陳慧 焦揚

摘要：在能源生產(chǎn)與消費革命推動下，新能源項目建設不斷發(fā)展。新能源項目檔案作為新能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一手資料，全面記錄了工程項目前期規(guī)劃、中期建設至后期落地與維護的全過程。該文在分析新能源項目檔案特點的基礎上，對新能源項目檔案管理中存在的問題進行探討，并基于全過程管控思維從事先指導、事中監(jiān)督和事后核驗的角度對其管理進行分析，以期提升新能源項目檔案的管理效益，助力新能源工程項目的全生命周期管控和業(yè)務流程協(xié)同建設，從而實現(xiàn)我國的“雙碳”戰(zhàn)略目標。

關鍵詞：新能源項目檔案 全過程管控 “雙碳”戰(zhàn)略目標

近年來，在國家政策的大力支持下，我國新能源項目建設規(guī)模不斷壯大，其管理過程中形成的檔案數(shù)量也在不斷增加。新能源項目檔案真實、完整地記錄了新能源項目建設的各項活動，是反映項目建設全過程唯一的依據(jù)性技術成果，[1]對新能源項目建設的后期維護和檢修、驗收和評優(yōu)等具有重要作用。新能源項目檔案全過程管控，是在文件全生命周期的基礎上，全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排檔案工作，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實時歸檔和檔案工作同步監(jiān)督。然而，很多新能源企業(yè)在工程項目檔案管理方面尚未形成責任清晰的全過程管控機制。依據(jù)新《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強調(diào)的主體責任制和工作監(jiān)督機制，結合新能源項目檔案的突出特點和管理現(xiàn)狀，本文從事先指導、事中監(jiān)督和事后核驗的全過程管控角度出發(fā)，對新能源項目檔案管理優(yōu)化展開研究，以促進新能源項目檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級，為新能源項目建設積極穩(wěn)妥、健康有序發(fā)展奠定基礎。

一、新能源項目檔案的特點

新能源項目檔案與一般大型建設項目檔案類似，具有建設工程項目檔案的普遍特征，包括成套性、復雜性、專業(yè)性及多樣性等，但同時又具有其自身的特點。

（一）重視對專項審批文件的收集

隨著國家對規(guī)范化用地的重視程度加大，許多工程建設的用地審批等需要提供政府各級相關部門出具的專項文件。與傳統(tǒng)建設項目相比，以“碳中和”“碳達峰”規(guī)劃為目標的新能源項目建設，則更加注重不同流程的專項審批文件的獲取和收集，如海上風電、海上光伏等新能源工程需要征求國家海洋主管部門的專項審查意見。

（二）重視對環(huán)境保護評估文件的收集

不同于傳統(tǒng)能源工程遠離人群密集區(qū)的原則，由于新能源項目建設具有不占壓土地、不改變地表形態(tài)的用地特點，[2]部分新能源建設項目可以隱匿于居民的生活區(qū)，如屋頂光伏發(fā)電、家庭沼氣能源利用等。因此，新能源項目檔案對地質(zhì)災害危險性評估、環(huán)境影響評估、職業(yè)病危害評估以及社會穩(wěn)定風險性評估等相關的項目評估報告和審查意見尤為重視，需要做到應收盡收。

（三）重視檔案業(yè)務的數(shù)字化、智能化

結合新能源領域提出的“分布式能源系統(tǒng)”“源網(wǎng)荷儲”等戰(zhàn)略需求，新能源項目的生產(chǎn)運營數(shù)據(jù)需通過綜合智慧能源平臺和集控運營中心等數(shù)字化平臺實現(xiàn)實時收集和數(shù)據(jù)集成。因此，新能源項目對檔案資源數(shù)字化建設極為重視，要求檔案數(shù)據(jù)收集及時、準確，這就大力推動了新能源檔案業(yè)務的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進了新能源檔案實體保管模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變。[3]

