丁偉斌 藍飛 樓炯銘 項忠正 柴小康

【摘 要】 數(shù)字信息化時代，伴隨信息技術的革新，電子政務的發(fā)展相應進入新階段，而電子會計檔案作為信息時代的會計檔案載體，在歸集、查閱、保管等流程上仍存在一些問題。在國家大力推進電子會計檔案管理背景下，針對海量電子會計檔案“收集難、查閱難、保管難”等問題，基于一般系統(tǒng)論、信息論及軟件工程理論，以實際業(yè)務應用及檔案管理需求為導向，以財務中臺總體建設規(guī)劃融合“互聯(lián)網+”為管理理念，采用統(tǒng)一身份認證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名等技術手段，建立一套適應檔案管理新時期發(fā)展需求的新型電子會計檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)電子文件采集加工、關聯(lián)引用和保管利用，使數(shù)據(jù)智通智聯(lián)、信息應采盡采，并在此基礎上推動業(yè)務流程無紙化、檔案資源電子化、歸檔流程自動化、管控模式智能化。

【關鍵詞】 電子會計檔案； 智能財務； 會計信息共享； 數(shù)字化轉型

【中圖分類號】 F275；G271? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2023）14-0128-07

一、引言

數(shù)字信息化時代，伴隨著信息技術和電子商務、電子政務的發(fā)展，會計檔案數(shù)量以前所未有的速度增長。新技術對會計原理、會計實務、會計人才產生了重大影響，傳統(tǒng)的財務管理方式已經不能滿足日益發(fā)展的會計信息化的要求[ 1 ]。云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、人工智能等不斷革新，在影像技術快速發(fā)展的背景下，OCR和智能語音識別技術取得了巨大進步[ 2 ]，這些變化為會計檔案管理模式提供了技術基礎，推動企業(yè)檔案管理逐步從“信息化階段”向“新技術階段”過渡。“新技術階段”不僅注重檔案的高效管理，而且更為顯要的特質是充分考慮挖掘檔案的利用價值，同時改造提升與智能財務共享相關的業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，以解決智能財務建設過程中的系統(tǒng)對接問題和系統(tǒng)整體優(yōu)化問題[ 3 ]。2015年12月，國家檔案局聯(lián)合財政部、商務部、國家稅務總局出臺《會計檔案管理辦法》，明確了發(fā)展電子會計檔案管理的趨勢；2020年3月，財政部會計司發(fā)布《國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，旨在推動電子會計憑證的全面發(fā)展；2021年國家檔案局主導“增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作”，在一些地區(qū)率先進行相關的試點，并制定了相應的制度文件。信息技術的發(fā)展與政策的推動，引領了檔案管理的無紙化、電子化、自動化和智能化趨勢。

紙質文件輸出占用較大空間，相較而言，過去紙質化形式的檔案給企業(yè)的管理帶來了較大壓力和負擔，而且不易儲存，信息的安全性也不足，無法得到及時調用[ 4 ]。歷經數(shù)十年的發(fā)展，國網浙江省電力公司已經建立起業(yè)財鏈路貫通的信息化體系，越來越多的財務信息以電子化數(shù)據(jù)的形式產生。與紙質檔案相比，電子會計檔案的存儲介質也由紙質文件轉變?yōu)殡娮用浇?，這種變化導致會計信息的存儲過程對環(huán)境有更嚴謹?shù)囊螅送馕锢憝h(huán)境、軟件版本及操作系統(tǒng)兼容性等因素的變化都會給會計信息帶來影響[ 5 ]。公司內部電子化應用的互享程度越來越高，數(shù)據(jù)驅動技術的業(yè)務模式初步形成，數(shù)據(jù)分析成為公司電子會計檔案管理的新方式，變革了過去紙質化的檔案形式，數(shù)字化和信息化特點逐漸凸顯。本文基于國網浙江省電力公司電子會計檔案管理實踐，構建了實現(xiàn)電子文件采集加工、關聯(lián)引用和保管利用的電子會計檔案管理系統(tǒng)，利用數(shù)字信息科技的角色功能改進檔案資源的調配，變革檔案管理的模式，完善檔案管理的功能。

