宋艷

［摘 ? ?要］ 檔案管理是疾控中心的一個(gè)重要組成部分，在疾病預(yù)防控制工作中，需要對各種不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤收集，從而產(chǎn)生了大量的資料。其信息十分重要，能夠?yàn)榧膊》揽毓ぷ魈峁┛茖W(xué)依據(jù)，并可為現(xiàn)實(shí)的防控工作提供指導(dǎo)。疾控中心物資檔案管理具有十分重要的作用，能夠?qū)膊》揽厮栉镔Y進(jìn)行詳細(xì)記錄。然而，在目前的情況下，疾控中心物資檔案管理工作中依舊存在著許多問題，這些問題對其管理的成效造成了很大的負(fù)面影響。為此，本文就當(dāng)下疾控中心物資檔案管理工作中的問題與不足進(jìn)行剖析，并提出相應(yīng)的解決對策。

［關(guān)鍵詞］ 疾控中心；物資檔案；管理工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 054

［中圖分類號］ C913.7 ? ?［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ ?A ? ? ?［文章編號］ ?1673 - 0194（2023）11- 0190- 04

０ ? ? ?引 ? ?言

疾控中心是傳染病防治工作的重要組成部分，也是維持我國社會穩(wěn)定、健康、有序發(fā)展的重要保障。物資檔案是對物資采購、使用和儲備進(jìn)行有計(jì)劃有組織地記錄的過程，目的是保證物資的質(zhì)量和安全。有條理的物資檔案能確保工作人員對信息進(jìn)行全面掌握，使其能更好地使用各種管理手段，最大限度地發(fā)揮所購材料的功能，還能防止材料的反復(fù)、無序采購，節(jié)省經(jīng)費(fèi)。另外，在與疾病防控有關(guān)的工作過程中，還可以利用物資檔案對工作的決策進(jìn)行輔助，使各項(xiàng)工作達(dá)到預(yù)期的效果。物資檔案管理工作可以對各種信息數(shù)據(jù)展開系統(tǒng)化的梳理和總結(jié)，為其工作提供具有借鑒意義的案例，有助于提高疾控中心的工作效率，協(xié)助疾控中心做好疾病防控工作。然而，目前，我國疾控中心物資檔案管理工作還存在許多不足，限制了相關(guān)檔案管理工作的總體水平。為此，疾控中心應(yīng)加強(qiáng)管理，并根據(jù)當(dāng)前出現(xiàn)的問題提出有效的解決對策。

１ ? ? ?疾控中心物資檔案管理的意義

疾控中心全稱疾病預(yù)防控制中心（Ｃｅｎｔｅｒ ｆｏｒ Ｄｉｓｅａｓｅ Ｃｏｎｔｒｏｌ，ＣＤＣ），由政府舉辦，主要用于對國家級重大疾病的防控，并進(jìn)行公共衛(wèi)生事業(yè)的管理，屬于公益性的單位［１］。疾控中心的主要職責(zé)是通過對疾病的控制，來為大眾創(chuàng)造一個(gè)健康、穩(wěn)定的生活環(huán)境，以此促進(jìn)社會穩(wěn)定，保障國民健康。疾控中心的創(chuàng)設(shè)關(guān)系到一個(gè)國家和一個(gè)民族的命運(yùn)，而疾控中心醫(yī)療物資的采購、使用和儲備，又是其工作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此，物資檔案管理工作也尤為重要［２］。對疾病預(yù)防控制來說，物資檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化將直接影響到疾病的防控與管理成效。從長期的實(shí)踐中證實(shí)，良好且有效的物資檔案管理，可以減少財(cái)務(wù)的開支，方便對物資的管理與監(jiān)管，合理地使用醫(yī)療資源，減少浪費(fèi)與損失，避免出現(xiàn)損害集體利益的情況。在疾控中心的物資檔案管理過程中，要堅(jiān)持以下原則：統(tǒng)籌采購，確保供給，充分利用，合理儲備，避免浪費(fèi)，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。如此才可促進(jìn)管理質(zhì)量與效率的提升。

２ ? ? ?疾控中心物資檔案管理工作存在的問題

２．１ ? 對物資檔案管理工作重視程度不夠

物資檔案管理并非獨(dú)立的， 也不是某個(gè)管理者、某個(gè)部門單獨(dú)的職責(zé)，其所有的工作都貫穿于疾控中心的始終，起著非常重要的作用。在工作中，疾控中心一些領(lǐng)導(dǎo)對物資檔案管理的認(rèn)知和關(guān)注不夠，致使物資檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的管理方式上，無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。因此，疾控中心往往對物資檔案管理工作視若無睹，加之財(cái)力、物力、人力等方面的投資不夠，致使物資檔案管理工作滯后，缺少創(chuàng)新，從而無法適應(yīng)社會的發(fā)展，無法達(dá)到期望的工作效果。目前，我國疾控中心物資檔案管理工作仍處在“邊緣化”地位，尚未引起有關(guān)單位的高度關(guān)注，致使其工作進(jìn)展緩慢。部分疾控中心對物資檔案管理的關(guān)注度不夠，使得相關(guān)的管理經(jīng)費(fèi)較為缺失。

