魏與諾

[摘 要]數(shù)字化建設(shè)對高校行政管理提出了新的挑戰(zhàn)，行政管理改革已成為必然趨勢，但在以改革實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)效優(yōu)化的過程中，仍然存在著管理觀念陳舊、人員能力不足及基礎(chǔ)條件薄弱等現(xiàn)實(shí)障礙。鑒于此，文章結(jié)合數(shù)字化時(shí)代背景，針對現(xiàn)階段高校行政管理信息化改革面臨的障礙提出了可行的優(yōu)化策略，探索行政管理質(zhì)效優(yōu)化路徑，以期為同類研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；高校行政管理；優(yōu)化路徑

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）16-0012-03

數(shù)字化背景下，我國的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)日趨成熟，微信信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)線上教學(xué)等數(shù)字化方式的應(yīng)用能夠簡化原本極為繁雜的行政管理流程，為豐富高校行政管理手段、提高高校行政管理效率提供了穩(wěn)固的技術(shù)支撐。尋找數(shù)字化建設(shè)與高校行政管理的鏈接點(diǎn)，以此為切入點(diǎn)，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高高校行政管理質(zhì)效，成為關(guān)乎高校發(fā)展的重要課題。

一、高校行政管理的主要目標(biāo)

高校行政管理是一項(xiàng)內(nèi)容比較寬泛的管理活動(dòng)，包含高校內(nèi)部黨群與隊(duì)伍建設(shè)、師資與學(xué)生管理、行政事務(wù)處理、基礎(chǔ)服務(wù)保障等多種內(nèi)容，因不同高校實(shí)際管理需要的差異，每所高校的具體行政管理事項(xiàng)也有著一定的差別。但無論在什么情況下，高校的行政管理都是通過一系列管理手段和方法，保障高校教務(wù)教學(xué)及學(xué)術(shù)科研活動(dòng)高質(zhì)量、高效率開展的管理行為。

（一）提高高校內(nèi)部各類資源的利用效率

作為綜合而龐大的教育機(jī)構(gòu)，高校必須將資金、師資、學(xué)術(shù)科研能力、儀器設(shè)備等資源作為開展日常事務(wù)的基礎(chǔ)支撐，這樣才能保證高校的正常運(yùn)行。高校內(nèi)部各類有形或無形資源通常由財(cái)政撥款購入，相對有限且有明確的標(biāo)準(zhǔn)。為在內(nèi)部資源有限的條件下更好地實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)事務(wù)及活動(dòng)的開展，必須提高內(nèi)部資源的利用效率。

（二）為教學(xué)與科研活動(dòng)創(chuàng)造有利條件

盡管高校承擔(dān)的職責(zé)較為龐雜，但作為我國專業(yè)教學(xué)、學(xué)術(shù)研討、科研攻堅(jiān)的重要主體，高校最重要的職責(zé)就是完成日常教學(xué)任務(wù)和科研目標(biāo)，其余職責(zé)的重要性相對較低。但從實(shí)際經(jīng)驗(yàn)來看，高校日常教學(xué)任務(wù)和科研目標(biāo)的完成通常會受到各種不利因素的影響。

因此，高校行政管理部門的重要工作內(nèi)容就是消除這種不利影響，為校內(nèi)教學(xué)和科研任務(wù)提供最大程度的便利，保證教學(xué)與科研預(yù)期成果的順利實(shí)現(xiàn)，因此可以將其理解為高校行政管理活動(dòng)的另一個(gè)主要目標(biāo)。

二、數(shù)字化背景下高校行政管理信息化改革的意義

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)科學(xué)的發(fā)展速度達(dá)到了空前的水平，各種數(shù)字化應(yīng)用層出不窮，為我國社會的運(yùn)行和各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)有力的助益，不僅能推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展，而且對人們生活、工作、學(xué)習(xí)的方式等產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。

高校作為我國人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的主要陣地，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢對其內(nèi)部行政管理工作進(jìn)行信息化改革和建設(shè)，具有以下幾個(gè)方面的重要意義。