二、電子會計檔案管理系統(tǒng)框架

在財務中臺總體建設下統(tǒng)一規(guī)劃部署，充分利用信息技術優(yōu)勢推動檔案管理工作方式、管理角色、管理意識的轉變，連通重要外部原始憑證傳輸渠道，激活會計檔案利用價值。依托電子票證管理標準和規(guī)范，基于RPA、智能硬件以及AI等多種新技術能力，構建適用于數(shù)字化時代特點和需要的智能體系，建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)和資源交流體系，提升檔案管理的自動化和信息化程度，加快實物檔案管理的智能化?；谛畔⒄摚娮訒嫏n案管理系統(tǒng)主要是改進了傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的信源與信道，其中信源指傳送信息的實體，信道則是傳送信息的通道。電子檔案的管理被抽象為會計信息沿著管理系統(tǒng)規(guī)定的步驟在信息化環(huán)境下的運動，利用信息技術實現(xiàn)電子文件的采集加工、關聯(lián)引用和保管利用，系統(tǒng)框架見圖1。采集加工與關聯(lián)引用是保管利用的基礎，也是電子會計檔案管理必需的前期準備工作。其中采集加工是電子會計檔案收集整理的基礎，關聯(lián)引用則是電子會計檔案利用的基礎，三個步驟形成電子會計檔案管理的完整體系，使得會計檔案的利用價值被更深入地挖掘，推動會計檔案管理由“信息化階段”向“新技術”階段邁進。電子會計檔案管理系統(tǒng)本質上是以電子會計檔案信息為對象的管理系統(tǒng)，因此要遵循系統(tǒng)論的整體性、相關性、有序性、目的性等原則對其進行構建，以求最大化電子檔案管理的效果。

三、電子會計檔案管理系統(tǒng)構建方法

（一）采集與加工——電子文件采集前置，應采盡采

根據(jù)系統(tǒng)論，任何系統(tǒng)都具有相關性，各子系統(tǒng)之間相互聯(lián)系、相互制約。因為電子文件是電子檔案管理系統(tǒng)的管理對象，同時是電子會計檔案的形成基礎，其數(shù)量與質量決定了電子會計檔案的數(shù)量與質量以及電子會計檔案管理系統(tǒng)后續(xù)步驟作用的發(fā)揮，所以電子文件采集子系統(tǒng)是檔案管理系統(tǒng)最重要的組成部分。電子會計檔案管理系統(tǒng)建設了銀企互聯(lián)、政企互聯(lián)、稅企互聯(lián)、企企互聯(lián)的外部通道并進一步加強內部專業(yè)間的數(shù)據(jù)貫通，以信息互聯(lián)為主，離線采集為輔，全量采集涉財相關電子文件信息及其對應的結構化信息，并通過中臺服務進行集中規(guī)范、統(tǒng)一管理，實現(xiàn)電子文件全程不落地，一次采集，全鏈路使用[ 6 ]。同時建立企業(yè)級數(shù)據(jù)資源池，通過一級接收、一級分發(fā)的模式形成多級應用，采集的電子文件引入到業(yè)務前端，全流程調閱應用，最后隨檔案主體信息進行歸檔，實現(xiàn)檔案采集管理前移。

1.直連采集

直連采集是一種線上采集方法，通過政企、銀企、稅企、企企數(shù)據(jù)互聯(lián)通道，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源池，在業(yè)務申請環(huán)節(jié)快捷地實現(xiàn)發(fā)票、電子客票、合同及銀行交易信息的采集，從而大幅度降低數(shù)據(jù)使用成本，保證數(shù)據(jù)一致性與準確性，為全業(yè)務、全流程電子化提供有力支撐。

（1）發(fā)票采集。建設稅企直聯(lián)通道，從國家稅務總局電子底賬庫獲取增值稅進銷項發(fā)票信息，存入企業(yè)級財務電子信息池，為各單位服務應用提供統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化的進銷項發(fā)票采集應用服務，為各單位發(fā)票管理及稅務分析等深入應用提供數(shù)據(jù)支撐，提升財稅管控效率，保障風險合規(guī)管控。