２．２ ? 物資檔案管理制度不夠健全

疾控中心的物資檔案管理工作要對各種疾病的防治和診斷信息進(jìn)行整理和分析，以便有足夠的物資保障，確保疾病防治措施的制定是合理的。疾控中心在開展物資檔案管理工作時(shí)，要建立一個(gè)科學(xué)合理的管理體系，以保障檔案信息的高效使用，從而使各項(xiàng)工作的開展符合工作的要求［３］。然而，在目前的情況下，我國疾控中心的物資檔案管理工作還沒有一個(gè)健全的系統(tǒng)，存在著很大的隨意性，常常會出現(xiàn)一些不規(guī)范的行為。在政策的指導(dǎo)下，相關(guān)管理者也尚未對所有檔案展開有效且仔細(xì)的收集、整理，從而造成了一些檔案內(nèi)容的丟失和遺漏。目前，在進(jìn)行物資檔案的收集整理時(shí)，部分管理者很難做到對其進(jìn)行科學(xué)的歸類與存放，從而影響了管理的質(zhì)量，也造成了信息時(shí)效性的損失。

２．３ ? 物資檔案管理手段落后

在當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的日益普及，各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)的物資檔案管理工作也逐漸走向了信息化。然而，部分疾控中心對物資檔案的保存缺乏專門的設(shè)施，嚴(yán)重影響了病歷保存的工作質(zhì)量和工作效率。個(gè)別檔案庫因缺乏先進(jìn)的設(shè)備，對部分檔案資料仍采取傳統(tǒng)的紙本形式進(jìn)行保存。由于存放條件的不同，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件很可能會受到不同程度的破壞，同時(shí)也會造成文件的遺失與缺失［４］。而且，在獲取和利用檔案資料的過程中，還需要花費(fèi)一些時(shí)間，這就大大影響了物資檔案管理工作的總體效率。

２．４ ? 物資檔案管理綜合素質(zhì)尚待提升

為了保證疾控中心的物資檔案管理工作能夠得到充分的開展，就需要一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、專業(yè)水平過硬的管理團(tuán)隊(duì)。然而，目前我國部分疾控中心的物資檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)并不高，團(tuán)隊(duì)成員不但缺乏專門的理論知識，而且在業(yè)務(wù)能力上也相對較差，這就造成了物資檔案的管理工作沒有得到很好的執(zhí)行。從有關(guān)的案例分析中可以看出，部分疾控中心的檔案管理人員文化程度很低，有些人甚至是非管理專業(yè)的，再加上缺乏工作經(jīng)歷，造成了疾病控制中心材料文件的管理工作效率低下，嚴(yán)重影響了疾病控制中心的發(fā)展和建設(shè)［５］。此外，一些疾控中心不能招聘到專業(yè)的人才，所以他們通常會將其他崗位的工作人員調(diào)到物資檔案管理崗位上，從而造成了物資檔案管理水平較差，不能達(dá)到理想的工作效果。

３ ? ? ?疾控中心物資檔案管理工作解決問題的對策

３．１ ? 重視物資檔案管理工作

在疾控中心物資檔案管理的建立和運(yùn)行過程中，雖然物資檔案僅僅是輔助環(huán)節(jié)，但是疾控中心的主要負(fù)責(zé)人在做出一些決定時(shí)，都必須依靠原始材料。因此，必須要重視物資檔案管理工作。要想提高疾控中心物資檔案管理工作的總體質(zhì)量，就必須讓相關(guān)人員重視起來，尤其是上級領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)關(guān)注其管理工作，確保相關(guān)人員都能正確理解物資檔案管理工作在疾控中心所起到的作用。物資檔案管理工作人員在推動各部門工作的同時(shí)，要積極與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，確保工作順利進(jìn)行［６］。另外，疾控中心物資檔案管理工作人員也應(yīng)不斷地對自己的管理理念進(jìn)行更新，要提升自己對物資檔案管理工作的認(rèn)知，要打破傳統(tǒng)的管理方式，深化對物資檔案管理工作的改革，從單純地收集整理紙質(zhì)檔案到電腦網(wǎng)絡(luò)化管理，提升自己的工作效率，從而為領(lǐng)導(dǎo)們的決策提供一個(gè)可靠的基礎(chǔ)。

