■張煥萍

（青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）

工程單位業(yè)務(wù)工作中會涉及到大量的檔案資料，前期準備階段的承包合同、偵查、測繪及立項文件，工程建設(shè)過程中的施工文件，后期監(jiān)理文件以及竣工后的驗收文件諸多，檔案管理復(fù)雜性高。在以往的檔案管理工作中，幾乎所有工作檔案都是以紙質(zhì)形式存儲的，其對于保存環(huán)境的條件要求高，且存儲占用空間大，后續(xù)查找檔案時的難度也極高，將造成大量的人力物力浪費。紙質(zhì)檔案還存在磨損丟失的問題，而以數(shù)字化系統(tǒng)為依托的檔案云備份能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存，有效提升檔案管理效率。

1 建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的意義分析

1.1 工程檔案數(shù)字化建設(shè)能有效提升檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)階段我國各事業(yè)單位所推行的項目檔案管理工作存在許多弊端，其中最為突出的便是管理能力方面的欠缺。將數(shù)字化技術(shù)引入項目檔案管理工作中，依托于計算機、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云儲存等多個先進科學(xué)技術(shù)來開展工程檔案管理工作，能推動工程檔案管理朝向科學(xué)化、標準化及制度化的方向發(fā)展。運用數(shù)字化技術(shù)來處理工程檔案不僅有利于工程項目信息的儲存，還能進一步展開對工程信息資料的加工與運用，積極拓寬項目檔案管理范圍。

1.2 工程檔案數(shù)字化建設(shè)能促進檔案信息共享

現(xiàn)階段我國各工程單位的檔案數(shù)字化管理水平普遍較為落后，尚未設(shè)置出科學(xué)可行的檔案信息共享制度?；诖?，若能進一步深化工程檔案數(shù)字化建設(shè)，將能有效促進檔案信息共享，運行統(tǒng)一的工程項目檔案管理系統(tǒng)，借此來提升工程檔案信息“開放性”，進一步提升檔案利用率及使用效率[1]。借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能達成對工程單位經(jīng)營生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生項目檔案資料的科學(xué)規(guī)劃管理，一改以往的紙質(zhì)化管理體系，進一步打破以往工程檔案管理工作于資料檢索、整理、研究及服務(wù)等諸多層面的瓶頸，確保工程項目檔案的社會經(jīng)濟效益能得到充分彰顯。

1.3 工程檔案數(shù)字化建設(shè)能促進建設(shè)項目事業(yè)的發(fā)展

工程檔案是各單位項目建設(shè)中各項資源的綜合體，除去紙質(zhì)資料外，還包含大量圖像及音視頻資源。若未能有效增強項目檔案數(shù)字化管理水平，將使得檔案管理工作遭到嚴重限制。各工程單位可借助數(shù)字化技術(shù)來達成對項目建設(shè)檔案的高效整合分析及儲存，借此來針對各工程建設(shè)項目的實際發(fā)展狀況、技術(shù)水準及工藝狀況展開深入分析，并為后續(xù)各單位的長遠發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)階段工程檔案管理中存在的問題分析

2.1 檔案管理制度不健全

對于各工程單位而言，推行工程檔案數(shù)字化建設(shè)的作用是極為凸顯的。對于工程單位而言，其業(yè)務(wù)工作中所涉及到的檔案資料結(jié)構(gòu)存在一定復(fù)雜性，常涉及到諸多建設(shè)管理環(huán)節(jié)，其管理難度相對較高?，F(xiàn)階段的檔案管理制度尚不健全，未能做好規(guī)范管理流程的設(shè)置，因而難以保障資料信息的真實性及有效性。由于不具備長效管理機制，未能結(jié)合工程項目建設(shè)管理的根本需求適當調(diào)整相關(guān)規(guī)則制度，資料信息缺失問題是普遍存在的，工程資料真實性得不到保障。由于缺乏有效制度支撐，難以對各項工程檔案資料進行合理分類管理。

2.2 數(shù)字化建設(shè)存在嚴重滯后性

步入信息化時代以來，信息化技術(shù)的作用愈發(fā)凸顯，將其運用于工程單位檔案管理工作中比較能取得可觀的工作成效?，F(xiàn)階段，部分工程單位檔案管理人員的工作認知存在嚴重片面性，尚難以認識到推行數(shù)字化建設(shè)的真正效益。這就使得其在這方面的資源投入力度大有不足，且基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在嚴重滯后性，無法達成由傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，因而極易導(dǎo)致多個檔案載體共存現(xiàn)狀，并致使管理混亂[2]。除此之外，大多檔案管理人員都未能發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)的真正效益，其數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)停留于表面，系統(tǒng)功能極為單一，能夠執(zhí)行的檔案工作流程極為有限。且由于檔案資源利用形式相對固定，其服務(wù)質(zhì)量難以得到保障，相關(guān)人員只能借助數(shù)字化系統(tǒng)進行簡單的檔案查詢及調(diào)用，未能達成對工程檔案資源的高效運用。

