麻玉林

【摘要】作為記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會(huì)計(jì)檔案正隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用以及電算化會(huì)計(jì)的實(shí)施而逐步走向信息化,文章從會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展中存在的諸多誤區(qū)著手討論,以河南大學(xué)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)工作為例,進(jìn)一步研究高校會(huì)計(jì)檔案信息發(fā)展的規(guī)律。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案;電算化;信息化

【中圖分類號(hào)】G27【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【論文編號(hào)】1009—8097(2009)08—0133—02

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,是人類文明發(fā)展的重要見證。會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,以及會(huì)計(jì)核算電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤及打印輸出的帳、表等史料和證據(jù)[1]。高校的會(huì)計(jì)檔案作為記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),決定著高校財(cái)務(wù)工作,乃至學(xué)校整體的管理水平。隨著我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,高校會(huì)計(jì)檔案工作獲得愈來愈廣泛的關(guān)注和重視,同時(shí)社會(huì)信息化、國(guó)家資源戰(zhàn)略將21世紀(jì)的會(huì)計(jì)檔案事業(yè)置于一個(gè)集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作需要發(fā)展,會(huì)計(jì)檔案管理需要變革,會(huì)計(jì)檔案事業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新,檔案現(xiàn)代化管理的需要為會(huì)計(jì)檔案信息化提出了根本的要求,會(huì)計(jì)檔案信息化也必將由于這一需求而獲得生存和發(fā)展的機(jī)會(huì)。

一 高校會(huì)計(jì)檔案信息化的工作實(shí)踐

計(jì)算機(jī)輔助信息管理是高校會(huì)計(jì)檔案信息化的基礎(chǔ)性工作之一。目前各高校均已實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化,然而初期的會(huì)計(jì)檔案信息化主要局限于將傳統(tǒng)的、手工管理過程產(chǎn)生的及至機(jī)打的檔案目錄信息錄入到計(jì)算機(jī)中以方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檢索查詢,提高了庫房調(diào)卷工作效率。但是我們看到,與電子政務(wù)、企業(yè)信息化以及快速發(fā)展的其他行業(yè)信息化相比較,會(huì)計(jì)檔案信息化還處于初級(jí)應(yīng)用階段,諸如高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足、會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后、高校會(huì)計(jì)人員的電算化操作能力較低以及電算化會(huì)計(jì)檔案利用不充分等問題多有呈現(xiàn),尤其是對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)存在眾多誤區(qū),因此嚴(yán)重制約著高校會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展。問題著重表現(xiàn)如下:

1對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵缺乏足夠的了解,認(rèn)為信息化工作是等待別人來安裝一個(gè)軟件系統(tǒng)就可以減輕工作量。信息化工作有很多內(nèi)容,需要在廣泛調(diào)查的基礎(chǔ)上制定系統(tǒng)的,符合本單位實(shí)際的信息化建設(shè)方案。并得到一定的人力、物力和財(cái)力的支持。方案的實(shí)施也需要做很多基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作,其中一項(xiàng)就是IT技術(shù)人員開展的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)和系統(tǒng)實(shí)施工作,而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和實(shí)施的需求來自于會(huì)計(jì)檔案工作者開展檔案管理的基本業(yè)務(wù)需求,信息系統(tǒng)的使用者和受益者也是會(huì)計(jì)檔案工作者,因此數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)維護(hù)等工作都是檔案管理者自身的事,而不是IT技術(shù)人員的事。同時(shí)部分檔案工作者錯(cuò)誤地認(rèn)為實(shí)施了檔案信息系統(tǒng)以后,想要什么都可以在系統(tǒng)中查到,其實(shí)這是對(duì)信息化建設(shè)盲目的奢望。

2認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案信息化工作就是將會(huì)計(jì)檔案目錄信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。檔案目錄信息是對(duì)檔案內(nèi)容信息進(jìn)行概要描述以方便檔案實(shí)體保存和信息檢索而形成的[2]。檔案目錄描述越詳細(xì)全面,越能減少實(shí)體檔案的調(diào)卷次數(shù)。但是多數(shù)檔案使用者仍需要查閱檔案原件上的真實(shí)信息。因此未來開展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化掃描、文字識(shí)別、提供全面檢索等信息化工作還需要投入更多人力、物力和財(cái)力,不能僅僅依賴于會(huì)計(jì)檔案目錄的機(jī)械存儲(chǔ)。