（一）順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，提高行政管理效率

得益于數(shù)據(jù)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展及智能手機(jī)的高度普及，迄今為止，很多行業(yè)中的行政事務(wù)經(jīng)辦處理和行政管理活動(dòng)開展的模式都發(fā)生了劇烈的變化。尤其是處理常規(guī)化、流程化的基礎(chǔ)性行政事務(wù)，已基本實(shí)現(xiàn)了全面信息化管理，降低了辦事人員和行政人員的時(shí)間成本，提高了行政管理工作的效率。

高校行政管理本就具有人員基數(shù)大、行政事務(wù)繁多的特點(diǎn)，如果能順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展趨勢，對已有的行政管理模式進(jìn)行信息化改革，將大數(shù)據(jù)、云儲存、云計(jì)算等數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際管理活動(dòng)中，勢必會明顯提高高校處理校園管理、招生活動(dòng)、財(cái)務(wù)核算、就業(yè)管理及科研管理等行政業(yè)務(wù)的效率。

（二）貫徹共享發(fā)展理念，提高行政管理質(zhì)量

共享發(fā)展理念力求為每個(gè)人提供公平的發(fā)展機(jī)會和發(fā)展前景，想要在高校行政管理中深入貫徹落實(shí)共享發(fā)展理念，就要求行政管理人員盡其所能地滿足任何的行政管理訴求。

從現(xiàn)實(shí)來看，高校內(nèi)部的行政管理人員數(shù)量有限，管理的學(xué)生、教師、科研人員和服務(wù)人員的基數(shù)卻很龐大，使其在有限的時(shí)間精力條件下為每個(gè)人都提供高質(zhì)量的行政服務(wù)，幾乎是一項(xiàng)不可能完成的任務(wù)。信息化行政管理改革為這一任務(wù)的完成提供了可能。如果能通過智能化、規(guī)范化的信息管理手段完成絕大多數(shù)常規(guī)行政事務(wù)的管理，行政管理人員的時(shí)間和精力就會被解放出來，用以滿足那些原本無暇顧及的行政管理需求，系統(tǒng)地提高高校行政管理的質(zhì)量。

（三）有助于培養(yǎng)具備數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的人才

目前，數(shù)字技術(shù)在不同行業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用已經(jīng)極為成熟，不僅在行政管理方面，而且很多企業(yè)的商業(yè)決策、產(chǎn)品研發(fā)、市場調(diào)研等也引入了數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)作為輔助提高運(yùn)營效率。在數(shù)字化趨勢成為主流的社會背景下，具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)用能力和數(shù)字化工具使用能力已經(jīng)成為我國社會現(xiàn)階段對人才的主要要求之一。

高校承擔(dān)著為社會輸送人才的重要任務(wù)，如果僅在書本和課堂上傳授數(shù)字化技術(shù)和數(shù)據(jù)知識，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)缺乏實(shí)踐，限制高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量。行政管理恰恰是與學(xué)生深度聯(lián)系的高校管理內(nèi)容，在開展行政管理工作的過程中，積極應(yīng)用信息化技術(shù)，可以幫助學(xué)生在校期間提前體會和適應(yīng)信息化、數(shù)字化管理模式，有助于學(xué)生深入理解數(shù)據(jù)技術(shù)，能培養(yǎng)其使用數(shù)字化工具的能力，為學(xué)生快速適應(yīng)社會奠定基礎(chǔ)。

三、高校行政管理質(zhì)效優(yōu)化的障礙

（一）行政管理觀念較為陳舊

現(xiàn)階段，我國高校行政管理普遍存在集權(quán)化程度過高的弊端。集權(quán)化管理雖具有一定的優(yōu)勢，但已不再適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需要，是一種相對陳舊保守的管理理念。這種弊端的存在，導(dǎo)致高校在處理行政事務(wù)時(shí)通常需要自上而下層層決策、逐級傳達(dá)，無形中增加了行政管理的工作體量和時(shí)間成本，造成了更多的人力資源、資金資源損耗，對校、院、系三個(gè)不同行政層級之間的溝通協(xié)調(diào)造成阻礙，最終產(chǎn)生了形式主義過重、工作進(jìn)展緩慢、創(chuàng)新改革推進(jìn)困難等一系列實(shí)際問題。