二、新能源項目檔案管理的現(xiàn)實困境

（一）來源主體復雜，責任界定困難

新能源項目建設涉及參建單位眾多，業(yè)務活動中產(chǎn)生的工程檔案類型豐富繁多，如設計單位產(chǎn)生設計圖紙、施工單位產(chǎn)生施工文件、監(jiān)理單位產(chǎn)生竣工驗收材料等，且較易出現(xiàn)責任交叉與分工不明等情況。

不同于傳統(tǒng)能源項目企業(yè)擁有一個獨立法人的組織架構，一些新能源項目企業(yè)為適應政府行政區(qū)域和管理職權的劃分，采用“一套班子，幾塊牌子”的組織結構，[4]存在若干法人、多種管理模式的特色。同時，各省、市、縣、鄉(xiāng)對文件資料的要求不一，如政府的房屋產(chǎn)權代付協(xié)議模板不一致等，使得參建單位提供的文件資料模板無法統(tǒng)一。此外，一些新能源項目建設中“重建設、輕檔案”的思想存在，導致很難將歸檔責任落實到個人，使得職責范圍和崗位責任界定困難。

（二）管理規(guī)范亟待完善，標準化建設受制約

新能源項目是國家大力扶持的新興領域，產(chǎn)業(yè)發(fā)展歷史較短，在標準研制、制度建設等方面相對滯后，檔案的分類收集、統(tǒng)一規(guī)范問題尤為突出。

在管理規(guī)范與標準化建設上，新能源項目檔案的特點使其無法完全依照傳統(tǒng)能源建設項目檔案管理規(guī)范和歸檔范圍標準開展工作。目前，國家能源局已經(jīng)頒發(fā)了關于風能和光伏的文件歸檔與整理規(guī)范?！讹L力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》雖然對風力發(fā)電企業(yè)檔案進行了三級類目劃分，[5]但是并未細分陸上風電和海上風電兩種不同發(fā)電體系的歸檔范圍和分類方案?！豆夥l(fā)電建設項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》基本明確了光伏發(fā)電項目中各單位的檔案管理職責，[6]但新興信息技術的引入和光伏產(chǎn)業(yè)政策的變化，影響了光伏項目檔案的收集范圍和保管期限，應考慮在條件允許的情況下對其規(guī)范進行更新修訂。氫能、生物質(zhì)能、地熱能等其他類型新能源項目的項目建設仍處于探索階段，檔案管理的標準化制定則更加滯后。

（三）時代要求劇增，復合型人才匱乏

首先，新能源項目檔案具有自身的特點，這要求檔案人員既要具備扎實的檔案基礎知識，還要掌握新能源項目建設的專有知識。而在實踐工作中，很少有專業(yè)的工程人員愿意從事檔案管理工作，而具有檔案專業(yè)知識的人員又很少能夠深入基層了解工程建設細節(jié)，復合型人才缺乏。

其次，新能源產(chǎn)業(yè)的政策動向?qū)崟r變化，要求檔案人員能夠洞察部分項目文件資料的未來價值，并適時地更新歸檔范圍，以保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。但在實踐工作中，檔案人員往往疲于日常檔案工作，缺乏把握能源政策變化的敏感性，僅是遵從企業(yè)的原有管理規(guī)范，無法提前規(guī)劃能源項目檔案管理。

最后，新能源項目作為電力行業(yè)發(fā)展的新方向，尚處于探索先進管理模式、運用新興技術的階段，[7]其集控運營中心、智慧工地等數(shù)字化平臺的建設，為檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型提供了有利條件。但很少有檔案人員能夠積極面對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，主動打通檔案數(shù)據(jù)和其他業(yè)務數(shù)據(jù)之間的壁壘，技術應用型人才缺乏。

