李秀梅

［摘 要］高校的前臺(tái)報(bào)銷工作是學(xué)校財(cái)務(wù)最基礎(chǔ)的工作，也是制作財(cái)務(wù)報(bào)表的基石。在新《政府會(huì)計(jì)制度》實(shí)施的背景下，數(shù)字平臺(tái)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)得到廣泛運(yùn)用，這對(duì)工作人員的會(huì)計(jì)專業(yè)能力和實(shí)際操作能力來說是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)報(bào)銷工作面臨的問題是如何讓教師報(bào)銷過程簡單化，降低退單率。文章針對(duì)高校教師財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中存在的問題進(jìn)行深入研究，并提出解決辦法，以期提高高校財(cái)務(wù)工作的效率和管理水平。

［關(guān)鍵詞］高校；退單；財(cái)務(wù)報(bào)銷

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.001

［中圖分類號(hào)］F810.6；G647［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）12-0004-03

0 ? ? 引 言

隨著國家對(duì)高校教育事業(yè)愈加重視，國家和社會(huì)對(duì)高校投入的各項(xiàng)資金逐年增加。國家統(tǒng)計(jì)局、科學(xué)技術(shù)部和財(cái)政局聯(lián)合發(fā)布的《2020年全國科技經(jīng)費(fèi)投入統(tǒng)計(jì)公報(bào)》數(shù)據(jù)顯示，2020年全國研發(fā)經(jīng)費(fèi)投入24 393.1億元，比2019年增加2 249.5億元，增長10.2%。如何把這些資金合理地運(yùn)用到教學(xué)和科研方面、根據(jù)資金的用途做到專款專用、按時(shí)并保質(zhì)保量地完成省財(cái)政資金支付進(jìn)度，是目前高校財(cái)務(wù)人員在實(shí)際報(bào)銷工作中面臨的主要問題。

1 ? ? 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷現(xiàn)狀

當(dāng)前高校的報(bào)賬模式主要分為現(xiàn)場排隊(duì)報(bào)銷模式和預(yù)約報(bào)銷模式。現(xiàn)場排隊(duì)報(bào)銷模式是報(bào)銷人員攜帶事先簽批、整理完畢的票據(jù)及資料到財(cái)務(wù)部門現(xiàn)場排隊(duì)，財(cái)務(wù)人員按照排隊(duì)的先后順序依次辦理業(yè)務(wù)。這種模式的優(yōu)點(diǎn)在于報(bào)銷人員可以和會(huì)計(jì)人員面對(duì)面交流，可以明晰單據(jù)是否符合規(guī)定，可以實(shí)時(shí)知道報(bào)銷申請是否已通過；缺點(diǎn)在于排隊(duì)耗時(shí)太長，加塞現(xiàn)象頻發(fā)。

預(yù)約報(bào)銷模式是教師通過網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)預(yù)約時(shí)間，按預(yù)約時(shí)間將審批好的報(bào)銷支出審批表送到財(cái)務(wù)部門的模式。以Y高校為例，預(yù)約報(bào)銷的流程如圖1所示。預(yù)約報(bào)銷模式的好處是教師按預(yù)約的時(shí)間到財(cái)務(wù)部門交單，不用排隊(duì)，交單后就可以離開。這樣教師就可以根據(jù)自己的時(shí)間來安排報(bào)銷工作，使教師的報(bào)銷時(shí)間更加靈活，節(jié)約排隊(duì)的時(shí)間。不足之處是報(bào)銷人員不能和會(huì)計(jì)人員進(jìn)行面對(duì)面交流，一些問題不能得到及時(shí)解決，有問題的單據(jù)還需要報(bào)銷人員取回修改，沒問題的單據(jù)是否已報(bào)銷，報(bào)銷人員也不能及時(shí)知道。

經(jīng)過對(duì)比，預(yù)約報(bào)銷模式節(jié)約了報(bào)銷人員排隊(duì)的時(shí)間，更加靈活、便捷，得到廣大師生的認(rèn)可。但是在預(yù)約報(bào)賬模式下，會(huì)出現(xiàn)大量票據(jù)不符合規(guī)定、缺少簽字等問題，導(dǎo)致報(bào)銷單據(jù)被退回。我們把這一現(xiàn)象稱為退單。