（二）行政管理人員能力不足

行政管理人員是管理質(zhì)效優(yōu)化的載體，其能力與素質(zhì)會在一定程度上對行政管理質(zhì)效優(yōu)化產(chǎn)生直接影響。高校行政管理崗位的穩(wěn)定性極強(qiáng)、薪資待遇適中，因此該崗位人員的流動(dòng)性偏低、流動(dòng)意愿偏弱，這種崗位特性造成了我國高校行政管理人員年齡普遍較大的客觀事實(shí)。隨著行政管理人員年齡增長，其接受新事物、掌握新技能的能力會出現(xiàn)下滑，通常會更習(xí)慣于按照舊有的方式完成工作內(nèi)容。

（三）信息化改革基礎(chǔ)條件薄弱

行政管理質(zhì)效的優(yōu)化應(yīng)以高校的現(xiàn)實(shí)條件為依據(jù)、因地制宜地進(jìn)行，如果盲目追求一蹴而就的優(yōu)化效果，反而會對行政管理的質(zhì)量和效率造成副作用。因此，為以信息化改革為優(yōu)化方向，必須參考高校已經(jīng)具備的信息化管理基礎(chǔ)條件制訂優(yōu)化方案。

目前，我國高校行政管理普遍使用計(jì)算機(jī)、Office軟件等基礎(chǔ)信息化工具，鮮少使用云存儲與計(jì)算、OA平臺、移動(dòng)終端等深度信息化工具，部分高校甚至仍以紙質(zhì)資料呈遞審批作為行政事務(wù)處理方式。

四、數(shù)字化背景下高校行政管理質(zhì)效優(yōu)化的可行路徑

（一）以信息化改革為優(yōu)化方向

目前，數(shù)字化已經(jīng)對社會運(yùn)行產(chǎn)生了非常實(shí)際的影響，數(shù)字與信息技術(shù)的應(yīng)用可以切實(shí)提高管理效率和質(zhì)量。高校行政管理以提高內(nèi)部資源利用效率、為教學(xué)與科研創(chuàng)造有利條件為目標(biāo)，十分適合引入信息技術(shù)提高管理的質(zhì)量和效率。

在開展行政管理工作的過程中，雖然存在著一定的障礙和困難，但高校行政管理信息化改革已是大勢所趨，高校應(yīng)以其為方向主動(dòng)求變，通過信息化改革提高內(nèi)部行政管理的質(zhì)效。

（二）更新行政管理觀念

改變我國高校普遍存在的集權(quán)式管理狀況，是優(yōu)化行政管理質(zhì)效的基礎(chǔ)條件。如果不能促使中高層行政管理人員更新觀念、下放權(quán)力，就無法建立適合數(shù)字化時(shí)代的扁平管理模式，管理質(zhì)效的優(yōu)化便無從談起。

因此，高校應(yīng)以貫徹落實(shí)共享發(fā)展理念為切入點(diǎn)，通過國家教育部門信息化管理理念宣傳、政策頒布等措施推動(dòng)高校管理層，尤其是行政管理領(lǐng)導(dǎo)首先轉(zhuǎn)變陳舊的管理理念，提高對行政管理信息化改革的重視程度，將其視作行政管理乃至高校管理的未來發(fā)展方向；再由高校領(lǐng)導(dǎo)層帶動(dòng)內(nèi)部教職工的觀念轉(zhuǎn)變，以校內(nèi)黨政建設(shè)為載體，促進(jìn)全校教職工領(lǐng)會、理解行政管理信息化改革的意義，最終實(shí)現(xiàn)多層次、全方面的管理觀念更新，為行政管理信息化改革創(chuàng)造有利的條件。