（2）電子客票采集。財務中臺通過與國鐵集團、航信的直連接口，獲取由國網商旅通道預訂的火車票訂單、機票訂單的電子客票，包括其格式化數(shù)據(jù)與版式文件，員工報銷時其電子客票能夠與相應的差旅訂單、報銷單（如住宿費用、打車費用）自動關聯(lián)，全程線上自動處理，提高報銷效率，實現(xiàn)差旅報銷無紙化。

（3）合同采集。通過直連接口，從經濟法律管理業(yè)務應用系統(tǒng)（簡稱經法系統(tǒng)）獲取合同的結構化信息與非結構化電子文件到企業(yè)財務電子信息池，為各單位二級服務應用提供統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化的合同信息采集應用服務。

（4）銀行交易信息采集?；趪译娋W有限公司建設，通過中國電力財務有限公司（簡稱中電財）采集集團各單位授權銀行賬戶的日交易明細信息、銀行回單、銀行電子對賬單等版式文件到企業(yè)財務電子信息池，為各單位提供統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化的資金信息查詢應用服務。

2.離線采集

離線采集是針對難以或無法進行直連采集的文件采取的采集方法，主要包括掃描采集與本地上傳。

（1）掃描采集。通過掃描儀、高拍儀、手機等電子文件服務驅動掃描終端將紙質材料批量掃描成電子文件，利用系統(tǒng)集成服務和OCR識別服務進行校驗，校驗完成的電子文件進行統(tǒng)一歸類、統(tǒng)一命名、添加水印等標準化處理后存儲至電子會計檔案管理系統(tǒng)，并建立電子文件與對應業(yè)務載體之間的關聯(lián)關系。

（2）本地上傳。在業(yè)務發(fā)起或其他業(yè)務處理環(huán)節(jié)調用電子文件采集上傳服務，上傳本地已經存在的Word、Excel、圖像文件（.jpeg、.tif等）、郵件（.eml等）等電子文件，上傳過程中對電子文件進行壓縮、統(tǒng)一命名、添加水印等標準化處理后存儲至電子會計檔案管理系統(tǒng)，并建立電子文件與對應業(yè)務載體之間的關聯(lián)關系。

（二）關聯(lián)引用——支撐業(yè)務全流程電子化

1.電子文件內容提取

直連模式獲取的電子文件進行標準化處理后，把其文件數(shù)據(jù)提取出來，形成可編輯的結構化數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)關聯(lián)已有的結構化數(shù)據(jù)，形成完整的電子數(shù)據(jù)。離線方式采集形成的電子文件則通過OCR組件提取形成可編輯的文字信息。

2.業(yè)務關聯(lián)

通過直連模式采集獲取的電子文件統(tǒng)一存儲在數(shù)據(jù)中臺數(shù)據(jù)資源池，業(yè)務發(fā)起環(huán)節(jié)（如填寫報賬單）或業(yè)務處理末端（如掛接銀行回單）可引用數(shù)據(jù)中臺數(shù)據(jù)資源池的各類電子文件，支撐事權審批，電子文件貫穿于整個業(yè)務流程，實現(xiàn)“一次引用，全程關聯(lián)”。

3.在線調閱

電子文件與業(yè)務實體關聯(lián)后，各環(huán)節(jié)均可在線調閱電子文件，針對業(yè)務信息與電子文件進行審核處理。同時，業(yè)務與業(yè)務間存在協(xié)同關系情況下，下游的業(yè)務能查看其關聯(lián)的上游業(yè)務的電子文件。業(yè)務信息歸檔后，通過調閱檔案主體，可調取檔案主體對應的電子文件信息。

（三）保管與利用——電子檔案智能化管理

1.檔案收集：自動智能收集，全面無紙化

財務業(yè)務的處理實現(xiàn)全程無紙化、自動化、智能化，通過數(shù)據(jù)直連通道、離線采集、人工補錄三種方式進行檔案文件、數(shù)據(jù)的收集，按照歸檔對象把相關聯(lián)的業(yè)務數(shù)據(jù)一起采集進入電子會計檔案管理系統(tǒng)。外部電子文件同樣通過數(shù)據(jù)直連通道實現(xiàn)在線全量采集，并建立與公司內部財務業(yè)務數(shù)據(jù)的關聯(lián)，最后所有的電子文件由相關人員進行審核。