2 ? ? 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中出現(xiàn)退單問題的原因

預(yù)約報(bào)賬模式實(shí)施以來，雖然節(jié)約了報(bào)銷人員的排隊(duì)時(shí)間，但是在報(bào)銷的過程中出現(xiàn)了許多問題單據(jù)，導(dǎo)致大量單據(jù)被退回修改，增加了財(cái)務(wù)工作人員的工作量，大大降低了工作質(zhì)量和工作效率。導(dǎo)致這些問題的原因主要有以下幾類。

2.1 ? 原始單據(jù)不完整、不規(guī)范

2.1.1 ? 發(fā)票類單據(jù)

發(fā)票類單據(jù)主要有增值稅發(fā)票（普通發(fā)票、專用發(fā)票），包括電子發(fā)票、紙質(zhì)發(fā)票、定額發(fā)票（要有清單），以及財(cái)政非稅收入收據(jù)等。財(cái)務(wù)工作人員要在稅務(wù)平臺(tái)上查驗(yàn)這些發(fā)票（財(cái)政非稅收入收據(jù)不需要查驗(yàn)），在確定查驗(yàn)結(jié)果正常后，需要打印出來。此外，發(fā)票的開具要規(guī)范、完整。發(fā)票開具出現(xiàn)的問題主要有4類：一是單位名稱開錯(cuò)，納稅人識(shí)別號(hào)漏開或錯(cuò)開等。二是所購貨物的名稱、數(shù)量、單價(jià)、單位不完整或不具體，如購買辦公用品時(shí)，清單上只有辦公用品而沒有明細(xì)項(xiàng)中性筆、復(fù)印紙等；開具復(fù)印費(fèi)票據(jù)時(shí)，沒有寫清具體的復(fù)印內(nèi)容。三是定額發(fā)票沒有開具清單或開具的清單沒有加蓋單位印章等。

2.1.2 ? 酬金發(fā)放時(shí)所附單據(jù)

酬金包括工資、勞務(wù)費(fèi)、咨詢費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等，酬金發(fā)放分為學(xué)校和科研兩個(gè)層面。學(xué)校層面發(fā)放酬金需要出具發(fā)放表并加蓋院系或部門公章，以及發(fā)放依據(jù)的文件。科研層面發(fā)放酬金需要出具發(fā)放表并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在發(fā)放表上簽字，除對(duì)學(xué)生和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)放酬金外，還要附項(xiàng)目成員名單。發(fā)放表內(nèi)容要完整，具體來說：表頭須標(biāo)明發(fā)放的大類（如勞務(wù)費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等），表內(nèi)要有發(fā)放的時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、金額、銀行賬號(hào)、開戶銀行等信息。在發(fā)放表中出現(xiàn)的問題主要有負(fù)責(zé)人不簽名、沒有發(fā)放日期、不附項(xiàng)目成員名單等。

2.1.3 ? 基建、專項(xiàng)資金報(bào)銷中的指定單據(jù)

基建、專項(xiàng)資金支出的金額相對(duì)較大，Y高校規(guī)定金額在5萬元以上（含5萬元）的資金報(bào)銷時(shí)還需要附合同、驗(yàn)收報(bào)告等單據(jù)。這類原始單據(jù)存在的問題主要有合同中的付款項(xiàng)不明確、合同落款處缺時(shí)間和負(fù)責(zé)人簽字、驗(yàn)收報(bào)告缺失等。

2.1.4 ? 特殊事項(xiàng)要附說明單據(jù)

當(dāng)出現(xiàn)特殊事項(xiàng)時(shí)，需要提交的原始單據(jù)有所不同。例如，單據(jù)所列內(nèi)容不清楚需要有特別說明、所購貨物數(shù)量較多時(shí)需要有領(lǐng)取表、固定資產(chǎn)需要有固定資產(chǎn)入庫單、用公務(wù)卡支付需要附支付憑單、對(duì)公轉(zhuǎn)賬需要附對(duì)公賬號(hào)和開戶銀行信息等。

原始票據(jù)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)較多，報(bào)銷人員因不知道具體要求，而面臨多次退單、多次更正，影響了報(bào)銷人員的情緒和工作效率。但這一環(huán)節(jié)又是報(bào)銷工作的基礎(chǔ)，是會(huì)計(jì)核算、審計(jì)的依據(jù)，不能有一絲馬虎。