（三）組建信息化人才隊(duì)伍

行政管理質(zhì)效的提升需要以行政人員為最終載體，但高?，F(xiàn)有的行政人員尚無法滿足信息化改革的人才需求。為克服行政管理人員能力不足的障礙，在實(shí)際開展信息化改革前，應(yīng)事先在高校內(nèi)部組建一支根底扎實(shí)、能力出眾的人才隊(duì)伍，為行政管理質(zhì)效提升提供人才支撐。

首先，提升現(xiàn)有行政人員的綜合能力與素質(zhì)，以新增信息化工具應(yīng)用能力這一績效考核指標(biāo)為核心，以薪資獎(jiǎng)懲和人員培訓(xùn)機(jī)制為補(bǔ)充，在考慮現(xiàn)有行政人員接受度的前提下，循序漸進(jìn)地提升其信息化工具使用能力。

其次，吸納信息化專門人才到行政管理隊(duì)伍中，通過招聘挑選在信息平臺建設(shè)與維護(hù)、信息化管理流程設(shè)計(jì)與完善等方面具有高水平能力的人才，并發(fā)揮專門人才的帶動(dòng)效應(yīng)，將其作為講師對現(xiàn)有行政人員開展長期培訓(xùn)與教學(xué)，持續(xù)提升高校行政管理隊(duì)伍的綜合能力和素養(yǎng)。

（四）搭建多模塊信息管理平臺

在對管理觀念、人員能力等進(jìn)行針對性優(yōu)化后，高?；揪邆淞舜罱ê途S護(hù)多模塊、多功能行政管理平臺的基礎(chǔ)條件，可以開始以有效性、易用性、及時(shí)性為原則，建設(shè)滿足實(shí)際需要的信息管理平臺。期間，應(yīng)注意根據(jù)不同高校的行政管理特點(diǎn)設(shè)計(jì)功能模塊，借助信息管理平臺將高校行政管理的全部內(nèi)容科學(xué)地劃分為科研、財(cái)務(wù)、教務(wù)及學(xué)生服務(wù)等模塊，以更清晰的邏輯對各類行政事務(wù)展開管理，提升質(zhì)效。

考慮到不同高?？捎糜谛畔⒐芾砥脚_建設(shè)的資金規(guī)模不一樣，因此高?？梢赃x擇完全自主設(shè)計(jì)、研發(fā)、調(diào)試及維護(hù)的信息平臺自建模式，也可以選擇將信息平臺建設(shè)外包給專業(yè)的企業(yè)、再由行政管理人員進(jìn)行日常維護(hù)的信息平臺外包模式，盡可能地減少信息管理平臺建設(shè)對高校造成的資金壓力。

（五）完善信息化管理模式

高校行政管理并非一成不變的，而是一個(gè)需要根據(jù)實(shí)際管理需求不斷調(diào)整的動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)。這種動(dòng)態(tài)調(diào)整的特性，導(dǎo)致信息化管理平臺同樣需要不斷調(diào)整和完善，這樣才能更好地滿足日常管理需求、持續(xù)提升管理質(zhì)效。因此，信息化管理平臺落地運(yùn)行后，行政管理人員應(yīng)注意收集教職工及學(xué)生的反饋意見，對比行政事務(wù)處理需求與信息化管理平臺功能的具體差異，積極查找信息管理平臺的缺點(diǎn)和弊端，及時(shí)修正和完善。

同時(shí)，優(yōu)化行政管理工作，最終形成信息化管理平臺運(yùn)行、管理工作開展及群眾體驗(yàn)反饋“三位一體”的行政管理動(dòng)態(tài)優(yōu)化框架，從多個(gè)維度完善高校的信息化行政管理模式，不斷提高管理質(zhì)效。

五、結(jié)語

未來，我國高校的行政管理活動(dòng)應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展趨勢，以信息化改革為優(yōu)化方向，更新行政管理觀念，組建信息化人才隊(duì)伍及搭建多模塊信息管理平臺滿足信息化管理需求，以行政管理信息化平臺為依托，逐步完善管理模式，最終實(shí)現(xiàn)行政管理質(zhì)量和效率的全面提高。

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