2.檔案歸檔：電子和實體檔案一體化管理

通過電子檔案資源、業(yè)務、管控和共享的一體化平臺，將業(yè)務處理過程中產生的電子檔案進行前置采集，將原始單據(jù)影像化、系統(tǒng)單據(jù)版式化、檔案信息電子化。根據(jù)《會計檔案管理辦法》及《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》的規(guī)定對前置采集資料的信息和數(shù)據(jù)進行轉換，使之變?yōu)闄n案格式的版式文件，并進行“四性檢測”，按照各類檔案的整理歸檔流程進行線上線下同步整理，并通過檔案信息標簽對電子和實體檔案進行關聯(lián)，形成全量電子檔案票據(jù)池，實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化、一體化的管理，提升歸檔效率，節(jié)省人力和歸檔成本。

3.檔案保管：電子存檔，滿足長期保存需要

會計檔案電子化，從根本上改變了會計檔案的保管方式。通過電子會計檔案管理系統(tǒng)將完成整理歸檔的檔案按照保管規(guī)則、備份方案進行備份管理和狀態(tài)監(jiān)控；在檔案信息管理的全過程不斷升級文件保存和格式轉化方式，保證數(shù)據(jù)信息的安全可靠，延長文件材料的使用壽命，提升電子數(shù)據(jù)的使用效能，實現(xiàn)公司總部、分子公司檔案工作的一體化管控。

4.檔案利用：分級授權，多維度標簽追溯

建立一站式檔案利用服務平臺，完善涵蓋搜索、推送以及顯示等在內的一系列數(shù)據(jù)信息服務功能。利用系統(tǒng)索引建立關聯(lián)，保存完整的業(yè)務邏輯關系，提供多維度的檢索條件，快速查到憑證，可以在憑證展示頁面直接查看報銷單、發(fā)票、銀行回單等原始資料，節(jié)省了查找時間和人力，提升了內外部審計等相關工作體驗。通過人工智能技術，賦予機器理解文檔的能力，自動從海量非結構化文檔中提取出結構化信息，生成檔案元數(shù)據(jù)，給歸檔文件自動打標簽，提供檔案管理的多維信息，滿足電子檔案智能保管、高效利用的場景需求。利用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術，根據(jù)業(yè)務專題特點，分析檔案著錄項和電子文件內容，實現(xiàn)檔案的自動聚類，根據(jù)不同業(yè)務場景，建立各類精準化檔案專項服務庫，通過庫的方式對不同環(huán)節(jié)不同內容進行專門管理，創(chuàng)建場景化的信息服務環(huán)境。

5.檔案移交：預歸檔管理，在線移交建檔

通過建立流程化審批機制，實現(xiàn)電子檔案、實物檔案同時移交，移交過程可查、可溯源。電子會計檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館集成接口進行接口開發(fā)，按照移交規(guī)范將待移交檔案的元數(shù)據(jù)和電子文件進行格式處理并打包，通過在線或離線信息包的方式進行移交。在電子會計檔案管理過程中不斷完善元數(shù)據(jù)信息，待需移交時可直接發(fā)起移交，移交過程中進行檔案真實性、安全性、可用性、完整性入庫四性檢測。

（四）系統(tǒng)構建的技術實現(xiàn)

大數(shù)據(jù)時代要求企業(yè)在經營管理方面具有敏捷性，同時在信息決策時需要注重信息的實時性?，F(xiàn)代企業(yè)的財務業(yè)務需要以數(shù)據(jù)驅動帶動發(fā)展，這就要求企業(yè)提高從大數(shù)據(jù)中獲取、傳遞信息的能力[ 7 ]。同時，軟件工程理論指出，要將長期實踐證明正確的管理技術與目前所能做到的最好的信息技術結合在一起，從而有效地開發(fā)出高質量的軟件并對其進行有效維護，即融入先進的信息技術是構建電子會計檔案管理系統(tǒng)的基礎，也是該系統(tǒng)發(fā)揮最大效用的必要條件。大、智、移、云、物、區(qū)等新技術的發(fā)展恰好為企業(yè)的高效管理和應用創(chuàng)新注入新動力：一方面全面支撐財務業(yè)務的自動化、智能化、無紙化業(yè)務變革，切實減輕財務人員負擔；另一方面保障信息可溯源、防篡改等安全需求，為檔案材料的電子化管理提供堅實的基礎條件。

