“01項目”本身數(shù)據(jù)而非“01”代碼下屬所有明細代碼的匯總數(shù)據(jù))。這無疑將增加系統(tǒng)設(shè)置和系統(tǒng)維護的工作量。以“現(xiàn)金流量表”和“現(xiàn)金收支明細表”(通過細化現(xiàn)金流量表而得到的一張內(nèi)部管理報表)的編制為例,在將現(xiàn)金類科目定義為按現(xiàn)金流入、流出明細項目進行“項目核算”時,如果軟件不能實現(xiàn)按“項目代碼”分級取數(shù),滿足于“現(xiàn)金收支明細表”取數(shù)需要的“項目”設(shè)置,將增加“現(xiàn)金流量表”定義和維護的工作量。這是因為,“現(xiàn)金流量表”各項目的取數(shù)公式必須定義為所屬最明細級收支項目的加總,若報表取數(shù)公式未能隨項目的增減而得到及時的維護,因遺漏新增明細項目而導(dǎo)致報表取數(shù)錯誤就在所難免。但如果在廣義“項目”概念下,將項目之間按代碼級次視為統(tǒng)馭關(guān)系并提供分級匯總、取數(shù)功能,那么財務(wù)軟件就更易于報表定義和分級匯總數(shù)據(jù)的查詢。

就“項目”與“部門”獨立來說,狹義概念下的“項目”與“部門”總是存在一定的對應(yīng)關(guān)系。如某一課題項目總有一個課題負責人,而該課題負責人總是隸屬于一個特定的部門,所以該課題項目與該課題負責人所在部門自然存在一定的對應(yīng)關(guān)系。受“部門”與“項目”之間這種對應(yīng)關(guān)系的影響,一些軟件在“項目核算”功能開發(fā)時,將“項目”與“部門”建立了連接。也就是說,在項目輔助賬設(shè)置時每增加一個項目必須設(shè)定該項目的所屬部門。當“部門”與“項目”之間存在“多對一”關(guān)系時,則應(yīng)將其視為多個“部門”與“項目”之間的“一對一”關(guān)系并按部門分別設(shè)置多個核算項目。如高等學(xué)校的本?？茦I(yè)務(wù)費,從各院系的角度橫向看是不同的核算對象并且這些核算對象之間是并列關(guān)系,所以在輔助賬設(shè)置時要分別按院系設(shè)置多個核算項目。但在廣義“項目”概念下,作為輔助核算的項目,既可能與部門核算毫無關(guān)系(如為編制“現(xiàn)金流量表”而設(shè)置的現(xiàn)金流入、流出項目),也可能是多個或所有部門都可能涉及的一個共有核算對象,而非僅限于某些部門的一個特定核算對象,如各院系的本?？茦I(yè)務(wù)費從學(xué)校的角度縱向來看就可視為一個核算對象。如果將“項目核算”視為是與“部門核算”相獨立的一種輔助核算,那么“項目核算”功能就不僅可以處理與“部門”無關(guān)的核算問題,還可有效地解決“部門”與“項目”之間的“多對一”關(guān)系。如前述對本?？茦I(yè)務(wù)費的核算就只需設(shè)置一個項目,當按“部門+項目”查詢時可得到各院系的本?？茦I(yè)務(wù)費發(fā)生情況,而當按“項目”(默認所有部門)查詢時便可得到全校的本?？茦I(yè)務(wù)費發(fā)生情況。這不僅省去了狹義“項目”概念下的數(shù)據(jù)加總工作,還可極大地簡化賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置并滿足多元信息檢索需要。

四、廣義“項目”概念下的賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)置

下面以高等學(xué)?！笆聵I(yè)支出”明細科目的設(shè)置為例,說明廣義“項目”概念下的賬務(wù)設(shè)置。

按照《2009年政府收支分類科目》的規(guī)定,高等學(xué)校僅核算“工資福利費支出”、“商品和服務(wù)支出”和“對個人和家庭的補助”3類支出,就需要設(shè)置至少41個“款”級明細科目。再考慮到教育部財基04表“支出明細表”(分“基本支出”和“項目支出”并分別按“教學(xué)支出”、“科研支出”、“業(yè)務(wù)輔助支出”、“行政管理支出”、“后勤支出”、“學(xué)生事務(wù)支出”、“離退休人員保障支出”和“其他支出”反映事業(yè)支出情況)的編制需要,若在狹義的“項目”概念下按照增設(shè)明細科目的方式組織明細核算,“事業(yè)支出”科目下應(yīng)至少分四級設(shè)置722個明細科目。具體設(shè)置方法是:按“基本支出”和“項目支出”設(shè)兩個二級科目,按“教學(xué)支出”、“科研支出”等八大支出設(shè)2×8個三級科目,按“工資福利費支出”、“商品和服務(wù)支出”和“對個人和家庭的補助”設(shè)2×8×3個四級科目,按政府支出分類的“款”級科目設(shè)2×8×41個五級科目。

如果在廣義“項目”概念下通過“項目核算”功能組織明細核算(假定財務(wù)軟件的“項目核算”與“部門核算”相互獨立并能實現(xiàn)按項目代碼分級取數(shù)),那么只需將前述八大支出類別、基本支出與項目支出,以及所屬經(jīng)費項目分級設(shè)置項目賬,主賬套設(shè)置“工資福利費支出”、“商品和服務(wù)支出”和“對個人和家庭的補助”3個二級科目和前述的41個“款”級明細科目,就能滿足“支出明細表”的取數(shù)需要。明細科目級次從五級減為三級、明細科目數(shù)量從722個減到44個,不只是顯著地減少了系統(tǒng)設(shè)置和維護的工作量,更重要的是能夠簡化賬務(wù)系統(tǒng)、降低核算成本并為數(shù)據(jù)的后續(xù)處理提供方便。

五、結(jié)束語

計算機在會計領(lǐng)域的應(yīng)用不單純是對手工會計的簡單替代,只要人們能夠根據(jù)計算機數(shù)據(jù)處理特點,不斷地探索、改造傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng),財務(wù)軟件將更易于靈活設(shè)置,用戶也將更易于實現(xiàn)會計目標。