３．２ ? 健全物資檔案管理制度

物資檔案管理工作牽扯的內(nèi)容和信息很多，要保證每一項(xiàng)工作都按照相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行，就要根據(jù)具體的情況對現(xiàn)有的物資檔案管理體系進(jìn)行改進(jìn)。在建立物資檔案工作機(jī)制時(shí)，要與工作的要求和發(fā)展相聯(lián)系，以保證建立的有關(guān)機(jī)制是切實(shí)可行的。例如，可構(gòu)建一個(gè)物資檔案管理工作的責(zé)任體系，對每一個(gè)工作人員的工作內(nèi)容進(jìn)行界定，并促使他們始終以一種高度的責(zé)任感，積極地參與到每一項(xiàng)工作中來。同時(shí)，也要健全物資檔案的分類制度，重視對每一類型物資檔案的管理，要求工作人員必須科學(xué)存放，高效分類［７］。因?yàn)槲镔Y檔案管理工作涉及對各部門信息資料的采集，所以要建立一個(gè)定期采集制度，保證各部門的物資檔案信息可以被充分地、高效地采集。另外，要求各部門事先對檔案進(jìn)行整理，然后將其送到專有的物資檔案管理部予以審核、整理、歸類與存放。至于電子類的物資檔案，可以用電子郵件的形式將其發(fā)送到相關(guān)管理部門，以此來提升物資檔案信息收集的效率與管理的質(zhì)量。

３．３ ? 提升物資檔案管理的信息化水平

從某方面來看，疾控中心的物資檔案管理工作的管理方式較為僵化，因此，疾控中心必須適應(yīng)現(xiàn)代社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，改變物資檔案管理的方式，加強(qiáng)各個(gè)單位之間的信息交流，確保物資檔案的管理工作在一定范圍內(nèi)保持連續(xù)性和便捷性，達(dá)到期望的工作效果。在信息化的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式顯然已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的要求，因此，大力推進(jìn)物資檔案的信息化建設(shè)也成了時(shí)代所需［８］。因?yàn)槲镔Y檔案管理工作牽涉的問題很多，而且需要花費(fèi)的工作時(shí)間也很長，因此，在物資檔案管理中適當(dāng)?shù)貞?yīng)用計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)，能夠提高物資檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，在對文件進(jìn)行查詢和使用的時(shí)候，也能更方便。在信息化進(jìn)程中，疾控中心要增加經(jīng)費(fèi)，為物資檔案的信息化發(fā)展提供必要的技術(shù)支撐，并配備相應(yīng)的儲存裝置、計(jì)算機(jī)軟硬件等專用設(shè)施；此外，還需對現(xiàn)有的物資檔案存放環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)，確保物資檔案能夠存放在一個(gè)恒溫恒濕的環(huán)境中，提升檔案的完整性。另外，設(shè)施設(shè)備也應(yīng)有一個(gè)良好的工作環(huán)境，以免由于環(huán)境因素而造成設(shè)施設(shè)備的損壞。在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，疾控中心的物資檔案管理信息化已經(jīng)是一個(gè)不可阻擋的發(fā)展趨勢，所以，在完善信息化的基礎(chǔ)上，還需要求相關(guān)人員熟悉信息化管理工具的使用方法，要熟悉檔案管理系統(tǒng)，并能熟練對信息化的系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，合理進(jìn)行物資檔案的歸類和保存［９］。在每引進(jìn)一批新設(shè)備時(shí)，疾控中心都需對相關(guān)人員進(jìn)行使用方法的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提升其信息化專業(yè)能力。

３．４ ? 注重提升物資檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要推動物資檔案管理工作，就必須要有工作人員的配合和合作，所以，物資檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和水平，也會對其管理工作的整體質(zhì)量產(chǎn)生直接性的影響［１０］。為此，疾控中心需要明確要求物資檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與綜合能力，要求工作人員提升其綜合素質(zhì)與專業(yè)水平，確保其具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力。對于現(xiàn)有業(yè)務(wù)水平較差的檔案管理員，疾控中心應(yīng)采取培訓(xùn)的方式，讓其在培訓(xùn)的同時(shí)，了解相關(guān)文件管理工作的知識，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力。不過，疾控中心在提高物資檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力時(shí)也要注意人文關(guān)懷，盡量為其提供良好舒適的工作環(huán)境，提供更好的福利，提供職業(yè)發(fā)展的空間，從而激發(fā)其工作熱情和責(zé)任心，確保相關(guān)人員能夠更積極地對待物資檔案管理工作。

４ ? ? ?結(jié)束語

在疾病的防控管理中，疾控中心發(fā)揮著不可或缺的作用，屬于一個(gè)非常重要的部門。而物資檔案管理又是疾控中心的關(guān)鍵部分，因此，加強(qiáng)對疾控中心物資檔案管理尤為必要。在管理時(shí)，必須及時(shí)找到當(dāng)下存在的問題，明確管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)，然后結(jié)合問題進(jìn)行分析與總結(jié)，提出相應(yīng)的解決對策，并進(jìn)行有效落實(shí)，如此便可促進(jìn)物資檔案管理質(zhì)量的提升，也能促進(jìn)疾控中心的順利運(yùn)轉(zhuǎn)與可持續(xù)發(fā)展。

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