電子會計檔案管理系統(tǒng)的構建以現(xiàn)有先進的信息技術為基礎。檔案管理電子化體系通過統(tǒng)一身份認證配合區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、數(shù)字水印、防讀寫等技術手段，從源頭確保了會計檔案的“安全性”“真實性”；電子歸檔文件按照原始文件格式和可視化的版式文件歸檔，以及紙質、電子介質會計憑證的獨立編號，保障了電子會計檔案的“可用性”“完整性”；通過二維碼、智能設備、物聯(lián)網技術等實現(xiàn)紙質實物檔案全過程管控，并與電子檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)，實現(xiàn)實物檔案管理的智能化升級。

1.明/暗水印技術

數(shù)字水印技術是一種基于內容、非密碼機制的計算機數(shù)據(jù)保護方式，在一般情況下能夠保障數(shù)據(jù)信息的安全，為數(shù)字版權提供保護，在數(shù)據(jù)信息隱藏方面具有重要作用和影響。數(shù)字水印分為明水印和暗水印，電子會計檔案管理系統(tǒng)中使用明水印、暗水印防止電子檔案泄密，保障電子檔案查詢利用過程防拍照、防截圖、防擴散，實現(xiàn)對泄密過程進行追蹤溯源。

2.二維碼與RFID射頻識別技術

二維碼是在一維條碼的基礎上擴展出的一種具有可讀性的條碼，設備對其進行掃描讀取后可以獲得電子會計檔案相關的二進制數(shù)據(jù)信息。作為數(shù)據(jù)自動識別領域的重要技術，RFID射頻識別技術主要應用于檔案保管與利用步驟，其以無線的形式完成信息通訊過程，能夠讀寫電子化標簽，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的自動識別與快速轉化。電子會計檔案全生命周期管理系統(tǒng)通過二維碼與RFID技術實現(xiàn)電子檔案和實體檔案的對應關聯(lián)，輕松實現(xiàn)和檔案內容的對應關系，實時追蹤實物檔案的位置和狀態(tài)信息，滿足快速、準確、方便的現(xiàn)代化檔案管理需要。

3.AI+OCR智能識別技術

光學字符識別（英文簡稱為OCR）技術借助電子工具對文字符號進行識別，識別的過程包括影像輸入、影像前處理、文字特征抽取、比對識別、校對，主要用來對采集完成的電子文件進行內容提取，并將提取完成后的字符形狀轉化為計算機能夠讀取使用的字符。電子會計檔案管理系統(tǒng)通過AI+OCR智能識別技術，將紙質文件影像化后實現(xiàn)智能提取待歸檔結構化數(shù)據(jù)，生成檔案標準數(shù)據(jù)。

4.OSS技術

對象存儲服務（Object Storage Service，簡稱OSS）技術是一種使用HTTP API存儲和檢索非結構化數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的對象服務技術，不僅能滿足對海量非結構化數(shù)據(jù)的存儲和檢索需求，而且支持輕松擴展，主要用以支持電子會計檔案管理系統(tǒng)對電子檔案的保管與利用。在電子會計檔案管理系統(tǒng)中，電子文件利用OSS技術進行存儲，具備應對高頻次訪問的能力，可滿足長期使用的要求。

5.OFD文件預覽

OFD是我國國家版式文檔格式標準，可支持國產密碼算法，是文檔安全性的有力保證，也是文件具有法律效力的基本條件。2022年4月7日國家檔案局發(fā)布的《電子會計檔案管理規(guī)范》中，提出電子會計資料歸檔推薦使用OFD文件。電子會計檔案管理系統(tǒng)支持對國產版式文件OFD文件進行解析預覽，滿足行業(yè)標準需求。此外，OFD基于XML技術對數(shù)據(jù)信息進行表達，具備結構簡單、格式通用以及時間持久等優(yōu)點。

6.RPA機器人

RPA即機器人流程自動化，通過模仿用戶在電腦手動操作的方式，實現(xiàn)用戶手動操作流程自動化。RPA可以模擬人與計算機的交互過程，在電子會計檔案管理系統(tǒng)中全面應用RPA機器人可以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)的錄入、核對、發(fā)票審核等工作量大、規(guī)則性強的財務工作的自動化，解放人力，降低出錯概率，加快業(yè)務處理流程的數(shù)字化。