2.2 ? 財(cái)務(wù)支出審批表不符合規(guī)定

財(cái)務(wù)支出審批表分為基建類、教學(xué)及黨政類、科研及學(xué)科類、專項(xiàng)項(xiàng)目類。報(bào)銷人員需要根據(jù)服務(wù)的項(xiàng)目類別不同，依據(jù)《財(cái)務(wù)支出審批辦法》，找對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)給粘貼到對(duì)應(yīng)的原始票據(jù)財(cái)務(wù)支出審批表簽字。這一環(huán)節(jié)存在的主要問題有三類：一是用錯(cuò)審批表，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)簽字項(xiàng)目與對(duì)應(yīng)的審批項(xiàng)目不符；二是支出審批表填寫的金額與所附單據(jù)金額不一致；三是支出審批表上的大小寫金額不一致，出現(xiàn)隨意涂改的現(xiàn)象。在填寫支出審批表這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷人員需要重新填寫支出審批表，重新找領(lǐng)導(dǎo)簽字，不僅浪費(fèi)個(gè)人的時(shí)間，占用領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，更大大降低了報(bào)銷的效率。

2.3 ? 網(wǎng)上預(yù)約單的問題

2.3.1 ? 報(bào)銷流程顛倒

按照報(bào)銷流程，報(bào)銷人員應(yīng)該先通過審批，再進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約。但是，有些報(bào)銷人員先預(yù)約，后去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，結(jié)果未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成簽字，導(dǎo)致預(yù)約時(shí)間失效，使其他報(bào)銷人員無號(hào)可約（尤其是在年底報(bào)銷高峰期，這類問題會(huì)比較突出）。

2.3.2 ? 未按項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行預(yù)約

報(bào)銷人員預(yù)約時(shí)未按項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行預(yù)約。教學(xué)部門的相關(guān)費(fèi)用包括業(yè)務(wù)費(fèi)、黨建學(xué)生經(jīng)費(fèi)、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐經(jīng)費(fèi)、招待費(fèi)、學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)等;科研經(jīng)費(fèi)分為印刷費(fèi)、材料費(fèi)、出版文獻(xiàn)費(fèi)，還有勞務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)、其他支出等預(yù)算項(xiàng)目。這些經(jīng)費(fèi)有相對(duì)應(yīng)的預(yù)算數(shù)，不能混為一談。報(bào)銷人員如果沒有按預(yù)算進(jìn)行預(yù)約，會(huì)造成超預(yù)算支出或隨意亂用預(yù)算的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致退單。

3 ? ? 財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中退單問題的對(duì)策

3.1 ? 加強(qiáng)對(duì)高校教師的財(cái)務(wù)報(bào)銷培訓(xùn)

對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷來說，其主要依據(jù)是新《政府會(huì)計(jì)制度》《財(cái)務(wù)支出審批辦法》《差旅費(fèi)管理辦法》等會(huì)計(jì)制度。這些制度是財(cái)務(wù)工作人員辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)的法律依據(jù)，也是規(guī)范報(bào)銷人員的法律準(zhǔn)繩。高校通過制度培訓(xùn)，可以使財(cái)務(wù)工作人員和報(bào)銷人員對(duì)報(bào)銷制度理解一致，并將其靈活運(yùn)用到實(shí)際操

作中［1］。

培訓(xùn)形式可以采取線上和線下培訓(xùn)。線下培訓(xùn)可以讓財(cái)務(wù)工作人員和報(bào)銷人員面對(duì)面進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，其在學(xué)習(xí)過程中對(duì)哪項(xiàng)制度理解不一致的可以進(jìn)行討論，互相學(xué)習(xí)，達(dá)到融會(huì)貫通的目的。線上培訓(xùn)主要針對(duì)部分因上課或科研等工作而沒有時(shí)間參加線下培訓(xùn)的教師，這樣有利于每位教職人員隨時(shí)隨地接受培訓(xùn)。