2.3 檔案管理人員的綜合素養(yǎng)過低

工程檔案管理工作具備極高專業(yè)性，為進一步提升工作成效，需強調(diào)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，確保其能形成對工程建設(shè)情況的全方位認知，能落實好工程圖紙等檔案資料的妥善管理運用。構(gòu)建數(shù)字化管理模式的過程中，還應(yīng)強調(diào)檔案管理人員的信息技術(shù)水平。但現(xiàn)階段，諸多單位的檔案管理隊伍建設(shè)存在明顯滯后性，相關(guān)工作人員的綜合素養(yǎng)不足且管理能力過于薄弱，難以支撐起相關(guān)工作的建設(shè)。且由于各事業(yè)單位所運用的薪資制度過于單調(diào)統(tǒng)一，激勵制度也并不完善，未能將員工工作表現(xiàn)與其績效考核相掛鉤，無法有效提升其工作積極性。

2.4 檔案利用效率低

現(xiàn)階段仍有部分單位難以認識到檔案管理工作的重要性，認為這項工作的建設(shè)水平并不會影響到企業(yè)整體經(jīng)營狀況，檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的“被邊緣”性。這就使得檔案管理人員的工作積極性大有不足，始終認為收集、錄入、存儲便是檔案管理工作的核心內(nèi)容。大量工程檔案一經(jīng)收存便被長期堆放，并無法為后續(xù)工作起到良好的參照。且由于傳統(tǒng)檔案管理工作中，查閱調(diào)用檔案存在一定困難，往往只會在出現(xiàn)糾紛時以檔案為參照資料，并未能積極展開檔案分析與總結(jié)，檔案管理工作的作用得不到切實發(fā)揮。

3 完善工程檔案數(shù)字化建設(shè)的工作措施構(gòu)建

3.1 完善檔案管理機制

工程檔案管理工作具備一定復(fù)雜性，為進一步推行數(shù)字化建設(shè)，需先落實好檔案管理制度的完善。各單位需結(jié)合項目實際建設(shè)情況，構(gòu)建出長效化的管理機制，并依據(jù)實際工程建設(shè)需求，適時調(diào)整相關(guān)工作規(guī)章制度，提升檔案管理工作的動態(tài)性，進而有效適應(yīng)數(shù)字化檔案管理模式的運行需求。基于此，可實現(xiàn)對項目建設(shè)過程的全方位覆蓋，盡可能地保障工程檔案資料完整性與真實性。與此同時應(yīng)運用好信息技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建出完備的信息化管理平臺，以合理的功能設(shè)計來提升工程管理規(guī)章的滲透性，并借助自動化技術(shù)及時復(fù)核檔案資料，進一步保障資料數(shù)據(jù)真實性。

3.2 提升數(shù)字化建設(shè)水平

加強信息技術(shù)運用能有效提升檔案管理工作的開展質(zhì)量，各企業(yè)需先強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，進一步優(yōu)化檔案管理工作流程，逐步提升管理效率，達成傳統(tǒng)檔案資料管理模式向數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)型，進一步確保檔案資料完整性。在此過程中，應(yīng)當落實好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境優(yōu)化，構(gòu)建出高效信息傳輸渠道，達成檔案資源高效共享。此外，應(yīng)當進一步強化檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與更新，針對項目建設(shè)情況有針對性地優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保檔案管理流程能夠契合于工程實際建設(shè)需求[3]。

3.3 優(yōu)化檔案利用效率

科學(xué)的檔案資源規(guī)劃利用能為后續(xù)項目工程建設(shè)提供可靠支撐，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中能極大限度地提升檔案管理效率，借助先進技術(shù)設(shè)備來轉(zhuǎn)變檔案資料儲存方式，并設(shè)置出完善的資料數(shù)據(jù)庫，以此來為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)調(diào)動與利用提供基礎(chǔ)保障。建設(shè)數(shù)字化檔案管理的過程中，不僅應(yīng)停留于對工程檔案資料的簡單整合儲存層面，還需依據(jù)實際使用需求來定位調(diào)動資料，提升資料使用效率。同時還應(yīng)當依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，達成對檔案資源的遠程利用。

3.4 重視安全管理

為保障檔案管理工作能得以順利開展，需確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達成對工程檔案資料的實時共享及對檔案管理流程的科學(xué)整合。運行數(shù)字化檔案管理模式時，網(wǎng)絡(luò)安全問題是危及檔案安全的一大關(guān)鍵因素。各檔案管理部門需在運用信息化管理平臺的過程中重視檔案安全管理，構(gòu)建出完備的安全管理體系，不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，規(guī)范管理流程，進而有效防范外界網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。