7.區(qū)塊鏈技術

為積極應對當前電子檔案管理面臨的數(shù)據(jù)安全風險，基于區(qū)塊鏈真實可信、防篡改、可追溯等技術特性，電子會計檔案管理系統(tǒng)中構建區(qū)塊鏈電子檔案管理體系，在內部形成區(qū)塊鏈應用集成檔案業(yè)務管理系統(tǒng)，即時調用“國網鏈”的存證服務，完成原始檔案哈希值的轉化并上鏈，保障業(yè)務數(shù)據(jù)的真實性、唯一性、可溯性；對外支持電子檔案真實性校驗以及司法鑒定服務，提升檔案管理數(shù)據(jù)的資源共享能力，保障電子檔案數(shù)據(jù)的可用性、安全性，加快實現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略轉型。

四、電子會計檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢

（一）系統(tǒng)構建的突破點

1.建立智能化檔案管理體系

構建了與新階段特點相符的新型電子檔案管理體系，實現(xiàn)電子文件采集加工、關聯(lián)引用以及保管利用的全過程管理，覆蓋了電子文件的整個生命周期，達到了檔案歸檔智能化、保管電子化和利用網絡化的目的。電子會計檔案管理系統(tǒng)是融合了RPA、OCR、RFID等技術構建的智能化管理體系，覆蓋業(yè)務稽核、自動填單、檔案收集、安全管理等應用場景，為公司檔案管理全過程提供信息化支撐。一體化影像和數(shù)據(jù)歸檔、中臺業(yè)務能力服務、規(guī)范的會計檔案管理、完備的會計檔案利用服務等既保障數(shù)據(jù)安全、完整、一致，又大幅度提升公司檔案管理水平。

2.設立全方位安全保障措施

目前，我國會計信息化軟件數(shù)據(jù)存在安全性及保密性薄弱的問題，類似的安全隱患使會計信息數(shù)據(jù)存在被損壞、丟失等風險[ 8 ]。電子會計檔案管理系統(tǒng)設立“分區(qū)分域、安全接入、動態(tài)感知、全面防護”的安全策略，保障系統(tǒng)的安全、可靠和穩(wěn)定運行。除依據(jù)組織、角色、用戶等進行數(shù)據(jù)隔離以外，還融合了四性檢測、明水印、暗水印、區(qū)塊鏈、監(jiān)控預警、用戶行為日志記錄等創(chuàng)新技術手段，確保公司檔案數(shù)據(jù)管理業(yè)務在歸檔、存儲、傳輸過程中安全可靠，保障信息防偽、泄密溯源、防篡改等安全需求。

3.構建可視化知識圖譜應用

電子會計檔案管理系統(tǒng)通過建立完整動態(tài)的檔案模型，基于“應采盡采”的采集模式，在對歸檔的數(shù)據(jù)盡可能全量采集的同時保持檔案原有的關聯(lián)關系和公司檔案的全貌與原貌。此外，電子會計檔案管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)分析處理形成鏈路型、網狀型的檔案知識圖譜，創(chuàng)新企業(yè)檔案在不同場景下的應用。

4.利用高可靠云存儲技術

電子會計檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)新利用OSS技術存儲電子文件，在公司檔案集中統(tǒng)一管理的情況下，具備應對高頻次訪問的能力，可滿足長期使用的要求，支撐系統(tǒng)可靠性的服務需求，保障公司檔案數(shù)據(jù)的高效、安全管理。

（二）系統(tǒng)應用成效

1.減少紙質會計檔案，促使成本效益加大

通過建立完整的電子檔案在線收集歸檔管理制度，一是實現(xiàn)自動化歸檔與檢測，有效減少人工補錄、匹配等工作；二是直接減少了紙張、油墨等資源的消耗；三是縮減了紙質文檔傳遞、保管過程中所需的人力、物力和財力等經濟資源消耗。國網浙江省電力公司平均每年會計檔案數(shù)量約為4萬盒，節(jié)省紙張0.6億張，節(jié)約辦公耗材、運輸費、快遞費、檔案保管費等約計0.4億元。