對(duì)高校教師的財(cái)務(wù)報(bào)銷培訓(xùn)應(yīng)該常態(tài)化，分為定期和不定期。開展定期培訓(xùn)，主要是因?yàn)楝F(xiàn)在的報(bào)銷過程細(xì)節(jié)較多，有些報(bào)銷人員并不是經(jīng)常報(bào)銷某類業(yè)務(wù)，間隔時(shí)間過長就容易漏項(xiàng)，定期培訓(xùn)可以促進(jìn)報(bào)銷人員對(duì)制度的理解深入化。不定期培訓(xùn)主要是針對(duì)新制度和新進(jìn)人員，及時(shí)對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)能夠有效提高報(bào)銷工作的質(zhì)量和效率［2］。

3.2 ? 建立財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員的溝通機(jī)制

在財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中，制度是剛性的，前臺(tái)人員的服務(wù)是柔性的。這一過程需要?jiǎng)側(cè)峤Y(jié)合，使制度在實(shí)踐中得到有效運(yùn)用?？梢詮囊韵聝蓚€(gè)方面加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員之間的有效溝通。

3.2.1 ? 財(cái)務(wù)人員須掌握一定的溝通技巧

在溝通的過程中，財(cái)務(wù)人員在語言上要有一定的技巧，因?yàn)榇蟛糠指咝＝處熑鄙贂?huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，財(cái)務(wù)人員要能夠站在對(duì)方的角度來思考，用對(duì)方能理解的方式和語言進(jìn)行交流，使報(bào)銷過程更加順暢［3］。

3.2.2 ? 在各部門內(nèi)部設(shè)置專職報(bào)銷人員

首先，在各院系和各部門內(nèi)部建立專職報(bào)銷人員崗位。其次，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員和各部門的專職報(bào)銷人員進(jìn)行一對(duì)一的溝通和培訓(xùn)，使專職報(bào)銷人員熟悉報(bào)銷制度和報(bào)銷流程。最后，讓專職報(bào)銷人員帶動(dòng)和服務(wù)各部門的報(bào)銷工作，使一些基本報(bào)銷問題在各部門內(nèi)部就能得到解決。這樣就形成1+1+N的模式，更有利于報(bào)銷人員快速、準(zhǔn)確地解決問題［4］。

3.3 ? 建立網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在財(cái)務(wù)工作中起到很重要的作用，它靈活便捷，能夠減少財(cái)務(wù)工作人員的工作量。學(xué)校財(cái)務(wù)部門可以通過數(shù)字平臺(tái)將報(bào)銷制度、報(bào)賬流程、票據(jù)管理、固定資產(chǎn)管理、經(jīng)費(fèi)到賬情況上傳至網(wǎng)絡(luò)。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬，能進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的效率，以“不見面”代替“面對(duì)面”報(bào)賬。同時(shí)，通過在會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置電子簽名模塊，完成審批、審核、經(jīng)辦等審簽重要程序的設(shè)定，就可實(shí)現(xiàn)各職能部門、各院系及科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)賬審批電子化［5］。電子化審批流程既能減少領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)簽和漏簽現(xiàn)象，也可減少因領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、出差而找不到人簽字的情況，同時(shí)還可以方便報(bào)賬人員在外學(xué)習(xí)期間及時(shí)報(bào)銷費(fèi)用，減少費(fèi)用報(bào)銷過期的現(xiàn)象［6］。

3.4 ? 通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)做好宣傳

當(dāng)前是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，接收信息比較方便，更容易讓報(bào)銷人員及時(shí)了解制度動(dòng)態(tài)的更新。學(xué)校財(cái)務(wù)部門可通過財(cái)務(wù)信息門戶、建立微信交流群、建立財(cái)務(wù)處微信公眾號(hào)等方法，使各類新制度得到及時(shí)有效的宣傳［7］。

4 ? ? 結(jié)束語

高校報(bào)銷工作是各項(xiàng)制度實(shí)施的起點(diǎn)，致力于為教學(xué)及科研等活動(dòng)的資金使用提供良好服務(wù)。在日常的工作中，財(cái)務(wù)人員通過各項(xiàng)措施的推行，讓更簡單的報(bào)銷流程、更便利的審核規(guī)則、更少的辦事要求成為財(cái)務(wù)服務(wù)的宗旨，消除報(bào)銷人員對(duì)報(bào)銷工作的心理陰影，真正減輕高校教師負(fù)擔(dān)，使報(bào)銷流程順暢有序地執(zhí)行，使每筆資金能夠落到實(shí)處，切實(shí)為教學(xué)、科研活動(dòng)提供資金保障，同時(shí)為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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