3延續(xù)了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作模式的低效性,體現(xiàn)出檔案工作者對(duì)信息化工作的“坐等”姿態(tài)。被動(dòng)的查檔服務(wù)和檔案的低效利用以及檔案工作人員的長(zhǎng)期穩(wěn)定與不流動(dòng)性使檔案工作者安于現(xiàn)狀,缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力;行業(yè)內(nèi)缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu),高等學(xué)校檔案專業(yè)的學(xué)歷再教育對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)也有一定的局限性;檔案工作者待遇偏低也使很多技能全面的人才望而卻步。相反,會(huì)計(jì)檔案信息技術(shù)的專業(yè)性、信息化建設(shè)的復(fù)雜性及至由此而開展的現(xiàn)代化會(huì)計(jì)檔案管理工作給檔案工作者帶來了巨大的挑戰(zhàn)。檔案工作者單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能不可避免地制約著檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

事實(shí)上,作為現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理的重要特征,檔案信息化在改變傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作環(huán)境與檔案信息資源開發(fā)利用手段和方式的同時(shí),更需要會(huì)計(jì)檔案工作者思想觀念的改變和知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新,這樣才能使信息技術(shù)的功能在檔案現(xiàn)代化管理中得到淋漓盡致的發(fā)揮。

二 高校會(huì)計(jì)檔案信息化的改進(jìn)

目前在各大高校中,會(huì)計(jì)檔案的信息化漸呈雛形。河南大學(xué)作為省部共建院校,在河南省高校中具有重要影響作用,我校的會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)工作在制定總體方案的基礎(chǔ)上,分段實(shí)施。目前已取得了一定成效。但是隨著會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理工作的完善以及日新月異的高新科技,會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展任重道遠(yuǎn),改進(jìn)的需求日漸強(qiáng)烈。

1 適時(shí)、謹(jǐn)慎且真實(shí)地更新維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息系統(tǒng)。我校的會(huì)計(jì)檔案信息化只是輔助檔案工作者開展高效的有記憶性和大容量存儲(chǔ)性的工作,減輕手工操作的復(fù)雜性,但不能解決所有問題,尤其不能由此而省略會(huì)計(jì)檔案管理的諸多環(huán)節(jié),如對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿和報(bào)表的收集、整理、歸檔、鑒定、編輯、查詢和統(tǒng)計(jì)等。機(jī)讀檔案目錄需要不斷積累,軟件系統(tǒng)本身無法產(chǎn)生數(shù)據(jù),機(jī)讀檔案目錄需要人工采集、錄入或批量導(dǎo)入才能實(shí)現(xiàn)信息檢索。另外,由于會(huì)計(jì)檔案屬于組織機(jī)密材料,因此數(shù)據(jù)錄入不能如同其他檔案一樣雇人操作,每一項(xiàng)新接收的目錄數(shù)據(jù)都需要會(huì)計(jì)檔案工作者親自操作。輸入到計(jì)算機(jī)中的原始憑單和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須經(jīng)過復(fù)核人員審核后才能登記到機(jī)內(nèi)賬簿。記賬以后發(fā)現(xiàn)輸入的內(nèi)容有誤,必須采用沖銷法或紅字更正法補(bǔ)作憑單予以糾正,不得采取其他措施對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,通過嚴(yán)格有序的規(guī)章制度保證信息歸檔后的真實(shí)性,圖示1如下:

2 會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)要求檔案工作者不斷提高計(jì)算機(jī)操作技能,改變管理方式。隨著我校會(huì)計(jì)檔案信息化工作的深入開展,檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)操作能力不再僅局限于簡(jiǎn)單的辦公操作,而是深入理解管理信息系統(tǒng)的深刻內(nèi)涵,結(jié)合自己的工作實(shí)踐不斷提出新需求,以促進(jìn)我校檔案信息化工作的改進(jìn)和完善。