2.借助新興技術力量，驅動管理效率提升

借助電子發(fā)票、電子合同、電子客票、電子回單等數(shù)字化載體，輔以大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術，有效支撐電子檔案自動收集存檔、業(yè)務全鏈條檢索等業(yè)務變革，助力公司內部提質增效。將ERP系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)中的電子會計憑證推送到統(tǒng)一的管理平臺，通過對歸檔接口的研發(fā)，實現(xiàn)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)無縫對接，既可以定期自動抓取，也可以主動推送[ 9 ]。

之前102家基層單位每家需要投入2人專職負責打印、整理、保管會計檔案，實現(xiàn)電子化自動歸檔后，這部分人力資源被釋放。同時，廣泛使用電子檔案可較大程度減少實物檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。

3.統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)標準，推進檔案深化利用

制定了檔案數(shù)據(jù)前端采集標準、管理標準，實現(xiàn)全范圍覆蓋式的統(tǒng)一規(guī)范，解決由于業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一帶來的管理問題。在電子檔案系統(tǒng)管理模式下，為海量的檔案數(shù)據(jù)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標準，促進檔案數(shù)據(jù)的深化利用，使得數(shù)據(jù)分析更智能，數(shù)據(jù)決策更智慧，數(shù)據(jù)生態(tài)更良好。

4.提升信息互通共享能力，重構經濟社會運行方式

一是節(jié)約資源，助力打造綠色社會體系，推行會計檔案無紙化，是最有效、最直接的節(jié)能降碳、打造綠色社會手段之一；二是互聯(lián)互通，重構經濟社會運行方式，通過稅企、政企、銀企互聯(lián)互通，提升信息互通共享能力，重構經濟社會運行方式，財政、稅局等監(jiān)管部門可直接獲取企業(yè)實際運行數(shù)據(jù)，降低監(jiān)管信用成本，提高經濟運行效率，為國家宏觀及微觀經濟分析提供結構化的數(shù)據(jù)支撐，助力國家數(shù)字經濟發(fā)展。

五、電子會計檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化措施

傳統(tǒng)的檔案管理工作處于業(yè)務處理的末端，企業(yè)前端業(yè)務工作處于信息化高速發(fā)展的階段，而檔案管理工作仍然以紙質檔案管理工作模式為主，明顯與企業(yè)信息化發(fā)展水平不相適應。國網浙江省電力公司構建的電子會計檔案管理系統(tǒng)仍停留在紙質化與電子化之間，還沒有進入到完全意義上的電子化階段，后期系統(tǒng)的改進將推動檔案管理業(yè)務實現(xiàn)新的跨越。

（一）實現(xiàn)管理原則從檔案業(yè)務管理向檔案協(xié)同管理轉變

電子會計檔案管理系統(tǒng)應該突破傳統(tǒng)框架的限制，發(fā)揮出數(shù)字資源的實際效用，推動實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享。利用電子會計檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)檔案業(yè)務進行監(jiān)管和考評，在技術層面為業(yè)務的發(fā)展提供支持，達到全流程管理企業(yè)檔案業(yè)務的目的。

一是定制度。強化檔案管理，構建起包括數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔、保存以及使用等方面在內的相對完善的管理體系，借助先進的數(shù)據(jù)保護方式確保電子檔案的安全管理，使其能夠在適當?shù)臅r候發(fā)揮出令人滿意的效用。

二是定崗責。推進不同部門之間的交流與合作，明確相關部門的職責范圍，對檔案管理部門的具體職能進行清晰劃定，把電子檔案的管理工作納入相關業(yè)務人員崗位職責和績效考核。檔案管理部門需要同其他部門密切配合，積極協(xié)調，在企業(yè)內部營造檔案電子化的氛圍，為企業(yè)檔案電子化的發(fā)展提供支持和保障。

三是指導監(jiān)督。檔案管理部門應該圍繞電子檔案數(shù)據(jù)信息的采集、分類、匯總、歸檔移交等工作進行指導和監(jiān)督。

四是技術支持。信息技術機構需要在相關業(yè)務系統(tǒng)規(guī)劃、設計、開發(fā)、實施、運維等過程中落實電子檔案歸檔要求，將電子檔案歸檔要求在業(yè)務系統(tǒng)中予以實現(xiàn)，提供信息技術支持。