與此同時還需積極引入安全防護技術(shù)，由全方位入手展開工程檔案資料防護，并進一步優(yōu)化防火墻配置，全面監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)交互過程，一旦發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)需及時進行隔離處理，進而有效避免外界威脅入侵。此外還可合理運用殺毒軟件，對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施展開實時監(jiān)控，及時處理病毒及木馬威脅。最后還需依托于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進一步強化對檔案資料的安全管理，全面監(jiān)控實體檔案儲存環(huán)境，針對重點檔案資料應(yīng)當達成精準定位，實現(xiàn)流轉(zhuǎn)過程中的高效檔案管理。針對檔案儲存及使用過程中存在的安全問題需及時加以解決，進一步提升工程檔案資料的安全性，避免信息資料泄露。

3.5 強化人才隊伍建設(shè)

工程檔案管理工作具備極強的專業(yè)性特征，各管理部門應(yīng)當依照工程項目實際建設(shè)需求，引入優(yōu)秀管理人才，進一步壯大管理隊伍，強化人才隊伍戰(zhàn)斗力?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展速度極為迅猛，需進一步強化相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠具備肩負相關(guān)工作的能力。各單位需進一步強化培訓(xùn)教育活動的建設(shè)，依據(jù)實際管理工作需求，提升培訓(xùn)計劃針對性，確保檔案管理人員的綜合素養(yǎng)能夠不斷強化。與此同時還應(yīng)當進一步完善績效考評機制，依據(jù)實際崗位工作情況制定出相應(yīng)的績效考核準則，并結(jié)合激勵政策充分調(diào)動相關(guān)人員的工作積極性及責(zé)任心。

4 思考與建議

現(xiàn)代社會的科技發(fā)展速度越來越快，諸多先進技術(shù)被運用于各行各業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)中，有效減輕了人們的工作負擔。就工程單位而言，以往的檔案管理工作都是以紙質(zhì)形式為主的，檔案管理員需人工展開檔案收集、分析與整理，工作質(zhì)量與效率都難以得到有效保障。隨著建筑工程的管理要求愈發(fā)嚴格，工程檔案數(shù)量不斷增長，檔案管理工作的開展難度越來越高。若仍以傳統(tǒng)方式管理工程檔案，將極易造成文件丟失、收集不全等一系列問題，而建設(shè)數(shù)字化檔案便是解決上述問題的有效途徑。

“檔案數(shù)字化”簡單來說就是指以掃描或錄入的形式，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為電子格式，依托于計算機處理技術(shù)將其上傳到計算機內(nèi)，以全部檔案信息形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)具體類目展開分類儲存。當需要調(diào)用文檔時，便可運用檢索工具快速查找。相較于傳統(tǒng)檔案來說，以云儲存為主的數(shù)字化檔案具備查找便捷、儲存量大、占用空間小、同步備份、信息共享等顯赫的優(yōu)勢，工程檔案數(shù)字化建設(shè)具備極高可行性。

現(xiàn)階段諸多工程單位都已逐步認識到了建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的必要性，并已能運用現(xiàn)有系統(tǒng)實現(xiàn)檔案錄入、檢索、統(tǒng)計等基本功能，但面對著過于龐大的數(shù)據(jù)信息，仍需依托于傳統(tǒng)檔案管理模式[4]。且由于工程項目所涉及到的單位與領(lǐng)域諸多，各單位檔案管理規(guī)則存在一定差異，所使用數(shù)字化檔案管理軟件各不相同，難以形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)存儲格式差異更是阻礙了數(shù)據(jù)對接與共享。且檔案信息錄入過程中，存在資料收集不全、編目不規(guī)范的問題。

基于此，新時期各工程單位需正視建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要性，投入更多人力、物力與財力來落實好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并引入功能齊全的數(shù)字化軟件，在進行簡單檔案收集、存儲的同時，還應(yīng)能夠根據(jù)所錄入檔案的信息自動歸檔，生成規(guī)范編目，為后續(xù)檔案調(diào)動與查閱提供便利。為更好地提升資源共享性，應(yīng)當將檔案文件轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的格式，達成高效信息對接。此外，雖然工程檔案信息需在工程開展過程中不斷更改完善，直至工程項目結(jié)束后才能形成最終的檔案文件。但并不能將檔案管理工作放置于工程完成后進行，而應(yīng)強調(diào)檔案管理和施工進度間的協(xié)調(diào)性與同步性。除去項目建設(shè)書、批準工程規(guī)劃、施工圖紙等檔案文件外，還需格外注重收集整理好設(shè)計修改檔案、設(shè)計變更檔案以及施工記錄檔案等。借此來保障檔案資料完整性。

5 結(jié) 語

綜上所述，工程檔案管理是一項極為關(guān)鍵的工作，是各工程單位日常工作中的重要組成。在以往的檔案管理工作中，相關(guān)人員普遍以紙質(zhì)形式來儲存檔案，常遭到檔案磨損、丟失，查閱檔案也極為不便?，F(xiàn)階段的各工程單位需緊跟時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新工作模式，以數(shù)字化工程檔案建設(shè)來提升檔案管理工作的實效性，積極轉(zhuǎn)變思維，結(jié)合工程項目實際進一步完善數(shù)字化管理體系建設(shè)，借此來穩(wěn)步提升檔案管理效率，為其他業(yè)務(wù)工作提供強有力的參照。