三、新能源項目檔案管理的優(yōu)化建議

為應對新能源項目檔案管理中出現(xiàn)的困境，本文以規(guī)范化的全過程管控作為優(yōu)化新能源項目檔案工作的突破口，通過事前指導、事中監(jiān)管與事后核驗，實現(xiàn)新能源項目檔案的全過程控制。

（一）事前指導，突破檔案收集困境

1.規(guī)范文件管理流程，實施關鍵節(jié)點控制。規(guī)范化、流程化、標準化的項目文件管理是開展項目檔案工作的基礎，為確保新能源項目檔案完整、齊全，檔案部門可以制定統(tǒng)一的檔案管理標準，明確各類檔案的檔號編制、過程控制以及竣工移交等。[8]為確保檔案管理標準落地實施，檔案部門可以將操作性較強的規(guī)章指南下發(fā)給各參建單位，并履行監(jiān)督職責使各參建單位予以落實。同時，還應實施關鍵節(jié)點控制，對項目檔案進行全過程規(guī)劃，把控關鍵節(jié)點，從流程上保障新能源項目檔案在流轉(zhuǎn)過程中的完整性。

2.調(diào)動全員充分參與，實現(xiàn)多元協(xié)同治理。為提高檔案收集效率和質(zhì)量，檔案部門可以將文件管理流程嵌入業(yè)務流程中，調(diào)動全員參與的積極性，加強檔案部門與業(yè)務部門間的互動，樹立多元主體協(xié)同共治理念，構建檔案治理創(chuàng)新機制。在項目建設前期，檔案部門應召集各參建主體，就新能源項目檔案管控中的各個關鍵環(huán)節(jié)征求意見，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢和經(jīng)驗。此外，還應建立主體責任制，明確各方工作職責，落實新能源項目檔案的形成、收集、整理和移交工作，實現(xiàn)多元協(xié)同治理。

3.打造復合型人才隊伍，保障檔案數(shù)智轉(zhuǎn)型。新能源領域提出的“分布式能源系統(tǒng)”等戰(zhàn)略需求，推動著綜合智慧能源、集控運營中心與檔案系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)集中和檔案業(yè)務的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對檔案人員數(shù)字素養(yǎng)的要求也相應提高。為此，有必要對檔案人員進行專業(yè)培訓。一方面，統(tǒng)籌規(guī)劃各級各類檔案人才培養(yǎng)計劃，引導專兼職檔案人才參與專業(yè)知識培訓、在崗實踐及業(yè)務進修，全面提高綜合素質(zhì)。另一方面，完善人才引進機制，提升檔案人員信息技術應用水平，形成數(shù)字素養(yǎng)與檔案管理能力兼具的復合型檔案人才隊伍，為檔案數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型提供人才保障。

（二）事中監(jiān)督，提升檔案整理質(zhì)效

1.完善規(guī)范體系，強化責任分工。新能源項目檔案來源主體復雜，檔案工作較易出現(xiàn)責任交叉與分工不明等情況。在新能源項目檔案工作中，應明確責任主體，公布權責清單，落實主體責任制，賦予相關主體部門應有的責權，避免出現(xiàn)歸檔主體不明確、責任劃分不清晰等問題。由于我國針對新能源項目檔案管理的標準規(guī)范僅有《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《風電場工程檔案驗收規(guī)程》《光伏發(fā)電建設項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》等，所以對于新能源項目材料歸檔類目全面性不足的問題，可在已有相關標準的基礎上，根據(jù)各類新能源項目建設的特點，細化檔案分類方案，為后期新能源項目檔案標準化推進提供可參考的案例和分類歸檔依據(jù)。