(1) 提升會(huì)計(jì)檔案從業(yè)人員的專業(yè)技能。會(huì)計(jì)檔案資料具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點(diǎn),因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)施專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識(shí),還要具備會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)。目前我校的會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍普遍掌握了這兩門專業(yè)知識(shí),但是會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展促使檔案管理員又必須掌握各種現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。因此我校主管領(lǐng)導(dǎo)一方面積極把檔案部門和財(cái)務(wù)部門緊密聯(lián)合起來,組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》以及本校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,另一方面依托校內(nèi)的學(xué)科優(yōu)勢(shì)開展計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓(xùn)、會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的操作規(guī)程和輸入控制,計(jì)算機(jī)病毒及其防治等一系列涉及會(huì)計(jì)檔案信息化的系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn),從而不斷提高工作人員的應(yīng)用水平,并引領(lǐng)他們?cè)谏钊雽W(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的過程中,思考探索信息技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案信息化中的有效利用模式。通過會(huì)計(jì)檔案工作者把檔案業(yè)務(wù)工作與信息技術(shù)緊密結(jié)合起來,取得了信息化管理的預(yù)期效果。

(2) 提高檔案編研水平。會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅是為了檔案的單純保管而開展的,其最終目標(biāo)是開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息資源共享。高校開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源,做好檔案編研工作的最終目的,就是為學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。因此檔案員不再等同于保管員,檔案工作者不僅要具備較高的政治素質(zhì)、文化素養(yǎng),更要具備過硬的業(yè)務(wù)技能,如解讀、綜合、歸納與分析整理檔案信息的能力。我校有著豐富的人才資源,主管領(lǐng)導(dǎo)充分發(fā)揮這種人才優(yōu)勢(shì),把那些素質(zhì)高、能力強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干充實(shí)到檔案編研人員隊(duì)伍中,將現(xiàn)成的檔案文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成高質(zhì)量的編研成果,充分發(fā)揮了會(huì)計(jì)檔案信息的作用。

近年來,我校會(huì)計(jì)檔案編研主要做了以下工作:①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編工作。利用會(huì)計(jì)檔案各方面數(shù)據(jù)信息,將高校建立起來的與高校管理活動(dòng)密切相關(guān)的全部數(shù)據(jù)按若干項(xiàng)目匯集成冊(cè),以供校領(lǐng)導(dǎo)全面、系統(tǒng)地掌握學(xué)校各個(gè)方面的情況,為進(jìn)一步制定決策提供可靠的依據(jù),比如為本校師生提供一定的財(cái)務(wù)信息服務(wù),開通教職工本人使用的綜合查詢系統(tǒng),方便教職工及時(shí)了解自己的工資、津貼和課題經(jīng)費(fèi)情況;學(xué)生則可以通過校園網(wǎng)絡(luò)登陸財(cái)務(wù)處查詢自己學(xué)費(fèi)的繳納情況和生活補(bǔ)助、獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放的明細(xì);②重要數(shù)據(jù)匯編工作,重要數(shù)據(jù)匯編是指從會(huì)計(jì)檔案信息中摘錄出重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)編制成表,匯成一個(gè)子系統(tǒng)[4]。分階段分系統(tǒng)地匯總學(xué)校某一段時(shí)期或者某個(gè)部門的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)狀況。會(huì)計(jì)檔案編研材料提高了高校會(huì)計(jì)檔案的利用水平,同時(shí)使校領(lǐng)導(dǎo)、教職工及學(xué)生能夠及時(shí)關(guān)注學(xué)?；蛘邆€(gè)人的相關(guān)資金鏈。

3 會(huì)計(jì)檔案信息化工作由淺入深,隨需求變動(dòng)而動(dòng)態(tài)擴(kuò)展。檔案信息化工作想達(dá)到一蹴而就是不現(xiàn)實(shí)也不可取的,它需要循序漸進(jìn)地融入并改變傳統(tǒng)的檔案管理工作。信息化已成為現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù),一步不能停留,需要持續(xù)提高,滾動(dòng)發(fā)展[5]。會(huì)計(jì)檔案信息化工作要融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的方方面面,形成一個(gè)數(shù)字化檔案系統(tǒng),如下圖2所示:

昨天的文件是今天的檔案,今天的電子文件是明天的數(shù)字檔案。會(huì)計(jì)檔案信息化是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分,也是現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。高校作為人才和信息的集散地,更應(yīng)通過加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng),借助于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,借助于信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理,借助于網(wǎng)絡(luò)提供高效的利用服務(wù),使檔案工作者轉(zhuǎn)變?yōu)殂@研檔案業(yè)務(wù)、開展檔案編研的學(xué)習(xí)型和研究性團(tuán)隊(duì),逐步走出檔案信息化的誤區(qū),積極健康地推動(dòng)檔案信息化工作的開展,確保高校內(nèi)部信息資源的共享。