五是安全保障。加強電子會計檔案的安全保密管理，涉密電子會計資料和電子會計檔案管理按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行。

（二）實現(xiàn)利用方式從被動提供向知識服務轉變

數(shù)字化和智能化環(huán)境下，電子會計檔案管理系統(tǒng)中存儲的電子檔案信息內容越來越多，其中既有結構化的數(shù)據(jù)內容，又有非結構化的數(shù)據(jù)內容，可基于大數(shù)據(jù)和人工智能技術對電子會計檔案資源進行深度數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，為電子會計檔案使用者提供更多、更有價值的決策支持信息。企業(yè)對會計信息管理的目標在會計信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工方式向電算化轉變的過程中并未改變——保護企業(yè)信息資產的安全，保障數(shù)據(jù)資料的可靠性、準確性，在此基礎上提高企業(yè)經營效率。采用知識服務的理念與思想，對檔案檢索服務進行深度開發(fā)，推出相應的業(yè)務產品，提升電子會計檔案的價值和效用，使其真正成為企業(yè)的重要資產。

（三）實現(xiàn)管理角色從規(guī)范管理者到價值提升者轉變

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，檔案工作人員主要是保證按照相關規(guī)定要求從單據(jù)收集到裝訂成冊，立卷歸檔，再到后續(xù)利用的各管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。未來通過電子會計檔案管理系統(tǒng)自動完成大部分規(guī)范化的管理流程，在新的檔案管理模式下，檔案管理者更多偏向于挖掘檔案的利用價值，加強對檔案信息的統(tǒng)計分析，實現(xiàn)海量檔案的深度利用。

（四）實現(xiàn)管理意識從被動管理到主動管理轉變

檔案電子化管理工作涉及檔案管理模式的變革和信息技術的運用，有賴于高水準人才力量的支持和保障。所以，企業(yè)需要從長遠的視角培育、儲備檔案管理人才，對相關人員進行專業(yè)培訓與指導，推動檔案工作者管理意識的轉變，切實為檔案管理工作提供人才保障。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，檔案管理者一般都是在業(yè)務后端等待檔案的形成，然后進行歸檔記錄，負責日常保管時也很少會主動深入發(fā)掘檔案的價值；在新的檔案管理模式下，檔案管理者需要更好地發(fā)揮自身職能，不斷提高自身業(yè)務水平，努力更新知識，掌握計算機技術，著實提升工作效率，在工作過程中不斷挖掘檔案的價值，對檔案的管理意識從被動向主動轉變。

我國企業(yè)集團業(yè)務廣泛，業(yè)務量龐大，目前大部分企業(yè)仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理階段，堅持從財務系統(tǒng)打印業(yè)務單據(jù)等材料進行線下裝訂、匹配裝訂成冊，不僅耗時耗力，而且占用大量的紙張、庫房等資源。當前我國的社會信息化已經達到一定程度，具備社會互聯(lián)、信息互聯(lián)的基礎，電子發(fā)票、電子銀行回單等已能實現(xiàn)在線獲取，國家發(fā)布法律法規(guī)，明確提出電子檔案具備同等法律效力，并積極推動檔案電子化管理。

財務數(shù)智化轉型升級不僅是一次技術層面的變革，而且是企業(yè)財務體制、組織、人員、流程等多方面的同步變革[ 10 ]。互聯(lián)網大潮下，大數(shù)據(jù)、人工智能等一系列的新技術發(fā)展與應用，推動檔案管理變革，從業(yè)務源頭進行梳理、流程精簡、流程再造，實現(xiàn)電子檔案管理的前端化，借助電子會計檔案管理系統(tǒng)促進企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)資源結構的完善，體現(xiàn)出企業(yè)電子檔案資源的實際價值，使得電子會計檔案管理系統(tǒng)具有廣闊的推廣應用空間。同時，在實物票據(jù)逐漸減少的趨勢下，實物檔案保管仍需并行較長時間，但全過程融合智能硬件，實現(xiàn)智能人機交互，甚至實物庫房實現(xiàn)無人值守仍值得期待。

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