2.加強過程監(jiān)督，實行定期檢查。實施過程監(jiān)管，是保障新能源項目材料歸檔質(zhì)量的有效措施。首先，堅持“統(tǒng)一管理”原則。新能源項目各參建單位統(tǒng)一接受公司檔案部門的監(jiān)督、檢查與業(yè)務指導，構建界面清晰、管控有力的檔案工作新局面，同步推進檔案管理與項目建設工作。其次，采取“兩條腿”走路方法。[9]一方面，各參建單位檔案人員應緊跟工程進度，依節(jié)點管理檔案，變“被動接受”為“主動出擊”；定期召開檔案工作例會，集中解決檔案工作中發(fā)現(xiàn)的共性或個性問題，并根據(jù)現(xiàn)場施工狀況定期對施工單位進行檢查，跟蹤與統(tǒng)計檔案文件。[10]另一方面，將檔案工作納入工程建設過程，同等重視檔案工作效果與工程建設質(zhì)量。通過建立文檔保證金及考核制度，將檔案工作質(zhì)量與建設單位經(jīng)濟責任掛鉤，對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位，可以扣留一定的工程質(zhì)量保證金，待文檔整改合規(guī)后再予支付。

（三）事后核驗，把控檔案移交質(zhì)量

檔案驗收是新能源項目竣工驗收前的最后一個環(huán)節(jié)，檔案驗收質(zhì)量和結果直接影響著整個工程竣工驗收的最終效果，[11]需由工程人員和檔案人員共同組建檔案專項驗收小組，由驗收單位的人員擔任組長統(tǒng)籌整個檔案驗收工作。新能源項目檔案的移交驗收審查包括技術審查與檔案審核。技術審查由監(jiān)理、建設及各有關單位的專業(yè)技術人員負責，側重于審查竣工檔案的有效性、完整性、準確性及系統(tǒng)性。檔案審核則由建設、監(jiān)理及各有關單位的檔案管理人員負責，側重于對竣工檔案進行系統(tǒng)整理，對歸檔文件的質(zhì)量與有效性進行審查。

新能源項目檔案與傳統(tǒng)工程項目檔案的驗收流程大致相同，需要在規(guī)定時間向有關部門移交符合標準規(guī)范的檔案，但由于新能源項目建設的質(zhì)量控制和檔案本身的特點，其移交歸檔流程與傳統(tǒng)工程檔案也存在一定差別。如《光伏發(fā)電建設項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》要求，項目建設過程中形成的文件，應在合同工程完工驗收后一個月內(nèi)，由施工單位收集和整理、監(jiān)理單位審查、建設單位驗收合格后移交歸檔。與傳統(tǒng)工程項目檔案在工程竣工后三個月內(nèi)移交檔案的規(guī)定不同，新能源項目檔案對歸檔移交時間的要求更加嚴格，且格外關注環(huán)境檢測類檔案的質(zhì)量保障。此外，大量運用現(xiàn)代新技術、新發(fā)明是新能源項目的重要特征之一，所以在項目驗收時，還應重點對難度大、技術性強、技藝新的創(chuàng)新工程和隱蔽工程進行審核驗收。

四、結語

新能源項目檔案作為能源領域企業(yè)發(fā)展的一手資料，是在全球能源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與國家節(jié)能減排號召下，開展新能源項目的重要記錄材料。本文結合新能源項目檔案的特點和管理現(xiàn)實問題，從事前指導、事中監(jiān)督和事后核驗的全過程管控角度，提出針對性的優(yōu)化對策，助力新能源工程項目的全生命周期管控及業(yè)務流程協(xié)同建設。然而，為了保障新能源項目檔案的持續(xù)優(yōu)化發(fā)展，還需要從國家層面出發(fā)，制定配套的頂層管理方針與專項政策，具體落實各類新能源項目檔案管理工作，推動新能源項目檔案工作轉(zhuǎn)型升級，助力國家實現(xiàn)“雙碳”戰(zhàn)略目標。

*本文系國家檔案局科技項目“智慧能源建設背景下新能源工程項目檔案數(shù)據(jù)治理模式及應用效力研究”（項目編號：2022-R-031）研究成果之一。

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作者單位：1.華中師范大學信息管理學院2.中國神華能源股份有限公司